Opfølgning på medlemsforslag om ikke at sende digital post til borgerne uden for normal arbejdstid

Indstilling

Indstilling om,

1. at orientering om mulighederne for kun at sende Digital Post til borgerne inden for normal arbejdstid tages til efterretning,
2. at forvaltningernes indsats med navngivning af Digital Post til borgerne tages til efterretning,
3. at der med denne indstilling er gjort op med det af Borgerrepræsentationen den 20. maj 2021 henviste medlemsforsag om ikke at sende digital post til borgerne uden for normal arbejdstid. 

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme. 

(Kultur- og Fritidsudvalget)

Problemstilling

Borgerrepræsentationen behandlede på sit møde den 20. maj 2021 et medlemsforslag om, at alle forvaltninger så vidt muligt kun sender post fra Københavns Kommune til borgerne mellem kl. 8 og 16 på hverdage, medmindre det drejer sig om akutte henvendelser, samt at elektronisk post fra kommunen har en sigende overskrift, fremfor den generiske overskrift ”Brev fra Københavns Kommune”.

Medlemsforslaget blev udvalgshenvist til Kultur- og Fritidsudvalget, der er ressortudvalg for borgerrettede digitale kanaler, med ændringsforslaget om, at der rettes henvendelse til e-Boks om ændring af notifikationsfunktionen.

Nærværende indstilling er koordineret med med de øvrige forvaltninger, der benytter Digital Post.

Løsning

Modtagelse af digital post inden for normal arbejdstid

Den nuværende fællesoffentlige Digital Post-løsning, der kendes som e-Boks, har været i lovpligtigt udbud. Den nye Digital Post-løsning er under implementering med opstart i første kvartal 2022. I den forbindelse skal alle kommunens systemer, der sender og modtager Digital Post, omlægges til den nye løsning over en toårig periode frem mod november 2023.

Mulighed for at sikre modtagelse inden for almindelig arbejdstid inden for rammerne af den nuværende løsning

Det er ikke muligt for Københavns Kommune, hverken med den nuværende eller den nye tekniske løsning til Digital Post at beslutte, hvornår på døgnet borgere og virksomheder får Digital Post leveret, eller hvornår de modtager en SMS om, at de har modtaget Digital Post (SMS-adviseringer). Det er afgjort af den fællesoffentlige løsning.

Med andre ord kan Københavns Kommune bestemme, hvornår posten afsendes fra kommunen, men det er op til den fællesoffentlige løsning, hvornår den digitale post modtages af borgerne, og hvornår adviserings-SMSer afsendes. Det er således ikke teknisk muligt at sikre, at posten leveres mellem klokken 8 og 16. Det vil dog være muligt at sikre, at borgerne ikke modtager Digital Post i weekenden ved fx ikke at afsende Digital Post om fredagen. Dette vil dog ikke være muligt i sager, hvor der er lovpligtige tidsfrister, eller hvor Københavns Kommune har en politisk besluttet tilbagemeldings-garanti.

Mulighed for at sikre modtagelse inden for almindelig arbejdstid med udvikling af yderligere funktion

Det er muligt at udvikle en funktion til forsinket afsendelse af Digital Post. Det er usikkert, om leverandørerne påtænker at udvikle denne i forbindelse med den forestående omlægning til den nye Digitale Post-løsning, da det ikke er påkrævet. Forvaltningerne kender af den grund heller ikke prisen, men hvis Københavns Kommune er ene om dette ønske, forventes en udvikling af funktionen at kunne blive omkostningstung.

Såfremt Københavns Kommune skulle ønske mulighed for forsinket afsendelse af Digital Post, kan forvaltningerne, når de nødvendige informationer er til rådighed, vurdere for hvilke systemer, det er hensigtsmæssigt at tilkøbe en forsinket-afsendelsesfunktion. Det skal samtidig vurderes, i hvilke processer funktionen vil være hensigtsmæssig at implementere. Både lovpligtige tidsfrister, Københavns Kommunes politisk besluttede tilbagemeldingsgaranti samt udsigten til mulige væsentlige udviklingsomkostninger til leverandørerne er faktorer, som vil indgå i vurderingen.

Notifikation om Digital Post

Allerede i dag har borgere mulighed for selv at framelde SMS-adviseringer om ny post i ydertidspunkter, det vil sige i tidsrummet kl. 21.00 til 07.30. Der kan ikke fravælges adviseringer i weekend og helligdage. I den nye Digital Post-løsning bliver adviserings-SMSer ikke afsendt om natten.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har, som projektleder for Københavns Kommunes fælles implementeringsprojekt for den nye Digitale Post-løsning, ikke valgt at kontakte Digitaliseringsstyrelsen med henblik på at få udvidet frameldings-funktionen til at gælde fra kl. 16.00 til 8.00 samt weekender. Dette skyldes, at det ikke vurderes hensigtsmæssigt, da funktionen vil gælde for al Digital Post, og det betyder, at borgerne heller ikke vil få besked om særlig tidssensitiv post med fx få dages tilbagemeldingsfrist.

Det vil ikke være muligt at lave differentierede notifikationer på baggrund af postens karakter og/eller status.

Det bemærkes, at Adviserings-SMSer ikke er det samme som NemSMSer. NemSMSer er beskeder, som myndigheder benytter til at sende servicemeddelelser til borgere og virksomheder såsom påmindelser om frister, møder og vigtige aftaler med det offentlige eller information om ændringer i deres lokalområde som for eksempel midlertidige strømafbrydelser.

Navngivning af breve

I forbindelse med, at systemerne omlægges til den nye Digital Post-løsning, forbedres muligheden for at give den digitale post mere sigende titler og afsenderinformation.

Ved navngivning af breve er der imidlertid en række juridiske krav og modtagerdrevne behov, der skal medtænkes. I forbindelse med implementeringen af den nye Digital Post-løsning vil der i begyndelsen af 2022 komme retningslinjer for god navngivning og afsenderdata på Digital Post på tværs af Københavns Kommune.  

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

-

Mette Touborg  / Mads Kamp Hansen