Afslutning af anlægsprojekter og omdisponering af uforbrugte anlægsmidler i Københavns Borgerservice

Københavns Borgerservice indstiller, at anlægsprojekterne Overflytning af Pension København, Digital Pension og Strategisk borgerrettet kommunikation afsluttes. De uforbrugte midler i projekterne anmodes delvist omdisponeret til sammenkøring af IT systemer vedr. frontopgaver i forbindelse med overdragelse af Parkering København samt ombygning i Hans Nansens Gård. De resterende uforbrugte midler tilføres kassen.  

Indstilling om,

1. at der i 2012 gives anlægsbevillinger på i alt 2.391 t. kr. (2012 p/l) til Økonomiudvalgets bevilling Københavns Borgerservice, Anlæg, funktion 6.45.51.3 (Sekretariat og forvaltning) fordelt på følgende projekter:
   1. 1.505 t. kr. til færdiggørelse af digitaliseringsstrategien på pensionsområdet samt klargøring af overdragelse af området til Udbetaling Danmark,
   2. 700 t. kr.til sammenkøring af IT-systemer vedr. overdragelse af frontopgaverne i Center for Parkering under Teknik- og Miljøudvalget til Københavns Borgerservice,
   3. 186 t. kr. til ombygning af HNG,
2. at anlægsbevillingerne under pkt. 1 finansieres af uforbrugte midler på i alt 2.391 t. kr. (2012 p/l) i 2012 under Økonomiudvalgets bevilling Københavns Borgerservice, Anlæg, funktion 6.45.51.3 (Sekretariat og forvaltning),
3. at det interne lån Københavns Borgerservice optog i 2010 til finansiering af overflytning af Pension København nedskrives med 584 t. kr. (2012 p/l), samt
4. at de resterende uforbrugte midler på 2.766 t. kr. (2012 p/l) tilføres kassen, funktion 8.22.05.5 (Finansposter), heraf kan 1.900 t. kr. (2012 p/l) anvendes til et eventuelt merforbrug vedr. overdragelse af Udbetaling Danmark.

 (Økonomiudvalget)

Der blev i budgetaftalen for 2010 besluttet at afsætte midler til at digitalisere pensionsområdet (BR 16-6-2010), overflytte pensionsområdet fra Sundheds- og Omsorgsudvalget til Økonomiudvalget (BR 16-6-2010), implementere Min side/Min digitale borgerservice (BR 16-6-2012), digitalisere blanketter (BR 12-3-2009) samt afvikle en række borgerservicecentre som led i den nye kanalstrategi (BR 16-12-2010). I det følgende redegøres der for projekternes eksekvering.

Digital Pension

Størstedelen af projektet er gennemført efter planen. Den digitale selvbetjeningsløsning "Pensionsguiden" blev lagt på www.kk.dk i december 2010. I 2011 er arbejdsgangene omkring selvbetjeningsløsningen blevet optimeret. En del af de oprindeligt planlagte aktiviteter er dog enten blevet forsinket på grund af overdragelsen til Udbetaling Danmark pr. 1-3-2013 eller helt overflødiggjort. Forudsætningerne i den oprindelige anlægsbevilling må derfor anses for at være kraftigt ændrede siden udmøntningen af bevillingen. Siden gennemførelsen af de resterende aktiviteter er afgørende for en korrekt overdragelse til Udbetaling Danmark samt en forudsætning for realisering af de forudsatte effektiviseringer på den del af pensionsområdet, som forbliver i kommunen, anmodes der derfor om en fornyet bevilling til færdiggørelse af aktiviteterne, som alle er igangsat. Aktiviteterne er:

1. Beboerindskudslån 905 t. kr.: Der skal implementeres en ny IT-understøttelse af sagsbehandlingen af beboerindskudslån.
2. Tandlægerefusion 250 t. kr.: Der indføres en ny IT-understøttelse af afregningen med tandlægerne og refusionen af tandlægeudgifter til borgerne.
3. Overflytning af opgaver på kommunedelen af pensionsområdet 150 t. kr.: Der skal sikres en sikker organisatorisk konsolidering af den tilbageblevne del af pensionsområdet efter overdragelsen til Udbetaling Danmark.
4. Overdragelse af IT-systemer på Udbetaling Danmark-områderne 200 t. kr.: Der er behov for en fokuseret indsats i forhold til at sikre, at der sker en sikker håndtering af systemejerskaberne i forbindelse med overdragelsen til Udbetaling Danmark, herunder at relevante systemkontrakter opsiges korrekt, og at IT-afregningerne ændres korrekt.

