Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde onsdag den 14. juni 2006

 

 

BR 369/06

Anlægsbevilling til Vesterbro Ny Skole

Anlægsbevilling til Vesterbro Ny Skole

 

 

Indstilling om,

at                         der gives en tillægsbevilling på 3,8 mio. kr. til dækning af merudgifter i forbindelse med gennemførelsen af helhedsplanen for Vesterbro Ny Skole. Der anvises dækning for udgiften på 3,8 mio. kr. i 2006 på konto 3.01.3, rådighedsbeløb til folkeskoler på Børne- og Ungdomsudvalgets budget for 2006, samt

at udgifterne på 1,3 mio. kr. til forstærkning af konstruktionerne i skolens mellembygning under den eksisterende tandklinik afholdes inden for Københavns Ejendommes vedligeholdelsesbudget 2006, konto 3.01.1.

 

Det bemærkes, at af den samlede bevilling overføres 3,77 mio. kr. til Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns Ejendomme, konto 3.01.3.

 

Det forudsættes endvidere, at eventuelle merudgifter som følge af byggeriets standsning afholdes af Børne- og Ungdomsudvalget, eller at Børne- og Ungdomsudvalget alternativt anviser kompenserende besparelser i projektet.

(Børne- og Ungdomsudvalget)

 

 

 

INDSTILLING

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget, at udvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

 

at      der gives en tillægsbevilling på 3,8 mio. kr. til dækning af merudgifter i forbindelse med gennemførelsen af helhedsplanen for Vesterbro Ny Skole. Der anvises dækning for udgiften på 3,8 mio. kr. i 2006 på  konto 3.01.3, rådighedsbeløb til folkeskoler på Børne- og Ungdomsudvalgets budget for 2006

 

at     forslaget efter procedure for inddragelse af Kultur- og Fritidsudvalget i anlægsbevillinger pr. 1. januar 2006 sendes til udtalelse i Kultur- og Fritidsudvalget inden behandlingen i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen

 

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 5. april 2006

Indstillingen blev godkendt.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller

at Kultur- og Fritidsudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"På baggrund af de foreliggende oplysninger har Kultur- og Fritidsudvalget følgende bemærkninger til Børne- og Ungdomsudvalgets indstilling om Anlægsbevilling til Vesterbro Ny Skole. Der henvises i øvrigt til de forudsætninger og bemærkninger der fremgår af indstillingen og de vedlagte bilag, herunder det administrative høringssvar Københavns Ejendomme tidligere har afgivet til sagen."

 

 

Vedrørende Børne- og Ungdomsudvalgets indstilling om tillægsbevilling på 3,8 mio. kr.

Til dækning af merudgifter i forbindelse med gennemførelsen af helhedsplanen for Vesterbro Ny Skole søges en tillægsbevilling på 3,8 mio. kr., udgiften afholdes i 2006. Af den samlede bevilling overføres 3,77 mio. kr. til Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns Ejendomme, konto 3.01.3.

På grund af den forventede merudgift har det været nødvendigt at sætte dele af det igangværende byggeri i stå, indtil en tillægsbevilling til merudgifterne er endeligt godkendt i Borgerrepræsentationen. Denne standsning af byggeriet vil antageligt medføre yderligere udgifter til forlænget drift af byggeplads og til kompensation for de udførende entreprenørers stilstandsomkostninger. 

Kultur- og Fritidsudvalget forudsætter at eventuelle merudgifter som følge af byggeriets standsning afholdes af Børne- og Ungdomsudvalget, eller at Børne- og Ungdomsudvalget alternativt anviser kompenserende besparelser i projektet.

 

Vedrørende udgifter til forstærkning af konstruktionerne i skolens mellembygning

I forbindelse med byggesagens gennemførelse blev man opmærksom på, at konstruktionen under skolens eksisterende tandklink ikke har den fornødne styrke. Af sikkerhedsmæssige årsager er foretaget en midlertidig afstivning, som imidlertid hindrer byggesagens færdiggørelse. I indstillingen forudsættes, at Københavns Ejendomme afholder udgiften til permanent forstærkning af konstruktionen under tandlægeklinikken, udgiften finansieres således ikke indenfor den søgte tillægsbevilling.

