Godkendelse af nyt CSR-bilag

Indstilling

Indstilling om,

1. at det skærpede CSR-bilag, jf. bilag 2, godkendes,

2. at CSR-bilaget fremadrettet opdateres i forbindelse med indkøbspolitikken hvert 4. år.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Københavns Kommune er forpligtet af FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv samt Lov om Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd til at udvise nødvendig omhu, når der indkøbes varer og tjenesteydelser. Kommunen er således forpligtet til at etablere og gennemføre processer, der identificerer og forebygger potentielle negative indvirkninger på menneske- og arbejdstagerrettigheder, klima og miljø, samt efterspørge og følge op på de samme processer hos leverandører og samarbejdspartnere.

Københavns Kommunes eksisterende CSR-bilag er vedtaget af Borgerrepræsentationen i 2013 og indeholder krav til overholdelse af arbejdstagerrettigheder, menneskerettigheder, miljø og anti-korruption. Bilaget vurderes dog ikke længere at være tidssvarende, da det bl.a. ikke indeholder operationelle krav til opfølgning og dokumentation. Der føres således ikke i dag et tilsyn med, om kravene i bilaget overholdes.

På Økonomiudvalgets møde den 17. august 2021 pålagde udvalget Økonomiforvaltningen at udarbejde et nyt og skærpet CSR-bilag med fokus på nye krav til krav om overholdelse af FN’s Retningslinjer for Menneskerettigheder og Erhverv og OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder samt skærpede krav til arbejdstagerrettigheder, dokumentation og nye sanktionsmuligheder. Yderligere fremsatte og godkendte et samlet Økonomiudvalg et ændringsforslag om: ”at Økonomiforvaltningen frem mod den politiske behandling af det reviderede CSR-bilag i efteråret 2021 har haft det reviderede bilag i høring hos DI og Dansk Erhverv.”

Økonomiforvaltningen har i forbindelse med udarbejdelsen af det opdaterede CSR-bilag prioriteret en grundig høring af DI og DE, ligesom Fagbevægelsens Hovedorganisation, 3F og Dansk Initiativ for Etisk Handel har haft mulighed for at komme med deres kommentarer. Økonomiforvaltningen har inddraget de indkomne kommentarer ved færdiggørelsen af det skærpede CSR-bilag. Derfor er den politiske behandling blevet rykket til marts 2022.

Løsning

Økonomiforvaltningen har udarbejdet et nyt og skærpet CSR-bilag, som indeholder en tydeliggørelse af eksisterende forpligtelser og en skærpelse af andre, ligesom krav til opfølgning og dokumentation er blevet udvidet for at give Københavns Kommune de rette værktøjer til at følge op på, om kontraktkravene bliver overholdt. Såfremt det reviderede CSR-bilag bliver politisk vedtaget, vil det fremadrettet blive vedlagt alle kontrakter med en samlet skønnet værdi på 1 mio. eller derover. Hvor arbejdsklausulen alene finder anvendelse på kontrakter vedrørende byggeri og tjenesteydelser, finder CSR-bilaget også anvendelse på varekøbskontrakter. For så vidt angår bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser udført i Danmark, regulerer arbejdsklausulen dog fortsat ansattes løn og arbejdsvilkår.

Kontrol med overholdelse af det reviderede CSR-bilag vil blive fulgt op af en kontrolindsats, som bliver tilrettelagt efter en risikomodel svarende til den, der anvendes i Københavns Kommunes indsats mod social dumping. Kontrollen vil blive foretaget hos både hovedleverandører og underleverandører. Yderligere detaljer om den fremtidige kontrolindsats findes i bilag 1.

Nye forpligtelser

Det reviderede CSR-bilag forpligter leverandøren til at udvise samfundsansvar som beskrevet i FN’s Verdensmål. Bilaget er ligeledes blevet opdateret med nye henvisninger til FN’s Retningslinjer for Menneskerettigheder og Erhverv og OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder. Disse to regelsæt fastsætter relevante og internationalt anerkendte krav til ansvarlig handel og produktion, og indgår også som referencepunkter i Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2019-2022. Samtidig er bilaget blevet revideret med nye krav inden for menneskerettigheder og arbejdstagerrettigheder, klima og miljø samt nye krav til leverandørens arbejde med at sikre overholdelse af kravene i egen virksomhed og hos underleverandører samt skærpede krav til dokumentation.

I afsnittet om menneskerettigheder og arbejdstagerrettigheder er leverandørens forpligtelse blevet udvidet til også at omfatte ILO-konvention 100 om princippet om ligeløn, ILO-konvention 111 om beskyttelse mod diskrimination, ILO-konvention 190 om vold og chikane på arbejdspladsen, samt FN’s Erklæring om Oprindelige Folks Rettigheder.

Som opfølgning på BR’s beslutning d. 3. februar 2022 omkring skærpede krav til kommunens leverandører om at ansætte mennesker med handikap, har Økonomiforvaltningen været i kontrakt med Danske Handikaporganisationer med henblik på evt. at indskrive yderligere krav omkring beskyttelse af mennesker med handikap.

