Københavns Kommunes It-strategi 2005-2009
Københavns Kommunes It-strategi 2005-2009
Borgerrepræsentationen
DAGSORDEN
for Ordinært møde torsdag den 9. december 2004
BR 623/04
Københavns Kommunes It-strategi 2005-2009
Københavns Kommunes It-strategi 2005-2009
Indstilling om, at forslag til Københavns Kommunes It-strategi 2005 – 2009 tiltrædes.
(Økonomiudvalget)
(Økonomiudvalgets beslutning eftersendes)
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen godkender
· At forslag til Københavns Kommunes It-strategi 2005 – 2009, jf. nedenfor tiltrædes
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. december 2004
RESUME
Københavns Kommunes it-strategi 2005-2009 fastlægger rammerne for it-udviklingen i kommunen og anviser mål for den fælles indsats på it-området. It-strategi 2005 – 2009 viderefører den udvikling, der blev sat i gang med it-strategien for 2000–2004.
Formålet med strategien er at tilvejebringe grundlaget for en it-anvendelse, der fremmer høj service, effektivitet og styrbarhed i kommunens aktiviteter og ressourceanvendelse.
Kommunens it-anvendelse skal understøtte såvel kommunens overordnede målsætninger som kommunens ambition om at være en digital storby. Kommunen ønsker at udvikle "det digitale København", hvor såvel borgerne som forvaltningerne understøttes elektronisk i deres indbyrdes kommunikation og afledte sagsbehandling.
De forretningsmæssige målsætninger for it-anvendelsen fokuserer på, hvorledes gevinsterne af tidligere og kommende års it-investeringer skal høstes i form af øget service, højere effektivitet og bedre styrbarhed i kommunen.
It-strategien indeholder 7 indsatsområder, der skal understøtte it-visionen og kommunens ønske om at udvikle "det digitale København". De 7 indsatsområder er:
·
Udarbejdelse af
it-strategier i forvaltningerne
·
Yderligere digitalisering
af sagsbehandling og servicefunktioner
·
Videreudvikling af
elektronisk borgerservice
·
Forbedret styring med
nye it-styringsværktøjer
·
Fremme af ælles
arkitektur, åbne standarder og integration mellem it-systemer, herunder forsøg
med open-source-produkter
·
Optimal placering af
it-opgaver og leverandørstyring
·
It-governance:
styring af it-anvendelsen
Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen vil årligt få en redegørelse om strategiens implementering. I forbindelse hermed vil der blive fremlagt handlingsplaner for kommunens it-aktiviteter og projekter samt en it-investeringsplan.
SAGSBESKRIVELSE
Københavns Kommunes it-strategi 2005-2009 videreudvikler intentionerne i kommunens it-strategi for 2000-2004, der blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 11. maj 2000.
Den hidtidige it-strategi har som vision haft at etablere åben elektronisk kommunikation med omverdenen og en digital forvaltning. Den nye it-strategi 2005 – 2009 viderefører denne udvikling.
Formålet med strategien er at fastlægge rammerne for it-udviklingen i kommunen og anvise mål for den fælles indsats på it-området. Endvidere skal it-strategien tilvejebringe grundlaget for en it-anvendelse, der fremmer høj service, effektivitet og styrbarhed i kommunens aktiviteter og ressourceanvendelse.
Strategien skal sikre optimal it-anvendelse i kommunens administration og i servicen til borgere og virksomheder. Dette forudsætter såvel en stabil drift som en mere avanceret udnyttelse af de teknologiske muligheder.
En væsentlig del af strategien fokuserer på, hvorledes gevinsterne af tidligere og kommende års it-investeringer skal høstes i form af øget service, højere effektivitet og bedre styrbarhed i kommunen.
Mission, vision og
forretningsmæssig målsætning for den nye forretningsorienterede it-strategi
It-strategien fokuserer på understøtning af den kommunale
"forretning", hvilket er udtrykt i it-strategiens mission. Kommunens
it-anvendelse skal understøtte såvel kommunens overordnede målsætninger som
kommunens ambition om at være en digital storby. Kommunens mission for it -anvendelsen er:
·
At it-systemerne i
Københavns Kommune skaber grundlag for en helhedsorienteret og effektiv service
og sagsbehandling for borgere, virksomheder, samarbejdspartnere
·
At it er et blandt
flere midler til at skabe organisationsudvikling, serviceforbedring og forandring
i kommunen
Den nye it-strategi videreudvikler it-visionen fra den hidtidige it-strategi. Kommunen ønsker at udvikle "det digitale København", hvor såvel borgerne som forvaltningen understøttes elektronisk i deres indbyrdes kommunikation og afledte sagsbehandling:
·
Borgere,
erhvervsliv og andre offentlige myndigheder skal kunne kommunikere nemt og
effektivt med Københavns Kommune og i videst mulig udstrækning kunne betjene
sig selv ved et bredt udbud af serviceydelser i alle døgnets 24 timer
·
Sagsbehandling
og produktion af serviceydelser skal være digitaliseret og arbejdsgange
optimeret, så der opnås en høj service og stor effektivitet
Forretningsmæssigt skal it-anvendelsen have fokus på service, effektivitet og forbedret styrbarhed og dokumentation. Investeringer i informationsteknologi giver størst nytte når:
·
Informationsteknologien
inddrages i de forretningsmæssige beslutninger og vurderes i forhold til den
nytteværdi, it kan skabe i forhold til forvaltningen og borgerne
·
It-projekter
etableres og gennemføres på en sådan måde, at de gavner flest muligt i kommunen
og samme teknologi anvendes på tværs af forvaltningerne
It-strategiens indsatsområder
It-strategien indeholder 7 indsatsområder, der skal understøtte it-visionen og Kommunens ønske om at udvikle "det digitale København", hvor såvel borgerne som forvaltningen understøttes elektronisk i deres indbyrdes kommunikation og afledte sagsbehandling.
