Nyt lejemål og deponering for Københavns Borgerservice (International House), Gyldenløvesgade 11

På baggrund af vedtaget budgetforslag om etablering af et International House, skal der træffes beslutning om indgåelse af nyt lejemål for Københavns Borgerservice (KBS).

Indstilling om,

1.      at Københavns Ejendomme (KEjd) indgår aftale om leje af ejendommen Gyldenløvesgade 11, 1600 København V, samt

2.      at der gives en indtægts – og udgiftsbevilling på 2.824 t. kr. årligt (2013 p/l) på Økonomiudvalgets bevilling, Københavns Borgerservice, service, funktion 6.45.51.1 i 2013 og frem til huslejeindtægter fra private aktører, der af KBS lejer kontorareal i International House.

 (Økonomiudvalget)

Med oprettelsen af International House ønsker KBS at styrke den nuværende modtagelse samt fokusere på fastholdelsen af nye internationale københavnere ved yderligere at samle og målrette de forskellige tilbud, som bliver efterspurgt. International House vil således styrke serviceniveau og overskuelighed yderligere, og der vil blive skabt én indgang for de nye internationale københavnere med øget information og tilbud fra hele København. Placeret i Gyldenløvesgade 11, der fysisk støder op til Borgerservicecenteret i Hans Nansens Gård (HNG), vil International House skabe en øget synergi og serviceniveau ved at samle kommunale, statslige og private organisationer, der beskæftiger sig med internationalt rettede opgaver.

International House bliver således et samlingssted for internationale borgere, der kan blive serviceret i forhold til papirarbejde (fx CPR nr, sygesikringskort, SKAT, mv), sprogundervisning, kulturkurser, netværk, job til ægtefæller og præsentation af alle Københavns Kommunes tilbud. Her får fx. store udenlandske virksomheder mulighed for at sende deres nye internationale medarbejdere til International House, hvor de forskellige myndigheder og private partnere vil tage vare på alle de nødvendige aspekter.

Ifølge bevillingsreglerne skal der ved indgåelse af lejeaftaler - hvortil der kræves deponering - opnås tilladelse fra ØU og BR. På baggrund af det i budgetforhandlingerne vedtagne budgetforslag om etablering af International House indstiller ØKF, at KEjd kan indgå lejeaftale med ATP - ejendomme om lejemålet på Gyldenløvesgade 11.

Deponering

Med budgetvedtagelsen blev det besluttet, at finansieringen af deponeringsforpligtelsen til International House på 22.054 t.kr. reserveres på kassen indtil udgangen af 2012, hvor beløbet indregnes som et træk på kommunens resterende disponible låneramme for 2012. Såfremt det ved regnskabsafslutningen viser sig, at der ikke er tilstrækkelig ledig låneramme i 2012 efter indregning af de øvrige allerede kendte og besluttede forhold til finansiering af deponeringsforpligtelsen, mellemfinansieres deponeringen over kassen ifm. lukning af regnskabet. I dette tilfælde reserveres der et tilsvarende beløb på kommunes låneramme i 2013 til frigivelse af denne deponering, og beløbet tilbageføres til kassen umiddelbart herefter.

Deponeringsomkostningen er udregnet ud fra Københavns Kommunes benyttede m2-andel af ejendommens samlede værdi på 37.500 t.kr. Deponeringen omfatter halvdelen af International House, dvs. ½ kælder og stue til og med 3. sal, hvoraf KU har den anden halvdel.

Se nedenstående beboere i International House:

Serviceudgifter

De samlede årlige driftsudgifter udgør 4.410 t. kr. og dækker husleje, bemandet reception/velkomstområde i stuen samt alle øvrige driftsomkostninger. Med budgetvedtagelsen er der bevilliget 1.586 t. kr. til afholdelse af udgiften til KBS’ andel af lejemålet. Den resterende del af udgiften finansieres af lejeindtægter fra relevante aktører, der beskæftiger sig med internationalt rettede opgaver. Derfor anmodes der om en indtægts- samt udgiftsbevilling hertil svarende til 2.824 t. kr. årligt. Eventuelle mindreindtægter dækkes inden for KBS’egen ramme.

Når KEjd modtager den underskrevne lejekontrakt fra ATP, indhentes ejerfuldmagt til ombygning. På baggrund af parternes ønskede ombygningsønsker indhenter KEjd byggetilladelse hos Teknik- og Miljøforvaltningen, hvorefter ombygningerne påbegyndes.

I forbindelse med International House vil der blive oprettet et Advisory Board samt en styregruppe. Advisory Board skal være drivkraft i forhold til den overordnede vækstdagsorden samt tiltrækning af kvalificeret arbejdskraft til Danmark. Styregruppen vil få ansvaret for at udvikle operative strategiske mål forankret i anbefalingerne fra Advisory Board samt kontinuerligt identificere og optimere synergieffekter på tværs af aktørerne på det internationale område.

Advisory Board sammensættes af repræsentanter på embedsmandsniveau fra Københavns Kommune, staten, universiteterne, erhvervslivet og interesse- og brancheorganisationer. Arbejdet med udpegning af repræsentanter til hhv. Advisory Board og styregruppe vil blive forankret i Københavns Borgerservice.

Claus Juhl                                                 /Bjarne Winge

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1.      at Københavns Ejendomme (KEjd) indgår aftale om leje af ejendommen Gyldenløvesgade 11, 1600 København V,

2.      at der gives en indtægts – og udgiftsbevilling på 2.824 t. kr. årligt (2013 p/l) på Økonomiudvalgets bevilling, Københavns Borgerservice, service, funktion 6.45.51.1 i 2013 og frem til huslejeindtægter fra private aktører, der af KBS lejer kontorareal i International House.

Indstillingen blev anbefalet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Kultur- og Fritidsforvaltningen skal på vegne af Kultur- og Fritidsudvalget meddele, at Kultur- og Fritidsforvaltningen har følgende bemærkninger til sagen om nyt lejemål og deponering for Københavns Borgerservice (International House), Gyldenløvesgade 11:

Københavns Ejendomme vurderer, at lejevilkårene med de nævnte bemærkninger er markedskonforme.

Overtagelsestidspunkt/ændringer i lejemålet/andre forhold af betydning for lejekontrakten.

Det lejedes samlede areal er reduceret fra 2.533m² til 2.299 m², idet der kun lejes ca. halvdelen af kælderarealet.

Underskrift

Lejekontrakten er oprindeligt underskrevet med forbehold for Borgerrepræsentationens godkendelse samt gjort betinget af lejers godkendelse af udlejers estimerede indretningsøkonomi eller et reduceret projekt, begge med frist den 1. december 2012.

Efter lejekontraktens underskrift, har det vist sig, at udlejers projektøkonomi overstiger bevillingen fra Budget 2013 på 6,0 mio. kr. med 2,4 mio. kr., hvorfor Københavns Borgerservice har valgt selv at forestå ombygningen og konkurrenceudsætte projektet. Ændringen indarbejdes i et tillæg til lejekontrakten.

Ombygning

Københavns Ejendomme har i den forbindelse tilbudt Københavns Borgerservice at være teknisk rådgiver og projektleder på ombygningen, herunder også at bistå i forbindelse med evt. tilskæring af udlejers projekt/økonomi. Københavns Ejendomme har noteret sig, at Københavns Borgerservice har valgt selv at hyre ekstern rådgiver samt selv at forestå ombygningen. Det er dog aftalt, at Københavns Borgerservice på eget initiativ kan trække på Københavns Ejendommes kompetencer på området efter behov.

Høringssvar

I øvrigt henvises til administrativt høringssvar af 2. oktober 2012."