Anskaffelse og implementering af indkøb- og projektstyring til KØR

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 7. december 2000

Anskaffelse og implementering af indkøb- og projektstyring til KØR

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget indstiller til Borgerrepræsentationen,

at Økonomiforvaltningen indgår aftale med Andersen Consulting om levering af KØR fase 2 på vilkår som beskrevet i nærværende indstilling, og dermed gør brug af option til den oprindelige kontrakt om levering af Københavns Kommunes Økonomi- og Ressourcestyringssystem (KØR) om udvidelse af KØR med områderne indkøb og projektstyring.

at dækning for den samlede udgift i 2000-2002 på 35,7 mill. kr. anvises med 5 mill. kr. på IT-puljen i 2001, konto 6.51.1, og med 30,7 mill. kr. indenfor Økonomiudvalgets ramme, Økonomisk forvaltning, konto 6.51.1, som beskrevet i nærværende indstilling.

Økonomiforvaltningen anmoder i nærværende indstilling om, at der bl.a. i forlængelse af kommunens IT strategi indgås aftale med Andersen Consulting vedrørende udnyttelse af option på gennemførelse af fase 2 i udviklingen af Københavns Kommunes økonomi- og ressourcestyringssystem (KØR) samt at KØR opgraderes til en internet-baseret version af Oracle Applications.

Indstillingen danner endvidere grundlag for opfyldelse af den plan, som Økonomiforvaltningen i begyndelsen af 2001 vil foreligge for Økonomiudvalget om effektivisering af kommunens indkøb, jf. hensigtserklæring i vedtaget budget 2001.

Formålet med gennemførelsen af projekterne er, at der opnås grundlag for effektivisering af kommunens indkøb, en bedre styring af anlægsprojekter og andre projekter, realisering af fordele ved brug af intranet/internet, og billigere driftsafvikling ved anvendelse af standardløsninger.

Udgiften til indgåelse af aftale om leverance af KØR fase 2 udgør sammenlagt 17,4 mill. kr. Heraf forudsættes 5 mill. kr. finansieret gennem anvendelse af IT-puljen i 2001. Restsummen på 11,9 mill. kr. afholdes af de midler, der er afsat under Økonomiudvalgets budget i 2000-2002 til den løbende vedligeholdelse af KØR-systemet. Finansieringen af de resterende udgifter på 18,3 mill. kr. i forhold til de samlede projektudgifter på 35,7 mill. kr. sker indenfor Økonomiudvalgets ramme gennem anvendelse af en del af puljen til IT-udvikling samt konvertering af afsatte midler til løbende vedligeholdelse og ændringer af KØR-systemet fra drift til udvikling.

Økonomiforvaltningen anmoder i nærværende indstilling om at indgå aftale med Andersen Consulting vedrørende udnyttelse af option på gennemførelse af fase 2 i udviklingen af Københavns Kommunes økonomi- og ressourcestyringssystem (KØR), samt at der iværksættes en opgradering af KØR til en internet-baseret version af Oracle Applications (version 11.i).

Det sker i forlængelse af kommunens nyligt vedtagne IT-strategi for 2000-2004 (BR 174/2000), hvori det fremgår af handlingsplanen,

• at kommunens økonomi- og ressourcestyringssystem ved gennemførelse af fase 2 skal udvides med moduler til indkøb, elektronisk handel og projektstyring, og
• at KØR skal opgraderes til en internet-baseret løsning.

Herudover opfylder løsningen følgende elementer i IT strategien:

• Anvendelse af fælles systemer
• Anvendelse af standardsystemer

Formålet med gennemførelsen af disse projekter er, at der opnås:

• effektivisering af kommunens indkøb,
• bedre styring af anlægsprojekter og andre projekter,
• realisering af fordele ved brug af intranet/internet
• billigere driftsafvikling ved anvendelse af standardløsninger.

Nedenfor er projekterne beskrevet udfra ovenstående formål.

Borgerrepræsentationen vedtog ved budgetvedtagelsen for 2001 en hensigtserklæring om effektivisering af kommunens indkøb. Det fremgår heraf, at Økonomiforvaltningen inden udgangen af 2000 skal udarbejde plan for, at der i 2002 kan ske en effektivisering af kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser.

