Genopretningsplan for Børne- og Ungdomsforvaltningen

Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 14. december 2006

 

 

BR 678/06

Genopretningsplan for Børne- og Ungdomsforvaltningen

Genopretningsplan for Børne- og Ungdomsforvaltningen

 

 

Indstilling om,

at initiativerne i den økonomiske genopretningsplan om at skabe økonomisk balance og gennemsigtig økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen, herunder kravene til redegørelser og dokumentation i genopretningen, godkendes.

 

Det bemærkes, at de opsparede midler, som institutionerne ikke må anvende i 2006 som følge af den kommunale vækstramme, kan anvendes i 2007.

 

Det forudsættes, at Børne- og Ungdomsforvaltningen i den første månedlige rapportering til Økonomiudvalget i januar 2007 beskriver de konkrete initiativer der skal gennemføres i de kommende år for at opnå balance i udvalgets økonomi, herunder de forventede besparelser ved hvert initiativ for at dokumentere at der herved opnås balance i udvalgets økonomi.

                                                                 (Børne- og Ungdomsudvalget)

 

 

 

 

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

 

at      de fremlagte forslag til initiativer i det samlede forandringsprogram for Børne- og Ungdomsforvaltningen godkendes

 

at      udvalget indstiller til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, at initiativerne i den økonomiske genopretningsplan om at skabe økonomisk balance og gennemsigtig økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen, herunder  kravene til redegørelser og dokumentation i genopretningen, godkendes

 

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 25. oktober 2006

Indstillingen blev tiltrådt med bemærkning om, at de opsparede midler institutioner ikke må anvende i 2006 som følge af den kommunale vækstramme, kan anvendes i 2007.

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

 

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form, idet det forudsættes, at Børne- og Ungdomsforvaltningen i den første månedlige rapportering til Økonomiudvalget i januar 2007 beskriver de konkrete initiativer der skal gennemføres i de kommende år for at opnå balance i udvalgets økonomi, herunder de forventede besparelser ved hvert initiativ for at dokumentere at der herved opnås balance i udvalgets økonomi."

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 28. november 2006

Anbefalet.

 

 

 

RESUME

I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2007 er det vedtaget, at der skal gennemføres et samlet forandringsprogram for Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Forandringsprogrammet består af fire udvalgte hovedområder/delprogrammer:

• Faglighed For Alle
• Økonomisk balance   (økonomisk genopretning)
• Økonomistyring         (økonomisk genopretning)
• Organisation

 

Forvaltningen indstiller, at de fremlagte forslag til initiativer i det samlede forandringsprogram for Børne- og Ungdomsforvaltningen godkendes. Det indstilles desuden til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i overensstemmelse med vedtagelsen i budget 2007, at initiativerne i den økonomiske genopretningsplan om at skabe økonomisk balance og gennemsigtig økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen godkendes.

 

SAGSBESKRIVELSE

I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2007 er det besluttet, at der skal gennemføres et samlet forandringsprogram for Børne- og Ungdomsforvaltningen.

 

Følgende hensigtserklæring er desuden vedtaget af Borgerrepræsentationen den 5. oktober 2006 i forbindelse med budgettet for 2007:

"Som vilkår for Børne- og Ungdomsudvalgets dispensation fra Borgerrepræsentationens regler om tilbagebetaling af lån skal der i den resterende kommunale valgperiode stilles krav om, at Børne- og Ungdomsudvalget gennemfører ændringer af aktiviteter, en omstilling af styringen af udvalgets område og organiseringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen med henblik på genopretning af udvalgets økonomi. Børne- og Ungdomsudvalget/Børne- og Ungdomsforvaltningen skal over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen inden 1. november 2006 fremlægge forslag til en genopretningsplan samt selv løbende tage initiativer og udarbejde forslag til gennemførelse af genopretningen, der skal resultere i, at udvalget får afviklet den oparbejdede gæld og får balance i udvalgets økonomi. Ved vedtagelsen i Borgerrepræsentationen af en genopretningsplan for økonomien i Børne- og Ungdomsudvalget skal udvalget pålægges hver måned i en indstilling til Økonomiudvalget at redegøre for udviklingen i genopretningen og dokumentere opfyldelsen af nærmere fastsatte mål herfor. Børne- og Ungdomsudvalget skal dog allerede i oktober 2006 og herefter hver måned give en redegørelse til Økonomiudvalget om status for genopretningen. Under forudsætning af, at genopretningen overholder de fastsatte mål vil rapporteringen kunne begrænses til hver tredje måned.

 

I genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsudvalget vil således indgå

-     Plan for ændring af aktiviteter m.v. med henblik på overholdelse af udvalgets budget,

-     Omlægning af økonomistyringen herunder gennemførelse af de nødvendige organisatoriske ændringer i Børne- og Ungdomsforvaltningen bl.a. de konkrete tiltag til forbedring af økonomistyringen i forvaltningen, som Borgerrepræsentationen allerede har besluttet, samt

-     Konkrete mål for opfyldelse af genopretningen.

