Borgerrådgiverens beretning 2004
Borgerrådgiverens beretning 2004
Borgerrepræsentationen
DAGSORDEN
for Ordinært møde onsdag den 15. juni 2005
BR 400/05
Borgerrådgiverens beretning 2004
Borgerrådgiverens beretning 2004
Indstilling om, at
anbefale Borgerrepræsentationen at tage
Det bemærkes, at almindelige administrative forhold inden for alle kommunens administrationsområder henhører under Økonomiudvalget.
(Borgerrådgiverudvalget)
(Økonomiudvalgets beslutning eftersendes)
INDSTILLING
at anbefale Borgerrepræsentationen –
efter forudgående indhentet erklæring fra Økonomiudvalget – at tage
at anmode Borgerrepræsentationen om –
efter forudgående indhentet erklæring fra Økonomiudvalget – at pålægge de
stående udvalg snarest at drøfte beretningen, idet
Borgerrådgiverudvalgets
beslutning i mødet den 26. maj 2005
Indstillingen blev
godkendt.
Økonomiforvaltningen
indstiller,
at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
" Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til Borgerrådgiverens beretning 2004. Økonomiudvalget har endvidere ikke indvendinger i mod, at det pålægges de stående udvalg at drøfte beretningen, herunder Borgerrådgiverens forslag og anbefalinger, idet det dog bemærkes, at almindelige administrative forhold inden for alle kommunens administrationsområder henhører under Økonomiudvalget."
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7.
juni 2005
Sagen blev udsat.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. juni 2005
RESUME
Ved Borgerrepræsentationens etablering af
I beretningen gives en
redegørelse for, hvordan opgaven med at bistå Borgerrepræsentationen med dennes
tilsyns- og kontrolfunktioner i praksis varetages af
Beretningen indeholder desuden
Statistisk set har
Fordelingen af påklagede forhold på forvaltningerne, når bortses fra klager, som ikke vedrørte kommunen mv., var samlet set således:
- Økonomiforvaltningen: 14 påklagede forhold
- Kultur- og Fritidsforvaltningen: 6 påklagede forhold
- Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen: 3 påklagede forhold
- Sundhedsforvaltningen: 43 påklagede forhold
- Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen: 374 påklagede forhold
- Bygge- og Teknikforvaltningen: 64 påklagede forhold
- Miljø- og Forsyningsforvaltningen: 8 påklagede forhold
De generelle problemstillinger,
som er medtaget i beretningen, omfatter blandt andet sagsbehandlingstid og
manglende svar, som mere end hver tredje klage til
Desuden er der en redegørelse
for lovbestemte krav om lovpligtig opfølgning mv. i den sociale lovgivning og de
klager, som er modtaget og behandlet i den henseende.
Også god forvaltningsskik og
Københavns Kommunes værdigrundlag nævnes med afsæt i konkrete eksempler på
kommunens sagsbehandling, som ikke levede op til det ønskede niveau.
Der har desuden været en række
klager vedrørende kommunens partshøring og anden inddragelse af borgeren, som
beskrives nærmere.
Endelig har
Der er generelt ikke grundlag for at konstatere, at der er særlige problemer med sagsbehandlingen og betjening af borgerne i Københavns Kommune, men på nogle områder lever kommunen imidlertid ikke altid op til lovgivningens krav og kommunens egne målsætninger.
Som en generel iagttagelse er
kommunens sagsbehandling og betjening af borgerne i stort og småt uensartet.
Det er i øvrigt en almindelig
iagttagelse, at mere hensynsfuld og opmærksom behandling af borgerne i mange af
de påklagede sager kunne have modvirket mistillid og utilfredshed fra borgernes
side og derfor kunnet have givet mere harmoniske sagsforløb.
Beretningen indeholder på
baggrund af de skitserede problemstillinger en række nærmere anbefalinger fra
Der er endvidere en enkelt
anbefaling til Bygge- og Teknikforvaltningen.
Endelig anbefales forvaltningerne generelt løbende at have opmærksomhed rettet mod kommunikationen i enkeltsager samt i øvrigt at have særlig fokus på implementering af ny lovgivning mv.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrunden for
afgivelse af beretningen
Ved
Borgerrepræsentationens etablering af
I beslutningsgrundlaget var indretningen af tilbagemeldingssystemet
nærmere beskrevet:
"Opgaven 'tilbagemeldingssystem' handler kort
sagt om, at
I relation til forvaltningerne er en af
hovedhjørnestenene i et velfungerende tilbagemeldingssystem, at der er en
løbende dialog og udveksling
af erfaringer i relation til konkrete sager, bl.a.
ved afholdelse af jævnlige møder med forvaltningernes øverste ledelse.