Integration af et Oracle indkøbsmodul i KØR systemet i KØR fase 2 udgør den informationsteknologiske platform og grundlag for at opnå en effektivisering af kommunens indkøb.

For at vurdere det forretningsmæssige potentiale af gennemførelsen af fase 2 af KØR blev der medio 1998 gennemført en potentialeanalyse af indkøbs- og logistikområdet. En af konklusionerne i denne analyse er, at Københavns Kommune kan opnå væsentlige fordele ved at forbedre styringen af de indkøb, der foretages, og forenkle de tilhørende administrative processer.

For at forbedre styringen har Økonomiforvaltningen igangsat en række initiativer, herunder etablering af indkøbsorganisation, udbud af visse indkøbsaftaler samt etablering af fælles aftale- og varekatalog på intranet.

En yderligere styrkelse af indkøbsområdet er bl.a. betinget af anskaffelse af IT-værktøjer til understøttelse af processerne og kommunens mulighed for at høste potentielle fordele ved e-handel m.v.

De forventede fordele ved at integrere et Oracle indkøbsmodul med KØR omfatter

• lavere indkøbspriser gennem bedre udnyttelse af kommunens rammeaftaler,

• administrative lettelser gennem forenkling af processer ved elektronisk integration mellem indkøb og andre funktioner i KØR (disponering, bogføring, fakturabehandling m.v.) samt elektronisk dataudveksling med leverandører, og
• bedre understøttelse af styring gennem rapporteringsmuligheder vedrørende indkøb.

Økonomiforvaltningen undersøger i øjeblikket mulighederne for deltagelse i et projekt under Finansministeriet og Forskningsministeriet om etablering af en fælles offentlig indkøbsportal.

Såfremt der etableres mulighed herfor, skal der som led i KØR fase 2 sikres integration til den fælles offentlige portal. Derved kan der etableres en overbygning til kommunens eget indkøbssystem i KØR, der bl.a. kan give kommunens indkøbere mulighed for

• at foretage sammenligninger med andre offentlige institutioner på konkrete indkøbsaftaler ved foretagelse af indkøb og herunder gennemføre storindkøb til favorable priser, og
• at få etableret elektronisk dataudveksling til leverandører udfra gældende standard som staten og andre offentlige institutioner anvender.

Økonomiforvaltningen vurderer, at KØR fase 2 og deltagelse i projekt om fælles indkøbsportal for den offentlige sektor vil give kommunen et stærkt fundament for at realisere de betydelige effektiviseringspotentialer, der bl.a. som følge af nye teknologiske muligheder findes på indkøbsområdet.

Når det teknologiske grundlag for indkøbsstyring og e-handel er på plads skal der ske en forretningsmæssig implementering i form af ændringer i indkøbsadfærden i kommunen for at opnå de potentielle fordele på indkøbsområdet.

KØR-systemet indeholder i dag ikke et særskilt modul til styring af projekter. Det nuværende styringsgrundlag for projekter i form af registrering og rapportering vedrørende økonomiske data findes derfor i form af anvendelse af dimensioner i kommunens kontoplan, der ikke direkte er møntet på projektstyring.

Med implementering af et Oracle projektstyringsmodul i KØR fase 2 forventes der at kunne opnås følgende fordele i forhold til det nuværende styringsgrundlag i KØR:

• mulighed for aflæggelse af endeligt anlægsregnskab,
• registrering af "ikke-fysiske" og mere komplekse projekter,
• effektiv og flerårig budgetopfølgning på alle projekter,
• integration af projektstyring med øvrige moduler i KØR,
• mulighed for håndtering af projekter med deltagelse af flere forvaltninger, og
• eliminering af behov for "skufferegnskaber" i selvstændige regneark mv.

Anskaffelsen af et Oracle projektstyringsmodul i forbindelse med KØR fase 2 vil på den baggrund medføre klare forbedringer af grundlaget for økonomistyring samt tilrettelæggelse og styring af anlægsprojekter samt andre projekter.

