Lokaler til indretning af kontaktcenter og back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende servicecentre

Se alle bilag

Lokaler til indretning af kontaktcenter og back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende servicecentre

Borgerrepræsentationen

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 14. september 2006

BR 519/06

Lokaler til indretning af kontaktcenter og back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende servicecentre

Lokaler til indretning af kontaktcenter og back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende servicecentre

Indstilling om,

Lokaler til etablering af kontaktcenter

at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der findes finansiering for etableringsomkostninger på 18,3 mill. kr. og for de årlige driftsomkostninger på 0,93 mill. kr. i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007, samt at indstillingen om videreudvikling af borgerservicecentre og kontaktcenter (ØU 317/06) godkendes endeligt i BR ultimo 2006, bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til kontaktcentret indenfor en ramme på 18,3 mill. kr. til indretning og deponering,

Lokaler til udvidelse af eksisterende borgerservicecentre

at borgerservicecentrene udvides og indrettes med henblik på at kunne varetage de nye kommunale opgaver - pas og kørekort fra 1. januar 2007,

at der i 2006 anvendes 3,7 mill. kr. til udvidelse og indretning af Borgerservicecentret på Trianglen. Heraf udgør 1,5 mill. kr. en ramme til deponering iht. Indenrigsministeriets lånebekendtgørelse. Herudover anvendes der 0,1 mill. kr. til tomgangsleje. Der gives endvidere en tillægsbevilling på 2,1 mill. kr. i 2006 til Kultur- og Fritidsudvalgets bevilling: Københavns Ejendomme, funktion 6.51.3 (Sekretariat og forvaltning) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning),

at der i 2006 anvendes 0,8 mill. kr. til indretning af borgerservicecentrene på Jarmers Plads, Vanløse Torv og Amager centret. Der gives i den forbindelse en tillægsbevilling på 0,8 mill. kr. i 2006 til Kultur- og Fritidsudvalgets bevilling: Københavns Ejendomme, funktion 6.51.3 (Sekretariat og forvaltning) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning),

at der fra 2007 og fremefter anvendes 0,5 mill. kr. årligt til drift af de nye lokaler. Udgifterne finansieres med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1.,

at der søges om dispensation for den deponering, der skal afgives ved udvidelsen af lokalerne på Trianglen, og som tidligere er afgivet for de lokaler, som Jarmers Plads udvides med. Hvis der opnås dispensation, tilbageføres dette beløb til Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning),

at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der anvises finansiering, bemyndiges til at indgå aftale om udvidelse af det eksisterende lejemål i Københavns Borgerservice Trianglen indenfor den anførte ramme til udvidelse og indretning,

Lokaler til etablering af en back-office-funktion til borgerservicecentrene

at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der findes finansiering for etableringsomkostninger på 6,4 mill. kr. og for de årlige driftsomkostninger på 0,35 mill. kr. i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007, bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til en fælles back-office-funktion til borgerservicecentrene indenfor denne ramme, samt

at der fra 2006 og fremefter anvendes 0,35 mill. kr. årligt til drift af de nye lokaler. Udgifterne finansieres med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1.

(Økonomiudvalget)

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget anbefaler overfor Borgerrepræsentationen,

Lokaler til etablering af kontaktcenter

Lokaler til udvidelse af eksisterende borgerservicecentre

at borgerservicecentrene udvides og indrettes med henblik på at kunne varetage de nye kommunale opgaver - pas og kørekort fra 1. januar 2007,

Lokaler til etablering af en back-office-funktion til borgerservicecentrene

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget,

at indstillingen sendes til høring i Kultur- og Fritidsudvalget inden Borgerrepræsentationens behandling af sagen.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 29. august 2006

Kontorchef Lisbeth Kjær Thomsen deltog under behandlingen af sagen.

Anbefalet og godkendt.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller

at Kultur- og Fritidsudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

På baggrund af de foreliggende oplysninger har Kultur- og Fritidsudvalget ingen bemærkninger til indstillingen vedrørende "Lokaler til indretning af kontaktcenter og back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende borgerservicecentre "

Indstillingen indeholder dels et byggeprojekt og dels en lejesag.

Til realisering af byggeprojektet søges ved indstillingen om en samlet anlægsbevilling på 4.500.000 kr. Af bevillingen overføres 2.900.000 kr. til Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns Ejendomme. Det forudsættes at et administrationsbidrag på 1,5% af den samlede bevilling indgår i det beløb, som overføres til Københavns Ejendomme.

Ud fra det foreliggende materiale vurderer Kultur- og Fritidsforvaltning det for realistisk at gennemføre ny– og ombygningen af de fire Borgerservicecentre inden for den afsatte økonomiske ramme.

