Risikovurderinger af anlægsprojekter
Risikovurderinger af anlægsprojekter
Borgerrepræsentationen
DAGSORDEN
for Ordinært møde torsdag den 13. december 2007
BR 637/07
Risikovurderinger af anlægsprojekter
Risikovurderinger af anlægsprojekter
Indstilling om,
1.  
;
at
Borgerrepræsentationen drøfter orienteringen om risikovurderinger af
anlægsprojekter og tager orienteringen til efterretning.
(Kultur- og Fritidsudvalget)
INDSTILLING OG Beslutning
Indstilling om, 1.
at
Borgerrepræsentationen drøfter orienteringen om risikovurderinger af anlægsprojekter
og tager orienteringen til efterretning. (Kultur- og Fritidsudvalget) |
Problemstilling
Formålet med risikostyringen
i Københavns Ejendomme er at minimere den samlede risiko for Københavns Kommune
ved byggeri og vedligeholdelse, samt at sikre, at Københavns Ejendomme ikke
overtager en uønsket risiko ved overførslen af projekter fra forvaltningerne. I
indstillingen redegøres for den nuværende indsats. Desuden gives 4 eksempler på
en øget anvendelse af risikovurderinger som kan overvejes implementeret.
Løsning
De vigtigste faser og aktiviteter
i forbindelse med Københavns Ejendommes risikostyring er:
Dialog mellem
fagforvaltninger og KEjd i planlægningsfasen |
Tidlig inddragelse af
KEjds erfaringer om projektrisici Etablering af fælles
projektorganisation, der kan håndtere risici Tilrettelæggelse af
beslutningsprocesser der minimerer risiko Strategi for
entrepriseform der modsvarer behov og minimerer risiko Fælles strategi og plan
for forebyggende risikostyring |
Bestilling af opgaver i
Københavns Ejendomme |
Risikovurdering af
bestillinger via dialog og krav om præcisering af bestilling Tidlig inddragelse af
ekstern rådgiver til budgetoverslag og tidsplan Tidlig afklaring af
projekters realisme Evt. krav om
forundersøgelse inden endelig bevilling Formel minimering af
brugerindflydelse efter bestilling Mulighed for at
bevillige projekteringsbevilling ved højrisiko projekter |
Høring og § 15 ved
indstillinger om byggeri og vedligeholdelse |
Intern risikovurdering
af indstillinger via dialog og inddragelse af relevante erfaringer, nøgletal
og tjekliste Inddragelse af ekstern
rådgivning til udvikling og vurdering af tyndt beskrevne projekter Dialogen med bestiller
der fører til justeringer i projekt, budget og tidsplan, som reducerer risiko |
Valg af udbuds- og
entrepriseform |
Målrettet valg af udbuds-
og entrepriseform der modsvarer behov og minimerer risiko Information
af beslutningstagerne ved valg af risikobetonede udbudsformer, f.eks.
arkitektkonkurrencer Ekstern
kontrolkalkulation og risikovurdering ved risikobetonede udbudsformer Tilrettelæggelse af
beslutningsprocesser der minimerer risiko Valg
af virksomheder til risikobetonede opgaver med kompetencer i forhold til
risikostyring |
Krav til rådgiveres
styring i alle projektfaser |
Krav
i standardkontrakt om løbende systematisk vurdering af risiko for uforudsete
udgifter og forsinkelser Månedlig
status og tidlig information om risiko for økonomiske og tidsmæssige
afvigelser Beregning
af økonomisk usikkerhed, behov for reserver og redegørelse for risici ved
afslutningen af indledende faser i større projekter |
Intern
projektopfølgning og kvartalsvis risikovurdering af alle projekter |
Risikovurdering
af alle igangværende anlægsprojekter ved kvartalsprognoser fremlægges for Løbende
projektopfølgning, hvor risikovurdering benyttes som grundlag for
prioritering af styringsindsats og den ledelsesmæssige opfølgning |
Ekstern risikovurdering
ved særlige projekter og hændelser |
Generel
anvendelse af ekstern bygherrerådgiver ved store/komplicerede projekter Kontrolkalkulation
udført af bygherrerådgiver Risikovurdering
efter behov udført af bygherrerådgiver forud for afgørende beslutninger og
ved mistanke om risiko Risikovurdering
ved ekstern konsulent med specialkompetence ved særlig risiko |
Hvad kan man
gøre mere?