I relation til Borgerrepræsentationen
vurderes tilbagemeldingen primært at skulle have form af en fast
tilbagevendende årsberetning fra
Forelæggelse af årsberetningen for
Borgerrepræsentationen kan forberedes via et særligt udvalg [...]."
Det bemærkes, at
Tidsplan for den politiske behandling af beretningen
Tidsplanen for den politiske
behandling af
|
27. maj 2005 |
Borgerrådgiverudvalget
behandler beretningen. ( |
|
7. juni 2005 |
Økonomiudvalget behandler
beretningen. |
|
15./16. juni 2005 |
Borgerrepræsentationen
behandler beretningen. |
Det fremgår af kommissoriet for
Borgerrådgiverudvalget, at udvalget skal behandle
I udvalgets forretningsorden er
præciseret, at forelæggelsen af årsberetningen for Borgerrepræsentationen sker
med en udtalelse fra Økonomiudvalget, hvilket beror på, at Økonomiudvalget i
medfør af lov om kommunernes styrelse § 18, stk. 2, har indseende med de
almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder.
Formidling af beretningen
Beretningen vil hovedsageligt blive formi
dlet elektronisk, dvs. via
udsendelse af PDF-fil til pressen og andre interessenter samt med en generel
henvisning til
Der vil derudover også blive trykt et antal eksemplarer af beretningen,
så den kan udsendes til fælles brug i de borgerbetjeningsenheder mv., hvor der
typisk er ansat sagsbehandlere og jurister (lokalcentre, pension- og
omsorgskontorer, sekretariater mv.).
Kort om disponering af beretningen
I beretningen gives en redegørelse for, hvordan opgaven med at bistå
Borgerrepræsentationen med dennes tilsyns- og kontrolfunktioner i praksis varetages
af
Beretningen indeholder desuden
Beretningen er overordnet set disponeret således:
-
Forord
-
Indholdsfortegnelse
-
Resumé
-
Kapitel
1 –
-
Kapitel
2 – Statistik
-
Kapitel
3 – Omtale af principielle eller illustrative sager
-
Kapitel
4 – Generelle problemstillinger og tendenser
-
Kapitel
5 – Konklusioner, forslag og anbefalinger
-
Bilag
-
Stikord
Opmærksomheden henledes på, at beretningens kapitler 2, 4 og 5 er
skitseret i hovedtræk i nærværende sagsfremstilling, jf. nedenfor, men at der i
øvrigt henvises til beretningen i sin helhed – eller alternativt til resuméet –
for en nærmere uddybning.
Statistikken i hovedtræk
Statistisk set har
60 af de påklagede forhold blev realitetsvurderet. De 22 blev afvist
som udsigtsløse på det foreliggende grundlag, mens de resterende 38 gennemgik
en realitetsundersøgelse hos
I 121 tilfælde fik borgerne helt eller delvist medhold i deres klager,
efter at
Kun i 5 tilfælde vedrørte sagerne diskrimination, men ingen af disse
sager gav anledning til at gøre brug af
Fordelingen af påklagede forhold på forvaltningerne, når bortses fra
klager, som ikke vedrørte kommunen mv., var samlet set således:
-
Økonomiforvaltningen:
14 påklagede forhold
-
Kultur-
og Fritidsforvaltningen: 6 påklagede forhold
-
Uddannelses-
og Ungdomsforvaltningen: 3 påklagede forhold
-
Sundhedsforvaltningen:
43 påklagede forhold
-
Familie-
og Arbejdsmarkedsforvaltningen: 374 påklagede forhold
-
Bygge-
og Teknikforvaltningen: 64 påklagede forhold
-
Miljø-
og Forsyningsforvaltningen: 8 påklagede forhold
Generelle problemstillinger og tendenser i hovedtræk
De generelle problemstillinger, som er medtaget i beretningen, omfatter
blandt andet sagsbehandlingstid og manglende svar, som mere end hver tredje
klage til
Desuden er der en redegørelse for lovbestemte krav om lovpligtig opfølgning
mv. i den sociale lovgivning og de klager, som er modtaget og behandlet i den
henseende.
Også god forvaltningsskik og Københavns Kommunes værdigrundlag nævnes
med afsæt i konkrete eksempler på kommunens sagsbehandling, som ikke levede op
til det ønskede niveau.