I forhold til lejesagen har Kultur- og Fritidsforvaltningen ingen bemærkninger til indgåelse af lejemålet, da beliggenheden vurderes at matche huslejeniveauet for sammenlignelige lejemål.

Der henvises i øvrigt til de forudsætninger der fremgår af indstillingen og de vedlagte bilag, herunder det administrative høringssvar Københavns Ejendomme tidligere har afgivet til sagen.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 7. september 2006

Indstillingen blev tiltrådt.

RESUME

Nærværende indstilling udmønter de lokalemæssige konsekvenser af forslagene i indstillingen om videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af et kontaktcenter (ØU 317/06), som behandles parallelt med denne indstilling. Vedtagelsen af ny bydelsinddeling og dermed beslutningen om at etablere borgerservicecentre i alle bydele danner ligeledes baggrund for nærværende indstilling.

I indstillingen om videreudvikling af borgerservicecentre og kontaktcenter (ØU 317/06) er de samlede økonomiske omkostninger ved etablering og drift af kontaktcentret og af udbygningen af Københavns Borgerservice beskrevet.

I nærværende indstilling er det forudsat, at kontaktcentret etableres i private lejemål, da kommunens egen ejendomsportefølje stort set er udlejet. På den baggrund er de forventede udgifter til at etablere kontaktcentret opgjort til 18,3 mill. kr., mens de årlige driftsudgifter er opgjort til 0,93 mill. kr. Under forudsætning af, at der i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007 findes finansiering for etablerings- og driftsomkostningerne, og at indstillingen om videreudvikling af borgerservicecentre og kontaktcenter (ØU 317/06) godkendes endeligt i BR i ultimo 2006, foreslås det i nærværende indstilling, at Københavns Ejendomme bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til kontaktcentret indenfor en ramme på 18,3 mill. kr. til indretning og deponering. Hvis der indgås lejeaftaler i privat lejemål, forelægges den endelige adresse Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse.

Pr. 1. januar 2007 overtager Københavns Kommune som led i kommunalreformen opgaverne vedr. pas og kørekort. Det vil medføre ca. 100.000 nye henvendelser i Københavns Borgerservice. For at kunne optimere arbejdsgangene og for at kunne implementere pas og kørekort til 1. januar 2007 - i første omgang indenfor de nuværende fysiske rammer - foreslås det i indstillingen, at der etableres en back-office-funktion med opstart 1. januar 2007. Back-office-funktionen skal løse ikke-borgerrelaterede administrative opgaver for borgerservicecentrene. Back-office forsøges placeret i en kommunal ejendom, men da det er tvivlsomt, der kan findes lokaler indenfor kommunens egen ejendomsportefølje forudsættes det, at der må findes lokaler i private lejemål. Det foreslås, at Københavns Ejendomme bemyndiges til - indenfor en ramme på 6,4 mill. kr. til indretning og deponering – at indgå aftale om leje af lokaler til en fælles back-office-funktion til borgerservicecentrene. Hvis der indgås lejeaftaler i privat lejemål, forelægges den endelige adresse Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse.

Samlingen af back-office-funktionerne betyder, at udvidelsesbehovet i de eksisterende 4 borgerservicecentre som følge af nye opgaver kan begrænses. Det foreslås på den baggrund, at alene lokalerne på Trianglen udvides for 3,7 mill. kr., og at der gennemføres mindre indretningsmæssige ændringer af borgerservicecentrene på Jarmers Plads, Vanløse Torv og Amager centret for 0,8 mill. kr. Det foreslås, at udgifterne finansieres med dækning på Økonomiudvalgets bevilling. I indstillingen foreslås det, at der søges om dispensation for den deponering, der skal afgives ved udvidelsen af lokalerne på Trianglen, og som tidligere er afgivet for de lokaler, som Jarmers Plads udvides med, da lokaleudvidelsen er en følge af kommunalreformen.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Nærværende indstilling om lokaler er baseret på Borgerrepræsentationens og Økonomiudvalgets tidligere beslutninger:

· Borgernes indgang til Københavns Kommune (BR 748/05)

· Ny bydelsinddeling i København (BR 332/06)

· Plan for Åbenhed på Rådhuset (BR 337/06)

· Etablering af Københavns Erhvervskontaktcenter (ØU 240/06)

I tabellen nedenfor er de relevante beslutninger ift. lokaler opsummeret.

