Revideret indstilling om model for Københavns Kommunes revisionsordning, herunder Intern Revision og Revisionsudvalget

Indstillingen indeholder revideret forslag til model for Københavns Kommunes revisionsordning udarbejdet på baggrund af drøftelser med kommunens eksterne revisor Deloitte, flertallets protokolbemærkning i forbindelse med Borgerrepræsentationens henvisning i mødet den 12. december 2013 af medlemsforslag om kommunens revisionsordning til Økonomiudvalget samt Revisionsudvalgets høringssvar af 9. april 2014.

Økonomiudvalget sendte den 18. marts 2014 et udkast til revideret indstilling med 2 alternative modeller i høring i Revisionsudvalget.  Revisionsudvalgets anbefalinger i høringssvaret er lagt til grund for indstillingen og indarbejdet i den nu foreslåede model.

Derudover forelægges indstilling vedr. 2 allonger til Funktionsbeskrivelsen for Intern Revision, som er modtaget fra Intern Revision til Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens godkendelse.

Indstilling om,

1. at Økonomiforvaltningen forelægger en indstilling for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om ændring / præcisering af Københavns Kommunes revisionsordning, herunder af Intern Revision og Revisionsudvalget i overensstemmelse med

Model 1, der – som beskrevet i vedlagte bilag 1 - er en fortsættelse af den nuværende ordning for kommunens revisionsordning, men med præciseringer, dels vedr. rapporteringen, herunder at den eksterne revisor er ansvarlig for rapporteringen til kommunen vedrørende resultaterne af den lovpligtige revision, dels vedrørende sekretariatsbetjeningen af Revisionsudvalget, herunder at der i Intern Revision oprettes en stilling med kommunal- og offentligretlig ekspertise med henblik på bl.a. udvalgsbetjening af Revisionsudvalget samt at der etableres et forum for informationsudveksling og sparring mellem vedkommende udvalgssekretær i Intern Revision og sekretariatsbetjeningen i Borgerrepræsentationens Sekretariat.

2. at allongen fra august 2010 vedrørende ændringer i Funktionsbeskrivelsen for Intern Revision, afsnit 8 og 10 (bilag 2) godkendes,

3. at allongen fra oktober 2012 vedrørende ændringer i Funktionsbeskrivelsen for Intern Revision, afsnit 6 (bilag 3) godkendes,

4. at allongen fra oktober 2012 vedrørende ændringer i Funktionsbeskrivelsen for Intern Revision, afsnit 15 (bilag 3) ophæves.

(Økonomiudvalget)

Økonomiudvalget (ØU) besluttede i mødet den 26. november 2013 at udsætte behandlingen af Økonomiforvaltningens vedlagte indstilling om ”Forslag til modeller for Københavns Kommunes revisionsordning, herunder Intern Revision og Revisionsudvalget” (bilag 4). Økonomiudvalget behandlede dog indstillingspunkterne om videreførelse af bestemmelsen i Københavns Kommunes styrelsesvedtægts § 26 og om anmodning til Økonomi- og Indenrigsministeriet om dispensation fra den kommunale styrelseslov hertil, hvilke punkter Borgerrepræsentationen (BR) tiltrådte i møderne den 28. november og 12. december 2013.

Baggrunden for ØUs beslutning om udsættelse af indstillingspunkterne om valg af model var vedlagte notat af 26. november 2013 (bilag 5) fra kommunens eksterne revisor Deloitte til Revisionsudvalget (RU) med en vurdering af Intern Revisions (IRs) uafhængighed i de foreslåede alternative modeller, heraf to (model 2 og 3) med ændret opgavebeskrivelse for IR og model 3 tillige med ændret organisering af IR. I notatet er det anført, at det sammenfattende var Deloittes konklusion, at ”model 2 og 3 ikke opfylder kravene til Intern Revisions uafhængighed, og som følge heraf kan Deloitte ikke basere sin revision på det af Intern Revision udførte arbejde”.