Danske Handikaporganisationer og Økonomiforvaltningen var enige om, at FN’s Handikapkonvention, som er den internationale standard for beskyttelse af mennesker med handikap mod diskrimination, ikke var hensigtsmæssig i denne sammenhæng. Konventionen pålægger stater at indrette sin lovgivning og administrative praksis, således at mennesker med handikap er sikret samme grundlæggende menneskerettigheder som alle andre. Dermed sigter konventionen mod staters administration af krav til basale menneskerettigheder og er ikke meningsfuld i en leverandørkontrakt.

Danske Handikaporganisationer havde derimod et forslag om at indskrive krav om tilgængelighed for mennesker med handikap. Det har Økonomiforvaltningen dog valgt ikke at gøre i det reviderede CSR-bilag, idet bilaget pålægger leverandøren et kædeansvar for hele sin underleverandørkæde, herunder i produktionslande både uden for Danmark og EU. Økonomiforvaltningen mener derfor, at det vil være for omfattende et krav at pålægge kommunens leverandører.

I stedet er der i det skærpede CSR-bilag fastsat krav til overholdelse af gældende national lovgivning omkring forskelsbehandling på baggrund af race, hudfarve, køn, religion, politisk overbevisning, faglig organisering, nationalt tilhørsforhold eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse.

Økonomiforvaltningen udarbejder endvidere med inddragelse af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen inden sommeren 2022 en separat indstilling til politisk behandling vedrørende nye krav til kommunens leverandører om fremme af ansættelse af mennesker, som er visiteret til fleksjob eller mennesker med handicap.

Klima- og miljøkravene er i det reviderede CSR-bilag primært skærpet gennem nye dokumentationskrav. Københavns kommune kan eksempelvis anmode leverandøren om at beskrive sit arbejde med miljøledelse ved at dokumentere, hvordan leverandøren i forbindelse med opfyldelse af aftalen har arbejdet med at reducere sine klima- og miljøpåvirkninger i det forgangne år.

Endvidere kan Københavns Kommune kræve, at leverandøren beskriver sine opstillede mål for reducering af klima- og miljøpåvirkninger ved opfyldelse af aftalen i det forgangne år.

Klima- og miljøkravene i CSR-bilaget er meget generiske, da CSR-bilaget vil blive vedlagt alle typer kontrakter og indeholder et kædeansvar. Derfor har økonomiforvaltningen valgt at stille overordnede krav til leverandørernes arbejde med at mindske klima- og miljøbelastninger. Udover kravene i CSR-bilaget stiller kommunen en række målrettede og ambitiøse krav i de enkelte udbud, ligesom CSR-enheden vil bidrage med forslag til mere ambitiøse krav i udarbejdelsen af Københavns Kommunes nye indkøbspolitik for 2023-2026.

Det er hensigten, at det reviderede CSR-bilag skal følges op af en risikobaseret kontrolindsats, hvor kommunen målrettet kontrollerer leverandørernes efterlevelse af kravene i bilaget. For at sikre kommunens mulighed for at føre effektiv kontrol er det i det reviderede CSR-bilag et krav, at kommunen kan foretage kontrolbesøg hos leverandører og underleverandører og snakke med virksomhedsledelse og medarbejdere, ligesom det i dag sker i forbindelse med kontrol af kommunens arbejdsklausuler.

Eksisterende forpligtelser er tydeliggjort

Ud over de ovenfor beskrevne nye krav er en række af de forpligtelser, som allerede i dag indgår i det eksisterende CSR-bilag, blevet tydeliggjort for at sikre, at leverandørerne er opmærksomme på kravene og har mulighed for at indrette deres produktioner og værdikæder herefter.

Det nye CSR-bilag indeholder således et afsnit om krav til aflønning. Her er det klargjort, at ud over krav til en løn svarende til den nationale overenskomst eller mindsteløn, er leverandøren forpligtet til at sikre, at lønnen lever op FN’s Verdenserklæring om Menneskerettigheder, hvorefter enhver, der arbejder, har ret til et retfærdigt og gunstigt vederlag, der sikrer medarbejderen og dennes familie en menneskeværdig tilværelse.       

Kravene til arbejdsmiljø er ligeledes blevet tydeliggjort og artikel 19 i ILO 155, som stiller krav til medarbejderpræsentation i virksomhedens arbejdsmiljø- og sikkerhedsorganisering er blevet fremhævet. Yderligere er det blevet præciseret, hvorledes kommunen forventer, at leverandøren sikrer overholdelse af forpligtelserne i ILO 155 til et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Leverandøren er således forpligtet til at kortlægge brugen af farlige kemikalier i produktion, sikre at medarbejdere ikke kommer i kontakt med disse, samt sikre at medarbejderne er bekendt med hvilke typer kemikalier de faktisk kommer i kontakt med og hvilke sikkerhedsmæssige retningslinjer der knytter sig til dem. Endelig skal leverandøren sikre, at alle medarbejdere til enhver tid har adgang til tilstrækkelige sikkerheds- og værnemidler.

