Udbud af betalingsformidling

Økonomiudvalget har den 14. juni 2011 taget Økonomiforvaltningens indstilling om igangsættelse af proces mod udbud af betalingsformidling til efterretning. Økonomiforvaltningen har siden da haft drøftelser med staten (Moderniseringsstyrelsen), der har bekræftet, at Københavns Kommune kan deltage i statens udvidede Offentligt Betalingssystem-system (OBS-system) og lade staten forestå udbud.

Indstilling om,  

1.      at Københavns Kommune deltager i statens udbud af betalingsformidling SKB/OBS, som bruger af udvidet OBS-system, under forudsætning af at kommunens overordnede krav, jf. indstillingen, opfyldes,

2.      at det tages til efterretning, at bankudbuddet forventes at give en samlet besparelse på mindst 1,3 mio.kr. i 2014 og 1,8 mio.kr. fra 2015 og frem,

3.      at udgiften på samlet 3,9 mio.kr. til bankudbud og implementering af løsningen i 2013 og 2014 afholdes inden for Økonomiudvalgets anlægsramme, bevilling Økonomisk forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3., samt

4.      at der frem mod effektiviseringsstrategien til budget 2014 sker en nærmere afdækning af de samlede gevinster, opdelt på styringsområder og udvalg, som bankudbuddet forventes at give.

 (Økonomiudvalget)

Københavns Kommune er forpligtiget til at gå i EU-udbud med kommunens betalingsformidling, jf. indstilling (2011-71842) ”Udbud af betalingsformidling”. Københavns Kommunes betalingsformidling varetages i dag delvis af Nordea og delvis af Danske Bank. Økonomiforvaltningen, Koncernservice, har foretaget en forretningsanalyse, der viser, at Københavns Kommune både kan spare omkostninger forbundet med selve betalingsudbuddet, og opnå bedre forretningsvilkår på bankformidlingen end i dag ved deltagelse i statens udbud af betalingsformidling SKB / OBS som bruger af et udvidet OBS-system.

Moderniseringsstyrelsen har i august 2012 sendt Statens Koncern Bank (SKB) og Offentligt Betalingssystem (OBS) i udbud med valg af leverandør i december 2012. Økonomiforvaltningens analyser af krav har vist, at Københavns Kommunes krav til betalingsformidling kan indeholdes i Moderniseringsstyrelsens udbudsmateriale, og Intern Revision har vurderet, at Københavns Kommunes udbudsforpligtigelse er iagttaget med deltagelse i statens udbud. Afgørende er det dog, at Koncernservices forretningsanalyse og dialog med Moderniseringsstyrelsen indikerer, at der også er tale om en økonomisk bedre bankaftale end den nuværende med besparelser og potentiale for administrativ effektivisering og digitalisering. 

 

For at sikre Københavns Kommunes bankforretning er der stillet følgende overordnede krav til Moderniseringsstyrelsen:

 

-          Kommunen sikres så vidt muligt mod tab ved bankens eventuelle konkurs (såkaldt modpartsrisiko).

-          Kommunens nuværende kontostruktur kan indeholdes i betalingsløsning.

-          Effektiv betalingsformidling, herunder firmadankort til kommunens institutioner med direkte bogføring i kommunens økonomisystem.

-          Gode rentevilkår og besparelser på gebyrer.

-          Mulighed for udtrædelse af aftale om udvidet OBS før kontraktens udløb med passende varsel, såfremt Københavns Kommune mod forventning måtte ønske dette.

-          Enheder med opgaver for kommunen inden for den kommunale fuldmagt vil kunne anvende ordningen, herunder selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med kommunen.

-          Kreditfaciliteter med op til 3. mia. kr., der skal kunne forhøjes.

 

Alle de overordnede krav er opfyldt, med undtagelse af kravet om kreditfaciliteter, hvor Moderniseringsstyrelsen pt. undersøger muligheden for at Nationalbanken stiller kreditfaciliteter til rådighed under vilkår, som også skal nærmere bestemmes. Såfremt kravet mod forventning ikke imødekommes, fremsættes ny indstilling til Økonomiudvalget, der vil håndtere de ændrede vilkår, herunder de økonomiske konsekvenser herved. Såfremt Moderniseringsstyrelsen ikke kan tilbyde kreditfaciliteter vil det formentlig medføre, at der skal foretages et separat udbud af disse faciliteter.