For eventuelle nye
initiativer ville de vigtigste indsatsområder være:
Overordnede
planer og budgetter |
Krav
om ekstern risikovurdering af forvaltningernes planer og budgetter før
overførsel af projekter til Københavns Ejendomme. |
Information
og høring ved planer og indstillinger om byggeri |
Udvide
forvaltningernes forpligtigelse til tidlig information om planer mv. der kan
føre til fremtidige byggeprojekter i Københavns Ejendomme, evt. via høring |
Obligatorisk
ekstern risikovurdering |
Ekstern
risikovurdering udført af konsulenter med særlig kompetence ved alle
projekter over vis størrelse (30 mio. kr.) eller med særlig risiko. Forventet
udgift på 1 pct. af byggesum samt forlængelse af byggeproces med 1 måned. |
Nye
udbuds- og entrepriseformer |
Anvendelse
af Offentlig-Private Partnerskaber (OPP), langvarige rammeaftaler,
funktionsudbud og lignende organisationsformer, hvor en privat part overtager
en del af det økonomiske ansvar og risiko |
Risikovurdering
af overordnede planer og budgetter
Tidlig identifikation af
risici giver de bedste muligheder for at forebygge, tage bevidste beslutninger
om at løbe risiko eller beslutninger om helt at undgå planer og projekter med
høj risiko. Da mange af de afgørende beslutninger tages før projekterne
overdrages til Københavns Ejendomme, vil et krav om ekstern risikovurdering af
forvaltningernes planer og budgetter medvirke til forebyggelse af risici i
forbindelse med byggeprojekter for Københavns Kommune som helhed.
Høring ved
alle indstillinger om byggeri i Københavns Kommune
Den nuværende proces med
afgivelse af administrativt høringssvar og § 15-erklæring omfatter kun
projekter, hvor der overføres bevilling til Københavns Ejendomme (KFF).
Ved at udvide
forvaltningernes forpligtigelse til tidligt at informere om indstillinger om
planer mv. der kan føre til fremtidige byggeprojekter i KEjd, evt. via høring
kan man sikre en tidlig dialog, som giver mulighed for forebyggelse af
unødvendige risici.
Ekstern
risikovurdering af alle større/risikofyldte projekter
Den nuværende praksis med
risikovurdering af stor/særligt risikofyldte projekter kunne udvides til, at
omfatte ekstern risikovurdering udført af konsulenter med særlig kompetence
inden for risikovurdering ved alle projekter over en vis størrelse (f.eks.30
mio. kr.) eller med særlig risiko. Man vil opnå den største effekt ved en
tidlig risikovurdering, allerede ved overførslen af projekterne til Københavns
Ejendomme. Denne risikovurdering kunne efter behov suppleres med en
risikovurdering af projektforslaget eller licitationsresultatet.
Ved de berørte projekter vil
dette medføre en øget udgift svarende til ca. 1 % af budgettet (skønnet 5 mio.
kr. årligt for alle større projekter). Desuden vil indførelsen af obligatorisk
eksterne risikovurderinger medføre et ekstra tidsforbrug på ca. 1 måned i de
tidlige projektfaser, herunder øget tidsforbrug i forbindelse med høring i
KEjd. Til gengæld vil risikoen for budgetoverskridelser og forsinkelser blive
reduceret ved nogle projekter.
Organisationsformer
der reducerer risikoen ved bygge- og vedligeholdelsesprojekter
Det er imidlertid muligt,
både at reducere risikoen i forbindelse med bygge- og vedligeholdelsesprojekter
og fjerne en del af den helt fra Københavns Ejendommes (og dermed Københavns
Kommune) ved anvendelse af nye organisationsformer. De væsentligste
organisationsformer i den forbindelse er Offentlig-Private Partnerskaber (OPP),
langvarige rammeaftaler, funktionsudbud og lignende organisationsformer, hvor
en privat part overtager en del af det økonomiske ansvar og risiko samt
ansvaret for driftsopgaver i forlængelse af bygge- og vedligeholdelsesprojekter
i en længere tidsperiode.
KEjd anvender allerede
sådanne organisationsformer på enkelte områder, eksempelvis via
driftspartnerskaber. Øget anvendelse af disse organisationsformer indgår i
Københavns Ejendommes arbejde med sin Indkøbsstrategi.
Økonomi
Ingen konsekvenser
Videre proces
Ingen konsekvenser
Bilag
Ingen
/