Anlægsoversigt og Fast track - december 2012

Man skal præsenteres for opdaterede anlægsoversigter, opfølgning på eksekvering samt status på arbejdet med Fast track

Indstilling om, 

1.      at den ændrede periodisering af udvalgenes budgetter og de deraf følgende bevillingsmæssige ændringer i 2012 -2016 (bilag 5), godkendes.

 (Økonomiudvalget)

Økonomiudvalget tiltrådte den 20. januar 2009 indstilling om anlægsstyring i 2009. Af indstillingen fremgik, at der skulle udarbejdes samlede oversigter over kommunens igangværende og planlagte anlægsprojekter. Af Økonomiudvalgets beslutning fremgik endvidere, at oversigterne skulle offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Økonomiudvalget tiltrådte den 15. juni 2010 indstilling om Fast track, som indebærer nedsættelse af et Fast track forum til øget koordination af kommunale anlægs- og byudviklingsprojekter, herunder særligt daginstitutionsområdet.

Økonomiudvalget tiltrådte den 8. november 2011 indstilling om styr på eksekvering, som indebærer fokus på eksekvering af politiske beslutninger i hele Københavns Kommune og afrapportering om eksekvering.

Økonomiudvalget besluttede med indstillingen om "Styr på eksekveringen 1.0" den 8. november 2011, at der skal igangsættes en evaluering af styr på eksekveringen senest et år efter at initiativet er påbegyndt. Resultaterne af evalueringen indgår i denne indstilling.

I Aftalen om kommunernes økonomi 2013 mellem KL og Regeringen, blev det besluttet, at indføre et anlægsloft for kommunernes samlede bruttoanlæg. Købehavn har som følge deraf et måltal på 3,6 mia. kr. i bruttoanlæg i 2013. I denne indstilling følges op på at måltallet stadig overholdes.

Medtaget i opfølgningen på anlægsprojekter fra anlægsoversigten er projekter der er aktive men som endnu ikke er ibrugtagne. Ibrugtagne projekter, der ikke optræder i opfølgningen, defineres som anlægsprojekter der fysisk er taget i brug – ex. en cykelsti der tages i brug når det er muligt at cykle på den, også selvom cykelstien ikke er færdigbygget. Ligeledes kan en bygning ibrugtages, selvom ikke hele bygningen er bygget færdig. Aktive projekter defineres endvidere som projekter hvorpå der er budgetmidler i årene 2012-2016.

I forhold til indregning af anlægsudgifter i anlægsoversigten vil Økonomiforvaltningen primo december 2012 til brug for regnskab 2012 udsende information om reglerne for periodisering, herunder også i de tilfælde hvor der er disponeret midler men en faktura ikke er modtaget.
I det følgende gennemgås hovedresultaterne i de indsamlede anlægsprojekter, opfølgning på Fast track, opfølgning på eksekvering, anlægsmåltal, samt beslutninger i budget 2012 og budget 2013.

Hovedresultater i anlægsoversigten
Københavns Kommune har i perioden 2012-2016 ca. 15 mia. kr. i bruttoanlægsramme, heraf 3,6 mia. kr. i 2013. Beløbet i 2013 er uændret fra vedtagelsen af budget 2013 som et resultat af anlægsloftet. Hvis forvaltningerne har rykket midler ind i 2013, er der således rykket tilsvarende ud af 2013. Bruttoanlægsniveauet for 2013 for Københavns Kommune er budgetteret i tabel 1. I dette er inkluderet taktfinansieret anlæg for 10,5 mio. kr., som ikke indgår i anlægsloftet, hvorfor det samlede bruttoanlægsniveau i 2013, overstiger anlægsloftet. Desuden forventer Teknik- og Miljøudvalget at skulle finde anlægsmåltal på 4,4 mio. kr. til en snarlig sag, og lander derfor under deres måltal. Det samlede bruttoanlægsniveau ender derfor på 3,606 mio. kr. hvilket inklusiv takstfinansieret anlæg, overholder anlægsmåltallet. 