Tabel 1. Indstillinger og beslutninger

Indstilling	Beslutning
Borgernes indgang til Københavns Kommune	ØKF udarbejder forslag til koncept for kontaktcenter Udvidet opgaveliste i Københavns Borgerservice vedtaget
	Etablering af et servicecenter i hver bydel
	P/O-kontorerne søges samlokaliseret med borgerservicecentrene
Ny bydelsinddeling i København	Inddeling af kommunen i 10 administrative bydele Etablering af et borgerservicecenter i løbet af denne valgperiode i hver bydel Den administrative inddeling i forbindelse med øvrige borgerbetjeningsenheder kan dække flere bydele, forudsat at bydelsgrænserne overholdes.
Plan for Åbenhed på Rådhuset	Fremskyndelse af arbejdet med kravspecifikation i f.m. etablering af et kontaktcenter
Etablering af Københavns Erhvervskontaktcenter	ØU har sendt sagen i høring. I indstillingen er der følgende forslag: Københavns Erhvervskontaktcenter etableres som et callcenter, der skal fungere som én indgang til alle kommunens forvaltninger, understøttet af en webfacilitet mhp. elektronisk selvbetjening på www.kk.dk. Københavns Erhvervskontaktcenter foreslås fysisk at bestå dels af medarbejdere med særlige erhvervskompetencer i Borgerservicecentrene, dels af udvalgte medarbejdere i forvaltningerne. Åbningstidspunktet for Københavns Erhvervskontaktcenter forventes at blive primo 2007. Erhvervskontaktcentret etableres i udgangspunktet i tilknytning til borgerservicecentret på Jarmers Plads.

Nærværende indstilling beskriver lokale- og indretningsmæssige behov og krav som følge af ovennævnte politiske beslutninger.

Parallelt med denne indstilling behandler ØU også en indstilling om videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter (ØU 317/06). Den 12. september 2006 behandler ØU desuden en indstilling om lokaler til nye borgerservicecentre og samlokalisering med to pensions- og omsorgskontorerne. De samlede lokalemæssige konsekvenser af forslagene i nærværende indstilling er indarbejdet i indstilling vedr. videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter.

Struktur

Indstillingen følger nedenstående struktur:

1. Lokaler til etablering af kontaktcenter

2. Lokaler til udvidelse af eksisterende borgerservicecentre

3. Lokaler til etablering af back-office-funktion til borgerservicecentrene

Afslutningsvis opsummeres de samlede økonomiske omkostninger ved etableringen og driften af lokalerne i de nye enheder.

Den videre proces

For så vidt angår etablering af kontaktcenter og etablering af back-office-funktion til borgerservicecentrene, er der tale om en bemyndigelsesindstilling, der følges op af indstillinger vedr. de konkrete lejemål i efteråret, hvis der indgås lejeaftaler i private lejemål.

Denne indstilling har følgende politiske proces:

· Økonomiudvalget: 29/8

· Kultur- og Fritidsudvalget: 7/9

· Borgerrepræsentationen: 14/9

For så vidt angår udvidelse af eksisterende borgerservicecentre, er der tale om indgåelse af konkrete lejemål.

1. Lokaler til etablering af kontaktcenter

Kontaktcenteret skal varetage al telefonisk kontakt til Københavns Kommune. Med udgangspunkt i gode erfaringer fra andre storbyer f.eks. New York og Toronto foreslås der i indstillingen vedr. videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter etableret et kontaktcenter, hvor borgerne kan ringe og maile og umiddelbart få svar på spørgsmål og hjælp til nettet og Elektronisk Selvbetjening.

Indretning og lokalisering

Sammenlignet med placeringen af de nye borgerservicecentre, er der ingen særlige krav til placeringen af kontaktcentret. For så vidt angår indretningen, så er udgangspunktet det nuværende indretningskoncept for borgerservicecentrene, dog er der særlige krav, som undersøgelser viser, bør stilles til kontaktcentrets indretning, jf. indstillingen vedr. videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter (ØU 317/06). Det drejer sig om særlige krav til akustik, mulighed for at sætte personligt præg på arbejdsplads, samt at der afsættes plads til et særligt 'afstressningsrum'. Det skyldes, at medarbejderne periodisk arbejder under stort pres, og at arbejdet kan variere fra at være meget monotont til fagligt og menneskeligt særdeles udfordrende.

Lokalebehov

I indstillingen vedr. videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter (ØU 317/06) er bemandingsbehovet i kontaktcentret opgjort til 53 medarbejdere, hvilket er det maksimale antal arbejdspladser, der vil være behov for på kort sigt – på længere sigt kan der være behov for udvidelsesmuligheder som følge af nye opgaver.

Det vurderes, at det af hensyn til arbejdsmiljøet, og i forhold til rekruttering af medarbejdere, vil være vigtigt at tilbyde indbydende lokaler, såvel størrelsesmæssigt som indretningsmæssigt. I borgerservicecentrene er der afsat 25 m² pr. medarbejder pga. det behov, der er for modtagelse og borgerkontakt. I kontaktcentret vil der ikke være borgerkontakt, hvorfor det vurderes, at 10 m² pr. servicemedarbejder er tilstrækkeligt. Til administrative medarbejdere afsættes der 25 m² pr. medarbejder. Desuden afsættes der plads til et særligt 'afstressningsrum', jf. ovenfor.