Behovet for bedre styringsredskaber på anlægsområdet er bl.a. påpeget af Revisionen, jf. beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab 1999.

Den nuværende version af KØR-systemet er en smart-client version (Oracle Applications 10.7 SC). Denne version er under udfasning fra Oracles side. Det er derfor indgået i Økonomiforvaltningens planlægning vedrørende opgraderinger, at der efter udfasningen af denne version pr. 1. kvartal 2002 ikke længere er funktionel support fra Oracle. Økonomiforvaltningen vil på den baggrund sideløbende med KØR fase 2 foretage en opgradering til en internet-baseret (web) version.

Opgraderingen ventes at medføre en række funktionelle forbedringer for brugerne, som brugerne har udtrykt behov for i forbindelse med gennemførelsen af en PLS brugertilfredshedsundersøgelse af KØR i efteråret 1999, jf. redegørelse om brugertilfredshedsundersøgelse (ØU 311/1999). Endvidere vil opgraderingen kunne medføre administrative lettelser i forbindelse med distribution og vedligeholdelse af KØR software på de enkelte PC'er i forvaltninger og institutioner ved brug af browser teknologi.

I forbindelse med gennemførelsen af KØR fase 2 og opgraderingen af KØR-systemet vil der ske en udskiftning af den tekniske platform for driftsafvikling af KØR-systemet fra den nuværende todelte MVS/UNIX til en ren UNIX løsning. Dermed vil KØR efter implementeringen af fase 2 og opgradering blive driftsafviklet på en platform, der svarer til markedsstandard. Det vil dels indebære fordele i forbindelse med systemrettelser fra ORACLE, da disse rettes mod gældende markedsstandard, og dels medføre en større gennemsigtighed for potentielle leverandører i forbindelse med afholdelse af udbud af driftsafviklingen og vedligeholdelse m.v. af KØR, som skal gennemføres senest i 2002.

Økonomiforvaltningen vurderer, at en større gennemsigtighed – og dermed konkurrence - ved et udbud af driftsafviklingen af KØR kan medføre mulighed for opnåelse af væsentlige besparelser på driftsafviklingen af KØR i forhold til situationen i dag.

Der skal i projektet foretages en vurdering af mulig anvendelse af Oracle standardfunktionalitet til løsning af opgaverne, for dermed at erstatte en række af tilpasningerne i KØR med standardfunktionalitet.

På baggrund af erfaringerne med udgifter til vedligeholdelse og ændringer af KØR, forventer Økonomiforvaltningen, at der kan opnås billigere udvikling og vedligeholdelse af KØR-systemet ved erstatning af tilpasninger med standardfunktionalitet.

Samtidig opnås entydigt leverandørforhold, hvor drift og udvikling i dag er fordelt på to forskellige leverandører.

Gennemførelsen af KØR fase 2 og opgradering af KØR vil foregå sideløbende. Projekterne forudsættes at være gennemført senest 1. januar 2002.

For begge projekter gælder, at de forløber med følgende overordnede milepæle:

Projektplanen gennemføres, så Københavns Kommune pr. 1. januar 2002 vil have et integreret økonomistyringssystem indeholdende nye moduler i form af indkøb og projektstyring klar til brug.

Økonomiforvaltningen varetager projektledelsen og den løbende styring af leverandørforholdet, herunder kontraktspørgsmål m.v.

Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med forvaltninger og bydele sikre en repræsentativ og kvalificeret bemanding af projekterne gennem indragelse af nøglepersoner med relevant faglig kompetence indenfor specifikke områder.

Forvaltninger og bydele inddrages endvidere i projektet gennem referencegrupper.

Gennem undersøgelser om brugernes tilfredshed med KØR-systemet før og efter implementering af fase 2 og versionsopgraderingen, vil der blive fulgt op på, om de opstillede succeskriterier opnås, for derigennem at tilsikre, at de krav brugerne stiller til et velfungerende økonomi- og ressourcestyringssystem opfyldes.

Under forudsætning af Borgerrepræsentationens tiltrædelse af nærværende indstilling, vil Økonomiforvaltningen indgå aftale med Andersen Consulting om leverance af henholdsvis KØR fase 2 og opgradering.