Tabel 1. Bruttoanlæg fordelt på udvalg, mio. kr. efter periodisering 

Note: Budgettallene er inkl. budgetter på hovedkonto 1 -forsyningsområdet. Hovedkonto 1 holdes udenfor anlægsloftet. Budgettet i 2012 er før forventede korrektioner, og forventet mindreforbrug, som er medtaget i 3.prognose 2012. Beløbet er derfor 175 mio. kr. højere end forventet regnskab i prognosen..

I denne sag periodiserer forvaltningerne brutto ca. 257,3 mio. kr. fra 2012 til 2013 og senere. Periodiseringen ses i tabel 2.

Tabel 2. Ændret periodisering - brutto, mio. kr.

Opfølgning på eksekvering

Økonomiudvalget godkendte den 8. november 2011 sagen "Styr på eksekvering", der beskriver den opfølgning, der vil være på kommunens drifts- og anlægsprojekter.

Styr på eksekvering er præsenteret for de administrerende direktører, Fast track forum og i denne indstilling, se bilag 1.

Der følges op på tre områder vedrørende eksekvering af anlægsprojekter: Forsinkelse på anlægsbevilling, forsinkelse på ibrugtagningstidspunkt og overskridelse af budget.

Kriterierne for farvemarkering af de tre områder kan ses i bilag 6.

Ud af kommunens 839 projekter er 712 projekter godkendt til eksekvering, mens 127 projekter ikke har en anlægsbevilling. I denne første indikator på kommunens eksekveringsevne indgår kun disse 127 projekter uden en anlægsbevilling.

Tabel 3. Forsinkelse på anlægsbevilling fordelt på udvalg

Som det ses i tabel 3 er 104 ud af disse 127 projekter grønne, 14 er gule og 9 er røde. Dvs. at 104 projekter forventes at få en anlægsbevilling til den forventede tid, mens 23 projekter er forsinkede i den første fase. Heraf er flest daginstitutions projekter. Det er dog ikke alle projekter, der er forsinket på anlægsbevillingen, der også er forsinkede på ibrugtagningstidspunktet. Således er det 13 af de 23 projekter, der både er forsinket på anlægsbevilling og ibrugtagningstidspunkt.

Siden sidste anlægsoversigt er antallet af projekter uden anlægsbevilling steget med 39 projekter. Dette skyldes, at anlægsprojekter vedtaget med budget 2013 er tilføjet denne anlægsoversigt. I alt er der 65 projekter fra budget 2013 uden anlægsbevilling, som alle er grønne. Der er dog også anlægsprojekter, der er vedtaget i 2009 og 2010, der endnu ikke har en anlægsbevilling.

Det bemærkes, at forvaltningerne fremadrettet aktivt bør tage stilling til ældre projekter, enten ved at søge om en anlægsbevilling til anlægsprojektet eller ved at omprioritere midlerne, såfremt forudsætningerne for projektet har ændret sig. Økonomiforvaltningen vil udmelde herom til forvaltningerne.

Forsinkelse på ibrugtagningstidspunkt

I anlægsoversigten er der for hvert anlægsprojekt angivet det oprindelige forventede ibrugtagningstidspunkt. Der måles på forsinkelser i forhold til hvad der var forventningen, da projektet startede.

Tabel 4. Forsinkelse på ibrugtagningstidspunkt fordelt på udvalg

Som det ses af tabel 4, er der 664 projekter, der er grønne, og derved forventes at kunne ibrugtages til tiden. 71 projekter er gule og dermed forsinket op til 6 måneder, og endelig er der 104 projekter, der er røde og dermed forsinket mere end 6 måneder. Teknik- og Miljøudvalget har flest røde projekter. Teknik- og Miljøudvalget har samlet set også flest projekter. Projekterne med de største budgetter er gader og veje, skole og daginstitutioner.

Der er flest røde projekter inden for daginstitutioner, gader og veje og indendørs idræt. Der er et overlap på 4 projekter mellem de røde projekter under typen daginstitution og listen med daginstitutioner med byggetid over 27 måneder.