I alt søges der om en fornyet bevilling vedr. digitalisering mv. på pensionsområdet på 1.505 t. kr. fordelt med 1.350 t. kr. i 2012 og 155 t. kr. i 2013. Periodiseringen sker i førstkommende anlægsoversigt. Projektet forventes senest afsluttet i december 2013.

Herefter resterer der 1.157 t. kr. på projektet, som tilføres kassen.

Overflytning af Pension København
Københavns Borgerservice optog i 2010 et internt lån til finansiering af overflytningen af Pension København fra Sundheds- og Omsorgsudvalget til Økonomiudvalget. De sidste aktiviteter er afsluttet, hvorfor de resterende midler på 1.470 t. kr. delvist anmodes omdisponeret til nye projekter jf. næste afsnit. De resterende 584 t. kr anvendes til nedskrivning af det interne lån.

Min side/Min digitale borgerservice
Min side gik i luften i januar 2011 på www.borger.dk's platform med syv løsninger/funktioner dedikeret til Københavns Kommune. I 2011 er løsningen blevet udbredt og forankret både i Københavns Kommune og 65 øvrige kommuner. Der er desuden blevet implementeret yderligere tre løsninger, som sættes i drift i første halvår af 2012.

Midlerne til indsatsen i 2012 er i forbindelse med udmøntningen af den oprindelig bevilling korrekt periodiseret i 2012, hvorfor den nuværende ibrugtagningsdato i anlægsoversigten er forkert. Fejlen berigtiges i den førstkommende anlægsperiodiseringssag. Det viser sig dog, at det samlede projekt kan gennemføres for lavere udgifter end oprindeligt forudsat, idet der er valgt at anvende den fællesoffentlige platform www.borger.dk. Tidligere overførte midler på 648 t. kr. tilføres kassen.

Digitalisering af blanketter
Der blev i 2009 gennemført udbud på indkøb af systemet til digitalisering af blanketter lige som den konkrete anskaffelse af systemet blev gennemført. Løsningen er implementeret i to faser. Første etape i december 2009 og anden etape i maj 2010. Herefter er systemet blevet yderligere tilpasset og udviklet, hvilket fortsætter og afsluttes i 2012 med et forbrug på 250 t. kr.

Det viser sig dog, at det samlede projekt kan gennemføres for lavere udgifter end oprindeligt forudsat, hvorfor de resterende 930 t. kr. tilføres kassen.

Afvikling af borgerservicecentre
Der resterer 31 t. kr. på projektet, som er gennemført og afsluttet. Midlerne tilføres kassen.

Det fremgår af tabel 1 nedenfor, at der i de nævnte projekter er uforbrugte midler i 2012 for i alt 4.236 t. kr.

Tabel 1. Uforbrugte anlægsmidler i 2012 (2012 p/l)
Projekt	T. kr.
Overflytning af Pension København	1.470
Digital Pension	1.157
Min side/Min digitale borgerservice	648
Digitalisering af blanketter	930
Afvikling af Borgerservice	31
I alt	4.236

Københavns Borgerservice har overfor Økonomiforvaltningen fremlagt en række forslag til, hvad de uforbrugte projektmidler kan omdisponeres til.
Økonomiforvaltningen har lavet en vurdering af hvilke aktiviteter, som de uforbrugte midler kan anvendes til. Vurderingen er foretaget udfra beslutninger, der er taget i lignende sager, som er, at uforbrugte midler kan anvendes til merforbrug på igangværende projekter, som Borgerrepræsentationen allerede har bevilliget midler til, jf. sag om "Opførelse af 24 boliger til borgere med handicap på Rentemestervej (2011-52285)" og "Aflysning af KØR snitflader ØU 28/2/2012". Uforbrugte midler kan ikke omdisponeres til nye anlægsprojekter.

