Anlægsbevilling til fælles e-rekruttering

Indstilling om, 

1. at der i 2011 omplaceres et rådighedsbeløb til projektet Fælles e-rekrutteringssystem på 3.200 t. kr. (2011 p/l) fra Økonomiudvalgets bevilling Økonomisk forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3  (sekretariat og forvaltning)til Økonomiudvalgets bevilling Koncernservice, anlæg funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning)., og at der tilsvarende i 2012 omplaceres rådighedsbeløb på 1.529 t. kr. (2011 p/l) fra Økonomiudvalgets bevilling Økonomisk forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning) til Økonomiudvalgets bevilling Koncernservice, anlæg funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning), samt
2. at der frigives en anlægsbevilling på 3.200 t kr. (2011 p/l) i 2011 og 1.529 t. kr (2011 p/l) i 2012 til projektet Fælles e-rekrutteringssystem på Økonomiudvalgets bevilling Koncernservice, anlæg, funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning). 

(Økonomiudvalget)

I Budget 2011 blev implementeringen af et fælles e-rekrutteringssystem besluttet som et tværgående effektiviseringsforslag, der skulle effektivisere og professionalisere rekrutteringen af medarbejdere i Københavns Kommune.

I første halvår 2011 har en projektgruppe under Personalechefkredsen med deltagelse af HR-repræsentanter fra alle forvaltninger og IT i Koncernservice undersøgt markedet for e-rekrutteringssystemer. Sideløbende er Københavns Kommunes krav og ønsker til et kommende e-rekrutteringsssystem blevet defineret. Planen er at gennemføre et udbud af den ønskede løsning i løbet af 2. halvår af 2011 med efterfølgende idriftsættelse i hele kommunen løbende gennem 2012.  

I dag er rekruttering en proces, som indeholder en række tidskrævende manuelle arbejdsgange såsom kvitteringsansvar, omfangsrig selektering og afsendelse af afslagsbreve. Ved at understøtte processen med et IT-system automatiseres og effektiviseres en lang række arbejdsgange, og lederne vil få et bedre overblik over hele rekrutteringsforløbet og de mange deadlines og procedurer, der skal overholdes. Dette vil betyde lettere og hurtigere administrative sagsgange og dermed bedre ledelsesrum, mere tid til faglig og handlekraftig ledelse og mere kvalitet i kerneydelserne.

Ud over lettere, hurtigere og mere effektive processer vil et e-rekrutteringssystem give Københavns Kommune et statistisk grundlag, der gør det muligt at udarbejde bedre ledelsesinformation og besparelser ved udarbejdelse af rapporter mv. på rekrutterings- og andre HR-aktiviteter. Et e-rekrutteringssystem giver detaljeret viden om, hvor mange ansøgere der er til de enkelte stillinger, hvor mange af dem der er kvalificerede til jobbet, hvor ansøgerne har set den pågældende stillingsannonce, og om processen fører til ansættelse. Den viden opsamles ikke systematiseret i Københavns Kommune i dag. Samtidig giver systemet værdifuld information om effekten af midler anvendt på forskellige former for annoncering, hvilket kan bruges til mere målrettet annoncering og dermed færre omkostninger.

E-rekrutteringssystemet giver med andre ord Københavns Kommune mulighed for at agere inden for rekrutteringsområdet på baggrund af fakta i stedet for fornemmelser. Systemet tilvejebringer let og hurtigt de data, der er nødvendige for at kunne dokumentere, monitorere, analysere og optimere rekrutteringsindsatsen og HR-arbejdet generelt. Den viden bliver afgørende de kommende år, hvor det forventes, at manglen på arbejdskraft bliver stigende pga. den demografiske udvikling.

E-rekruttering vil samtidig styrke Københavns Kommunes employer brand som en troværdig og stabil arbejdsgiver, der leverer en professionel behandling af alle ansøgere.

Automatiseringen af de rutineprægede arbejdsopgaver i rekrutteringsprocesserne vil bidrage til at skabe større jobtilfredshed gennem mere meningsfulde og værdiskabende opgaver for medarbejdere involveret i rekrutteringsprocessen.

Endelig hjælper systemets indbyggede arbejdsgange til at sikre, at Københavns Kommune overholder reglerne for medievalg og ansøgningsfrister i henhold til lovgivningen og kommunens egne cirkulærer.