Der har desuden været en række klager vedrørende kommunens partshøring
og anden inddragelse af borgeren, som beskrives nærmere.
Endelig har
Der er generelt ikke grundlag for at konstatere, at der er særlige
problemer med sagsbehandlingen og betjening af borgerne i Københavns Kommune,
men på nogle områder lever kommunen imidlertid ikke altid op til lovgivningens
krav og kommunens egne målsætninger.
Borgerne har i mange tilfælde noget at klage over på disse områder og
de erfaringer, som er indvundet ind til nu, giver baggrund og et vist grundlag
for at arbejde videre med disse områder.
Som en generel iagttagelse er kommunens sagsbehandling og betjening af
borgerne i stort og småt uensartet. Dette gælder såvel de syv forvaltninger
imellem som indenfor de enkelte forvaltninger.
Denne konstatering er imidlertid ind til videre funderet på mere
almindelige iagttagelser. Der er blandt andet derfor ikke givet konkrete
forslag til løsning heraf.
Det er i øvrigt en almindelig iagttagelse, at mere hensynsfuld og opmærksom
behandling af borgerne i mange af de påklagede sager kunne have modvirket
mistillid og utilfredshed fra borgernes side og derfor kunnet have givet mere
harmoniske sagsforløb.
Særlige anbefalinger til
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen
at prioritere det
igangværende arbejde med at indføre erindringssystemer i enheder, som behandler
borgersager og – hvor indførelsen ikke allerede er iværksat eller planlagt – at
overveje behovet herfor.
at fortsætte med
målinger eller anden form for kontrol med sagsbehandlingsfristernes overholdelse.
at holde løbende øje
med sager, som trækker væsentligt længere ud end de gældende frister og
iværksætte nærmere undersøgelser af hvilke forhold, der bevirker lange sagsbehandlingstider
i disse sager med henblik på yderligere at forbedre sagsbehandlingen og
betjeningen af borgerne.
at orientere borgere
mere systematisk og direkte om de frister, der gælder.
at fastsætte en
eller flere rimelige frister for behandlingen af sager, som er hjemvist til
fornyet behandling i kommunen af Det Sociale Nævn.
at sikre, at alle
medarbejdere er opmærksomme på borgernes rettigheder efter forvaltningslovens
bestemmelser om skriftlighed, begrundelse og klagevejledning.
at søge fortsat at
afdække årsagerne til utilstrækkelig telefonisk tilgængelighed til
forvaltningens lokale centre og målrettet arbejde med at forbedre tilgængeligheden.
Særlige anbefalinger til Bygge-
og Teknikforvaltningen
Generelle anbefalinger til
samtlige forvaltninger
Det anbefales endvidere, at forvaltningerne på de områder, hvor dette
ikke allerede er sket, iværksætter en gennemgang af forvaltningens opgaver med
henblik på at klarlægge om lov om retssikkerhed ved forvaltningens anvendelse
af tvangsindgreb og oplysningspligter har relevans og i givet fald, i hvilket
omfang dette bør føre til, at der indarbejdes ændrede arbejdsgange, foretages
efteruddannelse af medarbejdere eller lignende.
Endelig anbefales, at forvaltningerne på de områder, hvor dette ikke
allerede er sket, iværksætter en gennemgang af forvaltningens sagsbehandling
mv. med henblik på at klarlægge om persondataloven er implementeret og – hvor
dette ikke måtte være tilfældet – at iværksætte tiltag for at sikre lovens overholdelse.
ØKONOMISKE KONSEKVENSER
Alle udgifter til layout, tryk og
offentliggørelse af
HØRING
-
MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
BILAG
Bilag 1:
/
SAGSBESKRIVELSE
Borgerrepræsentationen tiltrådte på
mødet den 17. marts 2005 indstillingen om medlemskab af KL (188/05), hvor det
fremgår, at Økonomiforvaltningen vil forelægge en indstilling om de økonomiske
og personalemæssige konsekvenser af KL medlemskabet inden vedtagelsen af budget
2006.
Denne indstilling beskriver de økonomiske og personalemæssige konsekvenser af KL medlemskabet samt forslag til finansiering af KL kontingentet.
1.
Økonomiske konsekvenser af KL medlemskabet
De økonomiske konsekvenser af KL
medlemskabet afhænger dels af antallet af årsværk, som forventes at bortfalde,
når KL overtager en række af de opgaver, som Københavns Kommune tidligere har
varetaget selvstændigt, dels af omfanget af nye opgaver i relation til KL
medlemskabet.