På baggrund af Økonomiforvaltningens vurdering indstilles det, at der gives omdisponering af midlerne til følgende projekter: 

1. Overdragelse af opgaver fra Center for Parkering 700 t. kr.: D. 26-4-2012 forelægges Borgerrepræsentationen en sag vedr. overdragelsen af frontopgaverne i Center for Parkering under Teknik- og Miljøudvalget til Københavns Borgerservice. Såfremt indstillingen tiltrædes, er det påkrævet at sammenkøre de IT-systemer, som anvendes i hhv. Center for Parkering og Borgerservicecentrene svarende til en samlet udgift på 700 t. kr. Projektet afsluttes senest december 2012.

2. Ombygning i HNG 186 t. kr.: Der er behov for en optimering af pladsudnyttelsen i HNG med henblik på at gøre plads til blandt andet medarbejderne fra Center fra Parkering. Projektet afsluttes senest december 2012.

Derudover anmodes der som nævnt i forrige afsnit om en fornyet bevilling til de resterende igangværende aktiviteter vedr. digitalisering af pensionsområdet svarende til 1.505 t. kr. Finansieringen sker via de eksisterende projektmidler.

Korrekt periodisering mellem budgetårene foretages i den førstkommende anlægsoversigt.

Københavns Borgerservice har uforbrugte midler på i alt 4.236 t. kr. Der anmodes om, at få omdisponeret 700 t. kr. til overdragelse af Parkering København samt 186 t. kr. til ombygning af Hans Nansens Gård, der anvises kassemæssig dækning på Økonomiudvalgets bevilling Københavns Borgerservice, anlæg, funktion 6.45.51.3 til finansiering af de pågældende projekter. Der lægges i alt 2.766 t. kr. i kassen, funktion 8.22.05.5, heraf kan 1.900 t. kr. anvendes til et eventuelt merforbrug vedr. overdragelsen af Udbetaling Danmark.

 

Claus Juhl                                                 /Thomas Jakobsen

Økonomiforvaltningen anbefaler, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler at godkende,

1. at der i 2012 gives anlægsbevillinger på i alt 2.391 t. kr. (2012 p/l) til Økonomiudvalgets bevilling Københavns Borgerservice, Anlæg, funktion 6.45.51.3 (Sekretariat og forvaltning) fordelt på følgende projekter:
   1. 1.505 t. kr. til færdiggørelse af digitaliseringsstrategien på pensionsområdet samt klargøring af overdragelse af området til Udbetaling Danmark,
   2. 700 t. kr.til sammenkøring af IT-systemer vedr. overdragelse af frontopgaverne i Center for Parkering under Teknik- og Miljøudvalget til Københavns Borgerservice,
   3. 186 t. kr. til ombygning af HNG,
2. at anlægsbevillingerne under pkt. 1 finansieres af uforbrugte midler på i alt 2.391 t. kr. (2012 p/l) i 2012 under Økonomiudvalgets bevilling Københavns Borgerservice, Anlæg, funktion 6.45.51.3 (Sekretariat og forvaltning),
3. at det interne lån Københavns Borgerservice optog i 2010 til finansiering af overflytning af Pension København nedskrives med 584 t. kr. (2012 p/l),
4. at de resterende uforbrugte midler på 2.766 t. kr. (2012 p/l) tilføres kassen, funktion 8.22.05.5 (Finansposter), heraf kan 1.900 t. kr. (2012 p/l) anvendes til et eventuelt merforbrug vedr. overdragelse af Udbetaling Danmark.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 24. april 2012

Indstillingen blev anbefalet.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 10. maj 2012

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.