Indstilling vedrørende fordeling af IT-pulje på 15 mio. kr.

Borgerrepræsentationen

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 11. maj 2000

BR 160/2000

Indstilling vedrørende fordeling af IT-pulje på 15 mio. kr.

Indstilling vedrørende fordeling af IT-pulje på 15 mio. kr.

(Økonomiudvalget)

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget til Borgerrepræsentationen indstiller, at IT-puljen på 15 mio. kr. under Økonomiudvalget udmøntes som angivet nedenfor

Økonomiudvalgets beslutning den 4. april 2000

Anbefales.

RESUME

I Københavns Kommunes budget for 2000 er der under Økonomiudvalget afsat en IT-pulje på 15 mio. kr. til at støtte projekter der fremmer kommunens IT-anvendelse. Puljen skal fremme en målrettet IT-udvikling, der kan give serviceforbedringer for borgere og erhvervsliv samt en effektivisering af kommunens administration.

Økonomiforvaltningen har med brev af 25. januar 2000 vedr. IT-puljen (bilag 1) indhentet forvaltningernes og forsøgsbydelenes samt Revisionsdirektoratets forslag til projekter finansieret af IT-puljen. Det ansøgte beløb er 27,4 mill. kr. Der indstilles imødekommet ansøgninger for i alt 15,0 mill. kr.

Efter Økonomiforvaltningens vurdering af de enkelte projektforslag foreslås IT-puljen anvendt som beskrevet nedenfor.

SAGSBESKRIVELSE

1. Baggrund

I Københavns Kommunes budget for 2000 er der under Økonomiudvalget afsat en pulje på 15 mio. kr. til målrettet IT-udvikling i kommunen.

Midlerne skal, efter forslag fra forvaltningerne og forsøgsbydelene samt Revisionsdirektoratet, tildeles IT-projekter, der - i overensstemmelse med kommunens overordnede IT-strategi - forbedrer kommunens service over for borgere og erhvervsliv samt effektiviserer kommunens administration.

2. Kriterier for anvendelse af IT-puljen

IT-puljen kan ifølge indkaldelsesbrevet tildeles:

· Projekter der forbedrer kommunens service til borgere og erhvervsliv

· Projekter der giver administrative fordele og effektiviseringsgevinster

· Projekter der gør brug af ny teknologi og som kan anvendes som foregangsprojekter for andre forvaltninger i kommunen

Ved tildeling af midler fra IT-puljen tilgodeses også fælles projekter, der gavner hele kommunen, ligesom der søges opnået en stor bredde i tildelingen af midlerne.

3. Indsendte projektforslag

Nedenfor følger en oversigt over de indsendte projektforslag med angivelse af formål, indhold, ansøger og ansøgt beløb samt ansøgers eventuelle medfinansiering. Projektforslagene er fordelt efter ovennævnte tildelingskriterier.

Oversigt over indsendte projektforslag

Projektformål	Projektforslag	Ansøger	Ansøgt beløb (1.000 kr.)	Medfinansiering (1.000 kr.)
Fælles formål	· Forbedring af KKnet fase 2 (for hele kommunen)	ØF	2.000
	· Uddannelses-PC-ordning for kommunens medarbejdere	ØF	1.000	4.000
	· Paraply-sikkerhedssystem – foranalyse	ØF	300
Serviceforbedringer for borgere og erhvervsliv	· Indretning af IT-arbejdspladser ved Rådhusets bagindgang	KFF	100
	· Udvikling af "Institutionsdatabasen"	FAF	800
	· Styrkelse af borgeradgang til elektroniske informationer	Kgs. E	500
	· Import/scanning af bilag i dagsordensystem	ØF	350
	· Elektronisk Borgerservice for hele kommunen	ØF	1.450
Administrative fordele og effektiviseringsgevinster	· Elektronisk journal i sundhedsplejen og skolesundhedstjenesten	INB	434	150
	· Net-opkobling af Bruxelles kontoret	ØF	120
	· Udvikling og implementering af IT-revisionsværktøj samt konsulentbistand	Revisionsdirektoratet	300
	· Uddannelse i økonomisystemet Concorde XAL (150 brugere i KTK)	BTF	360
	· Pilotprojekt om slutbruger-GIS	BTF	250	100
	· Leasing af arbejdsstationer, maskiner og servere til RIA	BTF	800
	· Udbygning af brandvæsenets administrative netværk	BTF	300
	· Etablering af internetadgang i Miljøkontrollen	MFF	540
	· Udbygning af intranet	UUF	100
	· Elektronisk journal- og dokumenthåndteringssystem	UUF	300
	· Web-baseret vejledningssystem	UUF	300

