Optagelse af internt lån til ny intranetplatform

Borgerrepræsentation skal tage stilling til et lån på 9,971 mio. kr. til implementering af ny intranetplatform i Københavns Kommune.

Indstilling

Indstilling om,

1. at der gives et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget på 3,5 mio. kr. i 2020 og 6,471 mio. kr. i 2021 til implementering af ny intranetplatform i Københavns Kommune.

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

(Kultur- og Fritidsudvalget)

Problemstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen implementerer en fælles intranetplatform for Københavns Kommune (KK). 

KK Intra består i dag teknisk af syv forskellige intranetsites - en for hver forvaltning med forskellige strukturer. Der er i alt ca. 25.000 brugere af intranetplatformen med over 5 mio. besøg om året. Den nuværende intranetplatform skal udskiftes inden november 2021, hvorefter den ikke længere supporteres af leverandøren. Herefter er der risiko for, at indhold og data på intranettet sikkerhedskompromitteres, og der vil blive lukket ned for de ansattes adgang til intranettet.

Udskiftningen af intranetplatformen foreslås finansieret via et internt lån på 3,5 mio. kr. på service i 2020 samt et internt lån på 6,471 mio. kr. på service i 2021. I alt 9,971 mio. kr. Lånet dækker:

• Den fulde implementering af en ny, fælles intranetplatform, der imødekommer centrale forretningskrav med fokus på synergier til andre fælles systemer som Office 365, eDoc og ServiceNow for at sikre den bedste og mest effektive brug af de forskellige systemer.

• Lokalt implementeringsarbejde i Socialforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Det interne lån optages af Kultur- og Fritidsforvaltningen, som efterfølgende opkræver de resterende forvaltninger for deres andel af projektet.

Implementeringen af grundplatformen koster 8,060 mio. kr., som afdrages med fordelingsnøglen 1:7 mellem de syv forvaltninger.

Det lokale implementeringsarbejde i forvaltningerne vurderes at koste 6,813 mio. kr., hvoraf 4,902 mio. kr. finansieres sideløbende af de øvrige forvaltninger og 1,911 mio. kr. indgår i det interne lån. Her afdrager Socialforvaltningen (1,065 mio. kr.) og Kultur- og Fritidsforvaltningen (0,846 mio. kr.). De øvrige forvaltninger har ikke ønsket et lån til deres lokale implementeringsarbejde.

Totalt vil der således være tale om et samlet internt lån på 9,971 mio. kr.

Tabel 1. Oversigt over udgifter til implementering af ny intranetplatform (1.000 kr.)

Service, 2020	2020	2021	I alt
Implementering af grundplatform for nyt intranet	3.500	4.560	8.060
Lokal implementering i SOF	-	1.065	1.065
Lokal implementering i KFF		0.846	0.846
I alt	3.500	6.471	9.971

SOF = Socialforvaltningen
KFF = Kultur- og Fritidsforvaltningen

Kultur- og Fritidsforvaltningen er ansvarlig for implementeringen af den nye intranetplatform og leder det tværgående arbejde med at sætte strategisk retning for fremtidens digitale arbejdsplads. Kultur- og Fritidsforvaltningen bliver også ansvarlig for et nyt, fælles finansieret driftssamarbejde for intranettet på tværs af Københavns Kommune. Forvaltningen varetager allerede denne opgave for det borgervendte web, og har således kompetencerne til at sikre synergier i det fælles samarbejde på tværs af de syv forvaltninger.

Driftsomkostningerne til det nye fælles serviceejerskab ligger i 2021-2022 på 1,8 mio. kr. årligt og fra 2023 og frem på 1,5 mio. kr. årligt, der fordeles efter samme model som implementeringsomkostningerne til grundplatformen, dvs. 1:7 mellem forvaltningerne.

Der vil samlet set være udgifter til tilbagebetaling af de to lån på 10.076 t. kr. i hele afdragsperioden.

Det første interne lån (2020) tilbagebetales over en 4-årig periode svarende til 884 t. kr. pr år i perioden 2021-2024. Det andet interne lån (2021) tilbagebetales over en 4-årig periode, svarende til 1.635 t. kr. pr. år i perioden 2022-2025. Den interne rentesats udgør 0,7 pct.

Økonomi

De bevillingsmæssige konsekvenser som følge af optagelsen af det interne lån er opstillet i tabel 2.

Tabel 2. Forventede bevillingsmæssige konsekvenser

At-punkt	Udvalg	Bevilling (nr. og navn)	Indtægt (I) / Udgift (U)			Beløb i 1.000 kr.* (2020 P/L)				I alt
				2020	2021	2022	2023	2024	2025
	KFU	1060 Service	U	3.500	-884	-884	-884	-884	0	-36
	ØU	Finansposter	U	-3.500	884	884	884	884	0	36
	KFU	1060 Service	U	0	6.471	-1.635	-1.635	-1.635	-1.635	-69
	ØU	Finansposter	U	0	-6.471	1.635	1.635	1.635	1.635	69
I alt	-	-	-	0	0	0	0	0	0	0

 

KFU = Kultur- og Fritidsforvaltningen
ØU = Økonomiudvalget

Det bemærkes, at der er tale om servicemidler, hvorfor der kræves henholdsvis 3,5 mio. kr. servicemåltal i 2020 og 6,471 mio. kr. i 2021. I de efterfølgende år frigives der servicemåltal i takt med afdrag på lånene. 

Tabel 3. Forventet forløb af lån i afdragsperioden (1.000 kr.)

Forløb af lånet i afdragsperioden	2021	2022	2023	2024	2025	I alt
Gæld ultimo året	2.634	1.762	884	0	0	-
Afdrag (inkl. renter) i året)	884	884	884	884	0	3.536
Gæld ultimo året	0	4.870	3.258	1.635	0	-
Afdrag (inkl. Renter) i året	0	1.635	1.635	1.635	1.635	6.540

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes, igangsættes arbejdet med implementeringen af den nye intranetplatform.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der gives et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget på 3,5 mio. kr. i 2020 og 6,471 mio. kr. i 2021 til implementering af ny intranetplatform i Københavns Kommune.

 

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 10. marts 2020

 

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen. 

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring: 

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 21. april 2020

 

Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 14. maj 2020

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.