Etablering af fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune
Etablering af fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune
Borgerrepræsentationen
DAGSORDEN
for Ordinært møde torsdag den 15. maj 2008
BR 266/08
Etablering af fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune
Etablering af fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune
Indstilling
om,
1.
at der til etablering af et fælles ledelsesinformationssystem i
Københavns Kommune gives en anlægsbevilling på 9.093 t. kr. i 2008 og 2.329 t.
kr. i 2009 under forudsætning af, at Borgerrepræsentationen i maj prioriterer
projektet i forbindelse med den samlede prioritering af anlægsprojekter, der
skal sikre overholdelse af bruttoanlægsudgifterne i vedtaget budget 2008, jf.
ØU 107/2008. Der anvises kassemæssig dækning på Økonomiudvalgets bevilling
Økonomisk Forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3, samt
2.
at Økonomiudvalget til medfinansiering af projektet bidrager med 2.500
t. kr. i 2008 og 1.800 t. kr. i 2009, som afholdes inden for udvalgets egen
budgetramme.
Det bemærkes at
anlægsudgifterne skal periodiseres i overensstemmelse med ØU 205/2008 –
Prioritering af anlægsudgifterne i budget 2008.
(Økonomiudvalget)
Der
skal tages stilling til udmøntning af de i budgettet afsatte anlægsmidler til
etablering af et fælles ledelsesinformationssystem.
INDSTILLING OG BESLUTNING
|
Indstilling
om, 3.
at der til etablering af et fælles ledelsesinformationssystem i
Københavns Kommune gives en anlægsbevilling på 9.093 t. kr. i 2008 og 2.329
t. kr. i 2009 under forudsætning af, at Borgerrepræsentationen i maj
prioriterer projektet i forbindelse med den samlede prioritering af anlægsprojekter,
der skal sikre overholdelse af bruttoanlægsudgifterne i vedtaget budget 2008,
jf. ØU 107/2008. Der anvises kassemæssig dækning på Økonomiudvalgets
bevilling Økonomisk Forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3, samt 4.
at Økonomiudvalget til medfinansiering af projektet bidrager med
2.500 t. kr. i 2008 og 1.800 t. kr. i 2009, som afholdes inden for udvalgets
egen budgetramme. Det bemærkes at
anlægsudgifterne skal periodiseres i overensstemmelse med ØU 205/2008 –
Prioritering af anlægsudgifterne i budget 2008. (Økonomiudvalget) |
PROBLEMSTILLING
Borgerrepræsentationen
besluttede i forbindelse med vedtagelse af budgettet for 2008 en række
initiativer, der har til formål at styrke økonomistyringen i Københavns
Kommune, herunder etablering af et fælles ledelsesinformationssystem (LIS), jf.
BR 371/07.
Et
fælles ledelsesinformationssystem, som er tilgængeligt for alle forvaltninger
vil ensarte og forbedre kvaliteten af data og samtidigt medføre en
ressourcebesparelse i forvaltningerne, da det fremover ikke vil være
nødvendigt, at hver forvaltning anvender ressourcer på at fremskaffe
information på de fælles dataområder.
Denne indstilling udmønter
den i budgettet afsatte anlægsbevilling til etablering af et fælles
ledelsesinformationssystem.
LØSNING
Københavns
Kommune har i dag ikke et samlet velfungerende ledelsesinformationssystem,
hvorfra der kan trækkes fælleskommunale data om f.eks. økonomi og personale.
Det betyder, at hver forvaltning udarbejder deres egne systemer, begreber og rapporter
på en række forskellige områder.
Etablering
af et fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune, der indeholder
data på tværgående områder, vil således indeholde en række fordele for
kommunen, herunder:
·
Øget
sammenlignelighed og bedre datakvalitet gennem standardiserede data på fælles
områder,
·
Bedre
ressourceudnyttelse, da det ikke vil være nødvendigt, at hver forvaltning
anvender ressourcer på at fremskaffe information på de områder, der kan
defineres som værende fælles.
·
Bedre
målopfølgning i forhold til økonomiske målsætninger, nedbringelse af
sygefravær, attraktiv arbejdsplads mv.
Det
fælles ledelsesinformationssystem stilles til rådighed for alle forvaltninger i
Københavns Kommune. Det vil derfor i høj grad være brugerne i forvaltningerne,
der definerer hvilke informationer, der skal kunne trækkes ud af det fælles
ledelsesinformationssystem, idet det er vigtigt at sikre et fremtidigt ejerskab
og anvendelse af det fælles ledelsesinformationssystem. Projektet er nærmere
beskrevet i vedlagte bilag 1.
