Udlejning af lokaler på Rådhuset til kulturelle formål

Kultur- og Fritidsudvalget har anmodet Kultur- og Fritidsforvaltningen om et oplæg til brug af Rådhusets lokaler til kulturelle og andre arrangementer.

Indstilling om,

1.      at Rådhusets lokaler kan udlånes til kulturelle og andre tilsvarende ikke kommercielle formål i overensstemmelse med nærværende indstilling, samt

2.      at Rådhusets lokaler jf. reglerne om overskudskapacitet alene i enkelte tilfælde kan udlejes til kommercielle formål i overensstemmelse med nærværende indstilling.

 Det bemærkes, at der i overensstemmelse med de vedtagne principper i BR 352/01, vedr. overskud fra lejeindtægter fra private arrangementer i Festsal og Rådhushal, forudsætter Økonomiudvalget, at overskuddet fra lejeindtægterne vedr. udleje af Rådhusets lokaler til kommercielle formål, benyttes til vedligeholdelse og renovering af Rådhuset. 

(Kultur- og Fritidsudvalget)

I forbindelse med behandlingen af et medlemsforslag om Rådhusets anvendelse til kulturelle formål, anmodede Kultur- og Fritidsudvalget på mødet den 11. marts 2010 Kultur- og Fritidsforvaltningen om at udarbejde en indstilling om yderligere brug af Rådhusets lokaler til kulturelle og andre tilsvarende ikke kommercielle formål, hvor Rådhusets lokaler ikke i forvejen anvendes til kommunale formål. Det fremgår af bilag 1, hvilke arrangementer der eksempelvis kan udlånes til. Det er hensigten, at Rådhusets lokaler åbnes mest muligt og udnyttes til gavn for københavnerne og offentligheden.

Kultur- og Fritidsudvalget drøftede en indstilling om brug af Rådhusets lokaler i mødet den 30. september 2010 (2010-627339). Udvalget bad forvaltningen om at vende tilbage med en præcisering af økonomien i forslaget i form af et priskatalog.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at der sondres mellem udlån af lokaler på Rådhuset til kulturelle og andre tilsvarende ikke kommercielle formål, hvor lokalerne udlånes mod dækning af driftsomkostningerne og udlejning til arrangementer med kommercielt formål, hvor lokalerne udlejes til markedsleje. Når der i denne indstilling også indgår regler i forhold til kommerciel udlejning skyldes det dels, at dette allerede nu foregår i meget begrænset omfang, dels at en åbning af Rådhuset til kulturelle (ikke-kommercielle) formål også forventes at medføre flere forespørgsler i forhold til kommerciel udlejning.

Udlån af lokaler på Rådhuset til kulturelle og andre tilsvarende ikke kommercielle formål

Kultur- og Fritidsforvaltningen peger i bilag 1 på en række konkrete forslag til, hvad lokaler på Rådhuset kan lånes ud til, i det omfang lokalerne ikke i forvejen benyttes til kommunale formål.

Rådhushallen, festsalen, hovedkassen og kantinelokalet vil f.eks. kunne anvendes til børneteater- og amatørteaterforestillinger. Både hovedkassen og kantinen vil være velegnede til weekendudstillinger (malerier, skulpturer mv.), foredrag og studiekredse.

Forudsætningerne for at kunne udlåne Rådhusets lokaler yderligere til kulturelle og andre tilsvarende ikke kommercielle formål er følgende:

Lokalerne er ledige (anvendes ikke i forvejen til kommunale formål)

Visse lokaler på Rådhuset er kun ledige i meget begrænsede perioder.

Ansøgning og afgørelse om brug af Rådhushallen og festsalen fungerer godt i dag og kan med fordel fortsætte efter den model, hvor alle ansøgninger forelægges og godkendes af haludvalget.

Dækning af driftsomkostningerne

Det er en forudsætning, at låner betaler for driftsomkostningerne ved udlejningen, herunder for den tid, rådhusets personale er krævet til det pågældende arrangement i form af ophængning, opstilling, vagter, afspærring og lignende.

Af bilag 2a fremgår priseksempler ved udlån til kulturelle og andre tilsvarende ikke kommercielle formål.

Godkendelse fra relevante myndigheder

Det er en forudsætning, at Brandvæsenet og Kulturarvstyrelsen kan godkende, at lokaler benyttes til specifikke arrangementer, og at de udstukne retningslinjer overholdes.

Kun arrangementer med ikke kommercielle formål

Udlån i overensstemmelse med denne indstilling kan kun ske til kulturelle arrangementer med ikke kommercielle formål. Ved kulturelle arrangementer skal der lægges vægt på, at der er tale om arrangementer, som har relevans for Københavns Kommune. Fx vil udlån til afholdelse af private fester ikke være omfattet, da disse ikke kan kategoriseres som kulturelle arrangementer.

Udlejning af lokaler på Rådhuset til kommercielle formål

Lokaler på Rådhuset kan alene i enkelte tilfælde udlejes til kommercielle formål, som i overvejende grad har relevans for Københavns Kommune.

Forudsætningerne for at kunne udleje Rådhusets lokaler til kommercielle formål er, at lokalerne er ledige og at anvendelsen kan godkendes af relevante myndigheder, jf. ovenfor vedrørende udlån. Herudover skal følgende være opfyldt:

Markedsleje og dækning af driftsomkostninger

Udlejning til kommercielle formål sker efter kommunalfuldmagtens regler om overskudskapacitet. Det betyder bl.a., at udlejningen skal ske til markedsleje.

Ud over markedslejen skal lejer betale for driftsomkostninger, dvs. udgifter til den tid, rådhusets personale er krævet til det pågældende arrangement i form af ophængning, opstilling, vagter, afspærring og lignende.

Af bilag 2a og 2b fremgår priseksempler på henholdsvis driftsomkostninger og forventet markedsleje ved udlejning til kommercielle arrangementer.

Kun udlejning til kommercielle arrangementer i enkelte og særlige tilfælde

Der kan alene i enkelte og særlige tilfælde ske udlejning til kommercielle arrangementer på Rådhuset. Udlejningen skal i videst muligt omfang have relevans for Københavns Kommune, dvs. der skal typisk være tale om arrangementer, som fx brander København m.v.

Procedure for udlån og udleje

Ved udlån og udlejning i overensstemmelse med nærværende indstilling forventes en frekvens på udlejning af lokaliteter op til 4-6 gange om måneden. Det foreslås, at Kultur- og Fritidsforvaltnings sekretariat varetager opgaven med behandling af ansøgninger om lån eller leje ad hoc. 

Hvis det efter et halvt år viser sig, at frekvensen er væsentligt højere, forslås det at der iværksættes en procedure, hvor der en gang om måneden samlet tages stilling til ønsker om lån eller leje af Rådhusets lokaler.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil offentliggøre en kort beskrivelse af de muligheder, der er for at anvende ledige lokaler på Rådhuset til kulturelle og andre tilsvarende ikke kommercielle arrangementer på kommunens hjemmeside.

Carsten Haurum                                                                  /Merete Evers Dewilde

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

Indstillingen blev godkendt.


Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
I overensstemmelse med de vedtagne principper i BR 352/01, vedr. overskud fra lejeindtægter fra private arrangementer i Festsal og Rådhushal, forudsætter Økonomiudvalget, at overskuddet fra lejeindtægterne vedr. udleje af Rådhusets lokaler til kommercielle formål, benyttes til vedligeholdelse og renovering af Rådhuset. 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. juni 2011
Indstillingen blev anbefalet.