Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005
Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005
Borgerrepræsentationen
DAGSORDEN
for Ordinært møde torsdag den 8. september 2005
BR 465/05
Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005
Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb - 2005
Indstilling om, at redegørelse om Københavns Kommunes indkøb 2005 tages til efterretning, at styrkelsen af Strategisk Indkøb gøres permanent fra og med 2007, jf. afsnit 8, at der til dette med virkning fra 1. januar 2007 afsættes 3 mill.kr. årligt, som finansieres via opkrævning hos udvalgene, samt at udgifterne fordeles mellem udvalgene på baggrund af deres andel af den samlede indkøbsvolumen med virkning fra 1. januar 2007 og frem.
(Økonomiudvalget)
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget
anbefaler, at Borgerrepræsentationen godkender
at nærværende
redegørelse tages til efterretning.
at styrkelsen
af Strategisk Indkøb gøres permanent fra og med 2007, jf. afsnit 8.
at der til dette
med virkning fra 1. januar 2007 afsættes 3 mill.kr. årligt, som finansieres via
opkrævning hos udvalgene.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 16. august 2005
"At Økonomiforvaltningen
afholder udgifterne inden for egen budgetramme med virkning fra 1. januar 2007
og frem."
Der blev begæret afstemning
om
For stemte 2 medlemmer: Ø
Imod stemte 9 medlemmer: A,
B, C, F, O
1 medlem undlod at stemme:
Søren Pind (V)
Ændringsforslaget blev dermed
forkastet.
Indstillingen blev herefter
anbefalet med bemærkningen om, at udgifterne fordeles mellem udvalgene på
baggrund af deres andel af den samlede indkøbsvolumen med virkning fra 1.
januar 2007 og frem.
RESUME
Redegørelsen indeholder en status over de opnåede
resultater med indgåelse og brug af fælles indkøbsaftaler og kommunens
elektroniske indkøbssystem, samt de realiserede besparelser i perioden
2002-2004. Desuden indeholder redegørelsen en evaluering af indkøbsområdet.
Endvidere beskriver redegørelsen fokusområderne på indkøbsområdet i 2005-2006.
Siden oprettelsen af Strategisk Indkøb (tidligere Den
Fælles Indkøbsenhed) i 2002, er der foretaget 29 udbud (bestående af 85
delaftaler med en realiseret besparelse på ca. 41,5 mill.kr.). Resultatet
viser, at kommunen, via sit store indkøbsvolumen, kan opnå markante besparelser
ved anvendelse af fælles obligatoriske indkøbsaftaler. Strategisk Indkøb havde
som målsætning for 2004, at de indgåede aftaler skulle medføre en besparelse på
36 mio.kr.. Anvendelsen af aftalerne betyder, at kommunen har realiseret denne
besparelse i 2004. Imidlertid er anvendelsesgraden af såvel de fælles
indkøbsaftaler som af indkøbssystemet stadig utilfredsstillende lav, selvom
forvaltningerne er forpligtet til at anvende aftalerne. Der er mange institutioner
som endnu ikke anvender alle aftalerne. Dette har som konsekvens, at selvom
kommunen har realiseret de forventede besparelser i 2004, udnyttes besparelsespotentialet
kun i begrænset omfang.
Der kan være flere grunde til den manglende loyalitet
over for de fælles obligatoriske indkøbsaftaler. Primært kræver det for mange
en adfærdsændring at omstille sig til at betragte sig som en del af en større
helhed. Man ønsker ikke sin medbestemmelse indskrænket, man betragter
indkøbssystemets funktionalitet som besværlig, man mener at kunne købe varer billigere
andre steder, man kan ikke benytte sine hidtidige leverandører og aftalerne
tilgodeser ikke lokale handlende.
Imidlertid er forudsætningen for fællesaftalerne, at
man slutter op omkring dem, således at leverandøren får den omsætning, der er
en forudsætning for de for hele kommunen fordelagtige priser og
leveringsbetingelser. Samtidigt kræver det forståelse for, at den tid, der
anvendes ved at bestille på det elektroniske indkøbssystem, frem for blot at ringe
til leverandøren, spares i den videre administration og er et krav for at få
det fulde udbytte af elektronisk fakturering.
Kommunen står således overfor et skifte i fokus og mål
på indkøbsområdet. Fra at fokusere på organisering og opbygning af
indkøbsorganisationen, vil fokus fremover i højere grad være på implementering
og organisatorisk forankring. Der vil således være større fokus på at udbrede
kendskabet til - og anvendelsen af - de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet.
Samtidig vil der fortsat være kraftig fokus på udvælgelse af egnede aftaleområder
og indgåelse af attraktive indkøbsaftaler.
Der er sket en betydelig videreudvikling af kommunens
indkøbssystem, hvilket i 2004 blev belønnet med 2. præmien ved e-handelsprisen.
Siden tildelingen af prisen, er systemet yderligere blevet forbedret og er
derfor teknisk helt på højde med de bedste offentlige indkøbssystemer i
Danmark. Til gengæld er anvendelsen og anvendelsesgraden over for kommunens elektroniske
indkøbssystem fortsat utilfredsstillende. Forvaltninger har udsat udrulningen
af systemet til 2005. Således er der ikke kommet flere institutioner og
indkøbere på systemet, hvilket forklarer en del af den manglende anvendelse.
Men der er også problemer med at øge loyaliteten blandt dem, som har adgang til
systemet, og der kan forekomme tilfælde af manglende opbakning i forvaltningerne.
På den baggrund anbefales der en række tiltag i denne
redegørelse, for at sikre, at forvaltningerne realiserer det fulde besparelsespotentiale
ved den styrkede o
rganisering af indkøbsområdet, og fortsat er i front med
IT-understøttelse af sine forretningsprocesser.
Et specielt tiltag er, i samarbejde med Information og
Kommunikation, udsendelse af et "Indkøbsnyt" i papirformat hvert kvartal.
Indholdet vil være fokuseret omkring temaartikler, udgaver med fokus på f.eks.
miljø eller arbejdsmiljø, og på hvordan disse områder understøttes af de fælles
indkøbsaftaler. Dette er inspireret af en tilsvarende publikation, Københavns
Amt har anvendt i en årrække med megen succes. Som i amtet er det ligeledes
hensigten at gøre publikationen helt eller delvis leverandørsponsoreret i en opstartsperiode,
idet de leverandører, med hvilke der er indgået fælles indkøbsaftaler, kan
promovere deres produkter i begrænset omfang, dels gennem informative artikler,
dels gennem decideret annoncering.
For at kunne opnå de ønskede besparelser på
indkøbsområdet, må der fremover bruges endnu flere ressourcer på at øge
anvendelsesgraden af de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet, idet selv den
bedste indkøbsaftale kræver, at den anvendes, for at opnå den forventede
besparelse. Dette, sammenholdt med afholdelse af EU-udbud på nye produktområder
og forlængelse/fornyelse af eksisterende gennem nye udbud, kræver en
medarbejderstab, der føler sig motiveret til også at tænke flere år frem. Økonomiforvaltningen
indstiller derfor, at den midlertidige styrkelse af indkøbsområdet gøres permanent
fra og med 2007.
Den permanente styrkelse indebærer, at de nuværende 5
medarbejdere fortsætter og der opnormeres til de oprindelige 6 medarbejdere.
Udgiften hertil udgør 3 mill.kr. inkl. udgifter til nødvendig ekstern
rådgivningsbistand. Finansieringen dækkes af udvalgene.
SAGSBESKRIVELSE
1. Baggrund
Strategisk Indkøb (tidligere
benævnt Den Fælles Indkøbsenhed), der blev oprettet i 2002, har til formål at
indgå fælles bindende indkøbsaftaler for hele kommunen. Denne redegørelse er
den årlige status for indkøbspolitikken i henhold til Økonomiudvalgets
beslutning om løbende rapportering på indkøbsområdet (ØU 164/2003).
