Anskaffelse af omsorgssystem til understøttelse af opgavevaretagelsen i hjemmeplejen

Borgerrepræsentationen

DAGSORDEN

for Or dinært møde torsdag den 8. september 2005

BR 466/05

Anskaffelse af omsorgssystem til understøttelse af opgavevaretagelsen i hjemmeplejen

Anskaffelse af omsorgssystem til understøttelse af opgavevaretagelsen i hjemmeplejen

Indstilling om, at gennemførelse af udbud, anskaffelse og implementering af det valgte omsorgssystem finansieres ved optagelse af et internt lån på kr. 7 mill. i Økonomiforvaltningen.

Det forudsættes, at gennemførelsen af udbud, anskaffelse og implementering af det valgte omsorgssystem finansieres ved optagelse af et internt lån på 7 mill. kr. samt anvendelsen af 3,7 mill. kr. af ubrugte budgetmidler, som Borgerrepræsentationen på BR-mødet d. 15. juni 2005 (BR 393/05) gav sin bemyndigelse til at overføre fra 2004 til 2005. Den samlede finansiering udgør således 10,7 mill. kr.

Det interne lån udbetales som en tillægsbevilling på 7 mill. kr. i forbindelse med de tekniske ændringsforslag til budget 2006.

Det præciseres, at udgiften på 10,7 mill. kr. i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet, anskaffelse og implementering af det valgte omsorgssystem afholdes på bevillingen Handicappede, funktion 6.51 Sekretariat og forvaltning.

(Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget)

INDSTILLING

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget godkender igangsættelse af et EU-udbud m.h.p. indkøb af et omsorgssystem til understøttelse af opgavevaretagelsen i hjemmeplejen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller, at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

enten

at gennemførelse af udbud, anskaffelse og implementering af det valgte omsorgssystem finansieres via en budgettilførsel i f.m. budgetforhandlingerne for 2006 på kr. 7 mill.

eller

at gennemførelse af udbud, anskaffelse og implementering af det valgte omsorgssystem finansieres ved optagelse af et internt lån på kr. 7 mill. i Økonomiforvaltningen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen tager til efterretning at en overførsel på kr. 4,8 mill. fra 2004 til 2005 er en forudsætning for at projektet kan gennemføres med det angivne budget.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets beslutning i mødet den 22. juni 2005

Udvalget bemærkede, at forudsætningen om overførsel af 4,8 mill. kr. fra 2004 til 2005 er gået i orden jf. Borgerrepræsentationens beslutning onsdag den 15. juni 2005.

Indstillingen blev tiltrådt, idet udvalget anbefaler overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen at gennemførelse af udbud, anskaffelse og implementering af det valgte omsorgssystem finansieres ved optagelse af et internt lån på kr. 7 mill. i Økonomiforvaltningen.

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende forslag søges gennemført, idet det forudsættes, at gennemførelsen af udbud, anskaffelse og implementering af det valgte omsorgssystem finansieres ved optagelse af et internt lån på 7 mill. kr. samt anvendelsen af 3,7 mill. kr. af ubrugte budgetmidler, som Borgerrepræsentationen på BR-mødet d. 15. juni 2005 (BR 393/05) gav sin bemyndigelse til at overføre fra 2004 til 2005. Den samlede finansiering udgør således 10,7 mill. kr.

Det interne lån udbetales som en tillægsbevilling på 7 mill. kr. i forbindelse med de tekniske ændringsforslag til budget 2006.

Jf. vedlagte notat er tilbagebetalingsprofilen på lånet som følger (t.kr.):

	2006	2007	2008	2009	2010	2011	I alt
Gæld ultimo året:	7.455	6.875	5.315	3.654	1.884	0	-
Afdrag (inkl. renter) i året:	0	1.000	1.884	1.884	1.884	1.884	8.536

Økonomiudvalget præciserer, at udgiften på 10,7 mill. kr. i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet, anskaffelse og implementering af det valgte omsorgssystem afholdes på bevillingen Handicappede, funktion 6.51 Sekretariat og forvaltning.