	· < /span>Registrerings- og dokumenthåndteringssystem til PPR-kontorer	UUF	250
	· EDB-system til lagerstyring, regnskabsføring, bestillinger m.v. i de kommunale kantiner	KFF	400
	· Udbygning og modernisering af varmestyrings-anlæg (CTS-anlæg) på Rådhuset og i div. annekser	KFF	1.675
	· Fjernaflæsning af målere i Den Hvide Kødby	KFF< /o:p>	1.650
	· Tynde klienter til kontorautomatisering hos 50 medarbejdere	KFF	425
	· Automatiseret af bogaflevering på bibliotek	KFF	2.000
	· Etablering af Help-desk funktion	KFF	450
	· Etablering af hjemmearbejdspladser	KFF	250	200
	· Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ØF, FAF, SUF)	ØF	1.112
	· Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ØF, FAF, SUF)	FAF	4.073
	· Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ØF, FAF, SUF)	SUF	815
	· Elektronisk distribution af post til Socialforvaltningen (Scanningsarbejdspladser mv.)	INB	406	100
	· Elektronisk dokumenthåndtering - foranalyse	IØB	300	200
	· Udvikling af Notes-baser til intern kommunikation og vidensdeling	Valby	500
	· Professionalisering af superbrugerorganisation	Valby	250
	· Netværksløsning til hjemmeplejefilialer	Valby	150
	· Netværksløsning til 34 selvejende daginstitutioner	Valby	500
	· Netværks-administrationssystem	Valby	375
	· Opkobling af selvejende institutioner	Kgs. Enghave	120
	· Styrkelse af eget intranet	Kgs. Enghave	180
Anvendelse af ny teknologi	· Bestiller- og afregningsmodul til TOP/Vagtplan-systemet	SUF	1.200
I alt			27.385	4.750

4. Indstilling om tildeling af midler fra IT-puljen

Nedenfor følger en oversigt over de indstillede projektforslag:

Indstillede projektforslag

Projektformål	Projektforslag	Ansøger	Ansøgt Beløb (1.000 kr.)	Medfinansiering (1.000 kr.)
Fælles formål	1. Forbedring af KKnet fase 2 (for hele kommunen)	ØF	2.000
Fælles formål	2. Uddannelses-PC ordning for kommunens medarbejdere	ØF	1.000	4.000
Serviceforbedringer for borgere og erhvervsliv	3. < /span>Import/scanning af bilag i dagsordensystem	ØF	350
	4. Styrkelse af borgeradgang til elektroniske informationer	Kgs. Enghave	500
	5. Elektronisk borgerservice for hele kommunen	ØF	1.450
Administrative fordele og effektiviseringsgevinster	6. Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ØF, FAF, SUF)	ØF	1.006¹
	7. Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ØF, FAF, SUF)	FAF	4.073
	8. Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ØF, FAF, SUF)	SUF	815
	9. Etablering af hjemmearbejdspladser	KFF	250	200
	10. Elektronisk journal- og dokumenthåndteringssystem	UUF	300
	11. Web-baseret vejledningssystem	UUF	300
	12. Pilotprojekt om slutbruger-GIS	BTF	250	100
	13. Udvikling og implementering af IT-revisionsværktøjer og konsulentbistand	Revisionsdirektoratet	300
	14. Elektronisk fordeling af post til Socialforvaltningen (Scanningsarbejdspladser)	INB	406	100
	15. Elektronisk dokumenthåndtering - foranalyse	IØB	300	200
	16. Udvikling af Notes-baser til intern kommunikation og vidensdeling	Valby	500
Anvendelse af ny teknologi	17. Bestiller- og afregningsmodul til TOP/Vagtplan-systemet	SUF	1.200
I alt			15.000	4.600

¹ Det ansøgte beløb er kr. 1.112.000 kr. Ansøgningen indstilles imødekommet med 1.006.000 kr.