I forbindelse med behandlingen af indkøbsredegørelsen
for 2004 tiltrådte Borgerrepræsentationen kommunens nye indkøbsstrategi for
2004-2007 (BR 162/04). Københavns Kommunes Indkøbsstrategi 2004-2007 danner
sammen med indkøbspolitikken og herunder de årlige redegørelser om kommunens
indkøb rammen for aktiviteterne i Strategisk Indkøb.
2.
Indkøbspolitikken og modsatrettede hensyn
Gennemførelsen af indkøbspolitikken kræver
adfærdsændringer. Selvom der altid deltager repræsentanter fra institutionerne
i de arbejdsgrupper, som indgår de enkelte aftaler, vil man i institutionerne
tillægge friheden til selv at vælge leverandører stor værdi. Ligeledes opleves
tilknytningen til lokalområdet gennem brug af de lokale forretningsdrivende
positivt.
Selvom institutionerne ved 'slagtilbud' ofte kan
matche priserne i de centrale indkøbsaftaler skal de øvrige omkostninger
medregnes, herunder hver enkelt medarbejders arbejdstid til 'tilbudsjagt',
markant øget administration af udlæg, registrering af kasseboner (i forhold til
almindelige fakturaer) og evt. kørsel. Samtidigt kan der være kvalitetsforskelle, herunder i forhold til miljø og
arbejdsmiljø.
Værdien af institutionernes handlefrihed og mulighed
for at støtte lokalområdet skal derfor vægtes i forhold til værdien af målene
med indkøbspolitikken. Det er kun gennem anvendelse af de centrale aftaler, at
kommunen realiserer sine mål om miljøbevidste
indkøb.
3.
Indkøbsstrategiens vision
De strategiske mål for indkøbsområdet kan simpelt
illustreres ved vort visionshjul:
Målet med en effektiv indkøbsforvaltning er at
realisere fordele i form af bedre priser, højere kvalitet, bedre miljø og arbejdsmiljø
mv. samt procesbesparelser og serviceløft.
Målene skal opnås gennem en øget anvendelse af de
fælles indkøbsaftaler og elektronisk indkøb.
Grundlaget for dette er - ud over attraktive
indkøbsaftaler - et bæredygtigt fundament i form af klar organisering og
teknisk understøttelse af området, effektiv kommunikation til brugerne/indkøberne
samt systematisk måling og opfølgning på indkøb og indkøbsadfærd i organisationen.
4. Indkøbsstrategien og indkøbspolitikken
Det fremgår af kommunens indkøbsstrategi, at
forvaltningerne skal anvende de obligatoriske aftaler, samt at de, som har mulighed
for at anvende indkøbssystemet, er forpligtet til at købe varer via systemet,
enten som katalogvarekøb eller som ikke-katalogkøb.
Københavns Kommune vil med
indkøbspolitikken opnå en række mål, samt leve op til udefrakommende krav,
hvilket fremgår af nedenstående model:
I de følgende afsnit vil der blive givet en kort
status over arbejdet med indkøbspolitikken.
4.1
Love og regler:
4.1.1
EU-udbudsregler
Københavns Kommune er, som alle offentlige
organisationer, underlagt EU's udbudsregler. Reglerne medfører, at kommunen for
de fleste indkøb har pligt til at gennemføre EU-udbud og indgå bindende
aftaler. Derfor er indførelsen af den fælles indkøbspolitik en afgørende
forudsætning for at Københavns Kommune efterlever EU's udbudsregler.
Udbudsreglerne fastsætter nogle formelle procedurer,
som offentlige ordregivende myndigheder skal
følge ved indkøb og anskaffelser, hvis værdier overstiger nogle nærmere
fastsatte tærskelværdier.
Kommunens praksis og afgørelser i forhold til EU´s
udbudsregler kan indbringes og efterprøves af Klagenævnet for udbud
eller af de almindelige domstole.
4.1.2 Lov om
Offentlige Betalinger
Lov om
Offentlige Betalinger trådte i kraft den 1. februar 2005. Loven indebærer, at
alle leverandører, som handler med offentlige institutioner, fra og med denne
dag skal fremsende alle regninger i elektronisk format. Formålet med loven er hurtigst muligt at få Danmark til at
digitalisere indkøbsprocessen, hvilket Københavns Kommune allerede har arbejdet
på gennem flere år.
Det betyder, at indkøb som foretages via kommunens
"elektroniske indkøbssystem" i KØR, altid sikrer, at kommunen både efterlever
kommunens Indkøbspolitik og Indkøbsstrategi (BR 162/04) og Lov om Offentlige
Betalinger.
Ud fra en
indkøbsmæssig synsvinkel er den største udfordring således ikke teknisk men
organisatorisk, hvilket skyldes den lave anvendelsesgrad af indkøbssystemet.
Strategisk indkøb arbejder derfor også i lyset heraf, sammen med
forvaltningerne, på at øge anvendelsen af kommunens elektroniske indkøbssystem.
En nærmere
redegørelse for loven og dens betydning for kommunen findes i Bilag 1: Lov om Offentlige
Betalinger.
4.2 Det samfundsmæssige
ansvar (Miljøhensyn, arbejdsmiljø, etiske hensyn)
ØU har på
sit møde den 23. november 2004 bedt om en nærmere definition af hvilke etiske
hensyn, der kan tages i forbindelse med indgåelse af aftaler med eksterne leverandører.
Kommunens
indkøb er underlagt den danske lovgivning omkring miljø, arbejdsmiljø og etiske
hensyn, foruden Borgerrepræsentationens
beslutninger vedrørende miljøkrav, etiske
og etniske hensyn mm.
EU's
udbudsdirektiver tillader ikke, at offentlige indkøbere i alle tilfælde direkte
efterspørger varer med et bestemt miljømærke. Men det er tilladt at forlange dokumentation
for, a
t produkterne kan overholde de samme kriterier, som findes i miljømærket.
Københavns Kommunes Miljøkontrol deltager altid i
Strategisk Indkøbs indgåelse af indkøbsaftaler i henhold til kommunens
miljøhandlingsplan (BR 463/01) og indkøbsprocessen i Strategisk Indkøb er
miljøcertificeret efter ISO 14.001 og EMAS. I miljøhandlingsplanen er der
fastsat en procedure for indgåelse af fælles indkøbsaftaler, der sikrer, at
miljø- og arbejdsmiljøhensyn bliver inddraget i indkøbsbeslutningen på lige fod
med bl.a. pris, kvalitet og service.
Hermed sikres, at indkøbsaftalerne kun indeholder
miljøvurderede varer. Samtidigt sikres efterlevelse af BR's beslutninger på
området.
Ligeledes deltager Københavns Kommunes
Bedriftssundhedstjeneste altid ved indgåelse af aftaler i Strategisk Indkøbs
regi. Dette sikrer, at indkøbsaftalerne kun indeholder arbejdsmiljøvurderede
varer.
Når Strategisk Indkøb indgår en leverandøraftale,
indgår miljø, arbejdsmiljøet og etiske hensyn derfor i en samlet vurdering sammen
med f.eks. pris, service og leveringssikkerhed.
I de
aftaler Strategisk Indkøb indgår, fremgår det, at såfremt leverandøren og
dennes underleverandører ikke lever op til deres forpligtelser i denne
forbindelsen, er kommunen berettiget til med øjeblikkeligt varsel helt eller
delvist at hæve kontrakten, uden at der kan rejses krav om økonomisk
kompensation mod kommunen i denne anledning.
Man skal dog være opmærksom på, at denne sikkerhed
gælder for det sortiment, aftalen dækker, og ikke nødvendigvis leverandørens
samlede sortiment. Ved køb af katalogvarer på indkøbssystemet er disse
aftaledækket, men ved køb af ikke-katalogvarer uden for det aftaledækkede
sortiment er det ikke sikkert, at disse opfylder kommunens miljøkrav.
I Bilag 2: Københavns
Kommunes samfundsmæssige ansvar, uddybes forholdene omkring
dette emne.