Herudover har Økonomiudvalget ingen bemærkninger."

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 16. august 2005

Anbefalet.

RESUME

Fritvalgsordningen i hjemmeplejen samt det øgede pres på området, stiller skærpede krav til bl.a. dokumentation af leverede ydelser hos hjemmeplejens brugere og generelt krav om et bedre styringsgrundlag.

Herudover har hjemmeplejeområdet i en årrække være præget af merforbrug og et usikkert datagrundlag qua manglende IT-værktøjer, hvilket har bevirket en utilstrækkelig styring.

Indenfor rammerne af de nuværende IT-systemer er det ikke muligt at opfylde disse stigende styringskrav og endvidere må de eksisterende muligheder for at understøtte arbejdsgangene i hjemmeplejen generelt betragtes som utidssvarende.

På denne baggrund er der blevet gennemført en foranalyse vedr. indførelse af nyt omsorgssystem i hjemmeplejen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, der dels skulle afdække Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens behov og ønsker i forhold til et omsorgssystem samt afklare muligheden for at anvende Sundhedsforvaltningens kontrakt til at erhverve det her benyttede omsorgssystem, KOS.

Foranalysen viser bl.a., at det ikke er juridisk muligt at anvende Sundhedsforvaltningens kontrakt eller andre af kommunens IT-kontrakter til anskaffelse af et omsorgssystem. Foranalysen viser desuden, at behovet for forbedret IT-understøttelse på området er betragteligt. Endvidere godkendte Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget i april 2004 iværksættelse af et hjælpemiddelprojekt i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen (FAU 176/2004) med det formål at forbedre sagsbehandling og ledelsesinformation på området. Anskaffelse af et omsorgssystem med et hjælpemiddelmodul vil sikre IT-understøttelse på hjælpemiddelområdet.

Da erfaringer fra andre kommuner desuden viser, at der må forventes et mærkbart effektiviseringspotentiale samt et forbedret styringsgrundlag ved at indføre et nyt omsorgssystem, anbefales det, at der iværksættes et EU-udbud til indkøb af et omsorgssystem.

Den samlede udgift til anskaffelse af et omsorgssystem inkl. hjælpemiddelmodul estimeres til at beløbe sig til ca. 10,7 mill. kr.

Der var i IT – Service og udviklings regnskab 2003 ubrugte budgetmidler på 5 mill. kr. som blev godkendt overført til budgetåret 2004, reserveret til delvis finansiering af anskaffelse af et omsorgssystem. Af disse er 0,2 mill. forbrugt i forbindelse med gennemførelsen af foranalysen og de resterende 4,8 mill. er anmodet overført fra regnskabet 2004 til 2005.

Endvidere er der disponeret 1,1 mill. kr. til aflønning af projektleder i 2005 og 2006 samt til øvrige mindre projektudgifter i 2005, hvilket giver et restbevilling på 3,7 mill. kr. og dermed et finansieringsbehov på 7 mill. kr.. Overførselsanmodningen vedr. de 4,8 mill. er endnu ikke behandlet og det er således en forudsætning for budgettet, at denne godkendes.

SAGSBESKRIVELSE

Fritvalgs-ordningen, der gør det muligt for borgerne at vælge mellem en offentlig eller privat leverandør af personlig og praktisk hjælp, har betydet, at det har været nødvendigt at adskille den visiterende og den udførende del af hjemmeplejen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Dette er sket ved at indføre den såkaldte "BUM"-model (Bestiller-Udfører-Modtager), der understøtter principperne bag "Frit leverandørvalg" i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

Denne ændrede praksis har skærpet krav til den kommunale leverandør, såsom krav om dokumentation af antallet af leverede timer hos hjemmeplejens brugere og krav om afregning mellem Bestiller og Udfører.

Området har over en periode desuden været kendetegnet ved et vist merforbrug som delvist begrundes i et manglende styringsgrundlag. Det har ganske enkelt ikke været muligt at registrere og dermed følge op på kritiske styringsparametre.