Der har herefter været drøftelser mellem Økonomiforvaltningen og Deloitte, hvorefter der mellem forvaltningen og Deloitte er skabt klarhed og enighed dels om indholdet i kommunens revisionsordning, dels om forudsætninger for kommunens lovpligtige revisions (Deloitte) samarbejde med IR og rapportering til RU. Drøftelserne har omfattet gældende lovgivning mv. for kommunens revisionsordning og betingelserne til rapportering og sekretariatsbetjening af RU af hensyn til kravene i de internationale revisionsstandarder til Intern Revisions uafhængighed.

Deloitte har i forlængelse heraf fremsendt vedlagte notat af 5. december 2013 (bilag 6) til RU med en revurdering i henhold til internationale revisionsstandarder af IR’s uafhængighed i den foreslåede model 2, herunder med Deloittes forslag til præcisering af det anførte om sekretariatsbetjeningen i model 2 af hensyn til Deloittes mulighed for at kunne basere sin revision på bistand fra IR.

Om indholdet i kommunens revisionsordning henvises til vedlagte plancher (bilag 7) samt til Økonomiforvaltningens nærmere redegørelse herom i vedlagte notat af 9. december 2013 (bilag 8) til BR til brug ved behandlingen i mødet den 12. december 2013 af medlemsforslaget om kommunens revisionsordning (bilag 9).

BR besluttede i mødet den 12. december 2013, jf. vedlagte bilag 9, at henvise medlemsforslaget til ØU med følgende protokolbemærkning:

” …. er enig med forslagsstillerne i, at Intern Revision skal videreføres som en enhed, der administreres direkte under Borgerrepræsentationen og dermed uafhængig af forvaltningen, samt at Revisionsudvalget videreføres som et særligt udvalg direkte under Borgerrepræsentationen. Det er vigtigt, at der i Borgerrepræsentationen er bred enighed om indholdet i kommunens revisionsordning, herunder Revisionsudvalgets og Intern Revisions opgaver og relationerne mellem kommunens lovpligtige eksterne revisor, Revisionsudvalget og Intern Revision. Dette med respekt dels for kravene i de kommunalretlige grundsætninger til udførelsen af den lovpligtige revision og forudsætningerne for dispensationen fra den kommunale styrelseslov til organiseringen af Intern Revision uafhængig af forvaltningen dels for de internationale revisionsstandarder. Herunder er det vigtigt at sikre, at den lovpligtige revision udføres uafhængig af Borgerrepræsentationen og dermed også uafhængig i forhold til det af Borgerrepræsentationen nedsatte Revisionsudvalg og Intern Revision. Der er derfor behov for en grundig drøftelse heraf. Denne drøftelse vil indgå i Økonomiudvalgets behandling af indstillingen om forslag til modeller, som går forud for Borgerrepræsentationens endelige beslutning om indretningen af kommunens revisionsordning.”

Økonomiforvaltningen forelagde på den baggrund vedlagte udkast til revideret indstilling med 2 alternative modeller, som ØU besluttede at sende i høring i Revisionsudvalget den 18. marts 2014. Et enigt Revisionsudvalg har afgivet vedlagte høringssvar af 9. april 2014 med anbefaling af model 1 med følgende præciseringer:

1. Den eksterne revisor er ansvarlig for rapporteringen til kommunen vedr. resultaterne af den lovpligtige revision.
2. Der oprettes i Intern Revision en stilling med kommunal- og offentligretlig ekspertise med henblik på bl.a. udvalgsbetjening af Revisionsudvalget. Udgifterne forbundet hermed afholdes af Intern Revisions budgetramme.
3. Det forudsættes, at der etableres et forum for informationsudveksling og sparring mellem vedkommende udvalgssekretær i Intern Revision og sekretariatsbetjeningen i BRs Sekretariat.

Præciseringerne vedr. model 1 er indarbejdet i løsningen nedenfor.