4.3 Besparelser
4.3.1 Realiserede besparelser på indkøb
Strategisk
Indkøb har i perioden indtil udgangen af 2004 aftaledækket en årsomsætning på
ca. 400 mio.kr. af en samlet efterspørgsel på ca. 3 mia.kr. efter varer og
tjenesteydelser i Københavns Kommune.
|
År |
Forventet besparelse (mio. kr.)* |
Realiseret besparelse (mio. kr.) |
Difference (mio. kr.) |
|
2004 |
36 |
41,5 |
+ 5,5 |
|
2005 |
56 |
|
|
|
2006 |
80 |
|
|
|
2007 |
85 |
|
|
* Kilde: Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb
- februar 2004
Den
realiserede besparelse ved udgangen af 2004 beløb sig til ca. 41,5 mio.kr.
Besparelsen er beregnet ud fra den kendte omsætning året inden aftalen trådte i
kraft, samt de opnåede prisforbedringer ved den fælles indkøbsaftale. Den
reelle omsætning på et område er antageligt større end den kendte omsætning,
idet tallene er baseret på udtræk fra KØR af betalinger foretaget til kendte
leverandører på området. Betalinger til andre leverandører samt betalinger
foretaget af institutioner, der ikke bogfører direkte i KØR (selvejende
institutioner), er dermed ikke inkluderet.
Besparelsen
er beregnet ud fra den bedst kendte aftale i Københavns Kommune ved aftalens
indgåelse. Oftest vil denne aftale kun være brugt ved en mindre del af kommunens
indkøb, og dermed ikke være udtryk for et generelt prisniveau. Den reelle besparelse
vil derfor typisk være større end anført.
Eksempel:
Ud fra en analyse af en produktgruppes egnethed til EU-udbud er den
årlige omsætning med det eksisterende købemønster beregnet til 20 mio.kr.
Efter udbud
og indgåelse af leverandøraftale vil den årlige omsætning herefter med uændret
forbrug beløbe sig til 17 mio.kr. Dvs. umiddelbart en besparelse på 3 mio.kr.
Imidlertid har Strategisk Indkøb efter at have benchmarket øvrige aftaler
fundet frem til, at f.eks. SKI's aftale på området er så fordelagtig, at man
(såfremt man havde anvendt denne) ville have haft en omsætning på 18 mio.kr.
Den realiserede besparelse er derfor opgjort til at være 2 mio.kr. i stedet
for 3 mio.kr.
4.3.2
Forvaltningernes omkostninger/besparelser
ØU har på
sit møde den 23. november 2004 forespurgt, hvilke omkostninger forvaltningerne
måtte have ved efterlevelse af indkøbspolitikkens krav om anvendelse af indkøbsaftaler
og -system.
Da det ikke er muligt isoleret set at opgøre
omkostningerne ved de fælles indkøbsaftaler – herunder anvendelsen af indkøbssystemet,
har forvaltningerne skullet angive deres omkostninger i følgende situationer:
1.
Strategisk Indkøb
er ansvarlig for aftaleindgåelse og opfølgning herunder anvendelsen af KØR´s
elektroniske indkøbssystem.
2.
Den enkelte
forvaltning er selv ansvarlig for aftaleindgåelsen og opfølgning men uden
anvendelse af kommunens indkøbssystem.
Forvaltningerne er blevet forelagt detaljerede skemaer
over tidsforbruget for de enkelte processer i aftaleindgåelse og -opfølgning.
Disse indeholder samtidigt de forudsætninger, herunder
lovgivning samt politiske beslutninger, der ligger til grund for de fælles indkøbsaftaler.
Forvaltningernes besvarelser har afstedkommet følgende
resultater:
Ved at Strategisk Indkøb indgår fælles indkøbsaftaler
aflastes hver enkelt forvaltning med et tidsforbrug på ca. 683 timer pr. udbud.
Desuden opnår hver forvaltning en aflastning på ca.158 timer årligt pr. aftale
til aftaleopfølgning. Denne organisering giver desuden mulighed for anvendelsen
af indkøbssystemet, hvorved der kan opnås en tidsmæssig aflastning på godt 7 minutter
ved et gennemsnitligt "standard indkøb" på 5 standardvarer i forhold til at
foretage indkøbet pr. telefon el. lign.
På baggrund af dette må den nuværende organisering med
Strategisk Indkøb anses for at være mere omkostningsbesparende for de enkelte
forvaltninger, end hvis man overlod aftaleindgåelsen, -opfølgningen og manuel
ordreafgivelse til disse.
Den detaljerede redegørelse forefindes i Bilag 3: Forvaltningernes omkostninger/besparelser
vedrørende indkøb.
4.3.3 Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler
Beregning
af anvendelsesgraden for de fælles indkøbsaftaler er baseret på statistikker
over 5.000 af kommunens leverandører og behæftet med megen usikkerhed, idet det
- delvis på grund af den nuværende kontoplan - er meget vanskeligt at få et
billede af, hvor meget indkøb, der foretages uden om aftalerne på det enkelte
område. Mange leverandører handler med forskellige varegrupper, som for
Strategisk Indkøb kan være svære at identificere, især da de "ulovlige"
leverandører ikke er interesserede i at levere salgsstatistikker. Det kræver
derfor mange arbejdstimer at klarlægge indkøbsmønsteret for en varegruppe, der
er omfattet af en obligatorisk indkøbsaftale. En forøget anvendelse af det
elektroniske indkøbssystem vil sammen med en videreudvikling af rapportværktø
jet
Discover kunne bidrage til at skabe et bedre billede, men der kan allerede nu
identificeres en række leverandører og brugere, der går uden om de fælles
indkøbsaftaler, således at Strategisk Indkøb kan rette henvendelse til disse
under henblik på at få flyttet indkøbet over på de fælles indkøbsaftaler.
I Bilag 4:
Loyaliteten over for indkøbsaftaler og -system vil anvendelsesgrader for de
enkelte produktområder og forvaltninger blive nærmere gennemgået.
|
År |
Forventet anvendelsesgrad for de fælles indkøbsaftaler |
Realiseret anvendelsesgrad for de fælles indkøbsaftaler |
Difference (procentpoints) |
|
2004 |
60% |
53% |
- 7,0 |
|
2005 |
70% |
|
|
|
2006 |
80% |
|
|
|
2007 |
85% |
|
|
* Kilde: Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb
- februar 2004
Fordelene
ved anvendelse af de fælles indkøbsaftaler er, at kommunen - udover de miljømæssige
fordele - derigennem kan realisere en større del af besparelsespotentialet.
Derudover bør der tages hensyn til de besparelser forvaltningerne opnår på
anden måde ved at anvende indkøbsaftalerne. Jo højere anvendelsesgrad, jo mere
troværdigt kan kommunen optræde som én kunde over for leverandørerne, med de
deraf følgende forretningsmæssige fordele og administrative gevinster.
Såfremt et
"slagtilbud" anvendes, kan det derfor medføre en umiddelbar besparelse ved det
enkelte indkøb, men højere priser for de øvrige brugere af den fælles aftale,
idet det ikke er muligt at opnå de mest konkurrencedygtige priser på kommunens
fælles indkøbsaftaler, hvis leverandørerne ikke kan garanteres en given
omsætning.
Samtidig
bruges der mange ressourcer på at afsøge markedet, vurdere et tilbud og gennemføre
anskaffelsen. Disse ressourcer indgår sjældent i vurderingen af de samlede omkostninger.
Det er dog stadig tilladt ifølge indkøbspolitikken at
foretage de såkaldte "pædagogiske indkøb". Dvs. indkøb, der foretages som led i
en pædagogisk eller terapeutisk proces, der f.eks. har til formål at lære børn
at købe ernæringsrigtige fødevarer i det lokale supermarked. Eventuelle andre
konkrete undtagelser til brugen af en fælles indkøbsaftale fastlægges i
forbindelse med indgåelsen af den enkelte aftale eller efter aftale med Strategisk
Indkøb.
Det er
Strategisk Indkøbs opfattelse, at disse indkøb er relativt begrænsede, og ikke
bør påvirke den lave anvendelsesgrad i væsentlig omfang.