Københavns Kommunes kontingent til KL er fastsat til ca. 13,3 mio. kr. (2005-pl). Fra dette beløb fratrækkes sparede lønudgifter som følge af overførsel af 5 medarbejdere inden for overenskomstområdet i Økonomiforvaltningen og 1 medarbejder fra sygesikringsområdet i Sundhedsforvaltningen. Endvidere overføres det beløb, som Københavns Kommune årligt modtager fra Den Kommunale Momsfond for sekretariatsarbejde for lønningsnævnet, idet denne opgave overgår til KL.
Det samlede finansieringsbehov er opgjort i nedenstående tabel 1.
Tabel 1 – Finansieringsbehov ved KL
medlemskab.
|
Mio. kr. (2005-pl) |
2005 |
2006 |
2007 |
2008 |
2009 |
|
Finansieringsbehov* |
2,3 |
9,6 |
9,6 |
9,6 |
9,6 |
* Det er forudsat, at det overførte
beløb på godt 1,4 mio. kr. fra Den Kommunale Momsfond videreføres i 2007 og
frem.
KL medlemskabet forventes at medføre, at en række af forvaltningernes hidtidige arbejdsopgaver vil bortfalde, hvorved der frigøres årsværk til helt eller delvist at imødegå merudgiften ved medlemskabet.
Det foreslås, at nettoudgiften til kontingent ved KL medlemskab i 2005 finansieres af Økonomiudvalgets bevilling, Fælles anlægspuljer, Puljen til uforudsete udgifter mv. (funktion 6.51.3.). Nettoudgiften til KL kontingentet i 2006 foreslås indarbejdet i budgetforslaget, således at finansieringsbehovet dækkes ved reduktion af kommunens økonomiske råderum.
Aftalen med KL om udstationering af
op til 6 medarbejdere håndteres særskilt, således at de forvaltninger, som
udstationerer medarbejdere, kompenseres fuldt ud, dvs. at løn- og
pensionsudgifterne fortsat afholdes af medarbejderens forvaltning, men at
forvaltningen samtidig modtager kompensation til evt. ansættelse af evt. ny
medarbejder i en tidsbegrænset stilling. Forvaltningernes kompensation svarer
til og dækkes af de indtægter, som kommunen får fra KL i forbindelse med
udstationeringen.
2.
Nye arbejdsopgaver
KL medlemskabet betyder samtidig,
at der tilføres en række nye opgaver i forhold til varetagelse af kommunens
interesser i KL, herunder indflydelse på den kommunalpolitiske dagsorden,
deltagelse i KL fora samt servicering af politiske repræsentanter i KLs fora.
De nye opgaver forventes at være:
·
Deltagelse i KL fora på embedsmandsniveau
·
Sekretariatsbetjening af repræsentant i KLs
bestyrelse
·
Sekretariatsbetjening af politiske
repræsentanter i KLs øvrige fora
·
Input til KL i forbindelse med høring af
lovforslag
·
Deltagelse i KLs DUT beredskabsgruppe
·
Sparring i forhold til KL på overenskomstområdet
·
Deltagelse i Finansieringsudvalget og øvrige
fora, hvor Københavns Kommune fortsat er repræsenteret selvstændigt
De nye opgaver medfører, at der i
forvaltningerne skal anvendes personaleressourcer til varetagelse af disse. Der
må derfor afsættes et antal årsværk til at løfte disse opgaver. Som
udgangspunkt vil forvaltningerne ikke blive kompenseret for de nye arbejdsopgaver.
Såfremt det i forbindelse med
budgetforhandlingerne politisk træffes beslutning om helt eller delvist at
kompensere udvalgene ressourcemæssigt i forhold til de nye arbejdsopgaver, vil
kompensationen blive fordelt mellem forvaltningerne efter den forholdsmæssige
fordeling af omstillingsbidraget.
3.
Personalemæssige konsekvenser
De personalemæssige konsekvenser af
KL medlemskabet vedrører overførsel af 5 medarbejdere på overenskomstområdet,
udstationering af op til 6 medarbejdere samt personalejusteringer i forbindelse
med bortfald og tilgang af arbejdsopgaver.