Indenfor rammerne af de nuværende systemer er det ikke muligt at opfylde kravene til IT-understøttelse af BUM. Endvidere må d e eksisterende muligheder for at understøtte arbejdsgangene i hjemmeplejen – visitation, dokumentation, opfølgning på kvalitetsstandarder, m.m. – generelt betragtes som utidssvarende.

Sundhedsforvaltningen har siden år 2000 været i gang med udvælgelse og siden implementering af omsorgssystemet KOS til bl.a. understøttelse af BUM. Det ville derfor være nærliggende at vælge dette system, især når grænsefladerne mellem de to forvaltningers borgerbetjening tages i betragtning. Imidlertid har processen i Sundhedsforvaltningen ikke været uden problemer, idet man har valgt delvis egenudvikling og Familie og Arbejdsmarkedsforvaltningens ønsker ikke et tilsvarende udviklingsprojekt, men tilstræber erhvervelse af et standardsystem.

På baggrund af dette, er der blevet gennemført en foranalyse vedr. indførelse af et omsorgssystem i hjemmeplejen med det formål at afdække behovene og udarbejde en kravspecifikation samt vurdere muligheden for at anvende Sundhedsforvaltningens kontrakt og således levere et beslutningsgrundlag for en anskaffelse.

Gennemførelse af arbejdsgangsanalyser i såvel bestiller- som udførergruppe i både lokal- og handicapcenter samt gruppeinterviews med et repræsentativt udvalg af alle medarbejdergrupper i hjemmeplejen, underbygger i høj grad, at behovet for forbedret IT-understøttelse er betragteligt. Det er bl.a. et ret tidskrævende manuelt arbejde at producere den nødvendige dokumentation og mulighederne for at trække ledelsesinformation er utilstrækkelige. Således var der stor enighed om blandt medarbejdergrupperne om behovet for samt kravene til et kommende omsorgssystem.

Sundhedsforvaltningens kontrakt

Sundhedsforvaltningens kontrakt er blevet juridisk vurderet af to omgange, første gang af advokatfirmaet Hjorth og Rinhardt, der vurderer, at det er betænkeligt at anvende kontrakten. Denne betænkelighed begrundes dels i det forhandlingsforbud, der gælder generelt for udbudsforretninger, men også fordi anskaffelsessummen vil overskride tærskelværdien for EU-udbud og genbrug af kontrakten derfor vil kunne tolkes som et forsøg på omgåelse af udbudsreglerne.

Efterfølgende er kontrakten blevet vurderet endnu engang af advokatfirmaet Bech-Bruun Dragsted, der samtidig har undersøgt mulighederne for at anvende andre af Københavns Kommunes eksisterende kontrakter m.h.p. muligheden for at erhverve et omsorgssystem uden forudgående udbud.

Deres vurdering er, at ingen af de eksisterende kontrakter hjemler indkøb af et samlet omsorgssystem og at der derfor skal gennemføres enten et samlet udbud eller særskilt udbud af de nødvendige indkøb af enten programmel eller mobile enheder.

Med baggrund i ovenstående indstilles det, at der igangsættes et samlet EU-udbud til indkøb af et omsorgssystem samt håndholdt udstyr.

Hjælpemiddelmodul

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tiltrådte d. 14. april 2004 en indstilling vedr. iværksættelse af et hjælpemiddelprojekt i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen med det formål at forbedre sagsbehandlingen på området samt at skabe et grundlag for en bedre vidensindsamling på området.

Et delprojekt herunder er den nuværende og fremtidige IT-anvendelse på området. P.t. anvendes et hjælpemiddelsystem – Q-systemet – som dels anvendes af Hjælpemiddelcentralen og dels anvendes i forbindelse med sagsbehandlingen ved ansøgning og genbestilling af personlige og tekniske hjælpemidler.

Q-systemet, der ejes af Sundhedsforvaltningen står for at skulle udskiftes og det nye hjælpemiddelsystem vil få karakter af et logistiksystem målrettet mod Hjælpemiddelcentralens behov, hvorfor den IT-mæssige understøttelse i forbindelse med den interne sagsbehandling i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen forsvinder.