4.3.4
Anvendelse af kommunens indkøbssystem
Det elektroniske indkøbssystem, integreret til Den
Offentlige IndkøbsPortal, medfører korrekt brugt en række fordele for
Københavns Kommune:
· Administrative besparelser gennem forbedrede
forretningsgange omkring indkøb (fra rekvisition til betaling).
· Bedre ledelsesinformation, både decentralt og centralt,
hvilket giver den enkelte institution og indkøber bedre styring over
omkostningerne. Samtidigt giver øget information mulighed for at målrette
aftaleindgåelsen og derved bedre aftaler.
· Mulighed for anvendelse af elektronisk indkøbsordre og
faktura, hvilket er en betingelse for at høste den fulde gevinst ved Lov om
Offentlige Betalinger
·
Fordele for
kommunens leverandører og derved på sigt bedre priser for kommunen
Anvendelsesgraden
over for indkøbssystemet bliver nærmere gennemgået i Bilag 3: Loyaliteten over for indkøbsaftaler og -system. Det er
svært at få et retvisende billede af den total anvendelsesgrad på grund af de
meget forskelligartede produktområder. Der er i første omgang foretaget en
analyse på et meget e-handelsegnet produkt, nemlig kaffe, samt et mere
komplekst område som kontormøbler, hvilket giver anledning til den formodning,
at anvendelsesgraden ligger et sted mellem 5 og 17 %. Der er ikke tidligere
opstillet formelle forventninger til denne anvendelsesgrad, men i forbindelse
med de fortsatte analyser, vil beregningerne
blive mere nøjagtige, og der vil
kunne opstilles mål for den fremtidige anvendelsesgrad.
4.3.4.1 E-handelsprisen 2004
Kommunens indkøbssystem blev i 2004 tildelt 2. præmien
ved årets e-handelsprisuddeling. Kun overgået af Danmarks Radio (DR), som har
en næsten identisk Oracle løsning.
Forskellen mellem 1. præmien og 2. præmien var, at DR
anvendte den elektroniske faktura i den daglige drift, mens kommunen "kun"
havde den elektroniske faktura i pilottest. Københavns Kommune har indført den
elektroniske faktura 1. februar 2005.
Primo 2005 er automatiseringen i kommunens
indkøbssystem (KØR) så veludviklet, at indkøbsprocessen fra bestilling til betaling
således er blandt de mest avancerede i Danmark.
4.3.4.2 Status på anvendelsen af
e-faktura
Status på anvendelsen af den elektroniske faktura
primo april er oplyst af Økonomiforvaltningens 3. kontor til en daglig modtagelse
af 1.400-1.800 elektroniske fakturaer ud af et beregnet gennemsnit på ca. 3.000
fakturaer dagligt. Dvs. at der stadig modtages og betales en del fakturaer i
forvaltningerne, der ikke er fremsendt elektronisk. Af de modtagne elektroniske
fakturaer er ca. halvdelen succeser, forstået på den måde, at der kun mangler
kontostreng for at behandle dem elektronisk.
4.3.4.3 Vareudbudet i indkøbssystemet
I indkøbssystemets elektroniske varekataloger er der
ved udgangen af 2004 adgang til at købe alt lige fra kaffe, arbejdsbeklædning
og kontor- og rengøringsartikler til kontormøbler og pc'er. Der findes p.t. i
alt ca. 50.000 elektroniske varelinier i indkøbssystemet.
Selvom indkøbssystemet derfor har en stor spændvidde,
er antallet af varelinier endnu ikke fyldestgørende nok til at dække kommunens
samlede behov. Der mangler kataloger på adskillige varegrupper. Dette kan dels
skyldes, at aftaleleverandøren endnu ikke har lagt sit katalog på Den
Offentlige IndkøbsPortal, dels at Strategisk Indkøb endnu ikke har gennemført
EU-udbud på produktområdet. Det må dog understreges, at indkøbssystemet også
bør/skal anvendes til ikke-katalogvarer.
4.3.4.4 Rapportværktøjet "Discover".
I slutningen af 2004 blev rapportværktøjet "Discover"
implementeret i forlængelse af indkøbssystemet. Rapportværktøjet vil gøre det
muligt at trække mere informative rapporter om kommunens indkøbsvaner, og
således skabe bedre ledelsesinformation. Det er dog en forudsætning, at
indkøbssystemet anvendes.
5. EU-udbud i
2004
5.1 Indkøbsaftaler
Strategisk Indkøb har i
perioden indtil udgangen af 2004 gennemført i alt 29 udbud, bestående af 85
delaftaler. Årsomsætningen for disse områder udgjorde inden de nye aftaler ca.
407 mio.kr. Der er pt. yderligere 12 udbud i gang.
Udbudene omfatter
følgende områder:
Læskedrikke og øl
(forlænget 2004) Elevatorservice
Aftørringspapir
(forlænget 2004) Hårde
hvidevarer
Benzin mm.
(forlænget 2004) Vinduespolering
Kildevand
(forlænget 2004) Håndværkerydelser
Budkørsel Buskørsel
Vikarassistance (forlænget 2004) Storkøkkenudstyr og service
(2004)
Kaffe/the
(forlænget 2004) Legepladsudstyr (2004)
Skærmbriller Lyskilder (2004)
Arbejdstøj Kopipapir (2004)
Flytning IT-hardware (2004)
Kontormøbler Økolog.
fødevarer (små inst.) (2004)
Rengøringskemi Økolog.
fødevarer (storkøkken) (2004)
Rengøringsrekvisitter Taxikørsel (2004)
Børnebleer Legetøj (2004)
Engangsservice
Igangværende
udbud:
Kontorartikler Skolemøbler
Lamper Rengøringsmidler/artikler
(nyt udbud)
Beskæftigelsesmaterialer
Konventionelle
fødevarer
Institutionsmøbler Flytning (nyt udbud)
Business
Intelligence Vagt/sikring
Kopimaskiner Madkørsel
for SUF
To af
disse er på områder, der tidligere har været udbudt, men hvor man har valgt
ikke at forlænge aftalen. (En aftale laves normalt for 2 år, med option på
forlængelse i op til 2 x 1 år). Man kan normalt ikke forvente samme besparelse
anden gang området går i udbud. Desuden er 6 aftaler efter konsultation med
arbejdsgrupperne blevet forlænget.
Potentielle
emner vurderes af Strategisk Indkøb i samarbejde med forvaltningerne. Der
forefindes derfor en række områder, hvor de indledende analyser enten er sat i
værk eller vil blive det med henblik på kommende udbud.
Et af disse områder, elektricitet, bør nævnes, idet
emnet tidligere har været behandlet i Økonomiudvalget under punktet "Strategi
for Københavns Kommunes fremtidige el-indkøb", jf. ØU 318/2002. Det blev dengang
vedtaget, at kommunens indkøb af el på det liberaliserede elmarked skulle
koordineres tværgående og varetages af Strategisk Indkøb.
Elektricitet er derfor på listen over områder, der
kan/bør tages i udbud. El kan købes på to måder. Enten laves en fælles kontrakt
for hele Københavns Kommune. Det kræver nedsættelse af en arbejdsgruppe til at
analysere kommunens samlede strømforbrug og med den fornødne ekspertise inden
for området. Den anden mulighed er at lave en rammekontrakt, hvor den enkelte
institution kan handle el ud fra deres individuelle forbrug, hvis det kan
betale sig.
Sidstnævnte løsning er meget lettere at administrere,
men tilbydes i forvejen af SKI, og vi forventer ikke at kunne gøre det markant
bedre, da der er tale om en børsvare, der formentlig ikke er den store
administrationsavance på.
Strategisk Indkøb finder det formålstjenligt nu at
samle en arbejdsgruppe, der kan begynde at analysere på området for at kunne
beregne besparelsespotentialet.
5.2 Samfundsmæssige hensyn i forbindelse med
årets udbud
ØU har på
sit møde den 23. november 2004 forespurgt, hvilke etiske hensyn, der er taget i
det forløbne år.