Det er Kultur- og Fritidsudvalgets principielle opfattelse, at der ved de omhandlede arbejder ikke er tale om et vedligeholdelsesarbejde, og at finansieringen af sådanne større udgifter til udbedring af eksisterende fejl/mangler knyttet til overførte ejendomme ikke bør dækkes via vedligeholdelsesbudgettet. Finansieringen af denne type udgifter via vedligeholdelsesbudgettet vil kunne få konsekvenser for den politisk vedtagne prioritering af vedligeholdelsesmidlernes anvendelse. På denne baggrund indstiller Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, at udgiften på 1,3 mio. kr. til forstærkning af konstruktionerne under den eksisterede tandklinik dækkes via puljen til uforudsete udgifter under Økonomiudvalget.

Det bemærkes, at der på Københavns Ejendommes vedligeholdelsesbudget for 2006 er afsat en mindre pulje til uforudsete vedligeholdelsesudgifter, som på nuværende tidspunkt stadig rummer frie midler. Såfremt Borgerrepræsentationen ikke tiltræder Kultur- og Fritidsudvalgets indstilling og Børne- og Ungdomsudvalget ikke finansierer merudgifterne via en tillægsbevilling med dækning inden for Børne- og Ungdomsudvalgets anlægsramme, vil der i givet fald kunne anvises dækning for udgiften på 1,3 mio. kr. inden for Københavns Ejendommes vedligeholdelsesbudget 2006 konto 3.01.1. En udsættelse af sagen grundet manglende afklaring af finansieringen vil forsinke og fordyre projektet yderligere, og kan derfor ikke anbefales."

 

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 4. maj 2006

Et enigt Kultur- og Fritidsudvalg besluttede at indstille, at udgifterne på 1,3 mio. kr. til forstærkning af konstruktionerne i skolens mellembygning under den eksisterende tandklinik afholdes inden for Københavns Ejendommes vedligeholdelsesbudget 2006, konto 3.01.1.

Den således ændrede indstilling blev tiltrådt. 

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

 

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form."

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 30. maj 2006

Anbefalet.

 

 

 

RESUME

Borgerrepræsentationen godkendte på mødet den 9. juni 2004 helhedsplanen for sammenlægning  af Alsgades Skole og Ny Carlsberg Vejens Skole til Vesterbro Ny Skole samt en anlægsbevilling på  20,61 mio. kr. til de nødvendige bygningsarbejder i forbindelse med sammenlægningen.

 

Den økonomiske ramme for sammenlægningen er udarbejdet på baggrund af en helhedsplan for Vesterbro Ny Skole. Vurderingen af økonomien på helhedsplanniveau er meget usikker, fordi det på dette overordnede niveau er vanskeligt, at tage højde for eksempelvis konstruktionsmæssige forhold eller forurening. Forvaltningen udarbejder derfor normalt mere detaljerede projektforslag på de enkelte projekter for at få en mere præcis vurdering af økonomien, før der søges bevilling.

 

Af hensyn til ønsket om en hurtig sammenlægning af de to skoler valgte forvaltningen imidlertid at søge bevilling til hele projektet på baggrund af helhedsplanen. Det har nu vist sig, at der er opstået en uforudsete forhold, som betyder, at der er merudgifter til projektet på i alt 3,8 mio. kr.

 

Københavns Ejendomme (KEjd) har fremsendt en redegørelse om årsagerne til merudgifterne, som blandt andet hænger sammen med usikkerheden i plangrundlaget,  myndighedskrav og konstruktionsmæssige problemer. Redegørelsen er vedlagt som bilag 1.

 

På baggrund af ovenstående indstiller forvaltningen, at der gives en tillægsbevilling på 3,8 mio. kr. til dækning af merudgifter i forbindelse med gennemførelsen af helhedsplanen for Vesterbro Ny Skole. Af den samlede bevilling overføres 3,77 mio. kr. til Københavns Ejendomme.

 

Ifølge bevillingsreglerne er det nødvendigt at sætte det igangværende byggeri i stå, indtil en tillægsbevilling til merudgifterne er endeligt godkendt i Borgerrepræsentationen. Standsningen af byggeriet med deraf følgende kompensation til entreprenøren indtil sagen er endelig godkendt i Borgerrepræsentationen (medio juni 2006) vil i givet fald medføre yderligere merudgifter, der skønnes til 0,5 – 1,0 mio. kr.  Hertil kommer de gener og problemer, som en forsinkelse af byggeriet vil medføre for skolen.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I forbindelse med beslutningen om sammenlægning af Alsgades Skole og Ny Carlsberg Vejens Skole besluttede Borgerrepræsentationen, at der som et rammebeløb til nødvendige forbedringer, skulle afsættes 20 mio. kr. (BR 549/03).

