Mødedato: 09.12.2004, kl. 17:30

Københavns Kommunes It-strategi 2005-2009

Københavns Kommunes It-strategi 2005-2009

Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 9. december 2004

 

 

BR 623/04

Københavns Kommunes It-strategi 2005-2009

Københavns Kommunes It-strategi 2005-2009

 

 

Indstilling om, at forslag til Københavns Kommunes It-strategi 2005 – 2009 tiltrædes.

                                                                                       (Økonomiudvalget)

 

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen godkender

 

·        At forslag til Københavns Kommunes It-strategi 2005 – 2009, jf. nedenfor tiltrædes

 

 

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. december 2004

Anbefalet.

 

 

RESUME

Københavns Kommunes it-strategi 2005-2009 fastlægger rammerne for it-udviklingen i kommunen og anviser mål for den fælles indsats på it-området. It-strategi 2005 – 2009 viderefører den udvikling, der blev sat i gang med it-strategien for 2000–2004.

 

Formålet med strategien er at tilvejebringe grundlaget for en it-anvendelse, der fremmer høj service, effektivitet og styrbarhed i kommunens aktiviteter og ressourceanvendelse.

Kommunens it-anvendelse skal understøtte såvel kommunens overordnede målsætninger som kommunens ambition om at være en digital storby. Kommunen ønsker at udvikle "det digitale København", hvor såvel borgerne som forvaltningerne understøttes elektronisk i deres indbyrdes kommunikation og afledte sagsbehandling.

 

De forretningsmæssige målsætninger for it-anvendelsen fokuserer på, hvorledes gevinsterne af tidligere og kommende års it-investeringer skal høstes i form af øget service, højere effektivitet og bedre styrbarhed i kommunen.

 

It-strategien indeholder 7 indsatsområder, der skal understøtte it-visionen og kommunens ønske om at udvikle "det digitale København". De 7 indsatsområder er:

·        Udarbejdelse af it-strategier i forvaltningerne

·        Yderligere digitalisering af sagsbehandling og servicefunktioner

·        Videreudvikling af elektronisk borgerservice

·        Forbedret styring med nye it-styringsværktøjer

·        Fremme af ælles arkitektur, åbne standarder og integration mellem it-systemer, herunder forsøg med open-source-produkter

·        Optimal placering af it-opgaver og leverandørstyring

·        It-governance: styring af it-anvendelsen

 

Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen vil årligt få en redegørelse om strategiens implementering. I forbindelse hermed vil der blive fremlagt handlingsplaner for kommunens it-aktiviteter og projekter samt en it-investeringsplan.

 

SAGSBESKRIVELSE

Københavns Kommunes it-strategi 2005-2009 videreudvikler intentionerne i kommunens it-strategi for 2000-2004, der blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 11. maj 2000.

Den hidtidige it-strategi har som vision haft at etablere åben elektronisk kommunikation med omverdenen og en digital forvaltning. Den nye it-strategi 2005 – 2009 viderefører denne udvikling.

 

Formålet med strategien er at fastlægge rammerne for it-udviklingen i kommunen og anvise mål for den fælles indsats på it-området. Endvidere skal it-strategien tilvejebringe grundlaget for en it-anvendelse, der fremmer høj service, effektivitet og styrbarhed i kommunens aktiviteter og ressourceanvendelse.

Strategien skal sikre optimal it-anvendelse i kommunens administration og i servicen til borgere og virksomheder. Dette forudsætter såvel en stabil drift som en mere avanceret udnyttelse af de teknologiske muligheder.

 

En væsentlig del af strategien fokuserer på, hvorledes gevinsterne af tidligere og kommende års it-investeringer skal høstes i form af øget service, højere effektivitet og bedre styrbarhed i kommunen.

 

Mission, vision og forretningsmæssig målsætning for den nye forretningsorienterede it-strategi

It-strategien fokuserer på understøtning af den kommunale "forretning", hvilket er udtrykt i it-strategiens mission. Kommunens it-anvendelse skal understøtte såvel kommunens overordnede målsætninger som kommunens ambition om at være en digital storby. Kommunens mission for it -anvendelsen er:

·        At it-systemerne i Københavns Kommune skaber grundlag for en helhedsorienteret og effektiv service og sagsbehandling for borgere, virksomheder, samarbejdspartnere

·        At it er et blandt flere midler til at skabe organisationsudvikling, serviceforbedring og forandring i kommunen

 

Den nye it-strategi videreudvikler it-visionen fra den hidtidige it-strategi. Kommunen ønsker at udvikle "det digitale København", hvor såvel borgerne som forvaltningen understøttes elektronisk i deres indbyrdes kommunikation og afledte sagsbehandling:

 

·        Borgere, erhvervsliv og andre offentlige myndigheder skal kunne kommunikere nemt og effektivt med Københavns Kommune og i videst mulig udstrækning kunne betjene sig selv ved et bredt udbud af serviceydelser i alle døgnets 24 timer

·        Sagsbehandling og produktion af serviceydelser skal være digitaliseret og arbejdsgange optimeret, så der opnås en høj service og stor effektivitet

Forretningsmæssigt skal it-anvendelsen have fokus på service, effektivitet og forbedret styrbarhed og dokumentation. Investeringer i informationsteknologi giver størst nytte når:

 

·        Informationsteknologien inddrages i de forretningsmæssige beslutninger og vurderes i forhold til den nytteværdi, it kan skabe i forhold til forvaltningen og borgerne

·        It-projekter etableres og gennemføres på en sådan måde, at de gavner flest muligt i kommunen og samme teknologi anvendes på tværs af forvaltningerne

 

It-strategiens indsatsområder

It-strategien indeholder 7 indsatsområder, der skal understøtte it-visionen og Kommunens ønske om at udvikle "det digitale København", hvor såvel borgerne som forvaltningen understøttes elektronisk i deres indbyrdes kommunikation og afledte sagsbehandling.