I forhold til overførslen af de 5
medarbejdere på overenskomstområdet fra Økonomiforvaltningen (4. kontor) blev
det i slutningen af april afklaret hvilke medarbejdere, der skal overføres til
KL. Det er således aftalt, at der overføres én medarbejder pr. 1. juni 2005, 3
medarbejdere pr. 1. oktober 2005 og én medarbejder pr. 1. november 2005.
Der er i forhold til udstationeringsaftalen
igangsat en proces, der skal fremkalde ansøgninger fra interesserede medarbejdere.
KL vil som første led i denne proces blive anmodet om at udarbejde de aftalte
jobprofiler, jf. vedlagte udstationeringsaftale.
4.
Kortlægningsproces
For at belyse de økonomiske og personalemæssige konsekvenser af KL medlemskabet yderligere, foreslås det, at Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger tager initiativ til at gennemføre en undersøgelse af, hvilke arbejdsopgaver/funktioner som forvaltningerne ikke længere skal udføre, når Københavns Kommune bliver medlem af KL, samt hvilke nye arbejdsopgaver som forvaltningerne vil få som følge af KL medlemskabet.
Økonomiforvaltningen udarbejder på baggrund af undersøgelsen en redegørelse, som vil blive forelagt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen inden vedtagelse af Budget 2006.
ØKONOMI
Kontingentet for KL medlemskab fastsættes årligt på KLs delegeret møde som et fast beløb pr. indbygger i kommunen pr. 1. oktober. Det årlige medlemskontingent er for Københavns Kommune opgjort til 13.339 t. kr. (05-pl).
Udgiften til KL medlemskabet reduceres som følge af sparede lønudgifter, idet der til KL overføres 5 medarbejdere fra overenskomstområdet i Økonomiforvaltningen samt 1 medarbejder fra sygesikringsområdet i Sundhedsforvaltningen. Den samlede lønsum for de overførte medarbejdere er opgjort på baggrund af den udbetalte løn i marts 2005 eksklusiv pension, jf. tabel 2.
Udgiften til KL medlemskabet reduceres yderligere, idet der fratrækkes et beløb på 1.440 t. kr., som Københavns Kommune årligt modtager fra Momsfondet for sekretariatsarbejde for lønningsnævnet, idet opgaven overføres til KL. Der skal i 2006 optages forhandlinger om en videreførelse af denne ordning. Det er foreløbig forudsat, at ordningen videreføres i 2007 og frem. Såfremt bidraget fra Den Kommunale Momsfond bortfalder, vil finansieringsbehovet i 2007 og frem være 11,1 mio. kr.
Udgiften til KL medlemskabet i 2005 er opgjort som 3/12 af den årlige udgift, idet lønsummen for de overførte medarbejdere er justeret i forhold til det aftalte overførselstidspunkt.
Det foreslås, at den opgjorte nettoudgift på ca. 2.285 t. kr. til kontingent ved KL medlemskab i 2005 finansieres af Økonomiudvalgets bevilling, Fælles anlægspuljer, Puljen til uforudsete udgifter mv. (funktion 6.51.3.).
Nettoudgiften til KL kontingentet i 2006 foreslås indarbejdet i budgetfo rslaget, således at finansieringsbehovet på 9.634 t. kr. dækkes ved reduktion af kommunens økonomiske råderum.
Tabel 2 – Økonomiske konsekvenser
ved KL medlemskabet.
|
1.000 kr. (2005-pl) |
2005 |
2006 |
2007 |
2008 |
2009 |
|
KL medlemskontingent |
3.335 |
13.339 |
13.339 |
13.339 |
13.339 |
|
Overførte medarbejdere fra ØKF |
-577 |
-1.817 |
-1.817 |
-1.817 |
-1.817 |
|
Overførte medarbejdere fra SUF |
-112 |
-448 |
-448 |
-448 |
-448 |
|
Den kommunale Momsfond* |
-360 |
-1.440 |
-1.440 |
-1.440 |
-1.440 |
|
Merudgift |
2.285 |
9.634 |
9.634 |
9.634 |
9.634 |
* Det er forudsat, at det overførte
beløb på godt 1,4 mio. kr. fra Den Kommunale Momsfond videreføres i 2007 og
frem.
Såfremt
beregningsforudsætningerne vedr. KL medlemskontingentet og de modregnede beløb
ændres, vil det være nødvendigt at justere den opgjorte merudgift. En eventuel
regulering af den opgjorte merudgift vil således ske i forbindelse med budgetopfølgningen.
MILJØVURDERING
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
HØRING
BILAG
1. Aftale om udstationering af medarbejdere fra Københavns Kommune til KL.
/