Anlægsbevilling vedrørende Digitalisering af borgersager

Socialforvaltningen ønsker at igangsætte følgende anlægsprojekt på IT-området: Digitalisering af Borgersager oprindeligt vedtaget af Socialudvalget i forbindelse med budget 2009.
Borgerrepræsentation skal ifølge bevillingsreglerne godkende frigivelse af anlægsmidler, når konkrete anlægsprojekter skal igangsættes. Der er således tale om en indstilling af mere teknisk karakter.

Indstilling om,

1.      at Socialudvalget anvender en anlægsbevilling på 10 mio. kr. i 2011 (2011-p/l) til Digitalisering af Borgersager på Socialudvalgets bevillingsområde Tværgående opgaver og administration, fkt. 6.45.51.3. Anlægsbevillingen finansieres af Socialudvalgets bevilling Tværgående opgaver og administration, fkt. 6.45.51.3.
 

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Socialudvalgets budgetramme.

 

(Socialudvalget)

Koncernservice har afholdt udbud til anskaffelse af det ESDH-system (Elektronisk Sags og DataHåndtering), som er nødvendigt for at Socialforvaltningen kan påbegynde arbejdet med digitaliseringen af de fysiske borgersager, opbygning af de nye digitale arbejdsgange og uddannelse af brugere. Digitalisering af borgerjournaler vil give sagsbehandlerne mulighed for hurtigere at finde de relevante oplysninger, mindske spildtid og derved give mere tid til arbejdet med den enkelte borger. Digitalisering af borgersager er en nødvendighed for at kunne leve op til moderne krav til behandlingen af borgernes sager og for at give sagsbehandlerne en optimal arbejdsplads.

Finansieringen af projektet Digitalisering af Borgersager er givet af Borgerrepræsentationen i forbindelse med budget 2009s investeringspulje.
Grunden til at projektet først igangsættes nu, er at den oprindelige plan, som var en udvidelse af kommunens daværende kontrakt på ESDH (eDoc 3.0) så den også kunne dække myndighedsområdet, ikke var mulig. Efter grundige undersøgelser viste det sig ikke at være juridisk muligt at udvide den eksisterende kontrakt, hvorefter Socialforvaltningen frem for at lave et selvstændigt udbud, valgte at udskyde projektet i ca. et år for at deltage i Koncernservices fælleskommunale ESDH-udbud, som blev færdigt i sommeren 2011.

For at få frigivet disse anlægsmidler skal Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen tildele Socialudvalget de nødvendige anlægsbevillinger (tidligere benævnt kapitalbevillinger), jf. at-punkt 1.

Derfor indstiller Socialforvaltningen, at få frigivet anlægsmidler til Digitalisering af Borgersager som blev bevilliget i forbindelse med budget 2009.

Socialudvalget ønsker at anvende en anlægsbevilling på 10 mio. kr. i 2011 (2011-p/l) til Digitalisering af Borgersager på Socialudvalgets bevillingsområde Tværgående opgaver og administration, funktion 6.45.51.3. Anlægsbevillingen finansieres af Socialudvalgets bevilling Tværgående opgaver og administration, fkt. 6.45.51.3
Finansieringen af projektet Digitalisering af Borgersager er givet af Borgerrepræsentationen i forbindelse med budget 2009s investeringspulje.

- 
         Anette Laigaard

                                                                  /Katrine Bagge Thorball 

Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget anbefaler Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen at godkende,

1.      at Socialudvalget anvender en anlægsbevilling på 10 mio. kr. i 2011 (2011-p/l) til Digitalisering af Borgersager på Socialudvalgets bevillingsområde Tværgående opgaver og administration, fkt. 6.45.51.3. Anlægsbevillingen finansieres af Socialudvalgets bevilling Tværgående opgaver og administration, fkt. 6.45.51.3

Socialudvalgets beslutning i mødet den 2. november 2011

Kontorchef Katrine Bagge Thorball deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt.


Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 29. november 2011

Indstillingen blev anbefalet.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 15. december 2011

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.