Københavns Kommunes generelle økonomistyring.

Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 12. oktober 2006

 

 

BR 549/06

Københavns Kommunes generelle økonomistyring.

Københavns Kommunes generelle økonomistyring

 

 

Indstilling om,

at Revisionsberetningen og de af Økonomiudvalget besluttede foranstaltninger tages til efterretning.

(Økonomiudvalget)

 

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget tager Revisionsudvalgets afgivelsesbemærkninger til Revisionsdirektoratets særberetning om Københavns Kommunes generelle økonomistyring til efterretning,

at Økonomiudvalget anbefaler over for Borgerrepræsentationen, at Revisionsberetningen og de af Økonomiudvalget besluttede foranstaltninger tages til efterretning.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 19. september 2006

Taget til efterretning (1. at) og anbefalet (2. at).

 

 

 

RESUME

I Københavns Kommune er der løbende et arbejde i gang med at styrke kommunens styring og effektivitet. Der er dels tale om initiativer, der retter sig mod det politiske niveau, dvs. kommunens bevillingsstyring og rapportering mv. til Økonomiudvalget og fagudvalgene, dels tale om tværgående initiativer, der er møntet på at forbedre forvaltningernes interne styring, dvs. forvaltningernes løbende styring og effektiviseringer på serviceområder, institutioner og lignende.

 

Økonomiforvaltningen og forvaltningerne samarbejder således løbende på en række områder om forbedring af økonomistyringen i kommunen. Revisionsdirektoratet har i en særberetning om kommunens generelle økonomistyring sat fokus på nogle af områder, hvor kommunen arbejder på at forbedre styringen, og er fremkommet med anbefalinger til det videre arbejde med økonomistyringen i kommunen.

Den 27. oktober 2005 udgav Revisionsdirektoratet beretningen om undersøgelse af generelle økonomistyring i Københavns Kommune. Formålet med undersøgelsen var at beskrive, analysere og vurdere:

·        En række generelle forudsætninger for økonomistyringen på det tværgående niveau mellem Økonomiudvalget/Økonomiforvaltningen og de stående udvalg/disses forvaltninger,

·        Tilrettelæggelsen af økonomistyringens cyklus i de enkelte forvaltninger samt

·        En række fremadrettede initiativer.

 

Beretningen er en særberetning, jf. revisionsvedtægtens § 13, stk. 3, derfor skal Økonomiudvalget - på baggrund af Revisionsudvalgets afgivelsesbemærkninger – indstille afgivelsesbemærkningerne til Borgerrepræsentationen.

 

Revisionsudvalget fremsendte sine afgivelsesbemærkninger til Revisionsdirektoratets særberetning om Københavns Kommunes generelle økonomistyring den 10. maj 2006.

 

Revisionsudvalgets bemærkninger er afgivet på baggrund af de kommentarer, som Økonomiudvalget og de stående udvalg har knyttet til beretningen.

 

SAGSBESKRIVELSE

Initiativer til forbedring af økonomistyringen

I forhold til kommunens økonomistyring arbejder Økonomiforvaltningen løbende med forskellige tiltag, der har til formål at styrke den kommunens styring og effektivitet. Der er dels tale om initiativer, der retter sig mod det politiske niveau, dvs. kommunens bevillingsstyring og rapportering mv. til Økonomiudvalget og fagudvalgene, dels tale om tværgående initiativer, der er møntet på at forbedre forvaltningernes interne styring, dvs. forvaltningernes løbende styring og effektiviseringer på serviceområder, institutioner og lignende.

 

Indførelsen af den ny budgetmodel er et eksempel på et initiativ, der blandt andet har til hensigt at forbedre Økonomiudvalgets og udvalgenes bevillingsstyring på de forskellige bevillingsområder. Den ny budgetmodel muliggør blandt andet, at der kan ske et tættere og hurtigere tilpasning af udvalgenes bevillinger i forhold til de aktiviteter, som kommunen har på de forskellige serviceområder.