I bilag 2 er en komplet liste over alle røde projekter, hvor der er angivet en forklaring på forsinkelsen. Det er markeret på listen, såfremt projektet er nyt på listen. Ved seneste opfølgning var der 91 røde projekter, som nu er steget til 104 projekter. I listen kan det samme anlægsprojekt stå 2 gange, da et projekt kan stå under flere forvaltninger. Dette sker, når der er et budget til projektet i flere forvaltninger, f.eks. når midler overdrages fra en fagforvaltning til KEjd og fagforvaltningerne beholder en del af budgettet.

Overskridelse af budget

Der måles på om der forventes et merforbrug på det samlede budget for hvert anlægsbudget.

Der er 832 projekter, der er grønne, og et projekt der er rødt. Det røde projekt er et daginstitutionsprojekt på Amagerfælledvej, hvor entreprenøren er gået konkurs og projektet skal genudbydes. Risikoen håndteres i 4. sag om bevillingsmæssige ændringer, der også behandles på på Borrepræsentationens møde den 13. december 2012.

Status på Fast track

Etablering af daginstitutionspladser

Der er som led i Fast track vedtaget en målsætning om at kommunalt institutionsbyggeri færdiggøres 27 måneder efter at anlægsprojektet er politisk besluttet. Status på anlægstider for daginstitutionspladser fremgår af tabel 5.

Tabel 5. Anlægstid for anlægsprojekter, der genererer pladser

Der er på nuværende tidspunkt 2.702 pladser under etablering. I den seneste anlægsoversigt var der 3.191 pladser under etablering. Faldet i antallet af pladser skyldes primært et kvalitetstjek af data, der betyder at 236 pladser er sorteret fra. Derudover er nogle projekter færdige og ibrugtaget, ligesom at pladstallene ændres løbende, da BUF planlægger antal grupper og ikke pladser. En gruppe kan være til 22 børnehavebørn eller 12 vuggestuebørn, hvilket derfor kan give udsving i pladserne.

824 pladser af de i alt 2.702 pladser under etablering forventes, at blive taget i brug senest 27 måneder efter den politiske beslutning om etablering er blevet truffet.

Som det fremgår af tabellen er der 1.878 pladser ud af de i alt 2.702 pladser under etablering, hvor den samlede anlægstid forventes at overstige 27 måneder. De 1.878 pladser er fordelt på 18 forskellige anlægsprojekter, og byggetiden er 28 til 51 måneder. 6 ud af de 18 projekter forventes færdige i 2012 og 2013, og resten i 2014. Alle projekterne er håndteret og følger nye tidsplaner. De respektive forvaltninger oplyser, at forsinkelserne bl.a. skyldes udarbejdelser af lokalplaner, en fredningssag, konkurs af en entreprenør, samt at etablering af daginstitutionspladserne indgår i et større byggeri, som er forsinket jf. bilag 3.

I sidste anlægsoversigt var der 17 projekter med i alt 1.621 pladser, hvor anlægstiden var over 27 måneder. Dette er steget til 1.878 pladser. Stigningen skyldes at nogle mindre projekter er blevet færdige, men at andre også større projekter er blevet forsinket, som ny daginstitution på Saxtophsvej med 72 vuggestuepladser og 88 børnehavepladser, som er forsinket pga. langvarige kontraktforhandlinger.

Forsinkelserne af projekterne har ikke effekt på KK opfyldelse af pasningsgarantien. Pladsgarantien kan opretholdes, da en del af pladserne etableres som tidlig opstart.

Der er stort fokus på byggetider for nye daginstitutioner både i Børne- og Ungdomsforvaltningen, i Københavns Ejendomme og i Fast track Forum. Såfremt byggetiden er over 27 måneder for et projekt, så sættes der fokus på projektet, og der sørges for, at der kommer fremdrift i projektet, såfremt projektet er gået i stå.

Det bemærkes at Børne- og Ungdomsforvaltningen overfor Børne- og Ungdomsudvalget skal rapportere om nøgletal i forhold til pasningsgarantien, ligesom Fast track borgmesterforum orienteres herom.

