Udpegning af bestyrelsesmedlem til selskab, der skal afholde World Tour Copenhagen

Danmarks Cykle Union har i december officielt vundet licensen til afholdelse af et World Tour cykelløb i København. Danmarks Cykle Union opretter et særskilt selskab til afholdelse af ”World Tour Copenhagen”. I årene 2025, 2026 og 2027giver Københavns Kommune via Megaeventpuljen et årligt tilskud hertil på 10 mio. kr. Københavns Kommune har mulighed for at indstille et medlem af bestyrelsen i det selskab, der skal afholde World Tour Copenhagen. Der skal træffes beslutning om indstilling af Københavns Kommunes medlem af bestyrelsen.

Indstilling om,

1. at Borgerrepræsentationen indstiller et medlem af bestyrelsen i det selskab, der skal afholde World Tour Copenhagen til indtræden på selskabets generalforsamling medio 2024,
2. at det godkendes, at Københavns Kommune indstiller kandidaten, der fremgår af bilag 1, som medlem af bestyrelsen i det selskab, der skal afholde World Tour Copenhagen. 

(Økonomiudvalget) 

Problemstilling

Den 24. oktober 2023 besluttede Økonomiudvalget at give et årligt tilskud til afholdelse af World Tour Copenhagen i årene 2025, 2026 og 2027. Danmarks Cykle Union (DCU) er eventarrangør på Word Tour Copenhagen, som de officielt vandt licensen til i december 2023.

Organisering

DCU vil oprette et særskilt eventselskab, hvor Københavns Kommunes tilskud øremærkes til lovligt kommunale formål. Eventselskabet får til formål at planlægge og afholde World Tour Copenhagen i samarbejde med tilskudsparterne bag løbet. Det er således også selve eventselskabet, som er ansvarlig for planlægning og afholdelse af World Tour Copenhagen, herunder også ift. økonomisk hæftelse.

Til sammenligning blev der ved Tour de France Grand Départ oprettet et Interessentskab, hvor Københavns Kommune var medejer, hvilket også er modellen ved et muligt VM i landevejscykling, jf. BR-sag 18. 1. 2024.

I modsætning hertil er Københavns Kommune udelukkende tilskudsgiver i forbindelse med World Tour Copenhagen, men hvor Københavns Kommunes prioriteter sikres via deltagelse i partnerkreds, følgegruppe og styregruppe samt via indgåelse af en tilskudsaftale med selskabet.

Det er DCU’s ambition, at World Tour Copenhagen skal blive en tilbagevendende megaevent og dermed fortsætte efter de tre år, som Københavns Kommunes tilskud gives til. Det er derfor vigtigt, at Københavns Kommune ikke er en del af selve selskabet, men er med i partnerskabskredsen som aktiv værtsby og tilskudsgiver. Hensigten er således, at selskabet på sigt kan afvikle World Tour Copenhagen på kommercielle vilkår uden store offentlige tilskud.

DCU har udarbejdet en samarbejdsaftale (se vedlagte fortrolige udkast), som sætter rammerne for samarbejdet, herunder også samarbejdet på tværs af aktørerne. Som del af organiseringen vil eventselskabet desuden have en uafhængig bestyrelse. I den forbindelse giver DCU parterne mulighed for at indstille et bestyrelsesmedlem.

Københavns Kommune indgår således i planlægningen både via politisk repræsentation i partnerskabskredsen samt på embedsmandsniveau i følgegruppen, styregruppen samt i diverse arbejdsgrupper:

