Retningslinjer vedr. brug af Rådhusets lokaler og afholdelse af officielle modtagelser på Københavns Rådhus

Indstilling om,

1.      at de foreslåede retningslinjer for medlemmerne af Borgerrepræsentationens brug af Rådhusets lokaler godkendes, jf. bilag 1, samt

2.      at de foreslåede retningslinjer for afholdelse af officielle modtagelser og besøg på Københavns Rådhus godkendes, jf. bilag 2.

 (Økonomiudvalget)

Der har ikke tidligere været klare retningslinjer for borgerrepræsentanternes brug af Rådhusets lokaler samt retningslinjer for afviklingen af officielle arrangementer og besøg på Rådhuset.

Det har resulteret i uklarhed om, til hvilke formål lokalerne må anvendes, herunder pris for brug af lokaler og betingelser herfor.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejdet fremtidige retningslinjer vedr. brugen af lokaler og afholdelse af officielle arrangementer på Københavns Rådhus. Se bilag 1 og 2.

Det foreslås, at forplejningsordningen vedtaget af Borgerrepræsentationen juni 2005 ændres i overensstemmelse med de fremtidige retningslinjer.

Gruppeformandskredsen anbefalede på sit møde den 15. april 2011 retningslinjerne overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Udlån af lokaler samt bestilling af forplejning

Kommunen kan efter kommunestyrelsesloven afholde udgifter, der er direkte relateret til det kommunale hverv i modsætning til private eller partipolitiske forhold.

Kommunen kan endvidere efter kommunalfuldmagtsreglerne og offentlige retsgrundsætninger om saglighed i forvaltningen ikke uden lovhjemmel varetage eller yde støtte til partipolitiske, religiøse eller andre holdningsprægede formål. Dette gælder, uanset om kommunen yder ligelig støtte til f.eks. samtlige opstillingsberettigede partier i kommunen.

Det er imidlertid almindeligt anerkendt, at en kommune lovligt som et led i kommunens almindelige støtte til fremme af foreningslivet og nærdemokratiet i kommunen kan yde en vis, begrænset støtte til bl.a. politiske partier. En kommune kan således lovligt stille lokaler til rådighed for debatmøder o. lign. Blot må kommunalbestyrelsen ikke give fortrinsstilling til nogen partier/kandidatlister og heller ikke til medlemmer af kommunalbestyrelsen.

Ved vurderingen af om en sådan begrænset støtte er lovlig indgår bl.a., at der ikke må være tale om en støtte, der vedrører f.eks. det partipolitiske formål for det pågældende politiske parti.

Borgerrepræsentanternes brug af lokaler af på Rådhuset kan på den baggrund opdeles i tre kategorier.

Mødeaktivitet direkte relateret til det kommunale hverv

Det foreslås, at Borgerrepræsentationens medlemmer vederlagsfrit kan låne almindelige mødelokaler på Rådhuset i forbindelse med afholdelsen af gruppemøder, politiske forhandlinger og andre mødeaktiviteter, som er direkte relateret til det kommunale hverv. Som eksempel på andre mødeaktiviteter kan nævnes møder med borgere, erhvervsliv og interesseorganisationer om emner, der behandles i udvalg eller Borgerrepræsentationen.

Forplejning

Det foreslås, at medlemmerne kan bestille almindelig mødeforplejning herunder frokost og middagsforplejning til egne møder. Ved deltagelse af eksterne gæster kan der bestilles let mødeforplejning (kaffe, the, vand, croissanter, kage, rådhuspandekager etc.)

Udgifterne afholdes indenfor Økonomiudvalgets budget.

Der vil ske offentliggørelse af medlemmernes repræsentationsudgifter på www.kk.dk .

Partipolitisk mødeaktivitet relateret til kommunale opgaver

Det foreslås, at opstillingsberettigede partier vederlagsfrit kan låne lokaler på Rådhuset til partipolitisk mødeaktivitet om kommunale emner og opgaver, der varetages af Københavns Kommune. Det kan for eksempel være politiske debatmøder om kommunale emner.

Der kan bestilles almindelig mødeforplejning. Arrangøren afregnes særskilt for mødeforplejningen til kostpris. Andre udgifter til for eksempel teknisk bistand og vagtpersonale afholdes også af arrangøren.

Mødeaktivitet relateret til private eller partipolitiske forhold

Kommunen kan ikke stille lokaler vederlagsfrit til rådighed til private eller partipolitiske arrangementer, der vedrører det partipolitiske formål for det pågældende politiske parti.

Det er i indstillingen om udlejning af lokaler på Rådhuset til kulturelle formål (2010-33950) beskrevet, hvornår der kan ske udlejning til arrangementer med kommercielt formål, hvor lokalerne udlejes til markedsleje.

Det fremgår af indstillingen, at lokaler på Rådhuset kun i enkelte tilfælde kan udlejes til kommercielle formål, som i overvejende grad har relevans for Københavns Kommune.

Forudsætningerne for at kunne udleje Rådhusets lokaler til kommercielle formål er, at lokalerne er ledige, og at anvendelsen kan godkendes af relevante myndigheder.

Officielle modtagelser og besøg

I det følgende beskrives brugen af Rådhuset til afholdelsen af officielle modtagelser og besøg.

Officielle modtagelser

Formålet med officielle modtagelser er at understøtte og synliggøre byens attraktivitet, herunder som international kongres- og konferenceby og som et attraktivt turistmål. Modtagelserne giver også bystyret mulighed for at vise sin opbakning til organisationer og foreninger, der bidrager positivt til byens udvikling.

Der afholdes ca. 80-85 modtagelser om året. Modtagelserne dækker et meget bredt felt af forskellige temaer og de kan variere bredt i omfangen, hvorfor det er nødvendigt at have mulighed for at benytte Rådhushallen i visse tilfælde.

Officielle besøg

Formålet med officielle besøg er at understøtte og synliggøre byens attraktivitet samt at byde velkommen til relevante gæster.

Der henvises i øvrigt til bilag 2, der beskriver retningslinjerne for officielle modtagelser og besøg.

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Økonomien er således indeholdt i budget 2011.

Borgerrepræsentationens Sekretariat afholder udgifterne til borgerrepræsentanternes mødeaktivitet, der er direkte relateret til det kommunale hverv.

Der er under Økonomiudvalget afsat et selvstændigt budget til finansiering af modtagelser og besøg (jf. bilag 2), hvorfor værtskabet for en modtagelse godkendt af modtagelsesudvalget ikke indebærer udgifter for fagudvalget.

Borgerrepræsentationens Sekretariat vil efter Borgerrepræsentationens behandling opdatere Håndbog for Borgerrepræsentationen.



Claus Juhl/
                 Flemming Dubgaard Hansen

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at de foreslåede retningslinjer for medlemmerne af Borgerrepræsentationens brug af Rådhusets lokaler godkendes, jf. bilag 1, samt

2. at de foreslåede retningslinjer for afholdelse af officielle modtagelser og besøg på Københavns Rådhus godkendes, jf. bilag 2.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. juni 2011
Indstillingen blev anbefalet.