 

På den baggrund godkendte Borgerrepræsentationen på mødet den 9. juni 2004 helhedsplanen for sammenlægning af Alsgades Skole og Ny Carlsberg Vejens Skole til Vesterbro Ny Skole med samlet 4 spor inklusiv 10. klassecenter. Samtidig blev en anlægsbevilling på i alt 20,61 mio. kr. (2004 priser) til de nødvendige bygningsarbejder (BR 298/04) godkendt.

 

Helhedsplanen havde først og fremmest til formål, at få de to hidtil adskilte skoler til at fungere som én sammenhængende skole og via bygningsmæssige ændringer skabe grundlag for en fælles kultur på skolen.

 

I planen indgik derfor etablering af:

·        Ny fælles multisal i skolegården i stedet for 2 af de eksisterende gymnastiksale

·        Et samlet pædagogisk center (i de tidligere gymnastiksale)

·        En samlet administration

·        Et samlet lærerværelse

·        Fælles bespisningsordning

 

Efter den nødvendige projektering og udbud blev byggeriet af multisalen m.m. sat i gang i sommeren 2005.

 

Som hovedregel fastlægges de økonomiske rammer for udbygningen på den enkelte skole ud fra den helhedsplan, der udarbejdes i forbindelse med udbygningen af skolerne. Helhedsplanen kan i den forbindelse bedst sammenlignes med skitserede byggeprogrammer. Af helhedsplanen fremgår på et overordnet niveau, hvorledes man via bygningsmæssige ændringer kan nå det opstillede mål (primært den ønskede kapacitet). Samtidig beskrives en tidsplan (etapedeling) for, hvorledes planen kan gennemføres, og der foretages en overordnet vurdering af økonomien i projektet.

 

Selvom forvaltningen og de tilknyttede rådgivere forsøger at vurdere økonomien bedst muligt på helhedsplanniveau, er det umuligt på dette overordnede niveau at tage højde for alle forhold, for eksempel vedrørende forurening, konstruktionsmæssige forhold, særlige myndighedskrav osv. Vurderingen af økonomien på dette niveau er derfor behæftet med en betydelig usikkerhed (20-25 pct.).

 

Denne problemstilling har forvaltningen normalt søgt at tage højde for ved at udarbejde mere detaljerede projektforslag for de enkelte projekter for derved at opnå en mere præcis vurdering af økonomi og projekt, før der blev søgt bevilling til selve byggearbejderne.

 

Af hensyn til ønsket om så hurtigt som muligt at komme videre med sammenlægningen af de to skoler på Vesterbro til Vesterbro Ny Skole valgte forvaltningen imidlertid af tidsmæssige grunde i sin tid at søge bevilling til hele projektet. De økonomiske overslag i forbindelse med helhedsplanen har derfor dannet grundlag for den politiske beslutning vedrørende fastlæggelsen af den økonomiske ramme for projektet.

 

Den økonomiske usikkerhed, der jævnfør det ovenfor beskrevne, er forbundet med helhedsplanerne, har desværre nu vist sig i forbindelse med den konkrete sag, idet forvaltningen af Københavns Ejendomme (KEjd) er blevet orienteret om, at der aktuelt er merudgifter for i alt 3,8 mio. kr. KEjd har i den forbindelse fremsendt en redegørelse for merudgifterne og årsagerne hertil. Redegørelsen er vedlagt som bilag 1.

 

Forvaltningen skal i den forbindelse kort redegøre for de aktuelle problemer i forbindelse med byggeriet på Vesterbro Ny Skole.

Aktuelle problemer med byggeriet på Vesterbro Ny Skole

Baggrunden for merudgifterne i forbindelse med byggeriet på Vesterbro Ny Skole kan deles op i følgende poster:

 

Myndighedskrav	1,42 mio. kr.
Konstruktioner	0,70 mio. kr.
Vinterforanstaltninger	0,30 mio. kr.
Jordbundsforhold	0,54 mio. kr.
Andet	0,84 mio. kr.
I alt	3,80 mio. kr.