 

Der er ligeledes løbende tiltag, der har til formål at forbedre forvaltningernes interne styring og effektivisering. Blandt andet arbejder Økonomiforvaltningen både tværgående og i konkrete projekter med at effektivisere arbejdsgange i kommunen. Det gælder i eksempelvis digitalisering af indkøbs- og faktureringsprocesser, arbejdet med elektronisk borgerservice og forsøg med at indføre konkrete værktøjer (f.eks. Lean) til at forbedre forvaltningernes arbejdsgange på serviceområder.

 

Etablering af Københavns Ejendomme og fælles koncernservice er eksempler på, hvordan Økonomiforvaltningerne arbejder på at forbedre kommunens styring og opgaveløsning. I denne type tiltag er det blandt andet formålet at effektivisere og forbedre styringen ved at samle kompetencerne på området i en organisatorisk enhed, hvilket gør det muligt f.eks. at udvikle de faglige miljøer og specialisere opgaveløsningen.

 

Herudover arbejder Økonomiforvaltningen løbende med at understøtte forvaltningernes styring ved at udvikle forskellige produkter, der gøres tilgængelig på kommunens intranet. Det gælder f.eks. udarbejdelse af vejledninger, pjecer mv. om økonomistyring, uddannelse af nye økonomimedarbejdere og afholdelse af seminarer mv. for forvaltningerne. Eksempelvis ventes i efteråret udgivet en pjece om controlling og der afholdes et seminar for kommunens økonomimedarbejdere og ledere i brug af økonomiværktøjet ABC.

 

Særberetningen om kommunens økonomistyring sætter fokus på og opstiller anbefalinger på nogle af de områder, der er nævnt ovenfor. I forlængelse af Økonomiudvalgets beslutning (ØU 46/2006) følger nedenfor en kort status for nogle af de væsentligste aktuelle initiativer, som Økonomiforvaltningen har igangsat på de områder, der er nævnt i særberetningen.

 

1.      Yderligere IT-understøttelse af økonomistyringen.

Økonomiforvaltningen har i juni 2006 igangsat en foranalyse, der skal lede frem til, at en bedre understøttelse af budgetteringen i forvaltningerne og for kommunen som helhed. Målet er at erstatte den nuværende budgettering, der foregår i regneark, med et budgetsystem, der hænger sammen med resten af kommunens økonomisystem. Foranalysen ventes afsluttet i efteråret 2006, hvorefter der skal tages beslutning om at tage et budgetmodul i drift. Forvaltningerne vil blive inddraget i arbejdet, hvis der tages beslutning om, at der skal tilknyttes et budgetmodul til KØR.

 

2.      Opgradering af kommunens økonomistyringsniveau

Som led i opgraderingen af kommunens samlede økonomistyring arbejdes der på en samlet rammeplan med aktiviteter frem mod 2010. Planen forventes fremlagt for økonomiudvalget i 2. halvår 2006, efter at den har været drøftet med forvaltningerne.

 

3.      Videreudvikling af den ny budgetmodel.

Økonomiforvaltningen har til budgetbidraget for 2007 modtaget udvalgenes redegørelse for deres økonomistyring. På baggrund heraf vil det bliver vurderet, hvilke aktiviteter, der skal igangsættes på tværs af kommunen. Økonomiudvalget vil få forelagt dette.

 

Økonomiudvalget skal endvidere i 2. halvår af 2006 behandle en efterregulering af udvalgenes budgetter for 2006. Sagen er en udløber af implementeringen af den ny budgetmodel.

 

4.      Fælles kontoplan for kommunen

Som led i implementeringen af en opgraderet version af KØR og Indenrigs- og Sundhedsministeriets nye kontoplan, der skal gælder fra 2007, er der udarbejdet en ny kontostreng for kommunen. Kontostrengen gør det muligt at implementere en fælles standardkontoplan for kommunen. I 2007 skal administrationsudgifter konteres i henhold til standardkontoplanen.

