Endelig evaluering af frisættelsesforsøg og variggørelse af frisættelser

Økonomiforvaltningen forelægger hermed den endelige evaluering af frisættelsesforsøg i Københavns Kommune til efterretning. Desuden lægger Økonomiforvaltningen op til en stillingtagen til variggørelse og udbredelse af konkrete frisættelser fra en række frisættelsesforsøg.

Indstilling

Indstilling om,

1. at den endelige evaluering af frisættelsesforsøgene tages til efterretning,
2. at det tages til efterretning, at stillingtagen til frisættelsen i Børne- og Ungdomsforvaltningen vedrørende 4 pct.-grænsen for overførselsadgang afventer budget 2018, idet det i Budget 2017 er besluttet at udarbejde modeller for de fremtidige rammer på området,
3. at det tages til efterretning, at behovet for en variggørelse af frisættelsen i Børne- og Ungdomsforvaltningen vedrørende MobilePay er bortfaldet, idet der nu administrativt er indført en tværgående forretningsgang for kommunen, der muliggør betaling med brug af en mobil betalingsløsning,
4. at frisættelsen i Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen vedrørende opslag af midlertidige stillinger af over 5 måneders, men ikke over 1 års, varighed gøres permanent og udbredes til hele kommunen,
5. at frisættelse i Børne- og Ungdomsforvaltningen vedrørende ”Resultatløn til medarbejdere med lavt sygefravær” gøres permanent,
6. at Økonomiforvaltningen pålægges i samarbejde med de øvrige forvaltninger at vende tilbage med forslag til, hvordan fremtidige frisættelsesforsøg kan iværksættes.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Endelig evaluering af frisættelsesforsøgene (indstillingspunkt 1)

Den 23. maj 2013 vedtog Borgerrepræsentationen (BR) et medlemsforslag fra SF, "Sæt institutionerne fri", om igangsættelse af forsøg med frisættelse af institutioner mv. i fire af Københavns Kommunes (KK's) forvaltninger: Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF), Socialforvaltningen (SOF) og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF). Medlemsforslaget blev fulgt op af en indstilling fra Økonomiforvaltningen (ØKF), der blev forelagt Økonomiudvalget (ØU) den 27. august 2013, og som indeholdt de nærmere rammer for det konkrete arbejde med forsøgene, der blev fastsat til at vare indtil udgangen af første halvår 2016.

Det blev efterfølgende - i forbindelse med afgivelse af en status over for ØU vedrørende frisættelsesforsøg og øvrigt tillidsarbejde i KK - den 18. november 2014 besluttet at forlænge forsøgene med et halvt år til udgangen af 2016. Det blev desuden besluttet, at ØU skulle forelægges en foreløbig evaluering inden udgangen af 2015, og at BR senest ved udgangen af 2016 skulle forelægges en endelig evaluering af forsøget.

ØU blev i overensstemmelse med ovennævnte beslutning den 8. december 2015 forelagt en indstilling om status på Tillidsdagsordenen, herunder frisættelsesforsøgene. Heri indgik den foreløbige evaluering af frisættelsesforsøgene.

På denne baggrund forelægges hermed den endelige evaluering.

ØKF har i forbindelse med den endelige evaluering af frisættelsesforsøgene indhentet bidrag fra de deltagende forvaltninger. Disse bidrag har været forelagt de respektive fagudvalg. Der har været enighed mellem ØKF og de deltagende forvaltninger om den spørgeramme, som fremgår af bilag 1. De enkelte forvaltningers tilbagemeldinger er vedlagt som bilag 2-5.

Hovedpointerne fra forvaltningernes tilbagemeldinger, jf. indstillingspunkt 1, har været forelagt Det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) til drøftelse på mødet den 3. november 2016.

Variggørelse og udbredelse af frisættelser (indstillingspunkt 2-4)

Der er to af de deltagende forvaltninger - BUF og KFF - der som en del af forsøget har været frisat fra BR-besluttede regler. En af disse forvaltninger - BUF - har i forbindelse med forelæggelse af den endelige evaluering for fagudvalget medtaget forslag til frisættelser, som det ville kunne være relevant at variggøre og udbrede.

I forbindelse med forelæggelsen af BUF's evalueringsbidrag for Børne- og Ungdomsudvalget (BUU) den 31. august 2016 besluttede udvalget således, at tre frisættelser fra regler besluttet af BR - vedrørende henholdsvis adgang til budgetoverførsel mellem budgetårene, betaling gennem brug af mobile betalingsløsninger (eks. MobilePay) og opslag af vikaransættelser - søgtes gjort varige. Spørgsmålet om en eventuel variggørelse og udbredelse af disse frisættelser er derfor medtaget i nærværende indstilling.

