Anskaffelse af nye håndterminaler til parkeringsvagterne

Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 3. november 2005

 

 

BR 595/05

Anskaffelse af nye håndterminaler til parkeringsvagterne

Anskaffelse af nye håndterminaler til parkeringsvagterne

 

 

Indstilling om, at det resterende beløb på kr. 4.406.026,- af de i 2003 hensatte midler til imødegåelse af krav fra bilister om tilbagebetaling af moms, omplaceres fra funktion 8.56.5 til funktion 2.11.1, begg e under Parkering København, til delfinansiering af anskaffelse af håndterminaler (i alt 4,8 mio. kr.).

                                            (Bygge- og Teknikudvalget)

 

 

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

 

at det resterende beløb på kr. 4.406.026,- af de i 2003 hensatte midler til imødegåelse af krav fra bilister om tilbagebetaling af moms, omplaceres fra funktion 8.56.5 til funktion 2.11.1, begge under Parkering København, til delfinansiering af anskaffelse af håndterminaler (i alt 4,8 mio. kr.).

 

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget godkender,

 

at der anskaffes nye håndterminaler til parkeringsvagterne

 

at finansieringen sker ved at anvende det resterende beløb (4,4 mio. kr.) af de midler, der blev hensat i regnskabet for 2003, til imødegåelse af krav fra bilister om tilbagebetaling af moms, under forudsætning af Borgerrepræsentationens godkendelse af omplacering af midlerne, og den resterende finansiering (0,4 mio. kr.) sker over Parkering Københavns ramme

 

Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 21. september 2005

Anbefalet henholdsvis godkendt.

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

At Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

 

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form."

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 11. oktober 2005

Anbefalet.

 

 

 

RESUME

Parkering Købehavn har siden 2001 leaset 145 håndterminaler til udskrivning af parkeringsafgifter. Terminalerne er tjenlige til udskiftning, idet de dels er teknologisk forældede, dels er nedslidte. Leasingkontrakten er udløbet og Parkering Købehavn har overtaget ejendomsretten til terminalerne – der er således ingen udestående forpligtelser.   

 

Det er overvejet om håndterminalerne kan anvendes i yderligere en periode, men konklusionen er, at dette er forbundet med for mange ulemper i form af driftsproblemer, reparationsomkostninger og ikke mindst for ringe funktionalitet i forhold til de krav, som bl.a. følger af politiets nye vejledning i udfærdigelse af parkeringsafgifter og vedtagelsen af den nye parkeringsstrategi (BR 399/05). Der er behov for et teknologisk og teknisk løft, der åbner for en række muligheder, der ikke var tilgængelige da den nuværende terminalmodel blev udviklet for mere end 10 år siden.  

 

Nye terminaler tilbyder en række funktionaliteter:

 

• større driftsstabilitet
• færre omkostninger til reparationer 

• bedre håndtering af fritekst (vagternes supplerende tekst på afgifterne)
• bedre håndtering af ventilkontrol
• online funktionaliteter
• hurtigere datatilgængelighed
• mindre datasårbarhed
• mulighed for dataoverlevering mellem vagterne
• løbende opdatering af vagterne med information
• kommunikation mellem nye billetautomater og terminaler
• "sikkerhedsstation" for vagterne – overvågning og alarm

 

Det samlede projekt for anskaffelse af nye håndterminaler inklusiv diverse tilretninger af software til opsamling af data vurderes at andrage ca. 4,8 mio. kr. Beløbet foreslås finansieret ved ophævelse af den hensættelse til imødegåelse af krav fra bilister, der i en periode havde betalt moms på parkeringslicenser. Hensættelsen blev etableret i 2003, med sidste frist for ansøgning om udbetaling den 1. september 2003. Der er i 2005 kun udbetalt kr. 785,00.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Parkering København har siden primo 2001 leaset 145 håndterminaler af mærket Ticketman, version 4B, til udskrivning af parkeringsafgifter. Disse 145 terminaler erstattede dengang nogle tilsvarende af samme mærke i en tidligere version. Anskaffelsen af version 4B medførte ikke en teknologisk udvikling, idet denne version ikke adskiller sig væsentligt fra den tidligere version – udskiftningen var alene begrundet i nedslidning af de hidtidige terminaler. I forbindelse med udskiftningen af terminalerne blev det hidtidige dockingsystem opgraderet med ny software. Før anskaffelsen af de 2 ovenfor nævnte terminaltyper var alle parkeringsafgifter håndskrevet.