Af bilag 2 fremgår de bevillingsmæssige ændringer i forvaltningerne og forsøgsbydelene der følger af indstillingen.

5. Beskrivelse af de enkelte projektforslag

5.1 Fælles formål

1. Forbedring af KKnet, fase 2 (for hele kommunen) (Økonomiforvaltningen)

Københavns Kommunes intranet (KKnet) er p.t. under udvikling. Projektets fase 1 indeholder en afklaring af den kommende udformning og etablering af ny funktionalitet. Fase 2, som ansøgningen vedrører, indeholder implementering af faciliteter fra kommunes store, integrerede IT-systemer som eksempelvis KØR, Løn- og personaledata og DataWarehouse for at opnå bedre ledelsesinformation og administrativ effektivisering samt vidensdeling på tværs i kommunen. Vidensdeling skal også opnås ved oprettelse af debatfora og virtuelle projektrum m.v. på KKnet.

KKnet skal også udbygges med selvbetjeningsmuligheder for kommunens medarbejdere. Eksempelvis skal det være muligt elektronisk at hente og videregive information om egne ansættelsesforhold som løntrin, tillæg, kompetencer, restferie, pension, udviklingsmål etc. samt at indtaste egne stamdata som adress e, telefonnummer og bankkonto m.m.

Det ansøgte beløb skal anvendes til KKnet fase 2 som beskrevet ovenfor.

2. Uddannelses-PC ordning for kommunens medarbejdere (Økonomiforvaltningen)

For at udbrede fortroligheden med PC-anvendelse blandt kommunens medarbejderne ønskes etableret en ordning hvorefter kommunens medarbejdere tilbydes en uddannelses-PC på attraktive vilkår.

Tilbudet vil omfatte alle kommunens medarbejdere. Med baggrund i erfaringer fra andre kommuner, kan der forventes en tilmeldingsprocent på ca. 20, svarende til at ca. 10.000 medarbejdere indtræder i ordningen.

Ordningen, der efter planen sendes i EU-udbud i første halvdel af 2000, forventes iværksat ultimo august 2000.

Projektets samlede budget forventes at udgøre 11 mill. kr. fordelt over 3 år, således at der i år 2000 forventes et ressourceforbrug på 5 mill. kr. og 3 mill. kr. i hvert af de følgende to år. Såfremt tilslutningen til ordningen er større end de forventede 10.000 medarbejdere, afklares problemstillingen i relation til det forøgede ressourceforbrug i samarbejde med kommunens øvrige forvaltninger og bydele. Økonomiforvaltningens medfinansiering i år 2000 afholdes inden for forvaltningens egen ramme v.h.a. overskud fra den interne fakturering af Kommunedata-ydelser hhv. bidrag fra diverse puljer.

Det ansøgte beløb skal anvendes til kommunens medfinansiering af PC-kørekort, hot-line support og forsikring.

5.2 Serviceforbedringer for borgere og erhvervsliv

3. Import/scanning af bilag i Kommunens Møde- og dagsordensystem (Økonomiforvaltningen)

Projektet er en videreudvikling af de nuværende Møde- og dagsordensystem. Det er hensigten, at der skal skabes elektronisk adgang til såvel ØUs og BRs samt de stående udvalgs bilagsmateriale. Det giver en væsentlig forbedring af servicen for BR-medlemmerne, som får elektronisk adgang til bilagsmaterialet på samme måde som dagsordener og indstillinger. Borgere og erhvervsliv vil ligeledes - via internettet - kunne få adgang til bilagsmaterialet i elektronisk form.

Projektet indeholder bl.a. en vurdering af ny teknologi, indkøb og omlægning af arbejdsgange i forvaltningerne/sekretariaterne. Projektet skønnes at vare ½ år. Medfinansiering af de løbende udgifter planlægges afklaret gennem drøftelser med sekretariaterne.

Det ansøgte beløb skal anvendes til anskaffelse af hardware og konsulentbistand i forbindelse med projektet.