Gennemførelsen af den økonomiske genopretningsplan for Børne- og Ungdomsudvalget skal sikres, og der tilkendegives hermed støtte til i Børne- og Ungdomsudvalget, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen at stemme for de nødvendige tiltag til gennemførelsen heraf. I forbindelse med vedtagelsen af genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsudvalget i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen træffes der beslutning om, at der ansættes et eksternt revisionsfirma, der får til opgave at bistå Børne- og Ungdomsudvalget og Børne- og Ungdomsforvaltningen med opfyldelse af genopretningsplanen samt overfor Økonomiudvalget - i forbindelse med Børne- og Ungdomsudvalgets ovennævnte månedlige redegørelser til Økonomiudvalget om udviklingen i genopretningsplanen - at indestå for, at planen følges og i benægtende fald fremkomme med forslag til nødvendige tiltag."

Udvalget behandlede på sit møde den 4. oktober 2006 forslag til processen for genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen. På samme møde behandlede udvalget en række besparelsesmuligheder, som forvaltningen havde fremlagt i forbindelse med medfinansieringen af Faglighed for Alle mv.

 

Konsulentvirksomheden PA Consulting Group har været inddraget i udarbejdelsen af det samlede forslag til forandringsprogram for Børne- og Ungdomsforvaltningen.

 

Forandringsprogrammet består af fire udvalgte hovedområder/delprogrammer:

• Faglighed For Alle
• Økonomisk balance     (økonomisk genopretning)
• Økonomistyring           (økonomisk genopretning)
• Organisation

Forandringsprogrammet indeholder for hver af ovenstående 4 delprogrammer en beskrivelse af ambitioner, resultatkrav og hovedindsatsområder. Den fælles overordnede ambition for hele programmet er,  at

• BUF skal understøtte kerneydelserne – arbejdet med børn og unge – på en enkel og synlig måde og
• Forvaltningen skal professionelt understøtte den politiske styrings- og prioriteringsopgave

Med udgangspunkt i de fastlagte ambitioner og resultatkrav er der på hvert hovedområde, udarbejdet forslag til hovedindsatsområder frem til 1. januar 2007. Initiativerne vedrørende Faglighed For Alle først iværksættes pr. 1. januar 2007. Initiativerne i 2006 retter sig således mod at etablere det nødvendige styringsgrundlag og klargøre initiativerne til igangsætning.

For 2007 er der på et mere overordnet niveau udarbejdet en oversigt over de vigtigste milepæle på de fire hovedområder.

Endvidere er der i det samlede forandringsprogram udarbejdet forslag til programorganisering, roller og ansvar og forslag til fast afrapportering og mødefrekvens.

Oplægget indeholder desuden et udkast til programorganisering og –styring, herunder løbende rapportering og inddragelse af Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget. Det forudsættes, at styregruppeformanden løbende inddrager borgmesteren i programmets aktiviteter og resultater. Det overordnede politiske ansvar for programmet ligger i Børne- og Ungdomsudvalget, der modtager månedlig rapportering om fremdriften i den økonomiske genopretningsplan, omfattende de to delprogrammer "økonomistyring" og "balance i økonomien".

Rapportering på det samlede forandringsprogram sker kvartalsvis.

Økonomi

Til hjælp til genopretning af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi er der på budgettet for 2007 afsat 2 mio. kr. årligt i 2007-2009 til dækning af udgifter til et eksternt revisionsfirma. Forvaltningen vurderer, at det bliver nødvendigt med ekstern bistand i den kommende tid til at implementere initiativerne i den foreslåede økonomiske genopretningsplan for at sikre, at resultaterne nås. Forvaltningen drøfter derfor med Økonomiforvaltningen om disse midler delvist kan anvendes til at medfinansiere forvaltningens udgifter til ekstern bistand.

 

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Børne- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Høring

Hovedsamarbejdsudvalget i Børne- og Ungdomsforvaltningen drøfter det samlede forandringsprogram på sit møde den 23. oktober 2006 og vil løbende blive inddraget i forbindelse med udmøntningen af planen. Forandringsprogrammet gennemføres med involvering af medarbejdere og ledere på alle niveauer i organisationen.

 

 

BILAG VEDLAGT

·        Bilag 1: Notat af 17. oktober 2006 om forandringsprogram i Børne- og Ungdomsforvaltningen

·        Bilag 2: Oplæg fra Børne- og Ungdomsforvaltningen i samarbejde med PA Consulting Group om samlet forandringsprogram

 

 

                                               Else Sommer   

                                                                                          Elizabeth Bonde