 

Status juli 2005

De håndterminaler, der anvendes i dag, er som omtalt leasede. Leasingkontrakten er udløbet og terminalerne er nu Parkering Københavns ejendom, hvorfor en fortsat anvendelse – ud fra et økonomisk synspunkt – kan synes attraktivt. Der er imidlertid flere væsentlige problemer forbundet en forsat anvendelse de eksisterende terminaler:

 

• For det første er der tale om terminaler med en teknologi, der reelt er mere end 10 år gammel, idet anskaffelsen af version 4B blot var den hidtidige teknologi i lagt over på nye terminalenheder. I dag er al udvikling af denne terminaltype stoppet, og leverandøren har introduceret et nyt produkt baseret på en mere moderne teknologi. For Parkering København betyder det, at vi arbejder med en teknologi, hvor det hverken er muligt at forbedre brugervenligheden af de eksisterende funktioner eller at udvikle helt nye funktioner. 
• For det andet er de nuværende terminaler slidte, hvorfor den løbende vedligeholdelse dag for dag blive dyrere og dyrere. På et tidspunkt, der ikke ligger så langt ude i fremtiden, kan der heller ikke længere skaffes reservedele til terminalerne.
• For det tredje er terminalernes modstandsdygtighed ikke den bedste. Det hænger dels sammen med den efterhånden kraftige slitage, dels med konstruktionen. Konsekvensen er, at terminaler, der tabes eller udsættes for fugt, har tendens til at miste registrerede data, der herefter ikke kan genfindes. Sidstnævnte skyldes, at terminalerne ikke er online, men skal "dockes" før der kan overføres data til Parkering Københavns database over pålagte afgifter. 

 

Nye krav

Vedtagelsen af den nye parkeringsstrategi (BR 399/05) og introduktionen af politiets nye parkeringsvejledning i udfærdigelse af parkeringsafgifter skaber et behov for faciliteter, der ikke findes og ikke kan tilvejebringes i de eksisterende terminaler – jævnfør det tidligere nævnte stop for yderligere udvikling af de eksisterende terminaler. 

 

Forsigtighedsprincippet (kravet om at afgifterne skal udskrives på et meget sikkert grundlag med god dokumentation) og ændrede observationstider indebærer bl.a., at vagterne fremover skal skrive betydeligt flere notater og udføre mange flere ventilkontroller end hidtil.

 

I de eksisterende terminaler er tekstfeltet til notater stærkt begrænset og inddateringen af tekst meget omstændelig. Derfor skrives der mange notater i hånden, der, ved vagternes hjemkomst til Parkering Københavns adresse, skal parres med de udskrevne afgifter – det er manuelt arbejde af betydeligt omfang.

 

Ventilkontroller har hidtil fortrinsvis været foretaget ved at lade én og samme vagt noterer og senere kontrollere. Fremover vil ventilkontroller ofte blive udført i et samarbejde mellem flere vagter. Dette kan ikke ske elektronisk, men kun på papir, der så overleveres vagterne imellem. Efterfølgende skal disse papirlapper parres med afgifterne, hvilket ligeledes udgør en betydelig manuel opgave – dette vil med nye terminaler kunne ske elektronisk.

 

Den nye parkeringsstrategi medfører, at der skal foretages kontrol døgnet rundt, og det skærper behovet for tryghedsskabende foranstaltninger i forhold til vagterne. Som omtalt ovenfor arbejder de eksisterende terminaler ikke online og de kan derfor ikke bruges som "sikkerhedsstation" – dvs., at det er ikke muligt ved hjælp af terminalen at overvåge om vagten fortsat er aktiv, hverken som et tjek på aktivitet på terminalen (dødemandsfunktion) eller mere sofistikeret, som GPS-overvågning.

 

Nye terminaler, der arbejder online, har yderligere en række fordele, nemlig:

 

• at data er tilgængelige med det samme for alle medarbejdere i Parkering København. Det betyder bedre mulighed for at svare bilister, der ringer ind for at få en forklaring på den afgift, de netop har modtaget. I dag er der typisk en forsinkelse på datatilgængeligheden på 24 timer, idet der skal foretages en "dockning" af terminalerne centralt med efterfølgende datakørsel.
• at sårbarheden over for tab af data begrænses betydeligt, idet data overføres løbende. De eksisterende terminaler kan miste alle data f.eks., hvis terminalen tabes eller udsættes for fugt. En online terminal vil løbende holde tjek på om data er i orden og advare vagten om eventuelle dataproblemer.
• at der kan overleveres data fra en vagt til en anden, hvilket øger fleksibiliteten i tilrettelæggelsen af kontrollen, idet én og samme vagt ikke skal gøre alle inddaterede kontrolopgaver færdige – data kan overdrages til en anden vagt.
• at det er muligt løbende at opdatere vagterne med information om hændelser, situationer og forhold, som de skal være opmærksomme på.
• at det med nye billetautomater og håndterminaler vil blive muligt at foretage kommunikation mellem disse 2 enheder. Vagterne kan dermed rekvirere oplysninger om antallet af solgte billetter i en bestemt gade og ud fra dette vurdere om en fysisk kontrol er nødvendig eller om indsatsen skal ske i andre gader. 
• at terminalerne kan benyttes som "sikkerhedsstation" for vagterne.

