Databeskyttelsesrådgiverens statusrapport om Københavns Kommunes arbejde med databeskyttelse 2019 (2019-0310341)

I overensstemmelse med Københavns Kommunes Informationssikkerhedsregulativ skal Databeskyttelsesrådgiveren i oktober aflægge en årlig statusrapport til Borgerrepræsentationen om Københavns Kommunes arbejde med databeskyttelse. 

Indstilling

Indstilling om,

1. at tage Databeskyttelsesrådgiverens Statusrapport om Københavns Kommunes arbejde med databeskyttelse 25. maj 2018 til 1. oktober 2019 til efterretning.

Det bemærkes, at der alene foreligger en statusrapport, som omfatter kommunen som helhed. Det noteres, at Databeskyttelsesrådgiveren i indledningen, side 2, har beskrevet, at baggrunden herfor er, at risikovurderingerne stort set er identiske for de enkelte forvaltninger i 2019. Det forventes, at der i takt med opbygning af erfaringer på området fremadrettet vil foreligge risikovurderinger pr. forvaltning og for kommunen som helhed, som det fremgår af funktionsbeskrivelsen.

Det findes positivt, at Databeskyttelsesrådgiveren i rapporten side 4 bemærker, at alle ledelseslag tidligt forstod vigtigheden og konsekvenserne af EU- Databeskyttelsesforordningen. Det findes særligt positivt, at Databeskyttelsesrådgiveren i forlængelse heraf vurderer, at der i kommunen er den fornødne opbakning og forståelse for Databeskyttelsesrådgiverfunktionens rolle og ansvar.

Det bemærkes, at Databeskyttelsesrådgiveren i rapporten side 9 angiver nogle anbefalinger, som bør sættes i gang som del af et arbejde, der efter Databeskyttelsesrådgiverens vurdering vil medvirke til at sikre, at der også fremadrettet ydes en omkostningseffektiv databeskyttelsesindsats i Københavns Kommune. Det kan støttes, at disse anbefalinger anvendes som fremadrettede fokuspunkter for arbejdet med databeskyttelse i Københavns Kommune frem mod næste statusrapport.

(Revisionsudvalget)

Problemstilling

I overensstemmelse med Københavns Kommunes Informationssikkerhedsregulativ og Forretningscirkulære for persondatabeskyttelse, dokumentation og compliance udarbejder Databeskyttelsesrådgiveren årligt pr. 1. oktober en statusrapport som indeholder en risikovurdering suppleret med en kort vurdering af complianceniveauet, omfanget af sikkerhedsbrud samt øvrige forhold i relation til databeskyttelse i Københavns Kommune.

Rapporten fremsendes til forvaltningernes direktioner, til Revisionsudvalget.

Denne rapport er den første, der er udarbejdet. Idet risikovurderingerne stort set er identiske for de enkelte forvaltninger, er der i 2019 kun udarbejdet en rapport for kommunen som helhed, der omhandler arbejdet med databeskyttelse i perioden 25. maj 2018 til 1. oktober 2019. Endvidere giver Databeskyttelsesrådgiveren sine anbefalinger til, hvordan efterlevelsen af databeskyttelseskrav forbedres i den kommende periode.

Løsning

Revisionsudvalget godkender Databeskyttelsesrådgiverens Statusrapport om Københavns Kommunes arbejde med databeskyttelse 25. maj 2018 til 1. oktober 2019.

Økonomi

Der er ingen økonomi forbundet med indstillingen.

Videre proces

Efter Revisionsudvalgets godkendelse af Statusrapporten oversender Databeskyttelsesrådgiveren statusrapporten og den godkendte indstilling til Økonomiudvalget.

Økonomiudvalget oversender Databeskyttelsesrådgiverens statusrapport for 2019 til Borgerrepræsentationen sammen med udvalgets erklæring.

Borgerrepræsentationen behandler Databeskyttelsesrådgiverens statusrapport for 2019.

Statusrapporten gøres tilgængelig på Intern Revisions hjemmeside.

 

Jesper Andersen

 

Databeskyttelsesrådgiveren indstiller til Revisionsudvalget

1. at Revisionsudvalget godkender Databeskyttelsesrådgiverens Statusrapport om Københavns Kommunes arbejde med databeskyttelse 25. maj 2018 til 1. oktober 2019,

    

2. at Revisionsudvalget anbefaler Borgerrepræsentationen – efter forudgående indhentet erklæring fra Økonomiudvalget – at tage Databeskyttelsesrådgiverens Statusrapport om Københavns Kommunes arbejde med databeskyttelse 25. maj 2018 til 1. oktober 2019 til efterretning.

 

Revisionsudvalgets beslutning i mødet den 20. november 2019

 

Indstillingen blev godkendt.

 

Protokolbemærkninger:

Ingen

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

 

Økonomiudvalget bemærker, at der alene foreligger en statusrapport, som omfatter kommunen som helhed. Økonomiudvalget har noteret sig, at Databeskyttelsesrådgiveren i indledningen, side 2, har beskrevet, at baggrunden herfor er, at risikovurderingerne stort set er identiske for de enkelte forvaltninger i 2019. Økonomiudvalget forventer, at der i takt med opbygning af erfaringer på området fremadrettet vil foreligge risikovurderinger pr. forvaltning og for kommunen som helhed, som det fremgår af funktionsbeskrivelsen.

 

Økonomiudvalget finder det positivt, at Databeskyttelsesrådgiveren i rapporten side 4 bemærker, at alle ledelseslag tidligt forstod vigtigheden og konsekvenserne af EU- Databeskyttelsesforordningen. Økonomiudvalget finder det særligt positivt, at Databeskyttelsesrådgiveren i forlængelse heraf vurderer, at der i kommunen er den fornødne opbakning og forståelse for Databeskyttelsesrådgiverfunktionens rolle og ansvar.

 

Økonomiudvalget bemærker, at Databeskyttelsesrådgiveren i rapporten side 9 angiver nogle anbefalinger, som bør sættes i gang som del af et arbejde, der efter Databeskyttelsesrådgiverens vurdering vil medvirke til at sikre, at der også fremadrettet ydes en omkostningseffektiv databeskyttelsesindsats i Københavns Kommune. Økonomiudvalget kan støtte, at disse anbefalinger anvendes som fremadrettede fokuspunkter for arbejdet med databeskyttelse i Københavns Kommune frem mod næste statusrapport.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 10. december 2019

 

Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen med 12 stemmer mod 0. Et medlem undlod at stemme.

 

For stemte: A, Ø, Å, B, F, C og O.

Imod stemte: -

Undlod at stemme: V.

 

Venstre afgav følgende protokolbemærkning:

”Venstre synes, at Økonomiforvaltningen med fordel kunne tage en dialog direkte med Datarådgiveren om, hvordan han udfører sit arbejde. ”

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 16. januar 2020

Indstillingen blev godkendt med 49 stemmer imod 0. 4 medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, Ø, Å, B, F, C, O og I.

Undlod at stemme: V.

 

Venstre videreførte deres protokolbemærkning fra udvalgsbehandlingen:

”Venstre synes, at Økonomiforvaltningen med fordel kunne tage en dialog direkte med Datarådgiveren om, hvordan han udfører sit arbejde.”