De 7 indsatsområder er:
· Udarbejdelse af it-strategier i forvaltningerne
Forvaltningerne skal
udarbejde it-strategier, der ligger indenfor rammerne af og understøtter den
overordnede it-strategi.
· Yderligere digitalisering af sagsbehandling og servicefunktioner
Digitaliseringen indebærer,
at borgere og virksomheder får direkte eller indirekte adgang til kommunens
it-systemer, og stiller derfor høje krav til brugervenlighed, ajourført
information og korte svartider – og som konsekvens heraf krav om integration
mellem sagsbehandler-arbejdspladsen (ESDH), de centrale fagsystemer og den
borgervendte elektroniske selvbetjeningsløsning.
Digitaliseringen af sagsbehandling og service er et af værktøjerne i
arbejdet med at sikre god service og høj effektivitet i forvaltningerne.
· Videreudvikling af elektronisk borgerservice
Borgere og virksomheder
har en stigende forventning om at kunne betjene sig selv via Internettet.
Hermed kan borgere og virksomheder selv vælge, hvor og hvornår kommunen skal
kontaktes, uafhængigt af kommunens åbningstider og den geografiske placering af
centre m.v.
Den målrettede udvikling
af elektroniske borgerserviceydelser skal indfri disse forventninger ved både
at fremme kvaliteten, tilgængeligheden og omfanget af de serviceydelser, som
kommunen tilbyder borgere og virksomheder.
Endvidere skal de elektroniske
borgerserviceydelser bidrage til at øge produktiviteten i forvaltningerne ved
at frigøre ressourcer fra mere rutineprægede arbejdsopgaver.
· Forbedret styring med nye it-styringsværktøjer
Københavns Kommune er en
meget stor og kompleks organisation. Som følge heraf er mange it-systemer
udviklet uden hensyn til de særlige styringsmæssige udfordringer, og kommunen
står derfor med en stor udfordring på område
t.
It-strategien lægger
derfor op til en overvejelse om at implementere et fælles og tværgående
ledelsesinformationssystem, der tilgodese behovene for styrings- og
beslutningsinformation m.v.
· Fremme af fælles arkitektur, åbne standarder og
integration mellem it- systemer,
herunder forsøg med open-source-produkter
Fleksibilitet i såvel
opgaveløsning som kommunikation forudsætter anvendelse af veldokumenterede
teknologier og systemer, der er baseret på fælles og åbne standarder, så
systemerne let kan udskiftes og driftsafvikles af 3. part og således at
kommunen let kan udveksle informationer med offentlige myndigheder og borgere
og virksomheden.
Der skal gennemføres et
forsøg med open-source-produkter med henblik på at vurdere, om en øget
anvendelse af disse produkter er fordelagtig for kommunen.
· Optimal placering af it-opgaver og leverandørstyring
Driften af de store
fælles systemer og etableringen af den nye fælles it-administrationsenhed, samt
de fælles aftaler vedrørende it-drift har aktualiseret behovet for at revurdere
opgavevaretagelsen på it-området i sin helhed.
Målsætningen er, at
opgaverne placeres der, hvor de løses bedst og billigst. Opgaver, der er
outsourcet til en privat leverandør, kan med dette perspektiv hjemtages, hvis
de løses bedre og billigere i kommunen.
· It-governance; styring af it-anvendelsen
It-governance er ledelse
af it set fra et helhedsperspektiv. Hvis kommunen skal høste gevinsterne af
it-investeringerne, skal de opstillede mål for igangsatte it-initiativer
fastholdes og forfølges, da de forventede effekter ellers har haft en tendens
til at "sive bort" eller forblive upåagtede. It-governance er et af
værktøjerne, der kan fastholde et sådant ledelsesmæssigt fokus.
Projekterne indenfor hvert indsatsområde gennemføres indenfor strategiperioden.
Proces
Økonomiforvaltningen og kommunens It-styregruppe vil sikre strategiens gennemførelse. Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen vil årligt få en redegørelse om strategiens implementering. I forbindelse med den årlige redegørelse vil der blive fremlagt handlingsplaner for kommunens fælles såvel som forvaltningsmæssige it-aktiviteter og projekter samt en it-investeringsplan
ØKONOMI
Se ovenfor.
MILJØVURDERING
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
HØRING
Københavns Kommunes It-strategi 2005 – 2009 er udarbejdet i
samarbejde med forvaltningerne. It-strategien er behandlet på flere møder for
forvaltningernes fælles It-styregruppe, samt et møde i kredsen af administrerende
direktører.
BILAG
Bilag 1: Københavns Kommunes It-strategi 2005 - 2009
Erik Jacobsen
/