Aflæggelse af anlægsregnskaber fra tidligere år

Indstilling

Indstilling om, 

1. at de udarbejdede anlægsregnskaber i bilag 1 godkendes,
2. at der frigives en anlægsbevilling på 2,273 mio. kr. for midler, der allerede er anvendt. 

Det er noteret, at Socialudvalget har afholdt udgifter vedrørende 2 anlægsprojekter på baggrund af det afsatte rådighedsbeløb uden først at have indhentet en anlægsbevilling fra Borgerrepræsentationen. Dette er i modstrid med bevillingsreglerne, som tilsiger, at der skal gives en særskilt anlægsbevilling til det konkrete anlægsprojekt før et udvalg må bruge af rådighedsbeløbet. Den udestående anlægsbevilling håndteres med denne sag.

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Socialudvalgets ramme.

(Socialudvalget)

Problemstilling

I henhold til Indenrigsministeriets cirkulære om budget- og regnskabssystemet for kommuner er kommunerne forpligtiget til at aflægge særskilt anlægsregnskab for alle anlægsprojekter med et budget over to mio. kr., mens regnskaber for projekter på under to mio. kr. aflægges i forbindelse med årsregnskabet. Denne indstilling indeholder alle projekter uanset beløbets størrelse, hvor der ikke i tidligere år er aflagt regnskab.

Der har i Københavns Kommune ikke været tilstrækkelig fokus på at aflægge anlægsregnskaber efter afslutning af projekterne. Der er nu udarbejdet en fællesadministrativ forretningsgang med tidsfrister for aflæggelse af regnskaber. I forlængelse heraf blev alle forvaltninger opfordret til at få afsluttet projekter og aflagt udestående anlægsregnskaber for de projekter, der var aktive ved ibrugtagning af økonomisystemet Kvantum i 2017, i løbet af 2021.

Socialforvaltningen (SOF) har i alt haft 28 anlægsprojekter, der ikke var aflagt regnskab for i henhold til Indenrigsministeriets cirkulære. Socialudvalget godkendte den 7. oktober 2021 i alt 21 ud af 28 regnskaber for projekter afsluttet i tidligere år. Med denne indstilling fremlægges der anlægsregnskaber for yderligere seks projekter.

Blandt de seks projekter udestår der formelt bevilling til anvendelse af tildelte midler i to projekter. I det ene projekt er det hele bevillingen, som ikke er frigivet af Borgerrepræsentationen, mens det i det andet projekt er en mindre del af den samlede bevilling.

Der er ikke tale om, at der er anvendt flere midler, end der har været ramme til. Derfor vil godkendelse af 2. at-punkt ikke medføre behov for ekstra tilførsel af midler til projekterne.

Det sidste afsluttede anlægsprojekt, som der ikke aflægges regnskab for med nærværende sag, omhandler primært implementering af Fælles Medicinkort (Fælles Medicinkort skal sikre digital understøttelse af personalets adgang til borgerens opdaterede medicinoplysninger, således at borgeren til enhver tid får den af lægen angivet medicinske behandling). Der er tale om et supplement til et større projekt vedr. implementering af Fælles Medicinkort. De to projekter blev i deres opstartsperiode varetaget af SOF-IT, mens SOF-IT lå under KIT i Økonomiforvaltningen, og hvor forbruget til begge projekter blev konteret samlet. Af forbrugsopgørelsen har det ikke været muligt for Socialforvaltningen at adskille posterne til de to projekter. Derfor vil Socialforvaltningen aflægge regnskab for de to projekter sammen. Da det større projekt først afsluttes i 2022, vil Socialforvaltningen aflægge et samlet regnskab for begge projekter senest i 2023.

Løsning

Der søges i denne indstilling om godkendelse af i alt seks anlægsregnskaber for afsluttede anlægsprojekter på Socialforvaltningens anlægsbudget. Det skal bemærkes, at anlægsregnskaberne for byggeprojekter kun omfatter den del, som Socialudvalget har modtaget budget til. Dette indebærer, at Socialforvaltningen som udgangspunkt aflægger regnskab for montering af byggerierne, mens Byggeri København aflægger regnskab for selve opførelsen af bygningen. Byggeri Københavns regnskabsaflæggelse forelægges Økonomiudvalget og behandles således ikke i Socialudvalget, selvom der er tale om anlægsprojekter til Socialforvaltningens målgrupper.

Som det fremgår af tabel 1, udgør det samlede budget for de seks projekter 11,1 mio. kr. Projekterne udviser både mer- og mindreforbrug med et samlet mindreforbrug på 1,7 mio. kr. netto.

Der er afvigelser på over to procent i tre projekter:

• SOF 116 Herbergspladser til unge på Nøjsomhedsvej: Projektet omfattede 20 herbergspladser til unge, hvoraf 14 pladser blev oprettet på Nøjsomhedsvej. Der blev imidlertid ikke fundet en lokation til de sidste seks pladser, hvilket medfører et mindreforbrug på ca. 1,1 mio. kr. svarende til 41 % af budgettet. Det bemærkes, at forvaltningen ikke er vidende om, at udvalget tidligere er orienteret om, at ikke alle 20 pladser blev etableret.
• SOF 186 Rymarksvej, Vinklen og Pallesvej: Projektet omhandlede oprettelse af otte nye pladser til borgere med handicap på tre eksisterende botilbud. Behovet for anlægsmidler viste sig væsentligt mindre end forventet. Det samlede mindreforbrug udgør 0,7 mio. kr. svarende til 72 % af budgettet.
• SOF 185 Udnyttelse af dagtilbudskapaciteten - 8 nye pladser på Radisevej: Projektet omhandlede otte nye pladser på dagtilbudsområdet for borgere med handicap. På tidspunktet for gennemførelse af projektet, anvendte kommunen ikke planlægningsbevillinger, hvilket indebar en lidt større usikkerhed i forhold til overholdelse af anlægsprojekternes budgetter. Projektet udviser et merforbrug på 0,1 mio. kr. svarende til syv % af budgettet.

