Udbud af kommunale reklamepladser

Borgerrepræsentationen

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 13. december 2007

BR 613/07

Udbud af kommunale reklamepladser

Udbud af kommunale reklamepladser

Indstilling om,

1.                  at Økonomiforvaltningen sammen med KoncernService udbyder mulige koncessioner på kommunale reklamepladser på: 13 ejendomme, 110 biler i hjemmeplejen og ca. 350 køretøjer i Kommuneteknik København (KTK), Københavns Ejendommes stilladser samt sikkerhedsveste, der bæres af 150 renholdelses-medarbejdere i KTK i overensstemmelse med udbudsmaterialet (bilag 1), og at den enkelte medarbejder vil have ret til at afvise at bære uniform m.v. med reklame,

2.                  at Økonomiforvaltningen i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og KoncernService bemyndiges til efter udbud og positiv personalehøring f.s.v.a. biler og sikkerhedsveste, at indgå koncessionsaftale (bilag 2),

3.                  at KoncernService bliver driftsorganisation for reklameordningen med opgave- og ressourcerammer som beskrevet i bilag 3,

4.                  at Økonomiforvaltningen bemyndiges til at indgå driftsaftale med KoncernService om drift af reklameordningen indenfor rammerne beskrevet i bilag 3, når resultatet af udbudet foreligger, samt

5.                  at de bevillingsmæssige ændringer beskrevet i bilag 4 (lukket dagsorden) godkendes.

(Økonomiudvalget)

Der skal godkendes organisering af reklameordningen og udbud af mulige kommunale reklamepladser på: 13 ejendomme, ca. 460 biler i hjemmeplejen og KTK, stilladser og sikkerhedsveste - der bæres af 150 renholdelsesmedarbejdere i KTK.

INDSTILLING OG Beslutning

Problemstilling

Borgerrepræsentationen (BR) vedtog i august 2007 (BR 315/07), efter udvalgshøring, en indstilling om reklameregler og udnyttelse af muligheden for at anvende kommunale bygninger m.v. til reklameplads. Med denne indstilling følges op på beslutningen om, at BR i 2007 forelægges et forslag til udbudsmateriale og til en driftsorganisation, der kan administrere reklameordningen. Ved indstillingen søges bemyndigelse til at indgå koncessionsaftale(r) og driftsoverenskomst efter gennemført udbud. Med udgangspunkt i resultatet af udvalgshøringen er der søgt at skabe et økonomisk attraktivt reklameudbud, der sikrer kommunen bedst mulige vilkår ved salg af reklamepladser. Særligt for udbud af reklamepladser på biler og sikkerhedsveste foreslås det, at medarbejderne inddrages i bedømmelsesudvalget, og at der før beslutning om indgåelse af koncessionsaftaler gennemføres høring af medarbejderne. Medarbejdernes godkendelse er således en betingelse for, at der kan indgås aftale på disse områder.

Løsning

Ved det første udbud af kommunale reklamepladser i København har Økonomiforvaltningen (ØKF) i samarbejde med Københavns Ejendomme (KEjd), KoncernService (KS) og Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF), og bistået af eksterne konsulenter fra Initiative Universal Media (IUM) og Deloitte, udvalgt bygninger, biler, stilladser og en personalegruppe. Reklamepladserne er udvalgt med udgangspunkt i udvalgshøringen (BR 315/07, bilag 4) og ud fra kriterier om stor synlighed og dermed reklameværdi. For ejendommenes vedkommende er disse udvalgt i samarbejde med TMF, Center for Bydesign (CBY) med hensyntagen til Retningslinier for Udendørs Reklame i København (BTU267/2005) og arkitektoniske værdier generelt. Det har vist sig, at meget få af kommunens bygninger opfylder Retningslinier for Udendørs Reklame i København efter en konkret vurdering i CBY.

TMF og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) har bidraget med konkrete beskrivelser og fotografier af de reklamepladser kommunen udbyder indenfor områderne biler og beklædning (uniformeret personale/personale med arbejdstøj). Ved udbudet gives de potentielle tilbudsgivere præcise oplysninger om reklamestederne og adgangen til at udskifte reklamer, således at vindende tilbudsgiver (koncessionshaver) uden besvær og udgift for de daglige brugere kan udskifte reklamerne.

Der udbydes en koncession, hvilket medfører, at der ikke er krav om udbud efter EU-udbudsreglerne, dog skal de EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet og gensidig anerkendelse overholdes ved udbud. ØKF vurderer, at kommunen opnår det bedste samlede resultat ved at udbyde koncessionen ved udbud med konkurrencepræget dialog, uanset manglende pligt hertil. Udbudet forpligter ikke kommunen til at indgå koncessionsaftaler og dette er fremhævet for tilbudsgiverne.