I de af
·
Buskørsel:
Strategisk Indkøb har i efteråret 2004 indhentet dokumentation for, at
alle busser under aftalen om buskørsel lever op til Borgerrepræsentations beslutning
om partikelfiltre. Samtidigt er der løbende, i samarbejde med 6. kontor i FAF,
blevet fulgt op på, at alle busser, der anvendes til transport af institutionsbørn,
har installeret godkendte sikkerhedsseler på alle pladser. På grund af manglende
efterlevelse af kravet om partikelfiltre, samt problemer med overholdelsen af
sikkerhedsseler mm. måtte kommunen ophæve en kontrakt i utide.
·
Legepladsudstyr: Leverandørerne
er valgt på baggrund af følgende vurderinger:
§
Miljøkrav: Der må
kun bruges uimprægneret træ, alt plast skal være uden PVC og Phtalater.
§
Sikkerhedskrav:
Alle redskaber/legepladser er godkendte i forhold til de gældende Europæiske
standarder for legeplads sikkerhed EN 1176 og EN 1177.
·
Lyskilder: Leverandørerne er valgt ud fra at få størst muligt
udvalg af lavenergi lyskilder (A-energi), samt miljøet omkring bortskaffelse og
genbrug af brugte lyskilder.
·
Taxikørsel: Der er
stillet krav om, at leverandøren ikke forskelsbehandler sine ansatte på
baggrund af deres etniske oprindelse eller på anden vis udøver diskrimination.
Kravet er gjort eksplicit for at undgå enhver tvivl om kommunens holdning til
forskelsbehandling, især i forbindelse med en i visse kredse gældende praksis i
forbindelse med bestilling af taxi.
·
Kopipapir: Det er
gennem aftalen sikret, at kommunens institutioner kan leve op til
Borgerrepræsentationens beslutning af 12. marts 1992, hvor det blev bestemt, at
"… det pålægges magistraten at sørge for, at alle kommunens institutioner
fremover benytter ubleget 100% genbrugspapir." Der er tidligere typisk benyttet
miljøskadeligt klor til at blege papiret, hvilket er årsagen til kravet om
ubleget papir. Der er siden udviklet genbrugspapirtyper, der er bleget ved
hjælp af kalk, og som derfor ikke belaster miljøet i samme grad som
klorblegningen. Disse blegede papirtyper er det også muligt at købe via aftalen.
I forbindelse med indgåelsen af aftalen for kopipapir
har et element været, hvorvidt de tilbudte papirer lever op til kravene i et
anerkendt miljømærke. Via kravspecifikationens spørgsmål er der endvidere
opnået sikkerhed for, at leverandørerne har fokus på deres miljøstyring, herunder
fokus på, at der skal stilles miljøkrav til underleverandører og distributører.
Miljøkontrollen har i forbindelse med gennemførelsen
af udbudet sikret, at papirerne som minimum overholder kommunernes krav,
hvilket både sikrer et sundt arbejdsmiljø for kommunens medarbejdere og miljøet
som helhed.
·
Økologiske fødevarer: Der er
specielt efterspurgt økologiske fødevarer for at kommunens kantiner og
institutioner får de bedste forudsætninger for at efterleve kommunens Agenda 21
forpligtelse til at 75% af al den mad, som serveres i kommunens køkkener og
kantiner, skal være økologisk inden udgangen af 2008.
·
Legetøj: Der er bl.a.
efterspurgt "økologisk legetøj" (legetøj, der er produceret bæredygtigt og med
hensyntagen til natur og miljø), så kommunens institutioner får mulighed for at
prioritere disse hensyn ved de enkelte indkøb.
·
Adm. IT-udstyr: Den
væsentlige miljøbelastning er relateret til brugsfasen, da der er tale om
el-forbrugende apparater (pc'er, fladskærme mv.) El-produktionen giver anledning
til:
§
Globale
miljøproblemer, som er knyttet til anvendelse af fossile brændsler og udledning
af CO2, der bidrager til drivhuseffekt.
§
Regionale
miljøproblemer, der er forbundet med udledning af SO2 og NO2, der bidrager med
forsuring.
§
Der
findes mere end 100.000 forskellige produkter indenfor Adm. IT-udstyr. Derfor arbejder
kommunen via indkøbsmodellen for aftalen vedr. Adm. IT-udstyr med minimumskrav
i relation til miljø og arbejdsmiljø ved indhentningen af
tilbud. Miljøkontrollen og Bedriftssundhedstjenesten er via stikprøvekontrol
ansvarlige for, at leverandørerne overholder disse minimumskrav i relation til
miljøet og er via stikprøvekontrol ansvarlig for at leverandørerne overholder
disse minimumskrav i relation til arbejdsmiljøet.
·
Kaffe: Der er mulighed for
at købe økologisk kaffe eller bæredygtigt produceret kaffe, hvor kaffebønderne
bliver hjulpet til at forbedre dyrkningsmetoderne og de enkelte bondesamfund
får hjælp til etablering og drift af bl.a. skoler. I hele 2004 blev der på
denne aftale indkøbt 55,2 tons ristet kaffe, heraf 8,5 tons økologisk kaffe
eller godt 15%.
6. Forvaltningernes aktiviteter vedrørende indkøb
Strategisk Indkøb har været i dialog med de enkelte
forvaltningers repræsentant i indkøbschefsgruppen for at få belyst forvaltningernes
aktiviteter på indkøbsområdet. De hovedområder og emner, der er blevet berørt,
er bl.a. indkøbsorganiseringen, anvendelse af indkøbsaftaler og indkøbssystem
samt hvordan kommunikationen foregår i de enkelte forvaltninger. På alle
områderne har der været fokus på såvel de fordele, som de kritikpunkter og
barrierer man i forvaltningen oplever vedrørende indkøb. Man har samtidigt
opfordret til at komme med forslag til, både hvad den enkelte forvaltning og
Strategisk Indkøb kan gøre bedre i relation til indkøbsområdet.
I bilag 5 er resultaterne fra de enkelte forvaltninger
beskrevet ud fra de belyste områder.
7.
Fokusområder for det videre arbejde med udmøntning af indkøbsstrategien
Strategisk Indkøb vil i de kommende år sætte større
fokus på implementering og organisatorisk forankring. Formålet er at øge både
kendskabet og anvendelsesgraden til såvel indkøbsaftaler som indkøbssystemet,
således at kommunen kan realisere de fulde besparelsespotentialer.
Fokusområderne, for de tiltag Strategisk Indkøb har planlagt
for den kommende periode, er følgende:
7.1 Bedre
kommunikation
7.2 Øget
anvendelse af indkøbsaftalerne
7.3 Øget
anvendelse af indkøbssystemet
7.4 Øget
anvendelse af Rapportværktøjet "Discover"
7.5 Brugerundersøgelse
Interviewene med repræsentanterne fra
indkøbschefgruppen viser tydeligt, at der er et klart behov for en række tiltag
indenfor disse fokusområder.
I forbindelse med interviewene har Strategisk Indkøb
præsenteret indkøbscheferne for de fleste af de tiltag, afdelingen har planlagt
at igangsætte. Samtlige forvaltninger ser meget positivt på de kommende tiltag.
Desuden er der stor enighed omkring, at Strategisk Indkøb skal synliggøres, og
at der skal større fokus på indkøbsområdet.
Udover de ovenstående fokusområder, der retter sig
internt i kommunen, er et andet vigtigt fokusområde:
7.6 Leverandørsamarbejdet
7.7 Erfaringsdeling
med andre offentlige organisationer i ind- og udland
I det følgende vil de tiltag, som Strategisk Indkøb er
i gang med eller planlægger at igangsætte i 2005, blive beskrevet for hvert
enkelt fokusområde. Flere tiltag relateres dog til mere end ét fokusområde.
Tiltagene skal også ses som en del af en handlingsplan, idet ingen af tiltagene
vil få den ønskede og tiltænkte virkning ved at stå alene.
7.1 Bedre kommunikation
I interviewene med repræsentanterne fra
indkøbschefsgruppen fremhæves følgende problemer vedrørende kommunikation:
·
Ikke
tilstrækkelig information og samarbejde mellem den enkelte forvaltnings indkøbschef
og slutbrugerne.