På den baggrund vurderes det, at der er behov for i alt ca. 600 m² til kontaktcenteret.

Forslag til lokaler

I indstillingen for Åbenhed (BR 337/06) fremskyndes arbejdet med kravspecifikation i f.m. etablering af et kontaktcenter. På den baggrund foreslås, at kontaktcentret åbner ultimo 2007.

For at undgå deponering er der i første omgang søgt efter ledige lejemål blandt kommunens egne ejendomme. I lokalesøgningen har der således indgået overvejelser om at placere kontaktcentret i kommunens egen ejendom på Ottiliavej 1, stuen, men bygningen indgår nu i beslutningen om at etablere en samlet koncernservice i Københavns Kommune.

Kommunens egen ejendomsportefølje er stort set udlejet, hvorfor det er sandsynligt, at kontaktcentret skal placeres i private lejemål. Den økonomiske ramme, som der nedenfor foreslås afsat til etablering af kontaktcenter er derfor baseret på nøgletal for, hvad markedslejen som nyistandsat kontorlejemål er i dag samt på erfaringstal for indretning af de nuværende 4 borgerservicecentre.

Eftersom det forventes, at centrene bliver placeret i private lejemål, lægges der op til, at ombygningen finansieres over huslejen i alle centre. Der må ligeledes påregnes udgifter til deponering.

Lejeaftalerne vil indeholde aftale om gennemførelse af ombygning. Eftersom lejeaftalerne endnu ikke er indgået, kan det vise sig, at der bliver udgifter til ombygning i eget regi, behov for køb eller opførsel af ejendomme. Dette vil fremgå af det forslag til konkrete lejemål, der forelægges Økonomiudvalget til godkendelse i efteråret 2006.

Økonomiske konsekvenser

Der vil være både årlige driftsomkostninger og etableringsomkostninger forbundet med etableringen af kontaktcentret.

De årlige driftsudgifter skønnes at ville udgøre ca. 0,93 mill. kr. excl. moms.

Tabel 2. Årlige driftsudgifter til kontaktcenter

1.000 kr. excl. Moms, 2006 p/l-niveau
Husleje*	780
Driftsudgifter	150
I alt	930

^{*: Markedsleje
for nyistandsat kontorlejemål er sat til 1.150 kr. excl. moms., men på grund af
særlige faciliteter i kontaktcenter er der her benyttet et nøgletal på 1.300
kr. pr. m2.}

Etableringen af kontaktcentret indebærer bl.a., at de nuværende telefoncentraler lægges sammen. Økonomisk set vil det medføre en fordel i form af besparelse på faste omkostninger i de nuværende omstillinger, herunder husleje. I forbindelse med overførslen af medarbejdere fra forvaltningerne, overføres der et overhead-beløb pr. medarbejder, hvilket vil indgå i finansieringen.

Kontaktcentret skønnes at kunne blive etableret indenfor en ramme på ca. 18,3 mill. kr. excl. moms, jf. tabellen nedenfor.

Tabel 3. Økonomisk ramme til etablering af kontaktcenter i 2007

1.000 kr. excl. moms 2006 p/l-niveau
Indretning m.m.*	2.650
Ramme til deponering**	15.600
I alt	18.250

^{*: På baggrund af indretningskonceptet og
erfaringer fra etablering af 4 borgerservicecentre er udgiften til indretning
sat til 65.000 kr. excl. moms pr. medarbejder. Udgiften er mindre end til
borgerservicecenter, da der fx ikke er udgift til en reception.}

**: Da man endnu ikke kender de konkrete ejendomme, er deponeringsbeløbet baseret på interne rentes metode (5 %).

Den endelige adresse forelægges Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse, hvis der indgås aftaler i private lejemål.

2. 2. Lokaler til udvidelse af borgerservicecenter på Trianglen og på Jarmers Plads

Følgende forhold betyder, at der er behov for at udvide borgerservicecentret på Trianglen og på Jarmers Plads og at foretage mindre indretningsmæssige ændringer på de øvrige borgerservicecentre:

· 1. januar 2007 overtager kommunerne som led i kommunalreformen opgaverne vedr. pas og kørekort

· Københavns Erhvervskontaktcenter starter op pr. 1. januar 2007

Pas og kørekort

Politiet vurderer, at der årligt vil være ca. 100.000 henvendelser vedr. pas og kørekort i København.