I Sundhedsforvaltningen arbejdes på at tilknytte et hjælpemiddelmodul til omsorgssystemet KOS til understøttelse af sagsbehandlingen vedr. tildeling af hjælpemidler. Da denne løsning er betinget af anvendelse af KOS, kan den ikke afhjælpe problemstillingen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

Samtidig er man i gang med at etablere en elektronisk BorgerService, hvorved borgerne via Internettet kan ansøge om eller genbestille hjælpemidler og der er derfor behov for et system til at opsamle disse data og håndtere den videre sagsbehandling.

En stor del af de oplysninger, der anvendes i forbindelse med sagsbehandlingen vedr. tildeling af hjælpemidler vil være til stede i et nyt omsorgssystem og en stor del af de eksisterende omsorgssystemer på markedet har et såkaldt hjælpemiddelmodul.

Det anbefales derfor, at såfremt Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anskaffer et omsorgssystem, bør der tilknyttes et hjælpemiddelmodul.

Effektivisering

De foreløbige erfaringer fra et projekt ved navn CareMobil igangsat i 6 kommuner i foråret 2003, sandsynliggør at der desuden er et vist effektiviseringspotentiale forbundet med etablering af mobile IT-løsninger på hjemmeplejeområdet.

Projektet, der er igangsat af Socialministeriet, Kommunernes Landsforening, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling samt Den Digitale Taskforce, og har til formål at understøtte udbredelsen af den mobile teknologi i hjemmeplejen.

Midtvejs i projekt er der udarbejdet en business case, der sandsynliggører gevinster og omkostninger ved at investere i mobile løsninger på hjemmeplejeområdet.

De potentielle effektiviseringsgevinster opnås ved tidsbesparelser på følgende områder:

· Faglig dokumentation kan foretages direkte, hvilket sparer efterbehandlingstid

· Ydelsesdokumentation foregår automatisk eller foretages direkte så efterbehandlingstid undgås.

· Tidsbesparelser ved øget fleksibilitet, f.eks. ved at medarbejderen ikke skal ind et centralt sted for at hente/aflevere kørelister eller dokumentere.

Denne foreløbige business case, der baserer sig på en kommune med 6 visitatorer, 30 sygeplejersker og 118 hjælpere vurderer overordnet, at en given investering i mobile løsninger kan være tjent ind allerede efter ca. 11 mdr. efter ibrugtagning, hvis det forudsættes, at medarbejdergrupperne gennemsnitligt bliver 5 % mere effektive pr. dag (eller sparer mindst 23 min./dag) via gevinster på ovenstående områder. Yderligere effektiviseringsgevinster er lig med økonomisk gevinst, hvilket i dette tilfælde svarer til en årlig fortjeneste på 1,8 mill. kr. via gevinster forbundet med tidsbesparelser ved faglig dokumentation, automatisk ydelsesdokumentation, m.m.

Hjemmeplejen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er ikke direkte sammenlignelig med ovennævnte eksempel, men overføres denne business case til forholdene i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan følgende udledes:

Hjemmeplejen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er ca. 3 gange så stor som eksemplets og med en anden personalesammensætning, nemlig færre sygeplejersker og flere hjælpere. Det betyder, at den lønmæssige besparelse bliver mindre, da der opnås mindre økonomisk effekt ved en sparet hjælpertime i forhold til en sygeplejersketime. Endvidere opereres i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen med en højere vejtid, da f.eks. handicapcentrene dækker forholdsvis store geografiske områder. Endelig er arbejdsgangene som udgangspunkt også anderledes delvis pga. brugergruppens karakter.

De øvrige forudsætninger, såsom opgavesammensætning, antal besøg pr. dag, efterbehandlingstid m.v. skønnes realistiske også i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og da gevinstestimaterne generelt er konservative i casen, vurderes de samlede effektiviseringsgevinster opnåelige. Eksempelvis vil automatisk ydelsesdokumentation på sigt samlet set kunne spare ½-1 årsværk pr. center, da dette p.t. er en ressourcekrævende opgave. Besparingspotentialet vil naturligvis være størst i Handicapcentrene qua større volumen og budget.

