Oprettelse af § 17, stk. 4-udvalg, der behandler ansøgninger om lokalelån/leje af lokaler på Rådhuset

Der skal tages stilling til forslag om oprettelse af ét § 17, stk. 4-udvalg der behandler ansøgninger om lokalelån/leje af lokaler på Rådhuset, herunder ansøgninger vedrørende Hallen og Festsalen.

Indstilling om,

(Gruppeformandskredsen)

Den nuværende administrative organisering for Haludvalget og Modtagelsesudvalget skaber uklarhed.

Der er nedsat to udvalg, der behandler ansøgninger om lokalelån/leje af lokaler på Rådhuset. Udvalgene sekretariatsbetjenes i henholdsvis KFF og BR-sekr. Organiseringen er et levn fra dengang, hvor KEJD og dermed Rådhuset var placeret under KFF.

Den nuværende organisering har blandt andet resulteret i dobbelt-bookning af lokaler på Rådhuset samt resulteret i en uhensigtsmæssig administrativ betjening af de to udvalg.

Haludvalget sekretariatsbetjenes af KFF og behandler ansøgninger om lån/leje af Rådhushallen til kulturelle formål og til udstillinger.  KFF vurderer, hvornår der kan ske udlejning til arrangementer med kommercielt formål, hvor lokalerne udlejes til markedsleje.

Lokaler på Rådhuset kan kun i enkelte tilfælde udlejes til kommercielle formål, som i overvejende grad har relevans for Københavns Kommune.

Forudsætningerne for at kunne udleje Rådhusets lokaler til kommercielle formål er, at lokalerne er ledige, og at anvendelsen kan godkendes af relevante myndigheder.

Modtagelsesudvalget behandler ansøgninger om officielle modtagelser i Festsalen og i Rådhushallen. Formålet med officielle modtagelser er at understøtte og synliggøre byens attraktivitet, herunder som international kongres- og konferenceby og som et attraktivt turistmål. Modtagelserne giver også bystyret mulighed for at vise sin opbakning til organisationer og foreninger, der bidrager positivt til byens udvikling.

Der afholdes ca. 80-85 modtagelser om året. Modtagelserne dækker et meget bredt felt af forskellige temaer og de kan variere bredt i omfangen, hvorfor det er nødvendigt at have mulighed for at benytte Rådhushallen i visse tilfælde.

 

Borgerrepræsentationens Sekretariat og Kultur- og Fritidsforvaltningen foreslår, at Modtagelsesudvalget og Haludvalget slås sammen til ét udvalg, der behandler ansøgninger om lokalelån/leje af lokaler på Rådhuset herunder ansøgninger vedrørende Hallen og Festsalen. Medlemmerne af udvalget vil som i dag være overborgmesteren, borgmesteren for Kultur- og Fritidsforvaltningen samt 1. og 2. næstformand i Borgerrepræsentationen.

Udvalget sekretariatsbetjenes af Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Sekretariatet vil ved ansøgninger om brug af Hallen/Rådhuset til kulturelle formål sende ansøgningerne til høring i KFF med henblik på at indhente KFFs vurdering af, om ansøgningen skal godkendes. Denne sagsbehandling finder allerede sted i KFF i forbindelse med Haludvalget.

Derudover skal KEJD inddrages ved brug af Hallen/Rådhuset for at sikre, at arrangementet kan gennemføres uden skade for huset.

Endelig skal gruppeformandskredsen inddrages ved principielle spørgsmål.

Det er forvaltningernes vurdering, at en sammenlægning af de to udvalg til ét udvalg vil sikre en mere hensigtsmæssig administrativ betjening af de to udvalg samt en mere enkel og professionel af betjening af kommunens samarbejdspartnere, der ønsker at låne/leje et lokale på Rådhuset.

 

En sammenlægning af Modtagelsesudvalget og Haludvalget til ét udvalg, der sekretariatsbetjenes af Borgerrepræsentationens Sekretariat vil henset til de administrative fordele en sammenlægning giver kunne holdes indenfor Borgerrepræsentationens Sekretariats nuværende økonomiske ramme.

 

Sagen skal behandles i de to eksisterende udvalg og dernæst i gruppeformandskredsen, inden den kan behandles i Borgerrepræsentationen.

Sagen sættes på dagsordenen til gruppeformandskredsens møde i november og Borgerrepræsentationen i december. Den nye administrationsordning kan således træde i kraft pr. 1. januar 2017.

Borgerrepræsentationens Sekretariat vil samtidig udarbejde forretningsgange for udvalget og opdatere info-materialet på kk.dk. inden 1. januar 2017.

 

Indstilling om, at gruppeformandskredsen overfor Borgerrepræsentationen anbefaler,

 

1. at forslag om oprettelse af ét § 17, stk. 4-udvalg der behandler ansøgninger om lokalelån/leje af lokaler på Rådhuset, herunder ansøgninger vedrørende Hallen og Festsalen, godkendes.

 

Modtagelsesudvalgets beslutning ved skriftlig votering den 10. november 2016

Indstillingen blev anbefalet over for gruppeformandskredsen og Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 

Haludvalgets beslutning ved skriftlig votering den 10. november 2016

Indstillingen blev anbefalet over for gruppeformandskredsen og Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 18. november 2016

Gruppeformandskredsen anbefalede overfor Borgerrepræsentationen, at forslag om oprettelse af ét § 17, stk. 4-udvalg der behandler ansøgninger om lokalelån/leje af lokaler på Rådhuset, herunder ansøgninger vedrørende Hallen og Festsalen, godkendes.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 15. december 2016

 

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.