 

Idriftsættelsestidspunkt og dermed kommunens implementeringsplan skal aftales nærmere med Moderniseringsstyrelsen og den vindende leverandør, når Moderniseringsstyrelsen har valgt betalingsudbyder i december 2012. Implementeringen søges koordineret med sammenfaldende aktiviteter forbundet med samling af administrative opgaver i kommunen og idriftsættelsen planlægges til 1. kvartal 2014.

 

Uanset Moderniseringsstyrelsens valg af leverandør skal Københavns Kommune tilrette en række systemer maskinelt og manuelt i relation til alle kommunens bankkonti. Herudover vil der være større systemmæssige ændringer for kommunens betalingssystem KØR, lønsystemet og KMD Udbetaling samt en række ændringer som f.eks. parameteropsætninger i kommunens øvrige systemer, der har integration til betalingssystemer. Der vil således være en række omkostninger forbundet med implementering. Evt. følgeomkostninger til fagsystemer som følge af en ny opsætning af kommunens centrale systemer afholdes af systemejeren.

 

Kommunens forvaltninger skal deltage i test- og implementeringsprocessen for egne systemer samt integration til den nye betalingsformidlers netbank systemer.

Økonomiudvalget har i 2012 afholdt udgifter til kravspecifikation og forberedelse af udbuddet.  Herefter vurderes et samlet behov for 3,9 mio. kr. til omkostninger forbundet med test og implementering af ny betalingsformidling i perioden 2013-2014 jf. tabel 1.

1.000 kr. 2012 p/l	2013	2014	2015 og frem
Implementering
Tekniske ændringer eksterne leverandører	650	650
Udgifter til hardware/software	200
Planlægning, test og implementering	1.125	1.275
Besparelse, effektivisering af aftale
Mindreudgifter til gebyrer og betalingsoverførsler		-1.125	-1.500
Administrative effektiviseringer (Serviceudgifter)		-175	-250
Samlede omkostninger og besparelser
Samlede omkostninger	1.975	1.925
Samlede besparelser		-1.300	-1.750

I besparelsen er ikke taget højde for rentegevinst i valørdage, der opstår, når en betaling fra kommunens konti umiddelbart tilgår modtageren, hvorimod der p.t. indskydes en dag, hvor betalingen løber igennem banken, inden den når til modtageren. Det estimeres, at dette vil medføre merrenteindtægter på ca. 0,75 mio. kr. om året, som vil øge kommunens finansielle indtægter og dermed råderummet.

 

Udgiften til implementering af den nye betalingsløsning afholdes inden for Økonomiudvalgets anlægsramme bevilling Økonomisk forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3.

 

De endelige omkostninger og besparelser vil blive opgjort, når det er afklaret, hvilken bank der vinder statens udbud samt hvilke priser og vilkår, som banken byder med. Forvaltningerne vil blive inddraget i arbejdet hermed. På baggrund af den endelige opgørelse kan eventuelle serviceeffektiviseringer ud over de allerede kendte administrative effektiviseringer, opdelt på udvalg, indgå i effektiviseringsstrategien for 2014.

 

Indstillingen har været vendt med Intern Revision og forvaltningerne er blevet inddraget i kravspecifikationsprocessenftteageneltage i udbuddet  og Regnskabskredsende kreditfaciliteter vil det formentlig medføre, at der skal foretages et separat.

Økonomiforvaltningen forventer at indgå en egentlig samarbejdsaftale med Moderniseringsstyrelsen.

 

Økonomiforvaltningen vil orientere Økonomiudvalget og forvaltningerne om den videre proces og endelige tidsplan, når staten har valgt betalingsformidler, hvilket ventes at ske i december 2012.

Claus Juhl                /Bjarne Winge

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1.      at Københavns Kommune deltager i statens udbud af betalingsformidling SKB/OBS, som bruger af udvidet OBS-system, under forudsætning af at kommunens overordnede krav, jf. indstillingen, opfyldes,

2.      at det tages til efterretning, at bankudbuddet forventes at give en samlet besparelse på mindst 1,3 mio.kr. i 2014 og 1,8 mio.kr. fra 2015 og frem,

3.      at udgiften på samlet 3,9 mio.kr. til bankudbud og implementering af løsningen i 2013 og 2014 afholdes inden for Økonomiudvalgets anlægsramme, bevilling Økonomisk forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3.,

4.      at der frem mod effektiviseringsstrategien til budget 2014 sker en nærmere afdækning af de samlede gevinster, opdelt på styringsområder og udvalg, som bankudbuddet forventes at give.

Økonomiudvalgets beslutning på mødet den 4. december 2012

Indstillingen blev anbefalet uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 13. december 2012


Indstillingen blev godkendt uden afstemning.