På baggrund af udviklingen i sagen, som beskrevet ovenfor, indstilles det, at ØU – som en ændring af punkterne om valg af modeller mv. (punkterne 1, 4, 5 og 6) i indstillingen forelagt på ØUs møde den 26. november 2013 om kommunens revisionsordning – over for BR anbefaler, at Økonomiforvaltningen forelægger en indstilling for ØU og BR om ændring / præcisering af Københavns Kommunes revisionsordning, herunder af Intern Revision og Revisionsudvalget i overensstemmelse med:

Model 1, der – som beskrevet i vedlagte bilag 1 - er en fortsættelse af den nuværende ordning for kommunens revisionsordning, men med præciseringer, dels vedr. rapporteringen, herunder at den eksterne revisor er ansvarlig for rapporteringen til kommunen vedr. resultaterne af den lovpligtige revision, dels vedr. sekretariatsbetjeningen af Revisionsudvalget, herunder at der i Intern Revision oprettes en stilling med kommunal- og offentligretlig ekspertise med henblik på bl.a. udvalgsbetjening af Revisionsudvalget samt at der etableres et forum for informationsudveksling og sparring mellem vedkommende udvalgssekretær i Intern Revision og sekretariatsbetjeningen i BR’s Sekretariat.

I beskrivelsen af modellen i bilag 1 er det præciseret, at kommunen er BR, Revisionsudvalget, ØU, de stående udvalg og forvaltningerne.

Ved præciseringen af den eksterne revisors ansvar for rapporteringen forstås, at rapporteringen af Intern Revisions bistand til den lovpligtige revision skal ske i den eksterne revisors revisionsrapporter, og at såvel Intern Revision som ekstern revision skal deltage, når revisionsrapporterne gennemgås med forvaltningerne. Samarbejdet mellem Intern Revision og ekstern revision aftales som hidtil i en skriftlig aftale.

Begrundelsen for ændringerne i forhold til den nuværende ordning er en konsekvens af afklaringen og drøftelserne med Deloitte, herunder Deloittes forslag til præciseringer, jf. ovenfor, og Revisionsudvalgets høringssvar.

Begrundelsen for ændringerne i forhold til den nuværende ordning i Model 2, som var forudsat som en alternativ model til model 1 i det udkast til indstilling, som ØU den 18. marts 2014 besluttede at sende i høring i RU, var en opfølgning på Deloittes forslag til præciseringer samt anbefalingerne i Advokatfirmaet Hortens eksterne evaluering af revisionsordningen, som ØU tog til efterretning i mødet den 24. september 2013, og som er nærmere beskrevet i bilag 4 til indstillingen, som ØU udsatte behandlingen af i mødet den 26. november 2013.

Ændringerne i den alternative Model 2 i forhold til den nu indstillede Model 1

De væsentligste ændringer er:

• At IRs omfang af bistand til den eksterne revisor ikke må overstige de 6000-7000 timer, som er oplyst i udbuddet af aftalen om levering af den lovpligtige revision.
• At fordelingen mellem IRs opgaver og ressourceanvendelse i form af bistand til den eksterne revisor og IR’s tilsyns- og rådgivningsopgaver i forhold til forvaltningerne dermed præciseres.
• At det i opgavebeskrivelsen præciseres, at IR skal understøtte en god og effektiv økonomistyring og regnskabsfunktion i kommunen bl.a. ved af egen drift og uden instruktion fra forvaltningen at kunne gennemføre interne undersøgelser uafhængig af revisionsopgaven på økonomisk væsentlige og risikobetonede områder.
• At det i opgavebeskrivelsen præciseres, at IR skal indgå i et operativt og konstruktivt samarbejde med forvaltningerne, hvor forvaltningernes faglige ekspertise skal inddrages, når der laves analyser indenfor forvaltningernes fagområder.
• At sekretariatsbetjeningen af RU flyttes fra IR til BRs Sekretariat i Økonomiforvaltningen, hvorefter det primært er sekretariatet og den eksterne revisor, som vil betjene udvalget, og ikke IR som nu.
• At indstilling til BR om valg af ekstern revisor flyttes fra Revisionsudvalget til ØU. De forvaltningsmæssige opgaver vil dermed blive flyttet fra Intern Revision til Økonomiforvaltningen.

Hensigten med ændringerne var at imødekomme konklusionerne og anbefalingerne i Hortens evaluering vedr.:

• IRs balance imellem at være uafhængig kritisk undersøger og yde konsulentbistand til forvaltningerne.
• IR skal inddrage forvaltningerne mere i undersøgelserne, så anbefalingerne bliver mere operative.
• at der bør sættes et loft på antallet af timer, som IR kan anvende på den lovpligtige revision.
• at RU overholder de formelle regler for udvalgsarbejdet, herunder reglerne om offentlighed omkring indstillinger og beslutningsprotokoller.