KFF er den anden af de deltagende forvaltninger, der har haft enheder, som har været frisat fra BR-besluttede regler. Der er her tale om frisættelser fra at slå vikariater af 1 års varighed op (samme frisættelse som i BUF), mulighed for at benytte andre end KK's IT-værktøjer og løsninger, frisættelse fra at bruge kommunens indkøbsaftaler, hvor indkøbet er delegeret til brugere/frivillige, frisættelse fra kravet om elektronisk betaling (EAN-nr., NemKonto eller udenlandsk bankoverførsel) samt frisættelse fra økologikrav ifm. cafédrift. KFF har ikke i forbindelse med Kultur- og Fritidsudvalgets (KFU's) behandling af den endelige evaluering indgivet forslag til frisættelser, som det ville kunne være relevant at variggøre og udbrede ud over, at forvaltningen har tilsluttet sig, at frisættelsen vedrørende midlertidige ansættelse gøres permanent.

Løsning

Endelig evaluering af frisættelsesforsøgene (indstillingspunkt 1)

Frisættelsesforsøgene er generelt på tværs af de deltagende forvaltninger blevet gennemført som en bottom-up-proces, hvor de enkelte enheder under forvaltningerne selv har haft mulighed for at tilkendegive interesse for at deltage i frisættelsesforsøget og har kunnet udvikle forsøget undervejs. Den endelige udpegning af fri-enhederne er foretaget af de enkelte forvaltninger eller fagudvalg. I BUF har tre enheder medvirket i forsøget, i KFF har fire enheder medvirket, i SOF har fem enheder medvirket fra begyndelsen, hvoraf tre enheder har fuldført projektperioden, og i SUF har tre enheder medvirket.

Forvaltningernes bidrag viser overordnet:

• at der forud for igangsættelsen af frisættelsesforsøget i flere af forvaltningerne var en oplevelse af, at der var mange regler og meget administration, og at dette tog tid fra og i et vist omfang begrænsede udførelsen af kerneopgaven.
• at rammerne for forsøget ikke altid har været oplevet som klare – f.eks. blev det på baggrund af den tilbagemelding, de enkelte forslagsstillere oplevede på deres forslag om regelforenkling, nogle gange oplevet som uklart, hvilke regler der kunne opnås frisættelse fra som led i forsøget.
• at processen med igangsættelse af frisættelsesforsøget i flere af forvaltningerne blev opfattet som langstrakt. Det gav sig bl.a. udtryk ved, at processer hos centralforvaltningerne selv og Koncernservice (f.eks. i forbindelse med ansættelser og IT-systemer) i visse tilfælde blev opfattet som forsinkende eller begrænsende for forsøget. Der har herudover i visse situationer manglet en fælles forståelse mellem centralforvaltnings- og enhedsniveauet.
• at processen særligt blev oplevet som bureaukratisk, når en frisættelse involverede flere forvaltninger.
• at der generelt har været en høj grad af medarbejderinddragelse undervejs i processen.
• at der har været et stort engagement fra medarbejdere og ledere i de deltagende fri-enheder omkring udvikling af forsøget, og at arbejdet med frisættelse har givet mulighed for at udfordre den måde, der almindeligvis arbejdes med opgaverne på.
• at de forvaltninger, der har arbejdet med regelforenklinger som en del af forsøget, generelt oplever, at de gennemførte regelforenklinger har frigivet tid til udførelse af kerneopgaven.
• at det overordnet er oplevelsen, at de innovative tiltag, der lokalt er arbejdet med i de enkelte fri-enheder, har udviklet kvaliteten af kerneopgaven til gavn for borgerne.

Da processen for godkendelse af frisættelser af flere forvaltninger havde været oplevet som tung, blev der den 25. marts 2015 forelagt en indstilling for BR om afbureaukratisering af frisættelsesforsøgene, der blev godkendt. Den nye ordning indebar, at ØKF kunne godkende frisættelse fra regler besluttet af BR, hvis BR tidligere havde godkendt frisættelse fra samme regel. Der var derfor i disse situationer ikke krav om fornyet politisk godkendelse. Ordningen har været benyttet enkelte gange siden indførelsen.

ØKF ser herudover særligt anledning til at fremhæve,

• at BUF har anført, at det er blevet meget tydeligt, at ledelsesfokus og prioritering af forsøget har været afgørende for succes, og at der har været behov for opbakning på direktionsniveau.
• at KFF har anført, at fri-enhederne har haft en god dialog med de lokale tillidsrepræsentanter om frisættelserne, og at forsøget dermed gav anledning til, at der blev udfordret og udforsket sammen.
• at SOF har anført, at den lokale forankring af projekterne har givet de deltagende enheder mulighed for at udvikle projektet i den retning, der har været relevant for netop deres borgere og medarbejdere - hvorved udviklingsarbejdet er blevet opfattet som meningsfuldt.
• at SUF har anført, at erfaringerne peger på, at det har betydning for implementeringskraften og modtagelsen af de udviklede løsninger, at de er udviklet af fagfolk i driften.