Aftalen vedrørende KØR fase 2 indgås i medfør af den option, der var indeholdt i den oprindelige kontrakt vedrørende levering af KØR.

Opgraderingen gennemføres i henhold til hovedkontraktens og vedligeholdelseskontraktens bestemmelser om opgraderinger. Det er fundet hensigtsmæssigt grundet opgraderingens komplekse karakter, at udforme særskilt kontrakt om rammerne for opgraderingen.

Andersen Consulting forudsættes at bære det fulde kontraktansvar under begge kontrakter, uanset brug af underleverandører.

Implemeneteringen af KØR fase 2 og opgraderingen nødvendiggør i øvrigt et yderligere træk på Kommunedatas ressourcer i forhold til ydelserne i den eksisterende outsourcingaftale med Kommunedata.

Københavns Kommunes juridiske rådgiver i nærværende sag, advokat Jesper Fabricius fra advokatfirmaet Lett og co., vurderer, at denne fremgangsmåde for kontraktindgåelse er i overensstemmelse med udbudsreglerne, eftersom aftalerne indgås på baggrund af en option i hovedkontrakten om levering af KØR, der er afprøvet i udbud, og som udløber af vedligeholdelsesbestemmelserne i tilknytning til denne kontrakt, som er indgået efter udbud, samt under outsourcingaftalen med Kommunedata, som ligeledes er indgået i overensstemmelse med udbudsreglerne.

Kontraktsummen for henholdsvis KØR fase 2 og opgradering af KØR inklusive overgang til ny teknisk platform forventes at udgøre 35,7 mill. kr., fordelt over perioden 2000-2002 som følger:

Ovenstående betalingsplan medfører, at 38 pct. af betalingen til leverandøren af KØR fase 2 og opgradering falder efter produktionssætning af systemet og gennemførelsen af driftsprøve i 2002.

Udgiften i 2001-2002 vedrørende KØR fase 2 forudsættes finansieret ved anvendelse af midler i IT-puljen samt anvendelse af midler fra Økonomiforvaltningens andel af puljen til IT-udvikling, som er udlagt til forvaltninger og bydele, jf. ny betalingsordning for ydelser på IT området (BR 336/2000).

Udgiften i 2000-2002 vedrørende opgradering til version 11.i finansieres indenfor Økonomiforvaltningens budget på de rammebelagte driftsområder. Det vil medføre, at størstedelen af de midler, der i budget 2001 er afsat til vedligeholdelse og ændringer af KØR fase 1 vil konverteres til brug for udvikling af en internet-baseret version af KØR.

Finansieringsforslaget vedrørende KØR fase 2 og opgradering er sammenfattet nedenfor:

Forvaltninger og bydele er blevet indraget i drøftelserne vedrørende igangsættelse af projekterne, og har herunder peget på IT-puljen til finansiering af KØR fase 2.

Udgifter til anskaffelse af nye licenser samt udvidet abonnement og support fra Oracle opkræves af forvaltninger og bydele gennem licensbetalingen for KØR, jf. ny betalingsordning for ydelser på IT området (BR 336/2000). Årlige merudgifter til abonnement og support som følge af anskaffelse af nye licenser til indkøb og projektstyring udgør knap 1 mill.kr. Merudgiften i 2001 og efterfølgende år dækkes af forvaltningerne i forbindelse med licensbetaling for KØR.

Økonomiforvaltningen forventer, at investeringen vedrørende KØR fase 2 og opgradering samt stigningen i den løbende licensbetaling til Oracle vil være rentabel på kort sigt som følge af større gennemsigtighed og dermed øget konkurrence ved udbud af driftsafviklingen af KØR.

På længere sigt forventes investeringen at medføre væsentlige fordele som følge af bedre muligheder for indkøbsstyring og styring af projekter.

Økonomiforvaltningen vurderer, at der ved en gradvis realisering af ovennævnte fordele kan opnås betydelige økonomiske gevinster for Københavns Kommune.

-

-

-

Erik Jacobsen

/Bjarne Winge