 

De 7 indsatsområder er:

·      Udarbejdelse af it-strategier i forvaltningerne

Forvaltningerne skal udarbejde it-strategier, der ligger indenfor rammerne af og understøtter den overordnede it-strategi.

·      Yderligere digitalisering af sagsbehandling og servicefunktioner

Digitaliseringen indebærer, at borgere og virksomheder får direkte eller indirekte adgang til kommunens it-systemer, og stiller derfor høje krav til brugervenlighed, ajourført information og korte svartider – og som konsekvens heraf krav om integration mellem sagsbehandler-arbejdspladsen (ESDH), de centrale fagsystemer og den borgervendte elektroniske selvbetjeningsløsning.

 

Digitaliseringen af sagsbehandling og service er et af værktøjerne i arbejdet med at sikre god service og høj effektivitet i forvaltningerne.

·      Videreudvikling af elektronisk borgerservice

Borgere og virksomheder har en stigende forventning om at kunne betjene sig selv via Internettet. Hermed kan borgere og virksomheder selv vælge, hvor og hvornår kommunen skal kontaktes, uafhængigt af kommunens åbningstider og den geografiske placering af centre m.v.

Den målrettede udvikling af elektroniske borgerserviceydelser skal indfri disse forventninger ved både at fremme kvaliteten, tilgængeligheden og omfanget af de serviceydelser, som kommunen tilbyder borgere og virksomheder.

Endvidere skal de elektroniske borgerserviceydelser bidrage til at øge produktiviteten i forvaltningerne ved at frigøre ressourcer fra mere rutineprægede arbejdsopgaver.

·      Forbedret styring med nye it-styringsværktøjer

Københavns Kommune er en meget stor og kompleks organisation. Som følge heraf er mange it-systemer udviklet uden hensyn til de særlige styringsmæssige udfordringer, og kommunen står derfor med en sto r udfordring på området.

It-strategien lægger derfor op til en overvejelse om at implementere et fælles og tværgående ledelsesinformationssystem, der tilgodese behovene for styrings- og beslutningsinformation m.v.

·      Fremme af fælles arkitektur, åbne standarder og integration  mellem it- systemer, herunder forsøg med open-source-produkter

Fleksibilitet i såvel opgaveløsning som kommunikation forudsætter anvendelse af veldokumenterede teknologier og systemer, der er baseret på fælles og åbne standarder, så systemerne let kan udskiftes og driftsafvikles af 3. part og således at kommunen let kan udveksle informationer med offentlige myndigheder og borgere og virksomheden.

Der skal gennemføres et forsøg med open-source-produkter med henblik på at vurdere, om en øget anvendelse af disse produkter er fordelagtig for kommunen.

·      Optimal placering af it-opgaver og leverandørstyring

Driften af de store fælles systemer og etableringen af den nye fælles it-administrationsenhed, samt de fælles aftaler vedrørende it-drift har aktualiseret behovet for at revurdere opgavevaretagelsen på it-området i sin helhed.

Målsætningen er, at opgaverne placeres der, hvor de løses bedst og billigst. Opgaver, der er outsourcet til en privat leverandør, kan med dette perspektiv hjemtages, hvis de løses bedre og billigere i kommunen.

·      It-governance; styring af it-anvendelsen

It-governance er ledelse af it set fra et helhedsperspektiv. Hvis kommunen skal høste gevinsterne af it-investeringerne, skal de opstillede mål for igangsatte it-initiativer fastholdes og forfølges, da de forventede effekter ellers har haft en tendens til at "sive bort" eller forblive upåagtede. It-governance er et af værktøjerne, der kan fastholde et sådant ledelsesmæssigt fokus.

Projekterne indenfor hvert indsatsområde gennemføres indenfor strategiperioden.

 

Proces

Økonomiforvaltningen og kommunens It-styregruppe vil sikre strategiens gennemførelse. Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen vil årligt få en redegørelse om strategiens implementering. I forbindelse med den årlige redegørelse vil der blive fremlagt handlingsplaner for kommunens fælles såvel som forvaltningsmæssige it-aktiviteter og projekter samt en it-investeringsplan

 

ØKONOMI

Se ovenfor.

 

 

MILJØVURDERING

-

 

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

Københavns Kommunes It-strategi 2005 – 2009 er udarbejdet i samarbejde med forvaltningerne. It-strategien er behandlet på flere møder for forvaltningernes fælles It-styregruppe, samt et møde i kredsen af administrerende direktører.

 

 

BILAG

 

Bilag 1: Københavns Kommunes It-strategi 2005 - 2009

 

 

Erik Jacobsen

 

/ Bjarne Winge

 


Til top