De nævnte erfaringer understreger efter ØKF's opfattelse, hvilken betydning det har haft for de opnåede resultater, at forsøget har været lokalt forankret og udviklet under inddragelse af medarbejderne, samt at der er taget udgangspunkt i rammerne for løsning af kerneopgaven. Desuden betones vigtigheden af ledelsesfokus på projektet - både lokalt og på centralforvaltningsniveau.

Variggørelse og udbredelse af frisættelser (indstillingspunkt 2-4)

Som det fremgår under afsnittet "Problemstilling", indgår i nærværende indstilling tre konkrete frisættelser, der af BUU er ønsket gjort permanente og udbredt. De pågældende frisættelser blev alle oprindeligt vedtaget af BR den 21. august 2014. Det drejer sig om følgende:

Frisættelse vedr. 4. pct.-grænsen for overførselsadgang mellem budgetår (indstillingspunkt 2)

Fri-institutioner i BUF har i forbindelse med forsøget arbejdet med en frisættelse fra den i øvrigt gældende grænse på 4 pct. for decentrale enheders overførsel på service mellem budgetår. ØKF bemærker til BUU's ønske om variggørelse og udbredelse af frisættelsen, at grænsen blev fastsat af ØU i 2013 ved afvejning af behovet for styring af kommunens serviceramme i forhold til decentrale styringsgrader vedrørende styring af institutionsbudgetter. Ved vedtagelse af budgetaftalen for 2017 besluttede BR, at ØKF frem mod indkaldelsescirkulæret for budget 2018 skal analysere, hvilke ændringer i modeller og øvrige incitamenter, som kan skabe mere stabile driftsvilkår for de decentrale enheder, således at udsving i den decentrale opsparing mindskes. På denne baggrund anbefaler ØKF, at en stillingtagen til en eventuel variggørelse og udbredelse af frisættelsen afventer budgetaftalen for 2018, idet det ikke vurderes at være hensigtsmæssigt at træffe beslutning om et emne, som på det aktuelle tidspunkt er under udredning. BUF er enig i denne vurdering.

Frisættelse vedr. MobilePay (indstillingspunkt 3)

Det har hidtil ikke været muligt for enheder i KK at modtage betaling via mobile betalingsløsninger som MobilePay - f.eks. fra forældre til børn i daginstitutioner ifm. arrangementer - da der ikke har eksisteret en mulighed for strakskontering. I BUF har der som led i forsøget været arbejdet med en frisættelse fra denne regel, hvorved der har været mulighed for at modtage betaling via MobilePay. Der er i efteråret 2016 indført en tværgående administrativ forretningsgang for KK, der betyder, at enheder over hele kommunen nu kan modtage betalinger med brug af en mobil betalingsløsning, når fremgangsmåden i forretningsgangen følges. ØKF bemærker derfor, at behovet for variggørelse og udbredelse af frisættelsen således er bortfaldet. BUF er enig i denne vurdering.

Frisættelse vedr. opslag af midlertidige stillinger af over 5 måneders, men ikke over 1 års varighed (indstillingspunkt 4)

Det er et generelt forvaltningsretligt princip, at stillinger i den offentlige forvaltning skal slås offentligt op for at sikre, at den bedst kvalificerede kandidat ansættes. I KK følger det af en BR-besluttet regel, at opslag kan undlades, når der er tale om midlertidige stillinger af maksimalt 5 måneders varighed. Efter statens praksis kan opslag undlades ved midlertidige stillinger af op til 1 års varighed. Det er naturligvis under alle omstændigheder en forudsætning, at der er en kvalificeret kandidat til stillingen, og at øvrige forvaltningsretlige regler og principper i forhold til habilitet, saglighed mv. overholdes. Fri-enhederne i BUF og KFF har i forbindelse med forsøget været frisat fra KK's regel, således at de har kunnet undlade opslag af midlertidige stillinger af op til 1 års varighed, forudsat at de nævnte krav er opfyldt. BUF har i deres evalueringsbidrag anført, at frisættelsen har frigivet en betragtelig ressource, idet der er tale om en betydelig administrativ opgave. På denne baggrund kan ØKF anbefale, at frisættelsen variggøres og udbredes til hele kommunen.

Generelt

For en nærmere beskrivelse af de pågældende forslag og konsekvenserne af en variggørelse og udbredelse - samt ØKF's vurdering heraf - henvises til bilag 6.

Det er ØKF's overordnede vurdering, at en variggørelse af enkelte eller alle frisættelserne på et begrænset område, således at de eksempelvis alene dækker enkelte institutioner eller forvaltninger, må anses for uhensigtsmæssig, da der herved permanent ville gælde forskellige regler og retningslinjer inden for Københavns Kommune på væsentlige tværgående områder som f.eks. budget og regnskab. På denne baggrund er de nævnte frisættelser vurderet ud fra, at der, hvis der sker variggørelse, samtidig sker udbredelse af frisættelsen til hele kommunen.