59 pladser forventes færdige i 2012, 1.573 pladser forventes færdige i 2013 og 1.070 pladser forventes færdige i 2014.

Måltal for anlægsprojekter

I sagen om anlægsoversigt og Fast track – forelagt Økonomiudvalget i september 2012 blev der vedtaget 4 nye måltal. I tabel 6 ses opfølgningen på de nye måltal.

Tabel 6. Opfølgning på måltal

Det blev besluttet at nedjustere måltallene for cykelbaner, cykelstier og grønne cykelprojekter. Samtidig blev det besluttet at hæve måltallet for ombygning af boligtilbud.

For cykelbaner ligger den gennemsnitlige byggetid stadig under måltallet, men for cykelstier og grønne cykelprojekter er byggetiden nu over. For ombygning af boligtidbud er den gennemsnitlige byggetid stadig over måltallet.

Overskridelsen af måltallet på "Nybyggeri af boligtilbud - almenboliglov" skyldes at en del projekter er forsinkede grundet eksterne faktorer.

Måltallene skal også fermover revideres, så det sikres at de er retvisende og ambitiøse.

Servicemål

I forbindelse med Fast track blev der vedtaget servicemål vedrørende lokalplaner og byggesagsbehandling i Teknik- og Miljøforvaltningen og for kommuneplanstillæg under Økonomiforvaltningen. Det fremgår, at der er vedtaget 5 lokalplaner med en sagsbehandlingstid på op til 24 mdr., hvor målet er 12 mdr. Fire af de fem lokalplaner, er dog tilknyttet metrobyggeriet, hvor der er indgået aftale med metroselskabet, om at de skal være færdige senest med udgangen af 2012. Denne aftale forventes overholdt.

For at efterleve servicemålet på 52 uger for lokalplanudarbejdelse fra vedtaget startredegørelse, har Teknik- og Miljøforvaltningen igangsat en revision af manual for lokalplanarbejdet og udvikler i den sammenhæng nye værktøjer, der effektiviserer processen. Dette forventes færdiggjort senest med udgangen af 2012. Det er bl.a. ny procesplan, samarbejdsaftaleskabelon med leveranceliste for forventningsafstemning med bygherre, tjekliste mv. Herudover gennemgår forvaltningen lokalplanforløbet for at identificere muligheder for tidsoptimeringer f.eks. i forbindelse med høringsperioder, afleveringsfrister mv.

1. april 2012 kom der nye mål for byggesagsbehandlingen. Målene er 1 uge for lette sager og 4 uger for komplicerede sager, samt at alle sager individuelt aftalt tid overholdes. Målopfyldelsen for byggesagsbehandlingen siden april 2012 er 3,38 dage i gennemsnit for lette sager (1.545 sager), 17,51 dage i gennemsnit for de svære sager (3.162) og 85,6 procent af sager med aftalt tid overholdes.

Detaljeret status ses i bilag 4.

Evaluering af styr på eksekvering 1.0

ØU besluttede ved behandlingen af "Styr på eksekveringen 1.0",”at der gennemføres en evaluering af ”Styr på eksekveringen”, så det sikres, at de administrative ressourcer bruges på områder med størst mulig effekt og i overensstemmelse med de politiske prioriteringer. Der igangsættes en evaluering senest et år efter at initiativet er påbegyndt.” Økonomiforvaltningen har på denne baggrund anmodet forvaltningerne om at evaluere ”Styr på eksekveringen”, herunder anlægsopfølgningen til Økonomiudvalget og fagudvalgene, samt opfølgning på driftsprojekter og hensigtserklæringer til Økonomiudvalget og fagudvalgene. I nærværende sag rapporteres på evalueringen af anlægsopfølgningen, mens evalueringen af opfølgningen på driftsinitiativer fremgår af opfølgningen på driftsinitiativer.

