Mødekalender for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2014 (endelig vedtagelse)

Borgerrepræsentationen skal godkende forslag til mødekalender for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2014, jf. bilag 1.

Indstilling om,

1. at Borgerrepræsentationen godkender forslag til mødekalender for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2014, jf. bilag 1.
2. at de i indstillingen nævnte ansatte eller disses stedfortrædere (jf. afsnit "Løsning" nedenfor) i henhold til § 1, stk. 7, i Forretningsordenen for Borgerrepræsentationen, får adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen.

I medfør af § 8, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 971 af 25. juli 2013) skal Borgerrepræsentationen træffe beslutning om, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har i samarbejde med udvalgssekretariaterne for de stående udvalg udarbejdet et forslag til mødekalender for 2014 for Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg, jf. bilag 2.

Udarbejdelsen af en samlet mødekalender har resulteret i en sagsbehandlingstid på mellem 4 og 7 uger fra en sag behandles i et fagudvalg til sagen behandles i Borgerrepræsentationen.

Forslag til mødekalender blev af hensyn til planlægningen i Økonomiudvalget og de stående udvalg allerde fremlagt i Borgerrepræsentationen i sidste samling (den 19. september 2013) og blev godkendt uden afstemning med forbehold for endelig godkendelse i den nye samling.

Om Borgerrepræsentationens møder

Borgerrepræsentationens møder holdes som hovedregel på torsdage fra kl. 17.30. Undtaget herfra er de møder, hvor Borgerrepræsentationen behandler kommunens årsbudget samt det sidste møde inden sommerferien, hvor møderne starter kl. 16.00.

Møderne finder sted i Borgerrepræsentationens mødesal på Københavns Rådhus.

Mødeplanen for Borgerrepræsentationen er bindende. Borgerrepræsentationen kan dog aflyse et møde, hvis der er enighed herom, ligesom der kan fastlægges en anden mødeplan. Borgerrepræsentationen kan herudover beslutte at aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt. Overborgmesteren kan aflyse et møde, hvis tungtvejende grunde gør aflysningen nødvendig.

Stillingtagen til, hvilke kommunalt ansatte, der skal have adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre

Det følger af Borgerrepræsentationens forretningsorden (§ 1, stk. 7), at Borgerrepræsentationen i forbindelse med vedtagelsen af den årlige mødeplan træffer bestemmelse om den kreds af ansatte i kommunens tjeneste, der har adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre, medmindre Borgerrepræsentationen vedtager, at den pågældende sag skal behandles uden ansattes tilstedeværelse. Ud over denne kreds kan Borgerrepræsentationen ved beslutning i det enkelte møde også give andre ansatte adgang til at overvære forhandlingerne om en konkret sag.

Begrundet i de sagstyper, der sædvanligvis behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen, foreslås det, at følgende ansatte - ud over ansatte i Borgerrepræsentationens Sekretariat - får adgang til uden forudgående tilladelse i de enkelte tilfælde at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre:

- Økonomiforvaltningens direktion.
-De administrerende direktører for de seks fagforvaltninger,
- Chefen for Intern Revision,

- eller stedfortrædere for de nævnte (som for de førstenævnte 9 personers vedkommende udpeges af ressortborgmesteren, mens en eventuel stedfortræder for chefen for Intern Revision udpeges af overborgmesteren).

Udgifter til afholdelse af møder i Borgerrepræsentationen afholdes inden for Borgerrepræsentationens egen ramme.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 16. januar 2014

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.