Økonomi

Det estimeres, at frisættelsen vedr. opslag af midlertidige stillinger af ikke over 1 års varighed (vikariater mv.) må antages at medføre en administrativ forenkling på i størrelsesordenen 9,1-9,3 årsværk, svarende til ca. 4 mio. kr. Der lægges op til, at forvaltningerne selv råder over de ressourcer, der frigøres i forbindelse med forenklingen.

Videre proces

Den endelige evaluering afslutter frisættelsesforsøget. Det betyder samtidig, at de BR-besluttede frisættelser, der ikke ved denne indstilling gøres varige, ophører med udgangen af 2016.

Såfremt ØU og BR godkender variggørelse og udbredelse af frisættelsen vedr. opslag af midlertidige stillinger af ikke over 1 års varighed, vil ØKF informere forvaltningerne om de fremover gældende regler for opslag af midlertidige stillinger.

 

Søren Tegen Pedersen                                       /      Mads Grønvall

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at den endelige evaluering af frisættelsesforsøgene tages til efterretning,
2. at det tages til efterretning, at stillingtagen til frisættelsen i Børne- og Ungdomsforvaltningen vedrørende 4 pct.-grænsen for overførselsadgang afventer budget 2018, idet det i Budget 2017 er besluttet at udarbejde modeller for de fremtidige rammer på området,
3. at det tages til efterretning, at behovet for en variggørelse af frisættelsen i Børne- og Ungdomsforvaltningen vedrørende MobilePay er bortfaldet, idet der nu administrativt er indført en tværgående forretningsgang for kommunen, der muliggør betaling med brug af en mobil betalingsløsning,
4. at det godkendes, at frisættelsen i Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen vedrørende opslag af midlertidige stillinger af over 5 måneders, men ikke over 1 års, varighed gøres permanent og udbredes til hele kommunen.

 

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 6. december 2016

Venstre fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF 1) som nyt 5. at-punkt:

”at det godkendes, at frisættelse i Børne- og Ungdomsforvaltningen vedrørende ”Resultatløn til medarbejdere med lavt sygefravær” gøres permanent. ”

 

Et samlet Økonomiudvalg fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF 2) som nyt at-punkt:

”at Økonomiudvalget pålægger Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger at vende tilbage med forslag til, hvordan fremtidige frisættelsesforsøg kan iværksættes.”

 

Det af Venstre fremsatte ændringsforslag (ÆF1) blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen med 6 stemmer mod 5. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: B, V, O, C og I.

Imod stemte: A, Ø og F.

 

Det af Økonomiudvalget fremsatte ændringsforslag (ÆF2) blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 

Indstillingens 1.- 3. at-punkt blev herefter anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 

Indstillingens 4. at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen med 6 stemmer mod 4. Et medlem undlod at stemme.

For stemte: A, Ø, F og V.

Imod stemte: B, C og I.

Undlod: O.

 

Radikale Venstre, Det Konservative Folkeparti og Liberal Alliance afgav følgende protokolbemærkning:

”Alle stillinger af minimum fem måneders varighed skal slås op, så det er kendt, at stillingerne er ledige. Ikke mindst i lyset af, at Københavns Kommune er Danmarks største kommunale arbejdsgiver.”

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 15. december 2016

 

Socialdemokratiet, Venstre og SF fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF1) om, at 4. at-punkt erstattes af følgende:

 

”At frisættelsen i Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen vedrørende opslag af midlertidige stillinger af over 5 måneders, men ikke over 9 måneders, varighed gøres permanent og udbredes til hele kommunen.

 

 

Det af Socialdemokratiet, Venstre og SF fremsatte ændringsforslag (ÆF1) blev vedtaget med 29 stemmer imod 21 ingen medlemmer undlod at stemme.

 

For stemte: A, F, O og V.

Imod stemte: B, C, I og Ø.

 

 

Der blev begæret delt afstemning om 5. at-punkt.

 

5. at-punkt blev forkastet med 36 stemmer imod 15. Ingen medlemmer undlod at stemme.

 

For stemte: B, C, I og V.

Imod stemte: A, F, O og Ø.

 

 

Den således ændrede indstilling blev herefter godkendt uden afstemning.

 

 

Radikale Venstre, Det Konservative Folkeparti og Liberal Alliance videreførte deres protokolbemærkning fra udvalgsbehandlingen:

 

”Alle stillinger af minimum fem måneders varighed skal slås op, så det er kendt, at stillingerne er ledige. Ikke mindst i lyset af, at Københavns Kommune er Danmarks største kommunale arbejdsgiver. ”