Godkendelse af forslag til Smarte investeringer i kernevelfærden til Budget 2017

Indstilling

Indstilling om,

1. at investeringsforslag vedr. CSC Social Mobility (jf. bilag 1) implementeres med midler fra investeringspuljerne til Smarte investeringer i 2016, og at driftseffektiviseringen på 5,9 mio. kr. i 2017 og 5,0 mio. kr. i 2018 og frem indarbejdes i Socialudvalgets Budgetforslag 2017 (jf. Økonomiafsnittet),

2. at investeringsforslag vedr. borgeradgang på socialområdet via Borger.dk (jf. bilag 2) implementeres med midler fra investeringspuljerne til Smarte investeringer i 2016, og at driftseffektiviseringen på 1,9 mio. kr. i 2018 og frem indarbejdes i Socialudvalgets Budgetforslag 2017 (jf. Økonomiafsnittet),

3. at investeringsforslag vedr. velfærdsteknologier til handicapområdet (jf. bilag 3) implementeres med midler fra investeringspuljerne til Smarte investeringer i 2016, og at driftseffektiviseringen på 3,0 mio. kr. i 2017 og 2,9 mio. kr. i 2018 og frem indarbejdes i Socialudvalgets Budgetforslag 2017 (jf. Økonomiafsnittet),

4. at investeringsforslag vedr. elektroniske nøgler og kørebøger (jf. bilag 4) implementeres med midler fra investeringspuljerne til Smarte investeringer i 2016, og at driftseffektiviseringen på 0,6 mio. kr. i 2017 og 1,6 mio. kr. fra 2018 og frem indarbejdes i Socialudvalgets Budgetforslag 2017 (jf. Økonomiafsnittet),

5. at investeringsforslag vedr. online støtte (jf. bilag 5) implementeres med midler fra investeringspuljen til Smarte investeringer i 2016, og at driftseffektiviseringen på 0,1 mio. kr. i 2018, 0,2 mio. kr. i 2019 og 0,3 mio. kr. i 2020 og frem indarbejdes i Socialudvalgets Budgetforslag 2017 (jf. Økonomiafsnittet).

Det bemærkes, at nedenstående tabel opsummerer indeværende indstillings betydning for den samlede investeringspulje:

Det bemærkes derudover, at beslutningen om udmøntningen af midler fra investeringspuljen til Smarte investeringer i kernevelfærden kræver angivelse af, hvornår beløbene skal udmøntes, hvordan finansieringen er anvist samt hvilke bevillinger beløbene udmøntes til.

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med Socialforvaltningen udarbejdet et rettelsesblad, der erstatter økonomiafsnittet i den oprindelige indstilling (jf. bilag 8).

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Socialudvalgets budgetramme.

(Socialudvalget)

Problemstilling

Med budgetaftalen for 2016 er det besluttet at igangsætte en ny strategi for implementering af ny teknologi i kommunens drift, uddannelse af kommunens medarbejdere og inddragelse af borgere og virksomheder. Strategien skal sikre, at nye teknologiske muligheder omsættes til intelligente effektiviseringer og bedre borgeroplevelser.

For at understøtte strategien er der afsat 452 mio. kr. til at udvikle nye teknologiske løsninger og til at investere i de menneskelige ressourcer, der skal til for at implementere teknologien. Det er et krav, at de projekter, der modtager midler fra investeringspuljerne, har en tilbagebetalingstid på maksimalt 6 år.

Med budgetaftalen for 2016 blev det endvidere besluttet, at Socialforvaltningen skal udarbejde fem konkrete investeringsforslag på smarte investeringer i kernevelfærden. Socialforvaltningen skal udarbejde en indstilling til Socialudvalget, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om udmøntning af midler fra investeringspuljerne til Smarte investeringer i kernevelfærden.

Løsning

Socialforvaltningen har udarbejdet 5 konkrete investeringsforslag, som hver især lever op til de forudsætninger, der gælder for at modtage midler fra investeringspuljerne til Smarte investeringer i kernevelfærden, herunder kravet om tilbagebetaling af investeringen. Socialforvaltningen har inddraget Innovationshuset i udarbejdelsen af investeringsforslagene, og vil endvidere inddrage Innovationshuset i implementeringen af tiltagene, i det omfang, det vurderes at være relevant.