Arbejdsgangsanalyser af opgaveløsningen ift. pas og kørekort har vist, at de nye opgaver indeholder en række ikke-borgerrettede opgaver i form af afstemning af kasse, bogholderi, arkivering mv. Ligeledes involverer kørekortsopgaven mange henvendelser fra kørelærer vedr. tidsbestilling til teori- og køreprøver.

Vurderingen af lokalebehovet tager udgangspunkt i den nuværende it-understøttelse og den nuværende arbejdsgang. Der vil derfor på nuværende tidspunkt være behov for betragtelige arkivmuligheder i forbindelse med både pas- og kørekortopgaven.

Økonomiforvaltningen vurderer, at der er behov for i alt 14 medarbejdere til at løse de nye opgaver, heraf vil 8 personer (2 pers. pr. center) være beskæftigede med borgerrettede opgaver.

På den baggrund foreslås det, at borgerservicecentrene udvides og indrettes med henblik på at kunne varetage de nye kommunale opgaver - pas og kørekort fra 1. januar 2007.

For at kunne optimere arbejdsgangene og for at kunne implementere pas og kørekort til 1. januar 2007 - i første omgang indenfor de nuværende fysiske rammer - foreslås det nedenfor, at de ikke borgerrettede opgaver i relation til pas og kørekort samles i en såkaldt back-office-funktion, sammen med back-office-funktionerne på sygesikringsområdet.

Erhvervskontaktcenter

Økonomiudvalget besluttede den 20. juni 2006 at sende indstillingen vedr. etablering af Københavns Erhvervskontaktcenter (ØU 240/06) i høring i de stående udvalg.

Indstillingen indebærer, at der etableres et erhvervskontaktcenter som et callcenter, således at der nu kun er et telefonnummer, som man skal bruge. Herefter er det kommunens opgave at sikre, at virksomheden guides til de rigtige informationer, sagsbehandlere mm.

Erhvervskontaktcentret etableres i tilknytning til borgerservicecentret på Jarmers Plads. Det vurderes, at der vil blive tilknyttet 2 personer til centret på kort sigt fra primo 2007.

På sigt planlægges erhvervskontaktcentret etableret sammen med kontaktcentret for hele kommunen.

Forslag til udvidelser og indretningsmæssige ændringer i nuværende borgerservicecentre

Følgende lokaleudvidelser og indretningsmæssige ændringer foreslås på baggrund af ændringerne i opgaverne foretaget:

Tabel 4. Udvidelser og ændringer i de 4 nuværende borgerservicecentre

	Lokaleudvidelse	Indretningsmæssige ændringer
Jarmers Plads	Lokalet, som tidligere er blevet anvendt af Skat Øresund, overtages af Københavns Borgerservicecenter (i alt 225m²)	Der etableres ekstra arbejdspladser i lokalerne mv. Ny kasseterminal
Trianglen	Lokalerne udvides med nye lokaler på Østerbrogade 29 i tilknytning til lokalerne på Trianglen - i alt 205m²	Der etableres ekstra arbejdspladser i nye lokaler mv. Nyt mødelokale mv. Ny kasseterminal
Amager Centret	-	Mindre ændringer Ny kasseterminal
Vanløse Torv	-	Mindre ændringer Ny kasseterminal

Økonomiske konsekvenser

Lokaleudvidelsen på Trianglen og Jarmers Plads og gennemførelsen af de indretningsmæssige ændringer vil medføre følgende etableringsudgifter:

Tabel 5. Etableringsudgifter i 2006

1.000 kr. excl. moms, 2006 p/l-niveau	Jarmers Plads	Vanløse Torv	Trianglen	Amager centret	I alt
Tomgangsleje*	0	0	140	0	140
Ombygning	100	100	1.800	200	2.200
Indretning**	100	100	300	200	700
Ramme til deponering***	0	0	1.500	0	1.500
I alt	200	200	3.740	400	4.540

^{*: Skat Øresunds lokaler står tomme, og huslejen
betales i dag af Økonomiforvaltningen. Tomgangslejen er derfor sat til 0. På Trianglen
dækker tomgangshuslejen 1. marts 2006-1.december 2006.}

^{**: Beløb er
baseret på konkrete indretningsoverslag fra arkitekt.}

^***:Da man endnu ikke kender de konkrete ejendomme, er deponeringsbeløbet baseret på interne rentes metode (5 %).

Ved etableringen af de 4 servicecentre blev der i henhold til de interne deponeringsregler afsat 5 mill. kr. i deponering til Skat Øresunds lokaler.

De årlige driftsomkostninger ved lokaleudvidelsen på Trianglen og på Jarmers Plads udgør 0,5 mill. kr.

