Kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet
Kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet
Borgerrepræsentationen
DAGSORDEN
for Ordinært møde torsdag den 14. december 2006
BR 690/06
Kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet
Kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet
Indstilling om,
at forslag til København Kommunes kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet tiltrædes.
Det forudsættes, at evt. merudgifter som følge af sagen finansieres indenfor Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.
(Teknik- og Miljøudvalget)
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,
at vedlagte forslag til København Kommunes kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet tiltrædes
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 8. november 2006
Anbefalet
Økonomiforvaltningen
indstiller:
at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form, idet Økonomiudvalget forudsætter, at evt. merudgifter som følge af sagen finansieres indenfor Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme."
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 28. november 2006
Anbefalet.
RESUME
Som følge af
kommunalreformen overtager kommunerne en række nye opgaver på natur- og
miljøområdet. For at sikre kommunernes faglige bæredygtighed vedtog Folketinget
i sommers "Lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling
på natur- og miljøområdet".
Konkret betyder
loven, at alle kommuner skal indføre et kvalitetsstyringssystem, som skal
omfatte en række opgaver på natur- og miljøområdet.
De opgaver som
loven omfatter, er for langt størstedelen placeret i Teknik- og Miljøforvaltningen.
En lille del er placeret i Økonomiforvaltningen.
Loven indeholde et
krav om, at kommunen skal vedtage en kvalitetspolitik inden den 1. januar 2007,
der udstikker de overordnede rammer for sagsbehandlingen på natur- og
miljøområdet. Forvaltningens forslag til en kvalitetspolitik er vedlagt som
bilag 1.
Forslaget lægger
vægt på, at borgere og virksomheder
får en positiv oplevelse, når de er i kontakt med kommunen. Nøgleordene er
blandt andet ligeværdighed, dialog, engagement, inddragelse, forståelighed,
gennemskuelighed og dokumentation.
Forvaltningen har
også lagt vægt på, at sagsbehandlingen
løses med en høj kvalitet. Nøgleordene er blandt andet loyalitet overfor
kommunens politiske mål, dialog, inddragelse, myndighedskrav, ensartethed,
effektivitet og faglighed.
Kvalitetspolitikken
er en del af det samlet kvalitetsstyringssystem. Resten består af en række
administrative procedurer, som forvaltningen er ved at udvikle og implementere.
Kommunen har fået økonomisk
kompensation til implementeringen (2 mio kroner) og driften (200.000 kroner
pr/år) af kvalitetsstyringsloven.
SAGSBESKRIVELSE
Kvalitetspolitikken skal udstikker de overordnede linier for
sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet. Kvalitetspolitikken skal være
vedtaget inden den 1. januar 2007.
I henhold til loven
skal kvalitetspolitikken indeholde kommunens hensigter i relation til at sikre
borgernes og virksomhedernes tillid og tilfredshed med sagsbehandlingen, samt
hensigterne i relation til at sikre faglig kvalitet, effektivitet og
ensartethed i sagsbehandlingen.
Kvalitetspolitikken
er en del af et samlet kvalitetsstyringssystem
for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet. Der skal laves en række
administrative procedurer, der skal medvirke til at sikre kvalitetspolitikkens
realisering i forvaltningen.
Hensigten med
politikken er således, at den på et overordnet niveau skal pege på de aspekter
af sagsbehandlingen, som kommunen finder vigtige.
Kvalitetspolitikken
skal ikke beskæftige sig med den faglige del af natur- og miljøområdet. For
disse områder fastlægges politikken og de faglige målsætninger i sektorpolitikker
og –planer. Fx affaldsplanen, Agenda 21-planen, kommunens miljøpolitik samt trafik-
og miljøplanen.
Tilsvarende skal
kvalitetspolitikken ikke fastlægge konkrete handlingsanvisninger eller opstille
specifikke service- eller kvalitetsmål for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet.
Baggrund
Kommunalreformen
indebærer at ansvaret for de fleste borger- og virksomhedsrettede
myndighedsopgaver på natur- og miljøområdet fra den 1. januar 2007 vil være
samlet i kommunerne.
Reformen medfører,
at kommunen på natur- og miljøområdet får enkelte nye opgaver. Kommunen skal fx
være ansvarlig for VVM-redegørelser på en række anlæg. Samtidigt afgiver
kommunen også opgaver til staten og regionerne, fx på vandområdet.
I forbindelse med
drøftelserne af kommunalreformens konsekvenser for natur- og miljøområdet har
spørgsmålet om kommunernes faglige bæredygtighed været centralt. Derfor
nedsatte regeringen i november 2004 et Kvalitetsstyringsudvalg. Opgaven var at
komme med anbefalinger til form og indhold af en kvalitetsstyringsordning for
kommunernes natur- og miljøadministration.
Udvalget bestod af
repræsentanter fra relevante myndigheder og organisationer, herunder Københavns
Kommune.
Udvalget anbefalede
i sin rapport fra november 2005, at en kvalitetsstyringsordning blev udformet
som et kvalitetsledelses- og styringssystem. I kraft af krav om opstilling af
kvalitetspolitikker og –mål, måling, evaluering og offentliggørelse vil der i
følge rapporten ske en kvalitetssikring af sagsbehandlingen.
Regeringen
fremsatte og vedtog i 2006 et lovforslag, der trådte i kraft den 1. juli 2006.
Lovens fulde navn er "Lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling
på natur- og miljøområdet" eller blot "kvalitetsstyringsloven".
Kvalitetsstyringssystemet
omfatte
r sagsbehandlingen efter en række love og regler på natur- og
miljøområdet, jf. bilag 2. Den sagsbehandling på natur- og miljøområdet, som
kvalitetsstyringsloven omfatter, er for langt størstedelens vedkommende
placeret i Teknik- og Miljøforvaltningen.