På grund af de førnævnte anderledes forhold i hjemmeplejen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, vil det dog givetvis tage længere tid inden gevinsterne kan høstes.

Det er desværre ikke muligt at kvantificere den potentielle besparelse i kr. og ører, da det eksisterende datagrundlag i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er for utilstrækkeligt til at kunne anvende Business casen direkte. Forudsættes det dog, at der på sigt kan spares ½ årsværk til en gennemsnitlig årsløn på 300.000 kr. pr. center, svarer det til en årlig besparelse på 2,8 mill. kr.

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

ØKONOMI

Hjemmeplejeområdet har i 2005 et samlet budget på 186,2 mill. kr., fordelt med 125,0 mill. kr. på handicapområdet og 51,2 mill. kr. på psykiatriområdet. Regnskab 2004 udviser et samlet merforbrug på 7,7 mill. kr.

Hjælpemiddelområdet har i 2005 et samlet budget på 96,2 mill. kr. Regnskab 2004 udviser et samlet merforbrug på 5,2 mill. kr.

Udgifterne i f.m. anskaffelse af et nyt omsorgs- og hjælpemiddelsystem forventes at ville udgøre:

Tabel 1 - Anskaffelsesudgifter

Det nuværende budget udgør:

Tabel 2 – Budgetmæssige forudsætninger

Besparelsesgrundlaget er som beskrevet i ovenstående vanskeligt at beregne præcist. Dog vurderes det at have omfang på minimum 2,8 mill. kr. p.a., jf. afsnit om effektivisering. Denne effektivisering vil derfor kunne medvirke til en nedbringelse af det aktuelle merforbrug på hjemmeplejeområdet.

Herudover vurderes det, at de forbedrede styringsmuligheder i det nye system yderligere vil kunne medvirke til at bremse den nuværende udgiftsudvikling på både hjemmeplejeområdet og hjælpemiddelområdet.

Finansiering af de samlede anlægsudgifter foreslås enten finansieret ved:

1. En budgettilførsel i f.m. budgetforhandlingerne for 2006 eller

2. ved optagelse af et internt lån i Økonomiforvaltningen.

Tilbagebetalingen (inkl. renter) over 6 år, foreslås at følge den forventede effektiviseringsgevinst, således at afdragene øges i takt med de realiserede besparelser. En tilbagebetalingsprofil ved optagelse af et internt lån på 7 mill. kr. til en rente på 6,5 % p.a. kunne evt. se ud som følger:

1. år: 0,0 mill. kr.

2. år: 1,0 mill. kr.

3. – 6. år.: 1,8 mill. kr.

I alt 8,2 mill. kr.

Tilbagebetalingen vil skulle ske via den realiserede besparelse på hjemmeplejen som forventes at kunne beløbe sig til 2,8 mill. kr. p.a., jf. ovenstående, til trods for at der samlet set må forventes merforbrug på funktionen.

ANDRE KONSEKVENSER

Et fremtidigt omsorgssystem vil påvirke arbejdsmiljøet gennem ændring af arbejdsgange og procedurer. Et forandringsprojekt bør derfor etableres for at sikre en ordentlig forankring i organisationen.

Initialt vil implementering betyde et øget arbejdspres på visse grupper i hjemmeplejen, men på sigt må det forventes, at medarbejderressourcer vil blive frigjort i forbindelse med eliminering af dobbeltregistrering og effektivisering af arbejdsgange, jf. afs. om Økonomiske konsekvenser.

HØRING

Kravspecifikationen har været i høring blandt følgende:

· Teknisk Administrativ teams og Voksenteams i samtlige handicap- og lokalcentre

· Dansk Sygeplejeråd (DSR)

· Foreningen af offentlige ansatte (FOA)

Alle ovenstående parter udtrykte enighed om de formulerede krav samt om behovet for bedre IT-understøttelse af området.

BILAG

· Juridisk vurdering, Hjort & Rinhardt

· Juridisk vurdering, Bech-Bruun Dragsted

· Business case for etablering af mobile IT-løsninger på hjemmeplejeområdet

Grethe Munk

Sven Bjerre

Til top