·
Manglende
ressourcer i de enkelte forvaltninger til at repræsentanten i indkøbschefsgruppen
kan arbejde med at fremme indkøbsområdet.
·
Manglende
ressourcer til at arbejdet i arbejdsgrupperne bliver prioriteret højt.
·
Manglende direkte
kommunikation vedr. indkøbsområdet til slutbrugerne.
Der er således et klart behov for fokus på information
og kommunikation på alle niveauer i organisationen. Strategisk Indkøb har på
dette område planlagt følgende tiltag.
7.1.1
Seminar med indkøbschefsgruppen
Strategisk Indkøb planlægger at afholde et seminar med
indkøbschefgruppen omkring kommunikationsindsatsen og de fremtidige tiltag i
forhold til indkøbsområdet. Målsætningen er at få afdækket kommunikationsvejene
i organisationen, samt se på mulighederne for en mere direkte kommunikation ud
til slutbrugerne i forvaltningerne.
Formålet er således, at Strategisk Indkøb i samarbejde
med indkøbschefsgruppen prøver at afdække mulighederne for, hvordan man kan øge
og målrette kommunikationen med henblik på at øge anvendelsesgraden for både
anvendelsen af de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet i forvaltningerne.
7.1.2 Indkøbsnyt
Strategisk Indkøb sender løbende nyheder ud i form af
et elektronisk nyhedsbrev "Sidste Nyt". "Sidste Nyt" indeholder nyheder om nye
aftaler, forlængelse af aftaler mv. Det udsendes via e-mail samt offentliggøres
på indkøbswebben. Mindre nyheder bliver udelukkende offentliggjort på
indkøbswebben.
Som supplement til det elektroniske nyhedsbrev
arbejder Strategisk Indkøb på at udsende et "Indkøbsnyt" i papirformat hvert
kvartal. Dette er inspireret af en tilsvarende publikation, Københavns Amt har
anvendt i en årrække med megen succes.
Formålet med "Indkøbsnyt" er at øge kendskabet til
indkøbsområdet. Indholdet vil være fokuseret omkring temaartikler, i form af
succeshistorier om gode erfaringer med at anvende de fælles indkøbsaftaler,
udgaver med fokus på f.eks. miljø eller arbejdsmiljø, og på hvordan disse
områder understøttes af de fælles indkøbsaftaler. Konceptet for "Indkøbsnyt" er
ved at blive udarbejdet i samarbejde med Information og Kommunikation.
Strategisk Indkøb har valgt at udsende "Indkøbsnyt" i
en papirudgave, da man på denne måde mener, at man bedst når den brede
målgruppe, som er indkøbere både fra centralforvaltning og helt ud til den
enkelte institution. Samtidig vil en papirudgave – i modsætning til en
elektronisk udgave - ikke blot være rettet mod de enkelte indkøbere, men det
vil også være tilgængeligt for de øvrige medarbejdere, og dermed vil man kunne
synliggøre indkøbsområdet. På sigt vil "Indkøbsnyt" efter en indarbejdningsfase
blive gjort elektronisk, som det også nu er sket i Københavns Amt.
Som i amtet er det ligeledes hensigten at gøre
publikationen helt eller delvis leverandørsponsoreret, idet de leverandører,
med hvilke der er indgået fælles indkøbsaftaler, kan promovere deres produkter
i begrænset omfang, dels gennem informative artikler, dels gennem decideret
annoncering.
7.1.3
Kommunikation er også at være synlig
"Indkøbsnyt" skal ikke stå alene, men hver udgave skal
følges op af synlige tiltag, som til tider vil være så målrettet, at det kun
har relevans for enkelte indkøbsgrupper eller for en enkelt forvaltning.
Der arbejdes eksempelvis på at skabe en biografaftale,
som skal sikre at skolerne og dermed eleverne får en billig og informativ
biografoplevelse.
Det informative opnås ved, at der som oftest inden
biografforestillingen vil være et oplæg fra en kvalificeret foredragsholder,
således at eleverne ikke bare får en filmisk oplevelse, men forhåbentlig en
dybere oplevelse i relation til eksempelvis etiske, historiske og miljømæssige
aspekter.
Dette tiltag bygger på filosofien om, at kommunikation
af og til også bare består af at være synlig. Synligheden er vigtig for at
skabe opmærksomhed på de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet, og således
skabe større forankring og dermed forståelse af kommunens vision for
indkøbsområdet.
7.1.4 Pjece om miljøaspekter og
kommunens miljøpolitiske beslutninger
Miljøkontrollen udarbejder i samarbejde
med Strategisk Indkøb i 2005 en pjece, der omhandler synliggørelse af miljøaspekter,
kommunens miljøpolitiske beslutninger, signaler om hvad kommunen prioriterer,
samt overholdelse af kommunens indkøbspolitik.
Formålet med pjecen er at informere kommunens
indkøbere om de miljøaspekter, der inddrages i forbindelse med indgåelse af
fælles indkøbsaftaler. Samtidig kan den også bruges til at orientere
leverandørerne om kommunens miljøpolitiske beslutninger.
Den udarbejdede pjece vil blive lagt ud på KK-net. I
prækvalifikationsfasen vil pjecen blive udsendt til de anmodende leverandører.
I udbudsfasen vil leverandørerne blive henvist til et link om pjecen.
Strategisk Indkøb afventer at modtage et udkast til
pjecen fra miljøkontrollen.
7.2
Øget anvendelse af indkøbsaftalerne
I interviewene med repræsentanterne fra indkøbschefsgruppen
fremhæves følgende problemer vedrørende anvendelsen af indkøbsaftalerne:
·
Manglende
kendskab til aftalerne, bl.a. hvorvidt aftalerne er obligatoriske at anvende,
samt hvilke områder der er aftaledækket.
·
Manglende
overskuelighed, da bl.a. aftaleinformationer findes flere steder.
·
Det er svært at overbevise brugerne om, at de skal anvende
aftalerne, når der ingen sanktioner er forbundet med ikke at anvende dem.
Der er således et klart behov for fokus på
information om indkøbsaftalerne for at anvendelsesgraden af aftalerne kan øges.
Strategisk Indkøb har på dette område planlagt følgende tiltag.
7.2.1 Leverandørkort
Strategisk Indkøb er i øjeblikket ved at udsende
leverandørkort til alle kommunens leverandører. Formålet med et leverandørkort
er, at de enkelte institutioner kan se dokumentation for, at den pågældende
leverandør har indgået aftale med Københavns Kommune inden for det på kortet
angivne vareområde. Leverandørerne skal således i hvert salgsøjemed forevise
deres kort i institutionerne.
Det forventes, at leverandørkortet vil være med til at
hindre, at institutionerne køber varer uden om de fælles indkøbsaftaler. Kortet
vil således også være med til at øge kendskabet til de fælles indkøbsaftaler i
de enkelte institutioner.
7.2.2 Leverandørdage
Strategisk indkøb har planlagt at afholde en
leverandørdag i 2005. En leverandørdag skal give leverandørerne muli
ghed for at
præsentere sig selv, demonstrere deres produkter, servicetilbud mv. overfor
kommunens indkøbere. Formålet med en leverandørdag er at øge kendskabet til de
fælles indkøbsaftaler ved at indkøberne og leverandørerne får et bedre kendskab
til hinanden. Det er målet, at arrangementet besøges af mindst 200 indkøbere
Strategisk Indkøb har ansøgt om at afholde dette
arrangement i Rådhushallen.
7.2.3
Roadshows
Strategisk Indkøb har planlagt at afholde en række
roadshows. Formålet med afholdelse af roadshows er at informere omkring
kommunens indkøbspolitik og de fælles indkøbsaftaler.
Der kan fokuseres på, hvilke fordele indkøbsaftalerne
giver de enkelte institutioner i form af f.eks. økonomiske og miljømæssige
fordele. Kendskabet til de fælles indkøbsaftaler vil således være med til at
øge anvendelsen.