Tabel 6. Øgede årlige driftsudgifter til lokaler

1.000 kr. excl. moms, 2006 p/l-niveau

Jarmers Plads

Vanløse Torv

Trianglen

Amager centret

I alt

Husleje inkl. drift

340

185

525

3. Lokaler til etablering af back-office-funktion

Med henblik på at kunne optimere arbejdsgangene og for at kunne implementere pas og kørekort til 1. januar 2007 - og i første omgang indenfor de nuværende fysiske rammer - foreslås det, at der sker en samling af back-office-funkt ionerne vedr. pas og kørekort og af back-office-funktionerne vedr. sygesikringsområdet.

I de nuværende borgerservicecentre er udgangspunktet, at en stor del af de opgaver, som borgeren henvender sig om, kan løses på stedet. I indretningskonceptet er størstedelen af arealet således afsat til rum/arealer, hvor borgerne henvender sig og bliver betjent. Der er kun i begrænset omfang afsat rum/areal til ikke-borger relaterede opgaver (back-office-funktioner).

Siden etableringen af Københavns Borgerservice i 2004 er der imidlertid sket visse ændringer i opgavelisten, der betyder, at Københavns Borgerservice på nogle opgaveområder har overtaget 'hele opgaven', dvs. også de administrative back-office-funktioner. Det er bl.a. tilfældet på sygesikringsområdet, hvor de administrative opgaver som attestation, anvisning, beregning og udbetaling er placeret i Københavns Borgerservice. Det vurderes, at der er i alt 4 årsværk knyttet til disse administrative back-office-funktioner på sygesikringsområdet.

For at der fortsat kan fastholdes en klar skelnen mellem der, hvor borgerne kommer og så der, hvor papirarbejdet og arbejdet med ikke-borger relaterede opgaver løses, foreslås det, at back-office-funktionerne samles på én lokalitet.

En samling af back-office-funktionerne betyder, at netto-lokalebehovet i de 4 eksisterende borgerservicecentre som følge af de nye opgaver kan begrænses.

På den baggrund foreslås det, at der i 2006 etableres en back-office-funktion, som løser ikke-borgerrelaterede administrative opgaver for borgerservicecentrene.

I takt med, at der etableres borgerservicecentre i alle bydele, kan der opstå behov for at samle flere administrative opgaver i et administrativt fællesskab som back-office-funktionen udgør.

I den nye back-office-funktion skal der være plads til ca. 10 medarbejdere. Udover arbejdsområdet, skal der være plads til et mindre venteområde, en del arkivplads og medarbejderfaciliteter (toiletter, frokostrum mm). Som i borgerservicecentrene er lokalebehovet vurderet til 25m² pr. medarb. inkl. baglandsfunktioner. I alt er der behov for 250 m² i back-office-funktionen.

Som med kontaktcentret er der i første omgang søgt efter ledige lejemål blandt kommunens egne ejendomme for at undgå deponering. I lokalesøgningen har der således indgået overvejelser om at placere back-office i kommunens egen ejendom på Ottiliavej 1, stuen, men bygningen indgår nu i beslutningen om at etablere en samlet koncernservice i Københavns Kommune.

Kommunens egen ejendomsportefølje er stort set udlejet, hvorfor det er sandsynligt, at back-office-funktionen skal placeres i private lejemål. Den økonomiske ramme, som der nedenfor foreslås afsat til etablering af back-office, er derfor baseret på nøgletal for, hvad markedslejen som nyistandsat kontorlejemål er i dag samt på erfaringstal for indretning af de nuværende 4 borgerservicecentre.

De samlede etableringsomkostninger er vurderet til 6,4 mill. kr. incl. deponering.

Tabel 7: Etableringsudgifter i 2006

1.000 kr. excl. moms, 2006 p/l-niveau
Indretning m.m.*	650
Ramme til deponering**	5.750
I alt	6.400

^{*: Ud fra
erfaringer fra etableringen en borgerservicecentrene afsættes der 65.000 kr.
excl. moms pr. medarbejder til indretning.}

^**:Da man endnu ikke kender de konkrete ejendomme, er deponeringsbeløbet baseret på interne rentes metode (5 %).

De årlige driftsudgifter til lokaler er skønnet til 350.000 kr. excl. moms.

Tabel 8: Årlige driftsudgifter til lokaler

1.000 kr. excl. moms, 2006 p/l-niveau
Husleje	288
Driftsudgifter	62
I alt	350

ØKONOMI

Nedenfor er opsummeret de lokale-økonomiske konsekvenser af etableringen af et kontaktcenter samt af udvidelse af eksisterende borgerservicecentre og etablering af en back-office-funktion.

