Godkendelse af Københavns Kommunes regnskab for 2013

Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Økonomiforvaltningens kommentarer

Økonomistyring
Revisionsudvalget skal anføre, at den centrale ledelse i de enkelte forvaltninger, på baggrund af indsigt i økonomiske nøgletal, herunder produktivitet for de enkelte fagområder, dels bør kunne foretage økonomisk planlægning og disponering inden for de fastlagte rammer, og dels bør kunne sikre et veldokumenteret grundlag for politiske beslutningsoplæg, eksempelvis omdisponering. Ledere på det decentrale plan forventes at træffe beslutninger i forbindelse med løsning af de daglige kerneopgaver med udgangspunkt i tildelte beføjelser og nu også tillidsdagsordenen med henblik på at sikre en god økonomistyring. 

Det er Revisionsudvalgets opfattelse, at god økonomistyring, ud over at sikre bevillingsoverholdelse som generelt vurderes at fungere hensigtsmæssigt i kommunen, skal understøtte viden om udviklingen i udgifter og indtægter og hvad pengene anvendes til. Økonomistyring bør tillige synliggøre, hvorvidt den økonomiske indsats og eventuelle omkostningsreduktioner i tilstrækkelig grad sikrer, at fastlagte mål realiseres, herunder overholdelse af budgetter samt optimal produktivitet og effektivitet.

Revisionsudvalget anbefaler, at forvaltningerne allerede på nuværende tidspunkt iværksætter processer med henblik på at kunne tilrettelægge økonomistyringen i overensstemmelse med det målbillede, der er udarbejdet i regi af projektet for et nyt økonomisystem.

Økonomiforvaltningen er enig i Revisionsudvalgets bemærkning og vil understøtte, at der frem mod implementering af nyt økonomisystem arbejdes med at implementere målbilledet for god økonomistyring og regnskabsvæsen, som blev besluttet i Økonomiudvalget den 17. juni 2014. Økonomiforvaltningen har dog prioriteret først at fokusere på implementering af målbilledet for regnskabsvæsen. Målet er bl.a. at sikre, at drifts- og støtteprocesser i en regnskabsmæssig sammenhæng udføres identisk, med samme kontrolniveau og med samme resultatmål. Implementeringen vil ske, som en del af arbejdet med de fælles obligatoriske forretningsgange.

Fejludbetalinger af sociale ydelser
Intern Revision har foretaget en kortlægning og analyse af risikoen for fejludbetalinger af sociale ydelser.
Intern Revision har vurderet, at der er etableret tilstrækkelige forebyggende og opdagende kontroller i forbindelse med sagsbehandlingen samt tilhørende forretningsgange. Vurderingen er derfor, at der således kun i mindre grad er sandsynlighed for, at der kan forekomme fejludbetalinger, grundet borgerens tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller grundet sagsbehandlingsprocesser. Det er dog vurderingen, at visse interne forhold kan udgøre en risiko og øge sandsynligheden for fejludbetalinger kan forekomme. Primært henføres denne risiko til usikkerhed i kontrolinformationer, et meget stort antal sager og et stort antal advis’er, der oplyser om ændringer i borgerens forhold. 

Revisionsudvalget har noteret sig Intern Revisions vurderinger og forventer, at et fortsat fokus og iværksættelse af tiltag vil medvirke til at reducere eller udgå fejludbetalinger af sociale ydelser.

Økonomiforvaltningen er enig med Revisionsudvalget.

Kommunens administrative processer
Samlingen af administrative opgaver fra forvaltningerne til Koncernservice er afsluttet. Denne overdragelse af opgaver ændrer dog ikke forvaltningernes ansvar for den umiddelbare forvaltning. Det er derfor væsentligt, at den uddelegerede opgavevaretagelse er tilrettelagt optimalt og udføres med den aftalte kvalitet, men også afvejes i forhold til procesmæssige risici og omkostninger. Synlighed og kvalitet i processer og kontroller vil øge sikkerheden for, at såvel de ansvarlige forvaltninger som Koncernservice opnår en optimal opgaveløsning med færrest mulige omkostninger.

Projektet for etablering af fælles obligatoriske forretningsgange på de væsentligste administrative områder i kommunen, herunder på indkøbs- og lønområdet vil medvirke til sikring af ovennævnte og til at modne organisationen til implementeringen af et nyt økonomisystem. Revisionsudvalget har noteret sig, at processen for beslutninger om og tilvejebringelsen af disse fælles obligatoriske forretningsgange, herunder vurdering af kontrolmæssige risici, har været kompleks og langstrakt og langt fra er afsluttet.

Revisionsudvalget anbefaler, at der er en øget bevågenhed af, at de udarbejdede forretningsgange er tilstrækkeligt robuste og har en kvalitet, der sikrer optimale processer og kontroller, således at Koncernservices’ opgavevaretagelse løfter forvaltningernes umiddelbare forvaltningsansvar.