Der er flere dimensioner af roadshows. Et roadshow kan
blive afholdt på den måde, at Strategisk Indkøb besøger forvaltninger eller
institutioner, hvor man samler en række indkøbere og fortæller om et bredt
udsnit af de fælles indkøbsaftaler, samt orienterer om indkøbspolitikken.
Et roadshow kan også være i form af et temamøde, hvor
man i forbindelse med et lokalmøde i en forvaltning møder op, og blot
informerer om en enkelt indkøbsaftale og dennes fordele, der er relevant for
det pågældende mødes tema.
7.2.4 Fælles indkøbsadgang
Som supplement til det elektroniske indkøbssystem
(KØR) anvender kommunen stadig aftalekataloget "Rakat", der indeholder
oplysninger om de fælles indkøbsaftaler med beskrivelser af leverandører,
aftalevilkår mv. Kataloget indeholder desuden aftaler vedrørende
tjenesteydelser og andre varer, der ikke kan bestilles elektronisk. Aftalekataloget
giver indkøberne et overblik over kommunens samlede aftaleportefølje,
leverandører på de enkelte områder, samt hvorvidt varer skal bestilles via KØR
eller på anden vis.
Rakat-kataloget er ikke så fleksibelt og
brugervenligt, som det kunne ønskes. Samtidigt virker det for mange brugere
uoverskueligt og forvirrende, at man skal finde aftaleinformationerne flere
steder.
Strategisk Indkøb arbejder på at skabe et nyt samlet
aftalekatalog på Den Offentlige IndkøbsPortal. I marts 2005 deltog Strategisk
Indkøb i et kursus hos Gatetrade for at lære at lave kataloger på portalen.
Kursets formål var bl.a. at hente inspiration til det videre arbejde med at
skabe et nyt samlet aftalekatalog, som vil kunne erstatte "Rakatten" i løbet af
2005.
Det forventes, at man med et nyt samlet aftalekatalog
vil kunne øge anvendelsen af indkøbsaftalerne, idet aftaleinformationerne
bliver samlet ét sted og det bliver lettere for brugerne at orientere sig
omkring, hvilke områder der er aftaledækket.
7.3 Øget anvendelse af indkøbssystemet
I interviewene med repræsentanterne fra
indkøbschefsgruppen fremhæves følgende problemer vedrørende anvendelsen af
indkøbssystemet:
- Brugernes holdning
til systemet er, at det er langsomt og besværligt at anvende. Systemet
mangler brugervenlighed, og det burde gøres mere fleksibelt og overskueligt.
- Manglende udrulning
af indkøbssystemet i flere forvaltninger.
- Manglende
undervisning i indkøbssystemet af både nye brugere samt genopfriskning, da
flere forvaltninger ikke har ressourcer til den undervisningsindsats, der
reelt er behov for.
- Flere
e-handelsegnede varer i indkøbssystemet.
- Svært at få brugerne
til at anvende systemet, da de ikke ser nogen umiddelbare fordele
forbundet herved.
Der er således et klart behov for fokus på uddannelse
og opfølgning i anvendelsen af indkøbssystemet, samt forankring af
indkøbssystemet i hele organisationen, for at anvendelsesgraden af
indkøbssystemet kan øges.
7.3.1
E-handelsegnede varer
Strategisk indkøb arbejder løbende med at identificere
nye aftaleområder, der kan give besparelser. Strategisk Indkøb arbejder efter
en prioriteret liste over aftaleområder, som det vil være fordelagtigt at
bringe i udbud. Denne liste arbejder man fortsat efter i 2005, men med fokus på
at vælge aftaleområder, der er e-ha
ndelsegnede, med det formål at jo flere
varer, der er i indkøbssystemet, jo flere ønsker at anvende systemet.
7.3.2
Forbedret katalogkvalitet
Som sagt vil Strategisk Indkøb deltage i et kursus hos
Gatetrade for at lære at lave kataloger på Den Offentlige IndkøbsPortal.
Formålet med kurset er bl.a. at skabe en bedre sproglig referenceramme, og
dermed at yde leverandørerne endnu mere kvalificeret rådgivning i relation til
udarbejdelsen af køberspecifikke kataloger til Københavns Kommune.
I forbindelse med tiltaget vil kommunens leverandører
af flere omgange i 2. kvartal blive indbudt til seance, hvor Strategisk Indkøb
gennemgår gode og dårlige eksempler på elektroniske indkøbskataloger. Formålet
er at få leverandørerne til at forstå, at katalogkvaliteten af elektronisk
indkøbskatalog er et vigtigt konkurrenceparameter (udstillingsvindue), som kan
være forskellen mellem økonomisk succes og fiasko.
Tiltaget skal sikre, at katalogkvaliteten i kommunens
indkøbssystem bliver endnu bedre, hvilket i sidste instans skal gøre det
nemmere for indkøberen at fremsøge varer.
7.3.3 Fokus er nøglen til forankringen
I forhold til anvendelsen af indkøbssystemet vil
Strategisk Indkøb fokusere sin indsats på at:
·
Skabe større
ledelsesmæssig opbakning ved at afholde informationsmøder for ledere for at få
skabt opmærksomhed på de effektiviseringsgevinster som anvendelsen af
indkøbssystemet bevirker.
·
Få de centrale
enheder i hver forvaltning til at øge anvendelsen af indkøbssystemet. Kan man
få de centrale enheder til i større omfang at anvende indkøbssystemet vil det
også have en afsmittende effekt på resten af forvaltningens enheder – succes
avler succes.
·
Forvaltningerne
løbende kan modtage rådgivning i relation til deres udrulning af
indkøbssystemet eller andre tiltag som forsøger at øge anvendelsen af indkøbssystemet.
7.4 Rapportværktøjet "Discover"
Rapportværktøjet "Discover" blev implementeret i
slutningen af 2004 i forlængelse af indkøbssystemet. Rapportværktøjet vil gøre
det muligt at trække mere informative rapporter om kommunens indkøbsvaner, og
således skabe bedre ledelsesinformation. Det er dog en forudsætning, at
indkøbssystemet anvendes.
Strategisk Indkøb vil i samarbejde med KØR arbejde
for, at medarbejderne bliver opmærksomme på rapportværktøjets meget store informationspotentiale.
Et informationspotentiale som både kan give såvel den menige medarbejder og
kontorchefen et bedre beslutningsgrundlag i forhold til de daglige
udfordringer.
Ud fra et ønske om at skabe bedre ledelsesmæssig
information er det vigtigt, at forvaltningerne hurtigst muligt og i største mulige
omfang anvender indkøbssystemet, idet informationspotentialet ikke kan
realiseres til fulde, før datagrundlaget har en vis historik.
7.5 Brugerundersøgelser
Strategisk indkøb har sammen med Indkøbschefgruppen
som led i den løbende rapportering vedrørende indkøbsområdet igangsat en
brugerundersøgelse i samarbejde med EKG - Research & Planning. Formålet er
at undersøge brugernes holdninger til de fælles indkøbsaftaler, indkøbssystemet
samt informationen på indkøbsområdet.
Undersøgelsen kan/skal både tjene som en
tilfredshedsundersøgelse, men også som platform til nye idéer til forbedring af
funktionen. Der udarbejdes elektronisk interaktive rapporter, således at der er
mulighed for selv at arbejde videre med undersøgelsen. Der vil være mulighed
for bench-mark studier og tracking ved en årlig gentagelse af undersøgelsen.
Resultatet vil blive forelagt Økonomiudvalget.
Brugerundersøgelsen var planlagt gennemført i foråret
2005. Indkøbschefsgruppen opfordrede til først at gennemføre brugerundersøgelsen
efter sommerferien, dels på grund af skolernes ferie, dels på grund af
ikrafttræden af Lov om Offentlige Betalinger og dennes indflydelse på
anvendelsen af indkøb
ssystemet. Undersøgelsen ville på nuværende tidspunkt ikke
give et retvisende billede af situationen i de enkelte forvaltninger.
EKG er i gang med udvikling af spørgeramme, således at
udsendelse af spørgeskemaer til 500 respondenter vil finde sted medio august.
Ultimo september vil den endelige rapport blive afleveret.