Ift. anlægsopfølgningen er den overordnede tilbagemelding fra forvaltningerne, at anlægsopfølgningen understøtter målet om hurtigere eksekvering, men at opfølgningen med fordel kan justeres bl.a. ift. antallet af parametre til opfølgning samt brugervenlighed. Der peges også på øvrige forbedringspotentialer. På baggrund af evalueringen anbefales det, at der, i regi af Fast Track Forum frem mod næste anlægsopfølgning, vil blive arbejdet videre med; at skærpe omfanget af parametre til opfølgning, at sikre videst muligt omfang af brugervenlighed af skabelonen, samt at afdække øvrige forbedringspotentialer for opfølgningen. ØU vil få status herpå ved 1. sag om anlægsoversigt i 2013.

Nærmere beskrivelse af resultaterne fremgår af bilag 7.

Evaluering af samlet udbud i Københavns Ejendomme

I forbindelse med Borgerrepræsentationens godkendelse af Københavns Ejendommes udbuds- og anlægsstrategi den 26. januar 2012 blev det besluttet, at Kultur- og Fritidsudvalget skulle udarbejde en evaluering af Københavns Ejendommes brug af samlet udbud, herunder betydningen for økonomi og hastighed. Kultur- og Fritidsudvalget behandlede på mødet den 1. november 2012 evalueringen. Evalueringen havde fokus på samlede udbud af hhv. rådgivning og byggeentrepriser.

Erfaringerne fra et samlet udbud af rådgivning på en række daginstitutioner samt bygherrerådgivning på helhedsrenovering af seks skoler var positive. Det vurderes, at der ved begge udbud kan opnås en positiv effekt på tid og økonomi.

Københavns Ejendomme har ikke gennemført samlet udbud af større byggeentrepriser grundet store forskelligheder og usikkerheder i byggeforudsætningerne.

Der vil fremadrettet forsat ske en vurdering af hvor samlet udbud kan benyttes bedst muligt.

Til uddybning af evalueringen henvises til bilag 8.

Sociale klausuler

Borgerrepræsentationen tiltrådte den 16. juni 2010 indstilling om krav til private virksomheder om beskæftigelse af praktikanter. Af indstillingen fremgik det, at det fremover skal undersøges, om der kan stilles krav om beskæftigelse af praktikanter, når en opgave, der overskrider en vis størrelse, udbydes. Forvaltningerne har indmeldt, at der indtil november 2012 har været udbud med krav om beskæftigelse af 146 årsværk praktikanter.

Offentliggørelse

Såfremt Økonomiudvalget godkender hovedresultaterne, vil oversigterne blive tilgængelige på kommunens hjemmeside umiddelbart herefter på www.kk.dk/anlaeg. Projekterne vil blive præsenteret på et kort, så det er muligt at se, hvor i byen de enkelte anlægsprojekter er placeret. I lighed med tidligere vil en række anlægsprojekter ikke blive offentliggjort på hjemmesiden. Der kan være tale om projekter, hvor kommunen kan blive skadet i en forhandlingsmæssig sammenhæng – eksempelvis som køber af fast ejendom. Herudover er der i offentliggørelsen udeladt ukonkretiserede puljer og allerede ibrugtagne projekter.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Efter godkendelse vil offentliggøres oversigterne på kommunens hjemmeside.

Effekten af periodiseringen for budgetperioden 2014-2016 indarbejdes i Indkaldelsescirkulæret for budget 2014 der præsenteres for Økonomiudvalget til februar 2013.

Claus Juhl                           /Bjarne Winge

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1.      at den ændrede periodisering af udvalgenes budgetter og de deraf følgende bevillingsmæssige ændringer i 2012 -2016 (bilag 5), godkendes.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

2.      at anlægsoversigterne tages til efterretning, og publiceres på kommunens hjemmeside,

3.      at "Styr på eksekvering 1.0"(bilag 1) på anlægsområdet tages til efterretning,

4.       at evaluering af anlægsdelen af ”Styr på eksekveringen 1.0”, som den fremgår af bilag 7, tages til efterretning med de nævnte fremadrettede initiativer,

5.       at evaluering af samlede udbud fra Københavns Ejendomme, jf. bilag 8, tages til efterretning.

Økonomiudvalgets beslutning på mødet den 4. december 2012

Indstillingen blev anbefalet uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 13. december 2012

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.