Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifter til implementering af ESDH

Borgerrepræsentationen

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 16. november 2006

BR 622/06

Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifter til implementering af ESDH

Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifter til implementering af ESDH

Indstilling om,

at Teknik- og Miljøforvaltningen kan optage et internt lån på op til 10,9 mio. kr. i 2007 til finansiering af udgifterne til implementering af elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Endelig låneprofil fastlægges ved afslutning af regnskab 2007. Lånet tilbagebetales i årene 2008 -2012, samt

at den årlige ydelse dækkes inden for Teknik- og Miljøforvaltningens ramme på Sekretariatets funktion 6.51.1 "Sekretariat og Forvaltning". Øvrige relaterede udgifter afholdes over forvaltningens almindelige bevilling

Det bemærkes, at det ansøgte interne lån er i tråd med Københavns Kommunes interne lånepolitik, hvor der kan gives interne lån til effektiviseringsprojekter.

(Teknik- og Miljøudvalget)

INDSTILLING

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 11. oktober 2006

Anbefalet

Økonomiforvaltningen indstiller:

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført.

Heri ligger, at Økonomiforvaltningen vurderer, at det ansøgte interne lån er i tråd med Københavns Kommunes interne lånepolitik, hvor der kan gives interne lån til effektiviseringsprojekter"

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 31. oktober 2006

Anbefalet.

RESUME

Borgerrepræsentationen besluttede på sit møde den 10. april 2003 at godkende indgåelse af en kontrakt om levering og implementering af et system til elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering (ESDH) i kommunen. ESDH vil give forvaltningerne mulighed for effektiv og hurtig sagsbehandling, hvor flere vil kunne arbejde med en sag på en gang. Samtidig forbedres muligheden for at yde en hurtig og fleksibel borgerservice det sted, hvor borgeren henvender sig. ESDH understøtter endvidere realiseringen af kommunens IT-strategi om etablering af digital forvaltning, herunder en sammenhæng mellem elektronisk selvbetjening på Internettet og digital håndtering af data tilsendt kommunen.

Teknik- og Miljøforvaltningen ønsker, som den sidste forvaltning at tilslutte sig fællesprojektet og tilslutte ca. 1100 brugere over en periode på 1½ år.

Budgettet kan på nuværende tidspunkt opgøres til ca. 22 mio. kr. Teknik- og Miljøforvaltningen har behov for at lånefinansiere op til 11 mio. kr. Lånet afdrages fra 2008 til 2012. Alle øvrige relaterede udgifter betales over forvaltningens almindelige bevilling.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

De øvrige forvaltninger i kommunen har implementeret et fælles system til elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering (ESDH), primært til administrative sager i første fase. ESDH er et system til elektronisk opbevaring og transport af sager og dokumenter mellem personer, der er involveret i en konkret sagsbehandling. Jf. kommunens it-strategi skal sagsbehandlingen i Københavns Kommune digitaliseres.

Uddybning af indstilling og evt. alternativer hertil

Teknik- og Miljøforvaltningen er den sidste forvaltning, som skal tage systemet i brug. Forvaltningen har gennemført en foranalyse (finansieret over den løbende drift), som blev afrapporteret juni 2006. På baggrund af analysen ønsker forvaltningen at implementere eDoc på ca. 1100 pc-arbejdspladser over en periode på ca. 1½ år. For at få det fulde udbytte af ESDH som sagsbehandlingssystem implementeres det på alle forvaltningens administrative arbejdspladser.

Implementering i TMF udgør således en væsentlig forøgelse af brugerantallet i kommunen. Pt. er der ca. 1800 brugere, som primært arbejder med administrative sager.

Overordnet skal ESDH indgå i Teknik- og Miljøforvaltningens strategiske forretningsudvikling og udvikling af de administrative processer, samtidig skal det understøtte den nye, sammenlagte forvaltnings udvikling i retning af en egentlig enhedsforvaltning med ét fælles dokument- og sagshåndteringssystem. Det fælles ESDH skal sikre en effektiv og sammenhængende service over for borger og virksomheder bl.a. ved effektive sagsgange og højere kvalitet i opgaveløsningen.

Samtidig understøtter ESDH den moderne digitale forvaltning, som giver god borgerbetjening, bl.a. gennem kortere svartider, bedre dokumentation og gennemsigtighed i forvaltningen. ESDH-systemer er fremadrettet en nødvendighed for at videreudvikle åbenhed i forvaltningen og effektivisere borgerbetjeningen. På sigt giver ESDH således også mulighed for at stille nye digitale ydelser til rådighed og dermed øge tilgængeligheden for borgerne.