Effektiviseringsgevinster
En analyse udarbejdet af en projektgruppe nedsat af personalechefkredsen i 2009 viste, at digital understøttelse af samtlige rekrutteringsprocesser i Københavns Kommune ville medføre en samlet arbejdstidsbesparelse svarende til ca. 26 årsværk ved implementeringen af et e-rekrutteringsforløb. Beregningen baseret på tal fra 2008 viser, at der er 8.827 rekrutteringsforløb pr. år og tager udgangspunkt i, at der kan spares knap 5 arbejdstimer pr. rekrutteringsforløb. I 2009 var personaleomsætningen faldet til 14,5 %, hvilket giver et samlet antal rekrutteringsforløb på 6.525 svarende til en effektivisering på 19 årsværk eller 7,9 mio. kr. baseret på den gennemsnitlige årsløn for medarbejdere beskæftiget med opgaverne.

Herudover vil følgende to effekter have betydning for effektiviseringsgevinsten.

- Gennem de seneste 2-3 år er antallet af rekrutteringer faldet markant, formodentlig som følge af den generelle økonomiske situation og situationen på arbejdsmarkedet. På samme måde vil antallet af rekrutteringer sandsynligvis stige, når arbejdsmarkedet retter sig. Omvendt er der en risiko for, at antallet af rekrutteringer falder yderligere, hvis den generelle økonomiske situation forværres yderligere.

- Herudover er det forventningen, at der vil komme en væsentlig forøget personaleomsætning og et deraf afledt øget rekrutteringsbehov som følge af alderspension på en række serviceområder. Dette vil dog primært ske efter 2014.

Udgifterne til forslaget er anlægsudgifter til udarbejdelse af nye arbejdsgange, uddannelse af superbrugere og etablering af systemunderstøttelse. Udgifterne er estimeret til 3,2 mio. kr. i 2011 og 1,5 mio. kr. i 2012. Disse priser er baseret på konkrete tilbud. Prisen kan variere i forhold til valg af leverandør, antallet af brugerlicenser og forhandling. Forslaget er baseret på, at alle Københavns Kommunes stillingsopslag er omfattet af e-rekruttering.

Herudover er der løbende driftsudgifter til it-systemet, videreudvikling af arbejdsprocesser samt til ansættelse af 2 årsværk i mediecentret, der varetager en større del af processen ved implementering af e-rekruttering.

Samlet er driftsudgifterne på 2,8 mio. kr. ved fuld implementering i 2013.

Bruttodriftsbesparelserne på 7,9 mio. kr. fordeles på forvaltningerne efter personaletilgangen i 2009.

Da alle led i hele Københavns Kommunes organisationen skal omstille sig til at bruge det nye system, indfases effektiviseringsgevinsten gradvist.

Projektets økonomi er beskrevet i nedenstående tabel. Det er anlægsmidlerne, der ønskes frigivet med denne indstilling.

	Økonomiske konsekvenser
	1.000 kr. - 2011 PL
Forslag	Styringsområde	2011	2012	2013	2014
Uddannelse, arbejdsgange, projektledelse	Anlæg	1.200	1.500	0	0
Udbud og øvrig bistand	Anlæg	500	0	0	0
It-system	Anlæg	1.500	0	0	0
Vedligeholdelse af processer	Service	0	0	600	600
Personale til Mediecentret	Service	600	1.200	1.200	1.200
It-drift	Service	0	850	850	850
Videreudvikling	Service	0	0	150	150
Administrative effektiviseringer	Service	-41	-4.239	-6.713	-7.897
Samlet nettoændring		3.759	-689	-3.913	-5097
Personalemæssige konsekvenser		3	-6	-13	-16

Driftsmidlerne i budgettet flyttes fra bevilling Økonomisk forvaltning, service til KS' bevilling Koncernservice, service i sagen om bevillingsmæssige ændringer, som forelægges ØU 7/6 og BR 16/6. Der er således taget højde for afledte driftsomkostninger.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der i 2011 omplaceres et rådighedsbeløb til projektet Fælles e-rekrutteringssystem på 3.200 t. kr. (2011 p/l) fra Økonomiudvalgets bevilling Økonomisk forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3  (sekretariat og forvaltning)til Økonomiudvalgets bevilling Koncernservice, anlæg funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning)., og at der tilsvarende i 2012 omplaceres rådighedsbeløb på 1.529 t. kr. (2011 p/l) fra Økonomiudvalgets bevilling Økonomisk forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning) til Økonomiudvalgets bevilling Koncernservice, anlæg funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning),

2. at der frigives en anlægsbevilling på 3.200 t kr. (2011 p/l) i 2011 og 1.529 t. kr (2011 p/l) i 2012 til projektet Fælles e-rekrutteringssystem på Økonomiudvalgets bevilling Koncernservice, anlæg, funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning). 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. juni 2011

Indstillingen blev anbefalet.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 15. juni 2011


Indstillingen blev godkendt uden afstemning.