Den organisatoriske afgrænsning af Københavns Borgerservice
Indstilling og beslutning
- at orienteringen om den organisatoriske afgrænsning af Københavns Borgerservice tages til efterretning.
(Kultur- og Fritidsudvalget)
Problemstilling
Selv om kommunen i medfør af borgerserviceloven har store frihedsgrader hvad angår organiseringen af borgerservicecentrene, er det i borgerserviceloven forudsat, at borgerserviceopgaverne varetages af en organisatorisk enhed. Det vil ikke være tilladeligt at ”atomisere” borgerserviceopgaverne.
Denne konklusion må også ses i sammenhæng med borgerservicelovens udvidede adgang til at indhente og udveksle oplysninger. Denne udvidede adgang gør det nødvendigt at foretage en afgrænsning af borgerservice som en organisatorisk enhed inden for kommunens forvaltning. Ellers ville der skulle indhentes et udtrykkeligt og specifikt samtykke fra borgerne i de tilfælde, hvor der i forbindelse med sagsbehandlingen indhentes oplysninger fra andre myndigheder.
Videre fremgår det udtrykkeligt af aktstykke 82, at kontaktcenteropgaven for den fællesoffentlige borgerportal Borger.dk er overdraget fra Digitaliseringsstyrelsen til Københavns Kommunes Borgerservice, hvorfor denne opgave må henhøre under en organisatorisk borgerserviceenhed. Tilsvarende fremgår det af styrelsesvedtægtens § 25, at den øverste daglige ledelse af den del af kommunens administration, der varetager Økonomiudvalgets og de stående udvalgs forvaltningsområder i Københavns Borgerservice, med virkning fra 1. januar 2014 varetages af borgmesteren for det udvalg, hvorunder Københavns Borgerservice er henlagt. Tilsvarende forudsætter økonomi- og indenrigsministerens dispensation af 9. december 2013, at der er en enhed benævnt ”Københavns Borgerservice”.
Løsning
På de områder, hvor Københavns Borgerservice i dag fuldt ud eller delvis udfører en opgave for en anden myndighed eller hvor der er tale om et integreret sagsbehandlingsforløb mellem Københavns Borgerservice og en anden myndighed, vil det af hensyn til adgangen til udveksling af oplysninger være nødvendigt, at disse områder i den fremtidige Kultur- og Fritidsforvaltning henhører under en organisatorisk borgerserviceenhed.
-
- Borgerservice/nye servicemodeller under Service og forandring – i Borgerservice Sundby, Borgerservice Bispebjerg og på Kvikkerne udføres opgaver for andre myndigheder.
- Kontaktcenteret under Borgerkontakt og Digital innovation – i Kontaktcenteret udføres traditionelle borgerserviceopgaver, hvorfor enheden skal være en del af Københavns Borgerservice. Endvidere udføres opgaver for andre forvaltninger i kommunen og for andre myndigheder. Endelig fremgår det som tidligere nævnt af aktstykke 82, at kontaktcenteropgaverne for den fælles offentlige borgerportal borger.dk er overdraget fra Digitaliseringsstyrelsen til Københavns Kommunes Borgerservice. Dette er et yderligere argument for, at enheden Kontaktcenter og Digitalisering omfattes af den organisatoriske enhed Borgerservice.
Med hensyn til den udvidede adgang til at indhente og udveksle oplysninger, forudsættes at afgrænsningen af Københavns Borgerservice håndteres ved hjælp af IT-autorisationer, jf. herunder publikationen ”Datasikkerhed i borgerservicecentrene – regler og praksis”. Publikationen kan findes på Datatilsynets hjemmeside, under publikationer, publikation om datasikkerhed i borgerservicecentrene.
Økonomi
Carsten Haurum
/Merete Evers Dewilde
Oversigt over politisk behandling
- at orienteringen om den organisatoriske afgrænsning af Københavns Borgerservice tages til efterretning.
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 21. august 2014
Indstillingen blev godkendt.
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. september 2014
Indstilling blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Beslutning
Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 9. oktober 2014
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.