Revisionsudvalget anbefaler endvidere, at det sikres, at ledelsesmæssige beslutninger om fastlæggelse af processer og kontroller er baseret på fyldestgørende vurderinger af risici og konsekvenser.

Økonomiforvaltningen deler Revisionsudvalgets fokus på, at der skal udarbejdes og implementeres fælles forretningsgange, der sikrer en klar rolle- og ansvarsdeling mellem forvaltningerne og Økonomiforvaltningen og bygger på beslutningsoplæg og risikovurderinger, der er tilstrækkelige for at træffe ledelsesmæssige beslutninger.

På den baggrund er Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne ved at udarbejde forretningsgange, der entydigt beskriver roller og ansvar i den enkelte proces, og som bygger på risikovurderinger udarbejdet på Københavns Kommune niveau. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at de udarbejdede forretningsgange vil sikre et passende kontrolniveau på de berørte områder ud fra en samlet risikobetragtning.

Økonomiforvaltningen er opmærksom på, at processen med udarbejdelse og vedligeholdelse af forretningsgange langt fra er færdig, og at processen fra udarbejdelse til implementering i organisationen kan være lang. Det er dog Økonomiforvaltningens vurdering, at det er vigtigt, at der sikres ejerskab for de udarbejdede forretningsgange i hele organisationen, således at det sikres, at disse får den ønskede effekt og kan implementeres i bund, bl.a. til kommunens dagsinstitutioner, skoler, mv.

Økonomiforvaltningen har desuden fokus på, at arbejdet med forretningsgangene sikrer en modning henimod et nyt ERP (enterprise resource planning) system.

Projekt nyt økonomisystem
Københavns Kommune har arbejdet med projektet om anskaffelse af et nyt økonomisystem med forventet implementering i perioden 2015 til 2018. Projektet er organiseret i en større programorganisation med en styregruppe som øverste ansvarlig for projektet. Styregruppen består af repræsentanter fra alle forvaltningsdirektioner og chefen for Intern Revision som observatør/konsulent.

De indledende faser af projektet er forløbet som forventet, og projektet overholder i sin helhed mål og økonomi. Projektet er for nærværende i udbudsfasen. Det vurderes, at denne fase anses for kritisk, idet det er her, kommunen endeligt skal fastlægge de funktionelle og juridiske betingelser for projektet. Disse forhold skal således fremgå af udbudsmaterialet og vil være bestemmende for projektets pris, forløb, kvalitet og dermed projektets samlede succes.

Revisionsudvalget noterer sig, at projektet, der involverer betydelige ressourcer i kommunen, udgør dels en væsentlig selvstændig økonomisk risiko og dels en imagemæssig risiko for kommunen.

Revisionsudvalget anbefaler derfor, at projektet, frem til dette er afsluttet, løbende auditeres og risikovurderes uden for programledelsen i forhold til overholdelse af tidsplan og økonomi med henblik på at øge muligheden for at identificere eventuelle risici, som ledelsen skal håndtere, og herunder sikre den ledelsesmæssige og politiske bevågenhed.

Programmet for Nyt Økonomisystem (projektorganisationens navn) er enig i de af Revisionsudvalgets anførte bemærkninger vedr. projekt nyt økonomisystem. Det bemærkes, at der i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet indgår ekstern konsulentbistand med henblik på ekstern review. Programmet kan endvidere oplyse, at Københavns Kommunes it-projektråd allerede er i gang med en af programmet uafhængig risikovurdering af projektet. Programmet vil også fremadrettet sørge for, at projektet løbende auditeres og risikovurderes uden for programledelsen

Revisionsudvalgets bemærkninger og kommentarer

Økonomiforvaltningens kommentarer

Det er Revisionsudvalgets vurdering, at der generelt er en god fremdrift med hensyn til implementeringen af de forbedringsforslag, som Revisionsudvalget har fremsat i revisionsbetænkningerne for tidligere regnskabsår. 

Revisionsudvalget bemærker dog, at flere forhold af væsentlig betydning for implementeringen af et nyt økonomisystem endnu ikke er endeligt afklarede, eksempelvis: Organiseringen af regnskabsvæsenet (regnskabsstrategi), standardiseringen af kontoplanen samt færdiggørelse af forretningsgange. Det er af væsentlig betydning, at der fortsat er stor fremdrift i disse opgaver.

Økonomiforvaltningen er enig i, at der er god fremdrift med hensyn til implementeringen af de forbedringsforslag som Revisionsudvalget har fremsat i revisionsbetænkningen for regnskabsårene 2011 og 2012.

Programmet for Nyt Økonomisystem er opmærksom på, at implementering af et nyt økonomisystem forudsætter en afklaring af, hvorledes regnskabsvæsenet i kommunen er organiseret. Herunder, at det er vigtigt, at der sker en standardisering af kontoplanen, og at der etableres klare og præcise forretningsgange. Udarbejdelsen af forretningsgangene er allerede igangsat og implementering i forvaltningerne påbegyndes i efteråret 2014.