Deponering

Ifølge gældende lovgivning (Lånebekendtgørelsen §4 stk. 5), skal kommunen ved indgåelse af nye 3. mands lejemål, med kommunen som lejer og 3. mand som udlejer, deponere et beløb, der svarer til det højeste beløb af 1. opførelsesomkostningerne / anskaffelsesomkostningerne incl. moms eller 2. værdien af ejendommen ved den seneste offentlige vurdering. Formålet med lovgivningen er at sidestille erhvervelse eller etablering af en ejendom med indgåelse af nyt lejemål. Beløbet skal deponeres i 10 år, hvorefter der frigives en femtendedel årligt i 15 år.

Ved etablering af de 4 nuværende borgerservicecentre var der ledig kapacitet ift. lånerammen, og de 4 borgerservicecentre var således alene omfattet af de interne deponeringsregler.

I forbindelse med udskillelsen af Københavns Energi, er Københavns Kommunes låneramme reduceret betragteligt. I det omfang, der er ledig låneramme, kan lånerammen således anvendes til at reducere det deponeringspligtige beløb – det må dog forventes, at der er behov for at afsætte midler til deponering iht. Indenrigsministeriets lånebekendtgørelse, jf. ovenfor.

Deponeringsbeløbet kan modregnes (reduceres) såfremt kommunen fraflytter eksisterende 3. mands lejemål (Lånebekendtgørelsen § 4 stk. 7). Modregningen kan ske, hvis der er en tids- og anvendelsesmæssige sammenhæng mellem lejemålene. Desuden er det muligt at søge om dispensation hos Indenrigs- og Sundhedsministeriet mhp. fritagelse for deponering.

I forbindelse med kommunalreformen har Indenrigs- og Sundhedsministeriet fx givet kommunerne en generel dispensation til at overtage AFs lejemål til etablering af jobcentre uden deponering. I Københavns Kommune var man imidlertid nødsaget til at finde eksterne lejemål til de nye jobcentre, da det ikke var muligt indenfor Københavns Kommunes ejendomsportefølje, at finde lokaler, der lever op til de krav til indretning, synlighed og adgangsforhold, der er stillet af staten. Københavns Kommune ansøgte derfor om en konkret dispensation for deponeringsreglerne med begrundelsen, at lokaleproblemerne først og fremmest skyldes kommunalreformen og de heraf afledte nye opgaver, der er pålagt kommunen indenfor beskæftigelsesområdet, uden at der er tilført økonomiske midler. Den 24. april 2006 fik Københavns Kommune således en dispensation for 'værdien' af de 120 medarbejdere, der blev overført fra Arbejdsformidlingerne.

Det kan overvejes at søge om dispensation som følge af, at kommunalreformen har medført nye opgaver i form af servicecentre, pas og kørekort samt genoptræning efter sygehusindlæggelse.

Udvidelse af eksisterende borgerservicecentre samt etablering af back-office-funktion i 2006

I 2006 udvides og indrettes de nuværende 4 borgerservicecentre, så de kan løse opgaverne vedr. pas og kørekort fra 1. januar 2007, ligesom der etableres en back-office-funktion med opstart 1. januar 2007.

I tabel 9 nedenfor er udgifterne til udvidelsen og indretningen af de 4 eksisterende centre beskrevet, mens de årlige driftsudgifter er beskrevet i tabel 10.

Udgifter til etablering og drift

Udgifterne til udvidelse og indretning af de 4 nuværende borgerservicecentre og til etablering af en back-office-funktion med opstart 1. januar 2007 udgør i alt 10,9 mill. kr.

Tabel 9. Etableringsudgifter i 2006: Udvidelse af eksisterende 4 centre samt etablering af back-office-funktion

Mill. kr. – 2006 P/L	Udvidelse af eksisterende borgerservicecentre	Etablering af back-office-funktion	I alt
Tomgangsleje	0,1	0	0,1
Ombygning	2,2	0	2,2
Indretning	0,7	0,6	1,3
Deponering	1,5	5,75	7,25
I alt	4,5	6,4	10,9

Udgifterne til driften af de nye lokaler til de 4 eksisterende borgerservicecentre og til back-office-funktionen udgør 0,85 mill. kr. årligt fra 2007 og frem.

Tabel 10. Årlige driftsudgifter, nye lokaler i 4 eksisterende centre samt back-office-funktion

Mill. kr. – 2006 P/L	Udvidelse af eksisterende borgerservicecentre	Etablering af back-office-funktion	I alt
Husleje	0,5	0,288	0,788
Driftsudgifter	0	0,062	0,062
I alt	0,5	0,35	0,85

Finansiering

Det samlede finansieringsbehov til etablering i 2006 fremgår nedenfor.