4. Styrkelse af borgernes adgang til elektronisk information (Kgs. Enghave Bydel)

Projektets formål er at forbedre borgernes adgang til bydelens hjemmeside ved at opstille info-standere i bydelens supermarkeder m.v. Det er tanken, at forbedring af adgangen til bydelens og kommunens hjemmeside til dels skal ske gennem partnerskaber med bydelens handlende - primært supermarkederne. Partnerskaberne skal dels bygge på Kongens Enghave Bydels interesser i at forbedre adgangen til bydelens/kommunens informationer og service - dels på supermarkedernes interesse i at forbedre deres service for de handlende og for at profilere den enkelte forretningskæde.

Sideløbende hermed etableres kontakter til steder som posthuset, stationerne, almene boligorganisationer, idrætsanlæg, kirker mv. med henblik på opstilling af infostandere - hvor det er muligt som partnerskaber. Kongens Enghave Bydel iværksætter via en bydelsudvikler et udviklingsarbejde for yderligere at udbrede adgangen til bydelens og kommunens hjemmeside gennem et samarbejde med lokale aktører og Tele Danmark.

Det ansøgte beløb skal bl.a. benyttes til opstilling af infostandere med tilhørende software.

5. Elektronisk borgerservice for hele kommunen (Økonomiforvaltningen)

Økonomiforvaltningen gennemfører i øjeblikket en udbudsforretning vedr. elektronisk borgerservice. Projektets formål er at give kommunens borgere adgang til en række traditionelle serviceydelser via internettet. Inden for den nuværende projektramme vil der kunne etableres en række elektroniske ydelser. Yderligere Internet-ydelser vil kunne etableres med den ansøgte bevilling. Servicen over for borgerne og effektiviteten i de berørte forvaltninger vil blive forbedret med forslaget.

Det ansøgte beløb skal anvendes til yderligere udvikling og implementering af elektroniske serviceydelser for borgerne.

5.3 Administrative fordele og effektiviseringsgevinster

6 - 8. Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH-projekt) (Fælles projekt mellem Økonomiforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen samt Sundhedsforvaltningen)

Projektets formål er at et anskaffe og implementere et ESDH-system, der giver forvaltningerne mulighed for frit at udveksle elektroniske dokumenter på tværs af de traditionelle forvaltningsgrænser. Projektet understøtter også forvaltningernes ønsker om, at al relevant information og dokumentation findes elektronisk tilgængeligt uafhængigt af tid, sted og organisatoriske grænser.

Borgere og erhvervsliv skal med projektet i højere grad opleve en effektiv og sammenhængende kommune, hvor borgere og erhvervsdrivende kan gives elektronisk adgang til oplysninger om sig selv, og evt. også adgang til åbne postlister m.v.

Det valgte system kan, såfremt det dækker behovene, indføres i de øvrige forvaltninger.

Det ansøgte beløb skal dække en del af de initiale fællesudgifter til centralt hardware, software, og systemtilpasninger samt øvrige omkostninger til projektassistance m.v.

9 . Etablering af hjemmearbejdspladser (Kultur- og Fritidsforvaltningen)

Formålet med projektet er at indhente 10 brugeres erfaringer med anvendelse af en hjemmearbejdsplads, der er konfigureret på samme måde som den normale arbejdsplads. Hensigten er at opnå større fleksibilitet i tilrettelæggelsen af arbejdet. Afstandskriteriet og de IT-sikkerhedsmæssige forhold ønskes tillige belyst med projektet.

Som et led i projektet er det hensigten at forsøge at øge hastigheden væsentligt ved opstilling af lokale routere, som giver mulighed for at koble 2 eller flere ISDN-linier sammen og dermed øge båndbredden samt at etablere opkobling via mobiltelefon og fra et fritidshus.

Et væsentligt led i projektet vil være en opgørelse af de samlede udgifter til henholdsvis installation og drift sat over for de fordele for forvaltningen, som projektet indebærer.

Projektet forventes gennemført i indeværende år.

Det ansøgte beløb skal bl.a. anvendes til indkøb af hardware, sikkerhedsløsning og etablering af løsningen.