Der er foretaget en præcisering af, at kravene adresserer både klima- og miljøforhold, ligesom det er blevet tydeliggjort, at leverandøren ved produktion og levering af de aftalte ydelser skal tilstræbe bæredygtigt forbrug og håndtering af naturressourcer, at fremme anvendelsen af genbrug og genanvendelighed samt indgå i relevante partnerskaber der fremmer bæredygtig udvikling    

Afsnittet om anti-korruption ligner det i det nuværende CSR-bilag. Der er dog foretaget en præcisering af, at forpligtelsen kun gælder produktion eller levering af kontraktens genstand, samt en præcisering af at begrebet korruption også omfatter såkaldt smørelse (en afart a bestikkelse ved betaling af beløb eller gaver, der har til formål at sikre eller fremskynde en handling, som betaleren allerede er berettiget til). Yderligere er der stillet nye krav til leverandørens tiltag og risikovurdering i forhold til at sikre, at leverandøren arbejder seriøst med at sikre overholdelse af kravene om anti-korruption.

Endelig er afsnittene om opfølgning, dokumentation og sanktioner blevet beskrevet tydeligere. I det eksisterende CSR-bilag er der allerede krav til leverandørens dokumentation for overholdelse af kravene og ganske stramme tidsfrister herfor.

Økonomiforvaltningen har i det reviderede bilag valgt i højere grad at beskrive de krav om konkrete tiltag hos leverandøren og underleverandører, som følger af FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhverv og OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder.

Yderligere er det i det reviderede CSR-bilag beskrevet, hvordan kommunen forventer, at leverandøren dokumenterer efterlevelse, eksempelvis ved på kommunens anmodning at fremsende dokumentation for leverandørens risikovurdering af sine underleverandører og formidling af krav til disse, dokumentation for udvalgte medarbejderes løn og arbejdsvilkår, leverandørens rutiner for effektiv oprejsning for de berørte parter i tilfælde af, at leverandøren forårsager eller bidrager til overtrædelser af kravene i bilaget, og beskrivelse af leverandørens arbejde med klima- og miljøkrav. Det præciseres dog, at såfremt Leverandøren allerede har andre processer på plads, som sikrer efterlevelse FN’s Vejledende Principper for Menneskerettigheder og Erhvervsliv (UNGP) og OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder af OECD, kan disse danne grundlag for efterlevelse af CSR-bilaget.

Tidsfristerne i det reviderede bilag er blevet forlænget fra 5 arbejdsdage til 20 kalenderdage for at sikre, at leverandøren har rimelig mulighed for at kunne levere den efterspurgte dokumentation rettidigt.

Sanktionsmulighederne er samtidig blevet udvidet, så kommunen udover at kunne ophæve kontrakten og pålægge leverandøren dagbod for manglende overholdelse af kravene også kan kræve godtgørelse for berørte parter i tilfælde af, at leverandøren eller dennes underleverandører medvirker til krænkelser af menneskerettigheder eller arbejdstagerrettigheder eller til grove negative indvirkninger på klima og miljø.

Ligesom det er tilfældet med arbejdsklausulen og det nuværende CSR-bilag vil størrelsen på bod blive fastsat i forbindelse med det enkelte udbud ud fra en vurdering af kontraktens størrelse og risikoprofil.

Vejledninger til forvaltninger og leverandører

Økonomiforvaltningen vil udarbejde nye vejledninger til kommunens egne forvaltninger samt til eksisterende og kommende leverandører.

Vejledningen til forvaltninger vil have fokus på at beskrive de ændringer, som er lavet i CSR-bilaget, de forpligtelser der påhviler forvaltningerne, når de indgår kontrakter som skal indeholde et CSR-bilag, samt hvordan CSR-enheden kan hjælpe og rådgive og hvordan kommende kontroller vil foregå.

Vejledningen til leverandøren vil beskrive de forpligtelser, der påhviler leverandøren efter det nye CSR-bilag, hvordan kommunen forventer at leverandørerne arbejder med forpligtelserne, dokumentere overholdelse, samt hvordan kontroller vil foregå. Det er yderligere hensigten at vejledningerne lægger op til, at leverandører kan kontakte kommunens CSR-enhed med henblik på rådgivning.

Høring

Økonomiforvaltningen har fra december 2021 til februar 2022 gennemført en høring, hvor et udkast til revideret CSR-bilag er sendt til hhv. Dansk Industri, Dansk Erhverv, Fagbevægelsens Hovedorganisation, 3F og Dansk Initiativ for Etisk Handel. Som en del af høringen er der afholdt møder mellem Økonomiforvaltningen og hhv. DI og DE.

Deres kommentarer er i lang udstrækning indarbejdet i det reviderede CSR-bilag, ligesom en del bemærkninger vil blive indarbejdet i den vejledning til leverandører, som Økonomiforvaltningen er ved at udarbejde. De konkrete bemærkninger og Økonomiforvaltningens indarbejdelse af disse kan læses i bilag 3.

Økonomi

Der er ingen økonomi forbundet direkte med denne indstilling. Der er på budget 2022 afsat midler til opfølgning og kontrol krav i CSR-bilaget 2022-2025. Der er i alt afsat 8,2 mio. fordelt på 2,2 mio. i 2022 og 2 mio. årligt i de følgende år.

Videre proces