 

Anskaffelse af nye terminaler

Parkering København vurderer, at det samlede projekt med anskaffelse af nye terminaler kan gennemføres i løbet af 6 til 9 måneder. Projektet omfatter udbudsforretning, udvikling af software til terminaler, samt tilpasninger af nuværende IT-systemer i Parkering København.

 

Der findes terminaler på markedet, der kan anvendes uden væsentlige ændringer af hardwaren, mens det bliver nødvendigt at gennemføre en hel del udviklingsarbejde på softwaresiden. Der er udarbejdet et udkast til en kravspecifikation, hvor der er stillet krav, der modsvarer den nyeste teknologi på området.       

 

I forbindelse med anskaffelsen af terminalerne skal der tillige foretages nogle tilpasninger af Parkering Københavns IT-systemer således, at disse kan håndtere overlevering af data fra de nye terminaler.

 

Økonomi

Det vurderes, at de nye terminaler inklusiv udviklingsarbejdet vil kunne anskaffes til en pris på ca. 28.000 kr. pr. styk. Ved anskaffelse af 140 terminaler andrager den samlede anskaffelse af terminaler således ca. 3,9 mio. kr. Hertil skal lægges omkostninger til tilpasninger af IT-systemer hos Parkering København, der vurderes at andrage 0,8 mio. kr. samt omkostninger til udbudsforretningen, der vil andrage ca. 100.000 kr. Den samlede omkostning til projektet kan herefter opgøres således:

 

Håndterminaler 140 stk. á kr. 28.000                                               Kr. 3.920.000

Tilpasninger af IT-systemer                                                              Kr.    800.000

Udbudsforretning                                                                             Kr.    100.000

I alt                                                                                                Kr. 4.820.000

 

Finansiering

Parkering København ønsker at finansiere de nye terminaler ved anvendelse af et beløb, de r tidligere er hensat til imødegåelse af krav fra bilister, der har betalt moms for parkeringslicenser. Hensættelsen blev foretaget efter følgende sagsforløb:

 

I forbindelse med udarbejdelsen af revisionsprotokollat for årsregnskabet 2001 blev det konstateret, at Told og Skattestyrelsen havde ændret opfattelse af momspligten for administrationsgebyret på parkeringslicenser. Modsat tidligere var Styrelsen nu af den opfattelse, at parkeringslicenser ikke var omfattet af momspligt.

Som konsekvens heraf anmodede Parkering København om tilbagebetaling af den moms, der var pålignet disse licenser de seneste 5 år. Told- og Skattestyrelsen udbetalte herefter et beløb på 4.970.791 kr. plus renter 149.810 kr., i alt 5.116.601 kr., der blev hensat på en passiv konto, indtil der var truffet beslutning om, hvad der skulle ske med beløbet.

På indstilling fra Bygge- og Teknikforvaltningen besluttede Bygge- og Teknikudvalget på mødet den 30. april 2003 (BTU 197/2003), at momsen vedrørende parkeringslicenser skulle tilbagebetales til bilisterne. Det blev besluttet, at annoncere tilbagebetalingen i dagspressen og dermed lade det være op til den enkelte bilist at henvende sig til Parkering København med sit krav. I annoncerne blev fristen for henvendelse om tilbagebetaling fastsat til den 1. september 2003. 

Der er siden udbetalt 710.575 kr., hvorefter der fortsat henstår 4.406.026 kr. på kontoen. Da fristen for udbetaling nu er overskredet med 2 år og Parkering København i 2005 blot har udbetalt 785 kr., foreslås kontoen ophævet og beløbet overført til anvendelse for anskaffelse af nye håndterminaler til parkeringsvagterne

Skulle der - mod forventning – komme yderligere henvendelser vedrørende tilbagebetaling af moms, vil disse blive finansieret over Parkering Københavns almindelige drift.

Projektet vil blive igangsat hurtigst muligt og en aftale om levering forventes indgået inden udgangen af 2005. Det samlede projekt forventes først færdiggjort i 2006 hvorfor de uforbrugte projektmidler blive søgt overført til 2006 allerede i forbindelse med oktober regnskabsprognosen, for at sikre projektets kontinuitet.

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Høring

-

 

 

Mette Lis Andersen