• Partnerskabskredsen vil være repræsenteret på politisk niveau ved teknik- og miljøborgmesteren, kultur- og fritidsborgmesteren samt overborgmesteren.
• Følgegruppen vil være bestå af medlemmer på direktørniveau hos hver af parterne.
• Styregruppen vil bestå af programchefer hos parterne. Styregruppen varetager den daglige koordinering og fungerer som dialogpartner for Eventselskabets bestyrelse og bidrager til, at World Tour Copenhagen gennemføres i henhold til Projektbeskrivelsen, herunder også både økonomiske og tidsmæssige rammer for projektet. Styregruppen har ingen beslutningskompetence i forhold til Eventselskabet.
• Arbejdsgrupper skal varetage en række tværgående operationelle opgaver, som fx ruteplanlægning, kommunikation, frivillige og folkeløb. De relevante forvaltninger i Københavns Kommune vil indgå i de forskellige arbejdsgrupper – konkret vil fx Teknik- og Miljøforvaltningen deltage i bl.a. ruteplanlægning, folkeløb, logistik mv., Kultur- og Fritidsforvaltningen vil fx indgå i arbejdsgruppe om aktivering af foreningsliv og klubber, og Økonomiforvaltningen vil bl.a. deltage i kommunikation, protokol og folkeløb.

Derudover vil der være et tværgående spor om cykeldiplomati, der ledes af Københavns Kommune, men hvor de øvrige parter også deltager.

Dertil kommer Københavns Kommunes egen værtsbyaktivering, fx cykeltopmøde samt faglige indsatser, der kan bidrage og spille ind i fx folkeløb og cykelfestival, hvor alle relevante forvaltninger har mulighed for at være med i konkrete aktiviteter.

Udpegning af bestyrelsesmedlem

Københavns Kommune har mulighed for at indstille et eksternt bestyrelsesmedlem til eventselskabets bestyrelse. Bestyrelsen i selskabet vil bestå af fem medlemmer, som udpeges på selskabets generalforsamling. DCU udpeger forpersonen for bestyrelsen.

For at sikre den fornødne armslængde til selve selskabet vurderes det ikke hensigtsmæssigt at udpege enten medlemmer af Borgerrepræsentationen eller medarbejdere i Københavns Kommune til bestyrelsen. I stedet lægges der op til at udpege et eksternt, sagkyndigt medlem til bestyrelsen. Det samme gør sig gældende for de øvrige parter, herunder staten og Roskilde Kommune. 

I samarbejdsaftalen lægger DCU vægt på, at bestyrelsesmedlemmerne har relevante kompetencer og erfaringer inden for følgende områder:

• Generel ledelseskompetence
• Samarbejde med stat/kommune
• Økonomisk indsigt
• Kommercielle samarbejder, både på strategisk og lokalt niveau
• Cykelsportsfagligt kendskab.

Dertil vurderer Økonomiforvaltningen, at det for Københavns Kommune vil være hensigtsmæssigt, hvis kommunen udpeger en person, der har erfaring med en bredere værdiskabelse ved megaevents, herunder brug af byen og bred aktivering af flere målgrupper samt faglig viden om hverdagscykling.

Økonomiforvaltningens forslag fremgår af bilag 1.

Funktionsperioden udløber efter regnskabsaflægning efter cykelløbet i 2027. DCU har på forhånd besluttet, at vederlaget begrænses til 30.000 kr. årligt per bestyrelsesmedlem og 45.000 kr. årligt til forpersonen.

Økonomiudvalget godkendte den 24. oktober 2023, at der afsættes i alt 10 mio. kr. årligt i 2025-2027 fra Megaeventpuljen til et tilskud til DCU til planlægning og afvikling af World Tour Copenhagen. Dertil er der afsat 5 mio. kr. årligt i 2025, 2026 og 2027 til byens værtskab, herunder bl.a. cykeltopmøde, folkeløb og cykelfestival.

Det er forventningen, at den samlede bestyrelse er udpeget inden sommerferien 2024.

Økonomiudvalget præsenteres for forslag til værtsbykoncept og konkrete værtsskabsaktiviteter til maj 2024.

Søren Hartmann Hede /Nanna Westerby Jensen

Økonomiforvaltningen indstiller, Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Borgerrepræsentationen indstiller et medlem af bestyrelsen i det selskab, der skal afholde World Tour Copenhagen til indtræden på selskabets generalforsamling medio 2024,
2. at det godkendes, at Københavns Kommune indstiller kandidaten, der fremgår af bilag 1, som medlem af bestyrelsen i det selskab, der skal afholde World Tour Copenhagen. 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 5. marts 2024

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 14. marts 2024

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.