 

I forhold til "myndighedskrav" vedrører de 0,36 mio. kr. krav fra Plan og Arkitektur vedrørende ændring af facader. 0,25 mio. kr. vedrører etablering af elevator til tagterrasse som følge af skærpede tilgængelighedskrav i forbindelse med handicapadgang. Da skolen i øvrigt har mange trapper og etagespring, er det usikkert, hvor meget nytte man reelt vil få af investeringen i elevator til tagetagen. Der kan imidlertid ikke dispenseres fra kravet om elevator til tagetagen.

 

Merudgiften til "konstruktioner" hænger sammen med, at de bærende konstruktioner i skolens mellembygning ikke har den fornødne styrke til at bære belastningen ved etablering af nyt lærerværelse. Der er tale om en hængekonstruktion, hvor loftet hænger i tagkonstruktionen. I forbindelse med indretning af lærerværelse bliver vægten for voldsom, og det er nødvendigt at forstærke gulvet. Der er i helhedsplanen ikke taget højde for disse konstruktionsmæssige problemer.

 

Merudgiften til "vinterforanstaltninger" skyldes, at der på grund af forsinkelserne af byggesagen har været øget behov for vinterforanstaltninger.

 

I forhold til "jordbundsforhold" er den største post fjernelse af uforudset betondæk under skolegården, som der ikke var taget højde for i helhedsplanen.

 

Under "andet" er især merudgifter, som skyldes den generelle udvikling på byggemarkedet, som er præget af markante prisstigninger.

 

Yderligere konstruktionsmæssige problemer

I forbindelse med byggesagen blev man opmærksom på, at man ved tidligere indretning af tandklinik ikke har taget højde for, at den bærende konstruktion ikke har styrke til indretning af nye faciliteter. Dette problem skal udbedres, da der allerede er begyndt at vise sig revner og lignende. Sagen har imidlertid ikke noget med selve byggesagen at gøre. Problemstillingen løses derfor ved, at KEjd afholder udgiften til udbedring af konstruktionen via vedligeholdelsesmidler. KEjd har i den forbindelse tilkendegivet, at man ønsker en principiel drøftelse af finansieringen af sådanne større udgifter til udbedring af eksisterende fejl og mangler knyttet til overførte ejendomme.

 

Konklusion og beslutningsoplæg

Årsagen til de forventede merudgifter er dels den usikkerhed, der har været i plangrundlaget, dels mangelfuld rådgivning i sagen. Børne- og Ungdomsforvaltningen har sammen med KEjd vurderet muligheden for at søge erstatning for dårlig rådgivning, men det er vurderingen, at dette ikke er en mulighed.

 

I forbindelse med den dårlige rådgivning har det blandt andet været utilfredsstillende, at rådgiveren først så sent i forløbet får overblik over økonomien. Det sene overblik over økonomien bevirker, at der ikke er mulighed for at foretage besparelser i projektet. Det er vurderingen, at idéen bag byggeprojektet som helhed vil blive ødelagt, hvis der sker besparelser i projektet. Det er desuden afgørende, at der etableres en samlet administration og et fælles lærerværelse, hvis skolen skal fungere som én sammenhængende skole.

 

På baggrund af ovenstående indstiller forvaltningen, at der gives en tillægsbevilling på 3,8 mio. kr. til dækning af merudgifter i forbindelse med gennemførelsen af helhedsplanen for Vesterbro Ny Skole. Det er en forudsætning, at KEjd afholder udgiften til forstærkning af konstruktionen under tandlægeklinikken.

 

Tidsplan
Ifølge bevillingsreglerne vil det være nødvendigt at sætte det igangværende byggeri i stå, indtil der i givet fald om ca. 3 mdr. foreligger en endelig godkendelse i Borgerrepræsentationen af en tillægsbevilling til dækning af merudgifterne.

 

Standses byggeriet, vil entreprenører og rådgivere være berettiget til kompensation – en yderligere merudgift, som afhængig af den konkrete situation vurderes til 0,5 – 1,0 mio. kr., og som man i givet fald ikke vil få konkrete byggearbejder eller forbedringer ud af. Hertil skal lægges de gener og problemer, som en forsinkelse af byggeriet vil få for skolen.

 

Under forudsætning af, at indstillingen vedrørende tillægsbevilling godkendes i Borgerrepræsentationen umiddelbart inden sommerferien, og byggeriet ligger stille indtil da, er det vurderingen at byggeriet vil kunne afsluttes omkring 1. dec. 2006.