Det bemærkes, at udbudet af reklameplads på en sikkerhedsvest, der bæres af renholdelsesmedarbejdere i KTK, og udbudet af reklamepladser på biler i TMF og SUF er tilrettelagt med medarbejderindflydelse og høring. Ved et udbud med konkurrencepræget dialog, hvor medarbejderne indgår i dialogen med tilbudsgiverne og bedømmelsen af tilbudene, kombineret med høring af medarbejderne, forventer ØKF, at det bliver muligt at sammensætte en model for reklamer på beklædning/arbejdstøj og biler, som varetager såvel kommunens, kommunens medarbejderes som tilbudsgivernes interesser.

Efter reklamereglerne (BR 315/07, bilag 1) og koncessionskontrakten (bilag 2) kan kommunen forbyde reklame, der er ulovlig eller virker anstødelig i den sammenhæng, hvori reklamen indgår. Desuden er reklamereglerne suppleret med bl.a. forbud mod religiøs og politisk reklame på personalebeklædning for at sikre personalets integritet. Ved udbudet efterspørges forslag til reklamekampagner for produkter, der understøtter kommunens interesser herunder f.eks. "Ren by" kampagnen og lignende.

Udbudet omfatter ikke byudstyr. På baggrund af TMF's indhøstede erfaringer med at udvikle nyt byudstyr, herunder med reklamefinansiering af byudstyret, har ØKF vurderet, at der er brug for en længere udviklings- og dialogproces, frem mod et udbud af reklameplads på yderligere byudstyr.

Med udgangspunkt i en beskrivelse af driftsorganisationens opgaver har ØKF og KEjd sammen vurderet, at KS' organisation og personaleressourcer er bedst egnet til at løse opgaven med drift af reklameordningen. Opgaverne og det forventede ressourceforbrug i forbindelse med deres løsning er nærmere beskrevet i bilag 3. Ved udarbejdelsen af bilag 3 er der gjort brug af de erfaringer som TMF har erhvervet ved administrationen af koncessionsaftalen med AFA JCDecaux A/S om reklamer på buslæskærme og andet byudstyr.

Økonomi

I medfør af BR's beslutning (BR 315/07) afholdes de med udbudet forbundne initialudgifter og etableringsomkostninger, der estimeres til maksimalt 700.000 kr., af første års indtægt fra reklameudbudet.

Kommunens nettoindtægter efter dækning af de med udbudet afledte initialomkostninger, etablering af nødvendigt bygningsudstyr samt løbende driftsudgifter, fordeles efter en fordelingsnøgle, hvor det pågældende fagudvalg modtager 50 % af nettoindtægten og ØU de øvrige 50 % til tværgående prioritering. I bilag 4 (lukket dagsorden) gives en nærmere redegørelse for reklameordningens økonomi, herunder indtægtspotentialet ved udbud af de kommunale reklamepladser. KS udarbejder årligt regnskab for reklameordningen og overfører nettoindtægterne til fagudvalg og Økonomiudvalget (ØU).

Videre proces

Udbudet vil blive annonceret i december 2007, med frist til at afgive tilbud primo februar 2008. Tildeling af kontrakter på bygninger og stilladser forventes at ske ultimo februar 2008 af bedømmelsesudvalget bestående af repræsentanter fra ØKF (1), KFF (1), KS(1), og TMF(1) suppleret med Stadsarkitekten, således at reklameordningen på de to områder forventeligt kan gå i drift fra 1. marts 2008. Eventuel tildeling af en kontrakt på beklædning og biler sker i april efter, at ØKF, SUF og TMF har deltaget i udvælgelsen af tilbud og gennemført en positiv høring af det berørte personale. KoncernService skal som driftsorganisation ved orienteringsindstilling afrapportere til ØU på erfaringen fra det første driftsår inden udgangen af 2009. Ønsker en eller flere forvaltninger eller selvejende institutioner aktiver optaget i reklameordningen, udfærdiger KoncernService indstilling herom til det pågældende fagudvalg med forslag til udvidelse af reklameordningen, vilkårene herfor samt indtjeningsskøn.

Bilag

-                     Oversigt over politisk behandling

1.                  Udbudsmateriale (publiceres på nettet)

2.                  Koncessionskontrakt (publiceres på nettet)

3.                  Rammer for driftsorganisationens opgaver og udgifter.

4.                  Økonomi (fortroligt)

         Claus Juhl                                                                                     /Bjarne Winge