10. Elektronisk journal- og dokumenthåndteringssystem (Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen)

Projektets formål er at effektivisere forvaltningens administrative sagsgange og etablere grundlaget for at udnytte mulighederne i et veludbygget intranet.

Projektet skal ses i sammenhæng med kommunens øvrige tiltag på ESDH-området, jf. projekt 6 - 8.

Det ansøgte beløb skal anvendes til en foranalyse og udarbejdelse af en kravspecifikation, samt implementering af et pilotprojekt i udvalgte områder af forvaltningen.

11. Web-baseret vejledningssystem (Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen)

Projektets formål er at sikre forvaltningen et tidssvarende og fleksibelt IT-værktøj, der, udover at opfylde de lovgivningsmæssige krav til ungdomsvejledningen, kan kvalificere den almindelige skolevejledning samt dokumentationen heraf.

Det nuværende vejledningssystem kan ikke honorere kravene om velfungerende sagsbehandling og dokumentation af vejledningsindsatsen. Med projektet skal der etableres en ny web-baseret løsning, der kan effektivisere registrering, sagsbehandling og dokumentation af vejledningsindsatsen.

Det ansøgte beløb skal anvendes til udvikling af den ovenfor beskrevne løsning.

12. Pilotprojekt om slutbruger-GIS (Geografisk InformationsSystem) (Bygge- og Teknikforvaltningen)

Flere kommunale institutioner opbevarer datasamlinger af bl.a. grundkort og ledningsplaner med angivelse af placering af el-, gas- og fjernvarmeledninger. For at udnytte de mange datasamlinger, er det projektets formål at udbrede adgangen til disse informationer uden for den traditionelle, teknisk orienterede brugerskare. Dette betegnes slutbruger-GIS.

I projektet forventes en institution uden for det etablerede GIS-miljø i Københavns Kommune inddraget. Denne institution skal deltage i udarbejdelse af projektformulering for hvordan GIS kan kobles sammen med andre områder, hvor der kan drages fordel af GIS. Dette kan f.eks. være i forbindelse med analyser, præsentationer/visualiseringer og borgerservice m.v.

Det ansøgte beløb skal anvendes til anskaffelse ekstern bistand, hardware og software, herunder digitale kort.

13. Udvikling og implementering af IT-revisionsværktøjer samt konsulentbistand (Revisionsdirektoratet)

Projektets formål er at forbedre Revisionsdirektoratets opgavevaretagelse gennem effektiv anvendelse af IT. Når kommunens institutioner overgår til nye IT-systemer og programmer, er det nødvendigt, at Revisionsdirektoratet er i stand til at foretage en kvalificeret sagsbehandling i de nye miljøer.

Det ansøgte beløb skal anvendes til dækning af udgifter til omstilling af Revisionsdirektoratets IT-strategi.

14. Elektronisk distribution af post til Socialforvaltningen (Indre Nørrebro Bydel)

Den interne kommunikation i Socialforvaltningen foregår i stigende grad i elektronisk form via Lotus Notes. Interne dokumenter – f.eks. tekstfiler og regneark – sendes rundt elektronisk o.s.v.

Med projektet vil Socialforvaltningen søge at afhjælpe nuværende problemer med forsinkelser i postfordelingen ved at etablere en postdistributionsenhed på 5 af bydelens lokaliteter. På disse enheder etableres komplette scanningsarbejdspladser, hvor posten indscannes og fordeles videre i elektronisk form. Projektet er også en forberedelse til implementering af et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH).

Det ansøgte beløb skal anvendes til anskaffelse af hardware og software samt uddannelse af ansatte.

15. Elektronisk sags- og dokumenthåndtering – foranalyse (Indre Østerbro Bydel)

Der ønskes iværksat en foranalyse og udarbejdet en kravspecifikation for indførelse af et elektronisk sags og dokumenthåndteringssystem.

Det er ind til videre hensigten at anvende det samme ESDH-system som vil blive indkøbt efter udbud af Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen (se projekt 6 – 8 ovenfor). Målet med systemet er blandt andet at forbedre muligheden for standardisering af sagsgange, understøtte en kortere sagsbehandlingstid, forbedre ledelseinformationen og lette borgernes adgang til information.