Økonomiforvaltningen
har på baggrund af budgetvedtagelsen igangsat et projekt om etablering af et
fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune, hvor
Økonomiforvaltningen varetager en bestillerfunktion, mens Koncernservice
(Kontoret for Ledelsesinformation) varetager projektledelsen.
Projektet
er organiseret i 4 parallelle delprojekter, der skal kortlægge, hvilke behov
der er for ledelsesinformation på de tre hovedområder: Sygefravær, Økonomi og
HR, samt opbygge den nødvendige IT-understøttelse af ledelsesinformationssystemet.
Delprojekterne
bliver igangsat forskudt fra hinanden, så der er muligt at foretage en løbende
evaluering/erfaringsopsamling fra de første projekter, der kan anvendes i de
efterfølgende projekter. Delprojekterne vedr. sygefravær og IT-understøttelse
færdiggøres i efteråret 2008, mens delprojektet vedr. økonomi færdiggøres i
foråret 2009. Delprojektet vedr. ledelsesinformation inden for HR igangsættes
først i 2009.
På
nuværende tidspunkt er der udarbejdet foranalyser på fraværs- samt økonomiprojektet.
I disse har forvaltningerne fremkommet med deres ønsker og krav til den
fremtidige ledelsesrapportering på fraværs- og økonomiområdet. Disse ønsker og
krav omfatter bl.a. grafisk præsentation af data, kobling af aktivitet og
økonomi, daglig opdatering og mulighed for overførsel af data til andre
IT-værktøjer.
Der
er endvidere blevet udarbejdet en kravspecifikation til den fælles IT-platform,
som er blevet sendt i miniudbud under Statens og Kommunernes Indkøbsservice
(SKI). Der er indgået aftale med forbehold for Borgerrepræsentationens
godkendelse.
Det videre arbejde med
etablering af et fælles ledelsesinformationssystem forudsætter, at den i
budgettet afsatte rådighedsbevilling udmøntes.
ØKONOMI
De
samlede etableringsudgifter til det fælles ledelsesinformationssystem er 11,6
mio. kr. i 2008 og 4,1 mio. kr. i 2009. Af det samlede finansieringsbehov på
15,7 mio. kr. finansierer Økonomiforvaltningen inden for egen budgetramme 2,5
mio. kr. i 2008 og 1,8 mio. kr. i 2009, dels via interne projektmidler, dels
som en del af aftalen mellem Økonomiforvaltningen og Koncernservice om levering
af ydelser inden for forvaltningens bevillingsbinding.
I
budgettet er der til dækning af det resterende finansieringsbehov i alt afsat
11,4 mio. kr. i årene 2008 og 2009. Økonomiforvaltningen indstiller, at der til
etablering af et fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune gives
en anlægsbevilling på 9.093 t. kr. i 2008 og 2.329 t. kr. i 2009. Der anvises
kassemæssig dækning på Økonomiudvalgets bevilling Økonomisk Forvaltning, anlæg,
funktion 6.45.51.3.
De
afledte driftsudgifter til vedligeholdelse, udvikling, licenser etc. vil blive
afholdt af forvaltningerne som brugere af systemet. Denne udgift forventes
modsvaret af en ressourcebesparelse i egen forvaltning på udvikling og drift af
lokale ledelsesinformationssystemer.
Der er i forbindelse med de
gennemførte foranalyser anvendt ca. 1,1 mio. kr. Koncernservice har endvidere
vurderet, at der ved udsættelse af projektet vil være meromkostninger til
afvikling af medarbejdere og senere genopstart af projektet på ca. 2 mio. kr.
VIDERE PROCES
Finanslovsaftalen
for 2008 indebærer sanktioner for kommunerne, såfremt de vedtagne
bruttoanlægsbudgetter for 2008 overskrides. Gennemførelsen af nærværende sag
kan derfor først igangsættes, når Borgerrepræsentationen har foretaget en
prioritering af, hvilke anlægsprojekter, der bør gennemføres inden for den
opgjorte anlægsramme i vedtaget budget 2008.
Det
er Økonomiforvaltningens vurdering, at der ikke er lovgivningsmæssige krav forbundet
med at udsætte sagen til 2009. Evt. meromkos
tninger ved udsættelse af projektet
afholdes inden for udvalgets budget.
Indstillingen
indgår i Borgerrepræsentationens prioritering af kommunens samlede
bruttoanlægsudgifter i vedtaget budget 2008, idet der kun er disponeret over et
mindre beløb af rådighedsbevillingen.
BILAG
-
Oversigt over
politisk behandling
1.
Budgetnotat vedr.
etablering af fælles ledelsesinformationssystem.
Claus Juhl Bjarne
Winge