Allonger til Funktionsbeskrivelsen for Intern Revision

BR besluttede den 14. april 2013, at indstilling om ØUs godkendelser af Revisionsudvalgets vedtagne allonger skal fremlægges sammen med resultatet af den eksterne evaluering.

Horten har i deres evaluering vurderet allongerne (bilag 2 og 3), herunder om de er i overensstemmelse med formålet med Intern Revision og Intern Revisions opgaveportefølje, og har konkluderet flg.:

”Allongen fra august 2010 indeholder ændringer af Funktionsbeskrivelsens afsnit 8 og 10, herunder ændring af en procedureregel med det formål at opnå højere forankring af IRs rapporter i de respektive udvalg og en ændring vedrørende RUs mulighed for at afgive bemærkninger til og involvere sig i IRs rapportering. Det er vores vurdering, at allongen er i overensstemmelse med formålet med etableringen af IR og IRs opgaveportefølje.

Allongen fra oktober 2012 ændrer i Funktionsbeskrivelsens afsnit 6 og 15 om henholdsvis IRs opgaveportefølje og om inddragelsen af IR forud for ændringer i regnskabs- og økonomistyringssystemer mv.

Ændringen af afsnit 6 kan ikke generelt siges at falde uden for formålet med etableringen af IR eller IRs opgaveportefølje, men kan heller ikke udvide IRs opgaveportefølje og kan derfor anses for overflødig. Ændringen af afsnit 15 anses for ganske vidtgående og ligger næppe inden for formålet med etableringen af IR…..”

Indholdet i allongen fra oktober 2012 har flg. indhold:

”Forvaltningerne har pligt til at underrette IR om eventuelle undersøgelser/selvevalueringer, der foretages med henblik på en særskilt fremlæggelse for det politiske niveau, inden forvaltningen iværksætter disse. IR skal modtage undersøgelsen/selvevalueringen umiddelbart efter denne er afsluttet”.

Som nævnt i Hortens evaluering er ændringen i allongen ganske vidtgående og næppe indenfor formålet med etableringen af IR.

Det indstilles derfor, at allongen fra august 2010 godkendes, at afsnit 6 i allongen fra oktober 2012 godkendes, men at afsnit 15 i allongen fra oktober 2012 ophæves.

Udgiften til udvidelsen af Intern Revisions sekretariatsbetjening af RU med en medarbejder med kommunal- og offentligretlig ekspertise afholdes indenfor Intern Revisions ramme.   

ØU vil få forelagt en indstilling om ændring af Københavns Kommunes revisionsordning, herunder om konsekvensændringer i Revisionsregulativet for Københavns Kommune samt om præciseringer vedr. Intern Revisions rammer og opgaver mv. Sagen vil blive sendt i høring i Revisionsudvalget, inden sagen forelægges for ØU og BR til endelige godkendelse.

Den samlede proces fremgår af nedenstående tabel.

Claus Juhl                           / Bjarne Winge

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Økonomiforvaltningen forelægger en indstilling for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om ændring / præcisering af Københavns Kommunes revisionsordning, herunder af Intern Revision og Revisionsudvalget i overensstemmelse med

Model 1, der – som beskrevet i vedlagte bilag 1 - er en fortsættelse af den nuværende ordning for kommunens revisionsordning, men med præciseringer, dels vedr. rapporteringen, herunder at den eksterne revisor er ansvarlig for rapporteringen til kommunen vedrørende resultaterne af den lovpligtige revision, dels vedrørende sekretariatsbetjeningen af Revisionsudvalget, herunder at der i Intern Revision oprettes en stilling med kommunal- og offentligretlig ekspertise med henblik på bl.a. udvalgsbetjening af Revisionsudvalget samt at der etableres et forum for informationsudveksling og sparring mellem vedkommende udvalgssekretær i Intern Revision og sekretariatsbetjeningen i Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 29. april 2014

Økonomiudvalget anbefalede model 1 som model for Københavns Kommunes revisionsordning over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Indstillingens 2.-4. at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 8. maj 2014

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.