Vedtægter m.m. for Stadsarkivet

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 8. juni 2000

Forslag til ændring af vedtægter og tilgængelighedsregler for Stadsarkivet samt arkivbestemmelser for Københavns Kommune

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Økonomiudvalget,

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til nye vedtægter for Stadsarkivet

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til nye arkivbestemmelser for Københavns Kommune

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til nye tilgængelighedsregler for de i Stadsarkivet opbevarede arkivalier.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller endvidere,

at Kultur- og Fritidsudvalget delegerer sin kompetence til at meddele dispensation fra tilgængelighedsreglerne til stadsarkivaren under forudsætning af, at Borgerrepræsentationen følger indstillingen om at tillægge Kultur- og Fritidsudvalget kompetencen ved vedtagelsen af de nye tilgængelighedsregler.

Indstillingen blev tiltrådt.

Leslie Arentoft anmodede om, at Stadsarkivet besvarer følgende spørgsmål:

"I hvilken grad belaster de enkelte forvaltninger Stadsarkivet?".

På vegne af Økonomiudvalget meddeles, at overborgmesteren ingen bemærkninger har til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form.

Revidering af Stadsarkivets vedtægter og tilgængelighedsregler samt arkivbestemmelser for kommunen er nødvendiggjort som følge af overgangen til ny struktur i Københavns Kommune. Der delegeres efter forslaget kompetence fra Borgerrepræsentationen til de stående udvalg. Forslaget indeholder endvidere en præcisering og ændring af gældende regler, herunder Stadsarkivets rolle i forhold til forvaltningerne, og en tilpasning til udviklingen i IT-arkivalier. Der foreslås bl.a. oprettet et arkivkontaktudvalg bestående af repræsentanter fra hvert forvaltningsområde og stadsarkivaren. Forslagene indeholder bestemmelser af væsentlig betydning for de øvrige udvalg og bydelene, hvorfor disse er hørt. De nye regler træder i kraft ved vedtagelsen i Borgerrepræsentationen.

På baggrund af en kraftigt stigende mængde arkivalier fra samtlige forvaltninger, vil Stadsarkivets udgifter til kasser til arkivalier m.v. forøges med ca.140.000 kr., hvis Stadsarkivet skal leve op til arkivbestemmelserne. Denne udgift deles mellem de 7 udvalg.

Stadsarkivets nuværende vedtægt, arkivbestemmelser om Københavns Kommune samt tilgængelighedsregler er fra 1985. I forbindelse med vedtagelsen af kommunens nye struktur er Stadsarkivet henlagt under Kultur- og Fritidsudvalget. Økonomiudvalget har dog tilsynsforpligtelsen i forhold til kommunens arkivalier i henhold til styrelsesvedtægtens § 14. I forslagene til nye vedtægter, arkivbestemmelser og tilgængelighedsregler er der taget højde for nye retningslinier som følge af udviklingen inden for IT-arkivalier samt arkiv- og registerlovgivning.

Det foreslås, at følgende beslutninger fremover træffes af stadsarkivaren (efter de nuværende vedtægter og bestemmelser borgmesteren for magistratens 1. afdeling eller borgmesteren for det pågældende sagsområde):

• beslutning om modtagelse af arkivalier fra private institutioner eller personer
• aflevering af arkiver fra private institutioner, foreninger, erhvervsvirksomheder og personer, samt arkiver der stammer fra institutioner, som drives i fællesskab med Staten, andre kommuner eller organisationer (hvis disse befinder sig i Stadsarkivet) til anden offentlig samling.

I forhold til de nuværende vedtægter og regler er der endvidere foreslået følgende ændringer:

• Stadsarkivet kan påtale forvaltningernes tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn
• Stadsarkivet indberetter i tilfælde af væsentlig tilsidesættelse af arkivloven og kommunens regler til Økonomiudvalget
• Borgerrepræsentationens arkiver behandles på samme måde som de øvrige forvaltningers arkiver
• forvaltningerne skal forelægge Stadsarkivet nye journal- og arkivsystemer til orientering
• forvaltningerne skal give oplysninger til Stadsarkivet om indretning, afgrænsning og drift af journal- og arkivsystemer
• forvaltningerne skal udpege en arkivansvarlig, som sikrer, at arkivmæssige hensyn varetages
• der nedsættes et arkivkontaktudvalg bestående af en repræsentant for hvert forvaltningsområde til at koordinere varetagelsen af arkivmæssige hensyn
• arkivversioner af IT-arkivalier skal fremover følge Statens Arkivers systemkrav
• stadsarkivaren ansøger på alle forvaltningers vegne om tilladelse fra Registertilsynet til arkivering af arkivalier omfattet af registerloven.

Efter arkivbekendtgørelsen er dispensationsbeføjelsen fra tilgængelighedsreglerne tillagt kommunalbestyrelsen, men har hidtil i de gældende tilgængelighedsregler været udøvet af de respektive borgmestre.

Dispensationsbeføjelsen tillægges efter forslaget til nye tilgængelighedsregler de stående udvalg for så vidt angår generelle ændringer af tilgængelighedsfristerne og fastsættelse af betingelser og vilkår for dispensation for bestemte arkivenheder eller grupper af arkivenheder.

I konkrete dispensationssager foreslås dispensationsbeføjelsen tillagt Kultur- og Fritidsudvalget. Under forudsætning af Borgerrepræsentationens vedtagelse indstilles det, at Kultur- og Fritidsudvalget delegerer denne kompetence til stadsarkivaren.

De nye regler træder i kraft ved vedtagelsen i Borgerrepræsentationen.

Med udvidelsen med arkivarealer på Artillerivej er Stadsarkivet i stand til at modtage arkivalier i fuldt omfang fra forvaltningerne, men har ikke midler hertil på budgettet.

Stadsarkivets udgifter til æsker og transport af arkivalier i forbindelse med den stigende mængde afleverede arkivalier fra samtlige forvaltninger vil således forøges med ca.140.000 kr. på årsbasis, såfremt Stadsarkivet skal leve op til arkivbestemmelserne. Denne udgift foreslås fordelt mellem de 7 udvalg.

Det foreslås, at Stadsarkivet tilføres 140.000 kr. i 2000 til afholdelse af udgifter til æsker til arkivalier m.v. ved opkrævning af 20.000 kr. fra hvert udvalg.

Udgifterne for de kommende år skal ligeledes opkræves hos udvalgene på baggrund af en konkret vurdering af merudgifterne.

Der anvises dækning for beløbet på konto 6.51.1 Kultur- og Fritid (Sekretariatet, diverse)

Budget 2000 236.000 kr.

Disponeret (Bagsværd Rostadion) 100.000 kr.

Indstillet 20.000 kr.

De øvrige udvalg samt bydelene er hørt.

1. Forslag til ændring af Stadsarkivets vedtægter

2. Forslag til ændring af bestemmelser om Københavns Kommunes arkiver og regler for aflevering til Københavns Stadsarkiv.

3. Forslag til ændring af tilgængelighedsregler for de i Stadsarkivet opbevarede arkivalier

4. Notat om dispensationskompetencen i tilgængelighedssager

5. Høringssvar fra udvalg og bydelsråd

6. Notat af 17. april 2000 fra Københavns Stadsarkiv

Ida Munk

/ Mikael Keller-Hansen