 

Herudover er som nævnt igangsat et arbejde, der skal føre til etableringen af en fælles koncernservice for kommunen. Det er Økonomiforvaltningens forventning, at den fælles Koncernservice bl.a. vil betyde en forbedring af økonomistyringen i kommunen gennem koncentration af kompetencerne inden for økonomistyring og en bedre understøttelse af økonomistyringen på kommunens decentrale institutioner. Endelig er der - foruden de ovennævnte tiltag - planlagt en række nye initiativer for de kommende år til styrkelse af kommunens økonomistyring.

 

Økonomiudvalget vil blive orienteret om det arbejdet som igangsættes.

 

Økonomiforvaltningen forventer på baggrund af anbefalingerne i særberetningen i efteråret 2006 at indbyde alle kommunens forvaltninger til et tværgående projektsamarbejde om initiativer til styrkelse af kommunens generelle økonomistyring.

 

Baggrund

Revisionsdirektoratet afgav den 2. oktober 2005 særberetning om "Københavns Kommunes generelle økonomistyring" til Borgerrepræsen­tationen i henhold til revisionsvedtægtens § 13, stk. 3.

 

Revisionsudvalget har til opgave at foretage det forberedende arbejde i forhold til Økonomiudvalgets behandling af revisionsberetningen. Ø ko­nomiudvalget skal afgive beretningen til beslutning i Borgerrepræsentationen.

 

Revisionsudvalget fremsendte sine afgivelsesbemærkninger til Revisionsdirektoratets særberetning om Københavns Kommunes generelle økonomistyring den 10. maj 2006.

 

Revisionsudvalgets afgivelsesbemærkninger er vedlagt som bilag 1.

 

Revisionsudvalgets bemærkninger er afgivet på baggrund af de kommentarer, som Økonomiudvalget og de stående udvalg har knyttet til beretningen. Jf. Beslutningsprotokollater: ØU 46/2006, KFU 408/2005, SOU 395/2005, FAU 622/2005, BTU 648/2005, MFU 287/2005 og BIU Jr.nr. 276352.

 

På dette grundlag har Revisionsudvalget udformet følgende afgivelses­bemærkninger:

 

"Revisionsudvalget tilslutter sig Revisionsdirektoratets sammenfattende opfattelse af, at der som følge af de øgede krav til kommunen og forvaltningerne er behov for til stadighed at arbejde med udviklingen af kommunens økonomistyring.

Revisionsudvalget henstiller, at der med Økonomiforvaltningen som projektansvarlig igangsættes et tværgående arbejde med deltagelse af alle forvaltninger. Arbejdet bør primært være koncentreret om de væsentligste anbefalinger, som revisionen har grupperet således:

·        Budget- og Regnskabshåndbogen mv.

·        Ansvars- og opgavefordelingen.

·        IT.

 

Revisionsudvalget finder anledning til især at pege på behovet for udviklingsarbejdet om anvendelsen af den nye budgetmodel, opgave- og ansvarsfordelingen mellem udvalg, borgmestre og forvaltninger samt omkring styrkelsen af kommunens interne kontrol."

 

Revisionsudvalget har foreslået, at Økonomiudvalget tager afgivelses­bemærk­ning­erne til efterretning og afgiver følgende indstilling til Borgerrepræsentationens beslutning:

 

"Revisionsberetningen og de af Økonomiudvalget besluttede foranstaltninger tages til efterretning."

 

ØKONOMI

_

 

MILJØVURDERING

_

 

ANDRE KONSEKVENSER

_

 

HØRING

_

 

BILAG

• Bilag 1) "Revisionsudvalgets afgivelsesbemærkninger, Revisionsdirektoratets særberetning til Borgerrepræsentationen om Københavns Kommunes generelle økonomistyring", Revisionsudvalget, maj 2006.
• Bilag 2) Brev fra Revisionsudvalget, maj 2006.

 

 

 

Claus Juhl

                                            /

                                                                 Bjarne Winge