Ad 1: Investeringsforslag vedr. CSC Social Mobility

Der er en stor efterspørgsel efter at kunne tilgå Socialforvaltningens primære fagsystem, CSC Social i mobil form. Det mobile system vil dels spare medarbejdere tid, og dels vil det mobile fagsystem betyde større åbenhed, når borger og medarbejder sammen kan se hvad der skrives i borgerens journal, sammen kan slå op, mm. Forslaget skal dels øge velfærden ved at sikre mere 1-1 tid med borgeren og dels være med til at frigive ressourcer via smart brug af teknologi.

Gevinsterne i forslaget er udarbejdet på baggrund af gevinstworkshops med repræsentanter fra Socialforvaltningens borgercentre og efterfølgende kvalificeret af Innovationshuset på baggrund af fysisk observation af arbejdsgangene på udførerområdet. Antallet af sparede pc’er er baseret på, at særligt udgående medarbejdere ikke i samme udstrækning behøver at have en pc stående og vente på, at de kommer tilbage på deres arbejdsplads for at opdatere borgerens journal.

Der skal investeres 23,9 mio.kr. over to år, og investeringen i forslaget betaler sig tilbage over 6 år. Forslaget er beskrevet i bilag 1.

Ad 2: Investeringsforslag vedr. borgeradgang via Borger.dk

Borgerne efterspørger i stigende grad et nemmere overblik over og adgang til informationer og selvbetjeningsmuligheder fra det offentlige. Samtidig ønsker Socialforvaltningen at give borgerne adgang til egen sag uafhængig af tid og sted og således give kommunikationen med borgeren et kvalitetsløft.

Forudsætningerne for effektiviseringerne er, at borgerne i større grad end det er muligt nu, betjener sig selv på nettet. Frem for at ringe til eller møde op på borgercentret, så vil borgerne kunne få svar på en række spørgsmål via oplysninger om dem selv og deres ydelser og via mulighed for selvbetjening på en række områder. Halvdelen af besparelsen forventes ved færre henvendelser på tværs af hele Socialforvaltningen, og ved at flere henvendelser kan håndteres hurtigere idet borgeren er klædt bedre på, når han/hun henvender sig. Den resterende besparelse forventes realiseret via forbedret integration mellem borger.dk og forvaltningens fagsystemer, dvs. færre manuelle procedurer ved ansøgninger fra borgerne.

Der skal investeres 6,7 mio.kr. over to år og investeringen i forslaget betaler sig tilbage over 6 år. Forslaget er beskrevet i bilag 2.

Ad 3: Investeringsforslag vedr. velfærdsteknologier til handicapområdet

Forslaget implementerer loftslifte og nye vendesystemer i forbindelse med forflytninger af borgere, og muliggør at en række borgere kan forflyttes med 1 hjælper frem for 2. Dette letter arbejdsgangene for medarbejderne samt skaber værdige forflytninger med fokus på borgeren. Forslaget bygger videre på erfaringer fra både handicap- og ældreområdet og understøtter nationalt implementeringsprojekt.

Der skal investeres 2,4 mio.kr. over tre år og investeringen i forslaget betaler sig tilbage over 2 år. Forslaget er beskrevet i bilag 3.

Ad 4: Investeringsforslag vedr. elektroniske nøgler og kørebøger

Elektroniske nøgler medfører mindre håndtering af fysiske nøgler, og giver, i kombination med elektroniske kørebøger, medarbejdere mulighed for at starte eller slutte dagen ude ved borgeren, frem for først at skulle forbi basen, hvorved vejtid reduceres. Ved brug af elektroniske nøgler og kørebøger kan hjemmeplejen desuden hurtigere komme ud til borgeren fx i tilfælde af nødkald, og ændringer i kørebøger kan håndteres mere effektivt end i dag.

Investeringsforslaget er et led i at lette arbejdsgange og administration og dermed frigive tid i hjemmeplejen. Målet er, at ca. 700 borgere i 2018 har fået installeret elektroniske nøgler, og at ca. 400 medarbejdere kan gøre brug af systemet. Løsningen implementeres ligeledes i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Der skal investeres 5,7 mio.kr. over tre år og investeringen i forslaget betaler sig tilbage over 6 år. Forslaget er beskrevet i bilag 4.