I to af projekterne er der en særlig problemstilling knyttet til formel frigivelse af budgetmidlerne. I henhold til den kommunale styrelseslov skal Kommunalbestyrelsen frigive et rådighedsbeløb i en anlægsbevilling, før midlerne kan bruges til det afsatte formål. I dag bliver anlægsbevillingen typisk både bevilget og frigivet i forbindelse med budgetforhandlingerne. Dette sker på baggrund af et grundigt forarbejde i planlægningsfasen. Tidligere fik projekterne tildelt det fulde beløb som en rådighedsbevilling, inden gennemførelsen af planlægningsfasen, hvorefter Borgerrepræsentationen fik forelagt en anlægsindstilling til godkendelse, når planlægningsfasen var gennemført. I de to sager er der ikke blevet anmodet om at få frigivet rådighedsbevillingen som en anlægsbevilling. Jf. andet at-punkt søges der rettet op på dette med denne indstilling.

Det har ikke økonomiske konsekvenser for kommunen, at rådighedsbeløbene ikke er blevet frigivet som anlægsbevillinger. Det skyldes, at midlerne har været afsat til de formål de er blevet anvendt til. Dog er Borgerrepræsentationens formelle frigivelse af rådighedsbeløbet ikke blevet søgt. Der er ikke tale om, at midlerne skal tilvejebringes på ny.

Efter dialog med Økonomiforvaltningen omkring håndteringen af problemstillingen med manglende frigivelse af rådighedsbeløb, søger Socialforvaltningen derfor, på efterbevilling, i denne indstilling om at frigive et rådighedsbeløb på i alt 2,273 mio. kr. som en anlægsbevilling til de to projekter, således at Borgerrepræsentationens formelle godkendelse af eksekveringen af anlægsprojekterne er sikret. Problemstillingen vedrører følgende to projekter:

• SOF 69 Enkeltmandsprojektet: Socialforvaltningen søgte med indstilling til Borgerrepræsentationen den 18. juni 2014 om frigivelse af en del af rådighedsbeløbet, men den frigivne anlægsbevilling var ikke tilstrækkelig til at dække anlægsprojektets samlede udgifter. Ved en fejl blev den resterende del af rådighedsbeløbet på ca. 0,8 mio. kr. ikke søgt frigivet.
• SOF185 Udnyttelse af dagtilbudskapaciteten – 8 nye pladser på Radisevej: Ved en fejl blev rådighedsbevillingen ikke frigivet (dvs. stjernemarkeret [1]) i forbindelse med budgetvedtagelsen i 2017. Dette blev Socialforvaltningen først opmærksom på efter projekterne var blevet gennemført. Dermed er den afsatte rådighedsbevilling på 1,5 mio. kr. ved en fejl ikke blevet frigivet.

Socialforvaltningen har formelt afsluttet et syvende projekt, SOF 207 Medicinhåndtering. Dette projekt er dog reelt set et supplement til den større bevilling SOF 195 Fælles Medicinkort. Begge bevillinger handler således om implementering af den digitale løsning for Fælles Medicinkort i Socialforvaltningen. Da bevillingen til SOF 207 Medicinhåndering blev opbrugt i 2019, er projektet således principielt set afsluttet og der bør aflægges et anlægsregnskab for projektet. Men da implementeringen af det Fælles Medicinkort først afsluttes med SOF 195 i 2022, vil Socialforvaltningen udskyde udarbejdelsen af anlægsregnskab for SOF 207, således at regnskabet for de to projekter aflægges samtidigt.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. Det samlede mindreforbrug på de seks anlægsprojekter på i alt 1,7 mio. kr. er allerede tilbageført til kassen i forbindelse med årsregnskaberne de foregående år. I de sager, hvor der er merforbrug (i alt 137 t. kr.) er dette finansieret ved at anvende overskydende midler fra andre anlægsprojekter, der er blev afsluttet samme år, som beskrevet i bilag 1. Merforbruget blev således, selvom arbejdsgangen tilsiger en anden fremgangsmåde, modregnet i de øvrige afsluttede projekters mindreforbrug, inden nettobeløbet blev overført til kassen.

Videre proces

Hvis sagen godkendes af Socialudvalget skal den forelægges Økonomiudvalget i december 2021 og Borgerrepræsentationen i februar 2022. Fremover vil Socialforvaltningen aflægge anlægsregnskaber rettidig.

Mikkel Boje

                                                 / Anders Johannes Kristensen

[1] I Københavns Kommune kan et rådighedsbeløb frigives som en anlægsbevilling samtidig med budgetvedtagelsen. Dette sker ved, at rådighedsbeløbet får en ”stjernemarkering” i budgetaftalen for at markere, at anlægsprojektet kan udmøntes i umiddelbar forlængelse af budgetvedtagelsen. Dermed undgås det, at der skal forelægges en anlægsindstilling om udmøntning af rådighedsbevillingen for Borgerrepræsentationen. Dette giver dels færre sager til politisk behandling og sikrer dels hurtig eksekvering af anlægsprojekter.