Projektets formål nås ikke alene ved at gøre et nyt digitalt værktøj tilgængeligt, men kræver ændrede arbejdsgange, ansvars- og kompetencefordeling mv. Implementering af ESDH er således i høj grad også et spørgsmål om organisations- og kompetenceudvikling. Der er gennemført en række arbejdsgangsanalyser i projektets første fase, som dokumenterede, at der er potentielle gevinster, men også at det kræver væsentlige organisatoriske forandringer. Nogle forandringer skal ske umiddelbart ved ibrugtagning af systemet, andre efterhånden som brugen af systemet udvides. Derfor gennemføres der ved implementeringen yderligere arbejdsgangsanalyser.

Den planlagte implementering gennemføres enhed for enhed over ca. 1½ år med forventet afslutning med udgangen af 2007.

Med implementering af den nye version af ESDH-systemet eDoc 2.3 er der mulighed for integration til to, for TMF, helt centrale fagsystemer nemlig KMDs byggesagsstyring og GIS (geografisk informationssystem), hvilket anses for at være en nødvendighed og en gevinst. Opgradering til eDoc 2.3 er afgørende for at implementeringen igangsættes i forvaltningen.

Investering skønnes at udgøre 22 mio. kr. mens øvrige relaterede udgifter afholdes over forvaltningens almindelige bevillig. Den årlige driftsudgift fra 2006 skønnes at udgøre ca. 2,3 mio. kr. De endelige priser afhænger bl.a. af Økonomiforvaltningens løbende forhandlinger med leverandørerne og kommunens interne fordelingsnøgle, der er under revidering. Når den reviderede interne fordelingsnøgle foreligger, så kan budgettet fastlægges endeligt.

Implementering af eDoc er under alle omstændigheder en meget stor udgift, da forvaltningen, for at få den fulde effekt, tilslutter mange brugere. Det betyder en forholdsvis stor tilslutningsafgift (forvaltningens forholdsmæssige andel af kommunens afholdte fælles etableringsudgifter), udgift til ca. 1100 licenser, samt udgifter til implementering.

Etableringsudgifter – budgetoverslag – mio. kr.
Scanning, eDoc-licenser, tilslutningsbidrag	12,4
Undervisning (interne undervisere, superbrugere, specialister og slutbrugere)	3,2
Konsulentbistand, herunder til arbejdsgangsanalyser	2,3
Projektledelse	1,3
Diverse	1,0
Uforudsete udgifter	1,8
I alt	22,0
Finansieret	11,1
Lånebehov	10,9

Det er svært at finde samtlige midler over den løbende drift, da effektiviseringsgevinster ved ESDH erfaringsmæssigt ført høstes nogle år efter implementering. Men det fælles system vil umiddelbart afskaffe dobbeltregistrering, som pt. er nødvendig i forvaltningen. Herudover forventes effektiviseringsgevinsten ved ESDH at fordele sig ujævnt i forvaltningen, bl.a. fordi dele af forvaltningen allerede har eget ESDH-system. Men under alle omstændigheder forventes en effektivisering alene fordi sager fremover kun registreres et sted i forvaltningen, selvom flere forvaltningsenheder arbejder sammen om sagen. Erfaringerne fra andre arbejdspladser siger dog også, at med indførelse af ESDH bliver der typisk registreret meget mere på sagerne, hvilket naturligvis påvirker det samlede tidsforbrug den modsatte vej.

Derfor er der i første omgang behov for at optage et lån for at fordele udgiften over en årrække.

Imødekommes lånet vil det bidrage til realisering af den planlagte hurtige implementering.

Økonomi

Investeringen på ca. 22 mio. kr. dækkes med ca. 1,0 mio. kr. af forvaltningens drift, 10,1 mio. kr., som er bevilliget i forbindelse med ordinær overførelse fra 2005 til 2006, - og endelig ønskes der optaget et lån i 2007 til restfinansiering på op til 10,9 mio. kr. Lov om regulering af statstilskuddet til kommunerne betyder at serviceudgifterne skal holdes indenfor det budgetterede i 2006, hvorfor hovedparten af investeringerne først foretages fra og med 2007.

Internt i forvaltningen fordeles udgiften pr. registeret bruger. Udgiften vil blive fordelt forholdsmæssigt i forvaltningen som et effektiviseringskrav pr. registreret bruger og anvises via forvaltningens udviklingspulje.

Implementeringen iværksættes så snart kommunen har opgraderet den nuværende version, hvilket også bliver bestemmende for de endelige terminer for låneoptagelsen. Den endelige låneprofil fastlægges således løbende, så evt. forsinkelser kan indarbejdes. Status for lånet forudsættes afrapporteret løbende med årsregnskabet.

Lånet til ESDH på op til 10,9 mio. kr. tilbagebetales med ca. 2,4 mio. kr. pr. år i perioden 2008 - 2012, afstemt efter lånet endelige størrelse.

Tilsvarende bliver driftsudgiften fordelt forholdsmæssigt til enhederne og indarbejdet i forvaltningens almindelige budget.

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Teknik- og Miljøforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

Høring

Hjalte Aaberg

Til top