Teknik- og
Miljøforvaltningen løser opgaver omfattet af loven svarende til ca. 63 årsværk,
heraf 60 i Miljøkontrollen, 2 i Vej og Park samt 1/4-1/2 i Byggeri og Bolig.
1½ årsværk
yderligere vil være placeret i Økonomiforvaltningen og omfatter VVM-vurderinger
i henhold til planloven og enkelte fredningsopgaver i henhold til naturbeskyttelsesloven.
Kvalitetsstyringssystemet
skal sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i sagsbehandlingen.
Systemet skal endvidere sikre virksomhedernes og borgernes tillid og tilfredshed
med sagsbehandlingen.
Forslaget til
kvalitetspolitik er udformet under hensyntagen til de øvrige politikker og
værdier, som kommunen arbejder efter.
Forvaltningen har i
forslaget lagt vægt på, at borgere og
virksomheder skal have en positiv oplevelse, når de er i kontakt med
kommunen. Kommunen skal møde borgerne og virksomhederne, der hvor de er og
behandle dem med respekt for deres forventninger og forskellighed.
Fokus er på den
måde kommunen går i dialog og kommunikerer med borgerne og virksomhederne.
Nøgleordene er blandt andet ligeværdighed, dialog, engagement, inddragelse,
forståelighed, gennemskuelighed og dokumentation.
Forvaltningen har
også lagt vægt på, at sagsbehandlingen
løses med en høj kvalitet. De økonomiske og arbejdsmæssige ressourcer i
forvaltningen skal bruges optimalt. Der skal foretages koordinering med andre
myndigheder, og andre parter skal inddrages i relevant omfang.
Nøgleordene er
blandt andet loyalitet overfor kommunens politiske mål, dialog, inddragelse,
myndighedskrav, ensartethed, effektivitet og faglighed.
Implementeringen af
kvalitetspolitikken sker i forvaltningen og institutionernes administrative
ledelser.
For at vurdere om
kvalitetspolitikken lever op til forventningerne, vil der løbende blive fulgt
op på den. Dels gennem interne evalueringer i forvaltningen, og dels gennem brugerundersøgelser.
Kvalitetsstyringssystemet
skal evalueres en gang årligt. Evalueringen omfatter kommunens resultater og
præsterede kvalitetsniveau samt en vurdering af muligheden for forbedringer og
behovet for ændringer af kvalitetsstyringssystemet.
Den årlige
evaluering vil blive forelagt Teknik- og Miljøudvalget, med henblik på at
vurdere kvalitetsstyringssystemets effektivitet og egnethed til at nå den
fastsatte kvalitetspolitik.
Kommunen skal
årligt offentliggøre oplysninger om kommunens indsats og resultater som følge
af kommunens kvalitetsstyringssystem.
Kvalitetsstyringssystemt omfatter som nævnt også opgaver,
som løses i Økonomiforvaltningen. Der er tale om få opgaver, men ikke desto
mindre er sagsbehandlingen i relation til løsningen af disse opgaver omfattet
af kvalitetsstyringsloven.
Økonomiforvaltningen er derfor blevet inddraget i
udarbejdelsen af forslaget til kvalitetspolitik samt denne indstilling.
Økonomiforvaltningen har tilkendegivet, at den del af
deres opgaver, der er underlagt kvalitetsstyringsloven, godt kan løses inden
for rammerne af det vedlagte forslag til en kvalitetspolitik for sagsbehandlingen
på natur- og miljøområdet.
Hvordan samarbejdet mellem Økonomiforvaltningen og
Teknik- og Miljøforvaltningen konkret skal finde sted i forbindelse med driften
af kvalitetsstyringssystemet, skal aftales inden den 1. januar 2007.
Kvalitetshåndbog
Loven betyder
endvidere at kommunen senest den 1. januar 2007 indfører og anvende en
kvalitetsstyringshåndbog.
Kvalitetshåndbogen
skal indeholde en samlet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemets formål og
omfang, herunder kvalitetspolitikken og sagsprocedurerne. Kvalitetshåndbogen
skal anvendes i praksis og kan sammenlignes med en miljøledelseshåndbog.
Håndbogen skal
indeholde en række tværgående standardprocedurer. Det handler om generelle
procedurer, der ikke er relateret til et særligt fagområde. Det kan fx være procedurer
for dokumentstyring, brugertilfredshedsundersøgelser, offentliggørelse af indsatsen
og resultater samt kompetencestyring.
Implementeringen af
loven fortsætter i 2007, da loven også pålægger kommunen at udarbejde en række
faglige sagsprocedurer på natur- og miljøområdet inden den 1. januar 2010.
Tilsvarende skal
kommunen opnå og vedligeholde certificering af kvalitetsstyringssystemets
overensstemmelse med kvalitetsstyringsloven inden den 1. januar 2010.
Økonomi
Kvalitetspolitikken
har ikke umiddelbart konsekvenser for borgerne og den kommunale økonomi.
Kommunen har fået økonomisk kompensation til implementering (2 mio kroner) og
drift (200.000 kroner pr. år) af kvalitetsstyringsloven.
Miljøvurdering
Sagstypen er ikke
omfattet af Teknik- og Miljøforvaltningens positivliste over sager, der skal
miljøvurdere
s.
Høring
Sagen
har ikke været i høring.
BILAG VEDLAGT
Bilag 1: Forslag
til kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet
Bilag 2: Oversigt
over love på natur- og miljøområdet som er omfattet af kvalitetsstyringsloven.