 

Kan det undgås, at  byggeriet ikke standses, vil det være muligt at afslutte byggearbejderne i løbet af sommeren 2006, så skolen kan flytte ind og tage de nye lokaler i brug ved skolestart i august d.å. Dog tages forbehold for, at en aktuel vandskade ikke viser sig væsentligt alvorligere end hidtil vurderet.

 

Økonomi

Der ansøges om anlægsbevilling på 3,8 mio. kr. Af den samlede bevilling overføres 3,77 mio. kr. til Københavns Ejendomme inklusive 1,5 % af det samlede administrationsbidrag på 2,2 % .

 

Udgiften afholdes i 2006. Der kan anvises dækning for udgifterne på 3,8 mio. kr. på konto 3.01.3, folkeskoler, anlæg, Børne- og Ungdomsudvalgets budget for 2006.

 

Projektet indgår i udbygningsoversigten for 2004-07. Der er i den seneste revision (2005) inden for perioden afsat i alt 2,6 mio. kr. til udbygning af Vesterbro Ny Skole. Merudgifterne på 3,8 mio. kr. finansieres via Børneplanen og vil blive indarbejdet i den kommende revision af Børneplanen. Afholdelse af merudgifterne må i givet fald forventes at medføre, at andre projekter må udskydes.

 

Ved en standsning af byggeriet forventes yderligere merudgifter, som afhængig af den konkrete situation vurderes til 0,5 – 1,0 mio. Der skal i givet fald søges om en tillægsbevilling hertil, når eventuelle merudgifter er endelig opgjort.

 

Miljøvurdering

Sagen er omfattet af Børne- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes. Sagen er miljøvurderet i forbindelse med Uddannelses- og Ungdomsudvalgets behandling af sagen den 5. maj 2004 (U 76/04). Der henvises derfor til denne miljøvurdering.

 

Høring

Vedlagt høringssvar fra Københavns Ejendomme af  22. marts 2006 (bilag 2).

 

KEjd har såvel i sit høringssvar som i redegørelsen vedrørende Vesterbro Ny Skole (bilag 1) tilkendegivet, at der i forhold til understøtningen af den eksisterende tandklinik ikke er tale om vedligeholdelsesarbejde i almindelig forstand" og fordi udgiften lægger beslag på en relativ stor andel af vedligeholdelsesbudgettets pulje til uforudsete udgifter", ønsker KEjd en principiel drøftelse af finansieringen af sådanne større udgifter til udbedring af eksisterende fejl/mangler knyttet til overførte ejendomme.

 

KEjd tilkendegiver som sin principielle opfattelse, at der ikke er tale om et vedligeholdelsesarbejde og at sådanne større udgifter til udbedring af eksisterende fejl/mangler knyttet til overførte ejendomme ikke bør dækkes via vedligeholdelsesbudgettet.

 

KEjd peger i den forbindelse på, at udgifterne bør dækkes via:

A.     En tillægsbevilling med dækning indenfor Børne- og Ungdomsudvalgets anlægsramme

B.     Puljen til uforudsete udgifter under Økonomiudvalget

C.     Vedligeholdelsesbudgettet 2006 for Københavns Ejendommes ejendomsportefølje, overgangspulje til uforudsete udgifter.

 

Børne- og Ungdomsforvaltningen deltager gerne i en drøftelse af den principielle problemstilling, men skal allerede her tilkendegive, at forvaltningen anser problemstillingen vedrørende tandklinikken for et rent driftsanliggende og dermed også både et praktisk og økonomisk ansvar, som udelukkende kan placeres i KEjd. KEjd har fået ejendommene overført med de problemer, der historisk måtte knytte sig til dem, ligesom man har fået overført de vedligeholdelsesmidler der hidtil har været placeret i fagforvaltningerne. 

 

Efter procedurerne for inddragelse af Kultur- og Fritidsudvalget i anlægsbevillinger  pr. 1. januar 2006 skal indstillingen sendes til udtalelse i Kultur- og Fritidsudvalget inden behandling i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

 

 

BILAG (Publiceret på nettet)

·      & nbsp; Bilag 1: KEjd´s redegørelse vedrørende merudgifterne på Vesterbro Ny Skole

·        Bilag 2: Høringssvar fra Københavns Ejendomme

·        Bilag 3: Referenceark Vesterbro Ny Skole

 

 

 

                                                   Peter Rasmussen   

                                                                                             Knud Langberg