Tabel 11. Finansiering i 2006

Aktivitet, mill. kr., 2006 P/L	Udgift
Udvidelse af og indretning af Borgerservicecentret på Trianglen	3,7
Indretning af borgerservicecentrene på Jarmers Plads, Vanløse Torv og Amager centret.	0,8
Etablering af back-office-funktion	6,4
Finansieringsbehov i alt	10,9

Konkret foreslås det, at 3,7 mill. kr. til udvidelse og indretning af Borgerservicecentret på Trianglen finansieres af Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning). Dele af arbejdet udføres af Københavns Ejendomme, hvorfor der i den forbindelse gives en tillægsbevilling på 2,1 mill. kr. i 2006 til Kultur- og Fritidsudvalgets bevilling: Københavns Ejendomme, funktion 6.51.3 (Sekretariat og forvaltning) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning).

Under forudsætning af, at der anvises finansiering, foreslås det, at Københavns Ejendomme bemyndiges til at indgå aftale om udvidelse af det eksisterende lejemål i Københavns Borgerservice Trianglen indenfor den anførte ramme til udvidelse og indretning.

Det foreslås desuden, at 0,8 mill. kr. til indretning af borgerservicecentrene på Jarmers Plads, Vanløse Torv og Amager centret finansieres af Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning). Dele af arbejdet udføres af Københavns Ejendomme, hvorfor der i den forbindelse gives en tillægsbevilling på 0,8 mill. kr. i 2006 til Kultur- og Fritidsudvalgets bevilling: Københavns Ejendomme, funktion 6.51.3 (Sekretariat og forvaltning) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning).

Udgifterne til etablering af back-office-funktionen (6,4 mill. kr.) foreslås finansieret i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007. Hvis der indgås aftale i private lejemål, forelægges den endelige adresse Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse.

De årlige driftsudgifter på 0,85 mill. kr. foreslås finansieret af Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning).

Etablering af kontaktcenter

I 2007 etableres et kontaktcenter. I tabel 12 nedenfor er udgifterne til etablering af kontaktcentret beskrevet, mens driftsudgifterne er beskrevet i tabel 13.

Kontaktcenter

Udgifter til etablering og drift

I forbindelse med etableringen af kontaktcentret vil der være udgifter til ombygning og indretning. Udgifterne hertil udgør i alt 18,3 mill. kr.

Lokale-driftsudgifterne udgør i alt 0,93 mill. kr. årligt.

Finansiering

Udgifterne til etablering og driften af de nye lokaler til kontaktcentret indgår i indstillingen om videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af et kontaktcenter (ØU 317/06), som behandles parallelt med nærværende indstilling.

Finansieringsbehovet søges dækket ved budgetforhandlingerne. Bemyndigelsen til Københavns Ejendomme til at indgå lejemål indenfor rammen afhænger således af, at der opnås finansiering heraf ved budgetforhandlingerne.

Tabel 12. Etableringsudgifter i 2007/2008: Kontaktcenter

Mill. kr. – 2006 P/L	Kontaktcenter
Indretning	2,7
Deponering	15,6
I alt	18,3

Tabel 13. Årlige driftsudgifter til lokaler i kontaktcenter

Mill. kr. – 2006 P/L	Kontaktcenter
Husleje	0,78
Driftsudgifter	0,15
I alt	0,93

MILJØVURDERING

Miljøvurderingen tager udgangspunkt i Københavns Kommunes miljømæssige retningslinier for bygge- og anlægsarbejder beskrevet i "Miljø i byggeri og anlæg" vedtaget af BR den 23. februar 2006. Heri beskrives en række minimumskrav og anbefalinger samt et idékatalog med anbefalede virkemidler, hvor minimumskravene er forpligtende for byggeri, mens anbefalinger ikke er forpligtende og kan indgå som virkemidler.

Projekterne omfatter pr imært mindre ombygninger af eksisterende ejendomme og har derfor ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser.

Minimumskrav:

Ny - og ombygning af de fire Borgerservicecentre, back-office funktion og Kontaktcenter følger og opfylder de miljømæssige minimumskrav, opdelt på 9 temaer, som er beskrevet i " Miljø i byggeri og anlæg". Da der er tale om mindre ombygningsarbejder uden væsentlige miljømæssige konsekvenser gennemføres miljørigtig projektering ikke som selvstændig aktivitet men integreret i det øvrige projekteringsarbejder og kvalitetssikringen heraf.

Anbefalinger:

Ingen af de anbefalinger, som er videregående miljøkrav end de ovenfor nævnte minimumskrav der er beskrevet i "Miljø i byggeri og anlæg", er fulgt i de aktuelle projekter, da der er tale om mindre ombygninger i eksisterende ejendomme.

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

Indstillingen sendes i høring i Kultur- og Fritidsudvalget. Indstillingen behandles i Kultur- og Fritidsudvalget den 7. september 2006.

Claus Juhl /Bjarne Winge

Bilag

Høringssvar KFF

Til top