Bydelen forvalter flere forskelligartede sagsområder end en enkelt forvaltning. Købehavns Kommune vil derfor have behov for yderligere specifikation/tilretning af det system, der måtte vinde udbudet, således at der kan ske journalisering og sagsstyring af alle de kommunale ydelser i samme ESDH-system og efter s amme koncept. På denne baggrund vil erfaringerne fra Indre Østerbro Bydel kunne anvendes i såvel andre bydele som andre forvaltninger.

Projektet forventes afviklet i perioden 1. august 2000 - 31. december 2000.

Det ansøgte beløb skal anvendes til en forundersøgelse og kravspecifikation, der afdækker de enkelte forvaltningsområders journaliserings- og sagsstyringsbehov i forhold til et fælleskommunalt ESDH-system.

16. Udvikling af Notes-baser til intern kommunikation og vidensdeling (Valby Bydel)

For at implementere anvendelsen og afsøge mulighederne/grænserne for anvendelsen af intranettet til kommunikation, information og vidensdeling etableres en række notes-baser som grundlag for brugen af bydelens interne net.

Bydelens MED-aftale, som i vidt omfang medfører medindflydelse og medbestemmelse for den enkelte institution inden der bliver truffet afgørelse – stiller krav om et værktøj, hvor der kan foretages høring helt ud til den enkelte arbejdsplads, inden der bliver truffet beslutning. En velfungerende Notes-base platform vil understøtte dette behov.

Notes-baserne kan være almindelige informationsbaser indeholdende referater fra ledermøder, Hoved-MED-udvalg, lokale Med-udvalg, arbejdsgrupper m.m. Notes-baserne kan også være vidensbaser med f.eks. oversigter over igangværende projekter, Kommunens/Bydelens værdi- og ledelsesgrundlag samt virksomhedsplaner for den enkelte afdeling/institution m.m.

Der forestår i sammenhæng med en Notes-baseudvikling af denne karakter en meget stor udviklingsopgave, hvor Bydelen påtænker at etablere en projektorganisation samt inddrage ekstern bistand til udformning, systematisering, programmering m.m. af de enkelte baser og den indbyrdes sammenhæng mellem disse.

Det ansøgte beløbs skal anvendes til udvikling af Notes-databaser i overensstemmelse med ovenstående beskrivelse, herunder ekstern bistand til udformning, systematisering og programmering i forbindelse hermed.

5.4 Anvendelse af ny teknologi

17. Bestiller- og afregningsmodul til TOP/Vagtplan (Sundheds- og Omsorgsforvaltningen)

I forbindelse med Sundhedsforvaltningens gennemførelse af en BUM-model (Bestiller-Udfører Model) samt en kundevalgsordning på ældreområdet, der indebærer, at kommunens pensionister får mulighed for at vælge mellem leverandører er et Bestiller-modul i tilknytning til TOP/Vagtplan under udarbejdelse.

Det ansøgte beløb skal anvendes til færdigudviklingen af Bestiller-modulet samt udvikling af et Afregningsmodul. Bestiller-modulet skal understøtte hensigtsmæssige informations- og arbejdsgange mellem bestillerkontorer og leverandører til pensionister i kommunen. Afregnings-modulet kan give private og kommunale leverandører lige vilkår med hensyn til afregning og dokumentation af præsterede ydelser.

Økonomi

Se ovenfor.

Høring

Nærværende forslag til udmøntning af IT-puljen er baseret på bidrag fra de enkelte forvaltninger og forsøgsbydele samt Revisionsdirektoratet.

Bilag

Bilag 1 Økonomiforvaltningens brev af 25. januar 2000 vedr. IT-puljen

Bilag 2 Bevillingsmæssige ændringer som følge af indstillingen

Bilag 3 Opfølgning på IT-puljen for 1999

Kurt Bligaard Pedersen

/Bjarne Winge

Til top

Indstilling vedrørende fordeling af IT-pulje på 15 mio. kr.

Indstilling vedrørende fordeling af IT-pulje på 15 mio. kr.

Ansøger

Ansøger