7.6 Leverandørsamarbejdet
I arbejdet med bedre kommunikation, forbedret
anvendelse af såvel indkøbsaftaler som indkøbssystem, er leverandørerne en
vigtig medspiller. Strategisk Indkøb ser det derfor som særdeles vigtigt
fortsat at styrke samarbejdet med leverandørerne.
Det er derfor vigtigt med fortsat fokus på
leverandørsamarbejdet. Strategisk Indkøb har følgende nye tiltag rettet mod leverandørerne.
7.6.1 Nytårskur
Strategisk Indkøb afholdt i januar 2005 en "nytårskur"
for kommunens leverandører, hvor indkøbschefsgruppen var inviteret med.
Formålet med nytårskuren var bl.a. at informere leverandørerne om Lov om
Offentlige Betalinger, demonstration af indkøbssystemet, samt information om
kommunens indkøbspolitik. Samtidig havde leverandørerne mulighed for at hilse
på og snakke med medarbejderne fra Strategisk Indkøb. Strategisk Indkøb har
modtaget mange positive tilkendegivelser fra leverandørerne. Nytårskuren vil
være en årligt tilbagevendende begivenhed.
7.6.2
Nyhedsbreve til leverandørerne
Strategisk Indkøb planlægger at udsende nyhedsbreve
til leverandørerne. Formålet med disse nyhedsbreve er at informere om nyt fra
Strategisk Indkøb, samt om de tiltag som foregår på indkøbsområdet i kommunen.
7.7 Erfaringsdeling med andre offentlige
organisationer
Under devisen, at viden er det eneste, der bliver mere
af, når man deler det med andre, holder Strategisk Indkøb sig løbende
orienteret om, hvad der sker uden for Københavns Kommune, som medlem af diverse
fora, f.eks.
·
IKA – Foreningen af
offentlige indkøbere
·
Regionale
Indkøbere – Det tidligere SINERFA/AMERFA
·
Panel for
professionelt miljøbevidst indkøb
·
KISH – Kommunale
Indkøbschefers Samarbejde i Hovedstadsområdet
·
Skandinavisk
ERFA-gruppe – København, Århus, Göteborg, Malmö, Oslo og Helsinki
·
DILF – Dansk
Indkøbs- og Logistikforum
8. Fortsat styrkelse af Strategisk
Indkøb
Etableringen
af fælles indkøbsaftaler gennemføres efter en ISO 14001 certificeret procedure,
der sikrer en høj kvalitet i både aftaleprocessen og i den endelige aftale.
Strategisk Indkøb er i den forbindelse som den første institution i kommunen
blevet registreret efter den europæiske EMAS-forordning. Indkøbsaftalerne
etableres primært via EU-udbud, men der etableres i mindre omfang
indkøbsaftaler via forhandling og i samarbejde med eksterne parter.
Herudover
varetager
I
forbindelse med brugen af indkøbssystemet, skal der designes rapporter til brug
ved rapportering og opfølgning på brugen af såvel systemet som
indkøbsaftalerne. Der er i efteråret 2003 implementeret et analyseværktøj
(Discover), der kan benyttes til at generere disse rapporter. Arbejdet består i
udvikling, test og implementering af rapporterne, ligeledes i samarbejde med
Økonomiforvaltningens 3. kontor, som er ansvarlige for den tekniske del.
I Strategisk Indkøb er 6 medarbejdere fastansat.
Økonomiudvalget tiltrådte i forbindelse med tiltrædelse af aftalen om de
økonomiske rammer for 2003, at der skulle afsættes en pulje på 5 mio.kr. til
styrkelse af kommunens fælles indkøbsenhed (Strategisk Indkøb). Midlerne skulle
benyttes til, i en midlertidig 2-årig periode, at ansætte 6 indkøbere, der dels
skulle indgå en række nye, attraktive indkøbsaftaler, dels medvirke til at
implementere kommunens elektroniske indkøbssystem. Den midlertidige styrkelse
skulle ophøre medio 2004.
I forbindelse med indkøbsredegørelsen 2004 tiltrådte
ØU, at denne styrkelse blev forlænget med yderligere 2 år, dog med 5 indkøbere.
Såfremt kommunen fortsat skal kunne høste
besparelserne ved de fælles indkøbsaftaler kræver det en koncentreret indsats
for dels at foretage EU-udbud på nye produktgrupper, dels at forlænge/forny
eksisterende aftaler gennem nye EU-udbud.
Imidlertid bør der fremover også bruges endnu flere
ressourcer end hidtil på implementering og organisatorisk forankring. Der må
nødvendigvis være større fokus på at øge anvendelsesgraden af de fælles
indkøbsaftaler og indkøbssystemet. En aftale kan være nok så god på papiret,
men det kræver, at man anvender den.
For at kunne fortsætte arbejdet med dels at løfte de
hidtidige opgaver, dels med at varetage de påtrængende opgaver af drifts-,
vedligeholdelses- og implementeringsmæssig karakter, indstiller
Økonomiforvaltningen, at den midlertidige styrkelse fra og med 2007 gøres
permanent med de oprindelige 6 indkøbere.
Der er i denne redegørelse i afsnit 4.3 blevet gjort
rede for de opnåede besparelser og anvendelsesgraderne for indkøbsaftalerne og
indkøbssystemet. Dette bliver desuden uddybet i Bilag 3: Loyaliteten over for indkøbsaftaler og -system. Her bliver
også opstillet mål for de kommende år. Afsnit 7 behandler de planlagte tiltag
for at indfri disse mål.
9. Afrunding
Det må
kunne konkluderes, at Strategisk Indkøb i lyset af den utilfredsstillende anvendelsesgrad
over for den af Borgerrepræsentationen vedtagne indkøbspolitik, må arbejde
intensivt på at forbedre denne.
I tæt
samarbejde med Indkøbschefsgruppen og forvaltningerne må der arbejdes på:
at forbedre kommunikationen mellem Strategisk Indkøbs,
Indkøbschefsgruppen og forvaltningerne, såvel som direkte til slutbrugerne.
at indgå attraktive indkøbsaftaler.
at øge
kendskabet til indkøbsaftalerne.
at få indkøbssystemet gjort endnu mere fleksibelt
og overskueligt.
at få indkøbssystemet udrullet i hele kommunen.
og
ikke mindst
at få brugerne til forstå, hvilke fordele, der
for hele kommunen som helhed er forbundet med den rigtige anvendelse af indkøbsaftaler
og det elektroniske indkøbssystem.
ØKONOMI
I perioden 2002-2004 har Strategisk Indkøb gennem
indgåelse af fordelagtige fælles indkøbsaftaler realiseret en besparelse på ca.
41,5 mill.kr. Målsætningen var 36 mill.kr. Gennem fortsat arbejde med
aftaleindgåelse forventes intet problem med at nå målsætningen for 2006 på 80
mill.kr.
De gode resultater kunne opnås gennem den midlertidige
styrkelse af indkøbsfunktionen med 6 medarbejdere. For at vedligeholde
aftalerne og bearbejde nye produktområder, samt at varetage de vigtige opgaver
af drifts- og implementeringsmæssig karakter, ikke mindst med at øge
anvendelsesgraden af indkøbsaftaler og indkøbssystem bør denne midlertidige
styrkelse gøres permanent. Hertil bør afsættes 3 mill.kr. årligt som foreslås
fordelt blandt forvaltningerne i forhold til antallet af opkoblinger til
IT-systemet.
MILJØVURDERING
-
ANDRE
KONSEKVENSER
-
HØRING
Kredsen
af administrerende direktører
Økonomichefkredsen
Indkøbschefgruppen
BILAG
Bilag 1: Lov om Offentlige Betalinger
Bilag 2: Københavns Kommunes samfundsmæssige ansvar
Bilag 3: Forvaltningernes omkostninger/besparelser
vedrørende indkøb
Bilag 4: Loyaliteten over for indkøbsaftaler og -system
Bilag 5: Forvaltningernes aktiviteter vedrørende indkøb
Erik Jacobsen
/Bjarne
Wi
nge