Ad 5: Investeringsforslag vedr. online støtte

Med online skærmbesøg i syge- og hjemmepleje bliver en række ydelser til borgerne i fremtiden udført via en sikret videoforbindelse. Borgerne modtager videoopkaldet via en pc, tablet eller mobiltelefon. Ydelsen kan dermed gives der, hvor borgeren befinder sig.

Forslaget indeholder en fuld skalering af online ydelser via skærmbesøg i Den Sociale Hjemmepleje til hele byen. Målsætningen er, at 115 borgere (5 pct.) modtager skærmbesøg som del af deres ydelser fra Den Sociale Hjemmepleje ved fuld implementering, samt at 75 medarbejdere yder online støtte via skærmbesøg. Borgeren vil fortsat modtage besøg i hjemmet, og den online hjælp og støtte vil indgå som integreret del af den støtte, borgeren i forvejen får.

Der skal investeres 1,1 mio.kr. over tre år og forslaget betaler sig tilbage over 6 år. Af de 1,1 mio. kr. søges 0,3 mio. kr. i Innovationspuljen[1]. Forslaget er beskrevet i bilag 5.

Ad 6: Idékatalog med forslag til Smarte investeringer i kernevelfærden

Socialforvaltningen arbejder derudover med en række idéer til smarte investeringer i kernevelfærden. Dette sker i samarbejde med relevante øvrige forvaltninger. Socialforvaltningen vil arbejde videre med at modne ideerne og eventuelt udarbejde business cases. Disse idéer ligger ud over de fem business cases (bilag 1-5), der sendes videre til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med henblik på udmøntning af investeringspuljemidler.

Ideerne er beskrevet i bilag 6 og omfatter følgende. spor:

1. Bedre brug af hjælpemidler

2. Brug af sensorer

3. Informations- og kommunikationsskærme

4. Online støtte som en del af overgangen til voksenlivet og botræning på tværs af områder i Socialforvaltningen

Eventuelle business cases på baggrund af forslagene i idékataloget vil blive forelagt Socialudvalget i takt med, at de bliver udarbejdet. Socialforvaltningen indgår også i andre, tværgående investeringsforslag, som de øvrige forvaltninger er lead-forvaltning på. Hvis der er nye forslag – forvaltningsspecifikke såvel som tværgående – der kan indgå i Budget 2017, vil de blive forelagt Socialudvalget til godkendelse i forbindelse med 1. behandlingen af Budgetforslag 2017 den 16. marts 2016. Forslag, Socialudvalget forelægges SUD efter den 16. marts 2016, vil kunne indgå i Budget 2018 eller senere.

Økonomi

De økonomiske konsekvenser af investeringsforslagene fremgår af tabel 1 nedenfor. Investeringer forudsættes dækket af investeringspuljerne til Smarte investeringer. Nettoeffektiviseringerne vil blive indarbejdet i Socialudvalgets budgetforslag 2017, og blive brugt til at opfylde Socialudvalgets forvaltningsspecifikke effektiviseringskrav til Budget 2017.

Tabel 1: Økonomiske konsekvenser af fem konkrete forslag til Smarte investeringer i kernevelfærden i Socialforvaltningen

Videre proces

De forslag, Socialudvalget vedtager, sendes videre til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med henblik på, udmøntning af midler fra investeringspuljerne til Smarte investeringer til implementering af forslagene i Socialforvaltnignen.

Afledte driftseffektviseringer i 2017 og frem som følge af godkendte forslag indarbejdes i Socialudvalgets Budgetforslag 2017.

Socialforvaltningen vil udarbejde og foreligge en samlet status på forvaltningens arbejde med velfærdsteknologi i marts 2016.

Anette Laigaard                                                  /Katrine Bagge Thorball og Dorte Bukdahl

[1] Der er afsat 10 mio. kr. i en innovationspulje, der er øremærket tiltag, der styrker koblingen til private virksomheder. Midler fra innovationspuljen tæller ikke med i beregningen af tilbagebetalingsperioden på maks 6 år.