Outgames - evaluering af 1st World Outgames 2006 og gennnemførelse af 2nd World Outgames 2009

Se alle bilag

Outgames - evaluering af 1st World Outgames 2006 og gennnemførelse af 2nd World Outgames 2009

Borgerrepræsentationen

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 2. november 2006

BR 605/06

Outgames - evaluering af 1st World Outgames 2006 og gennnemførelse af 2nd World Outgames 2009

Outgames - evaluering af 1st World Outgames 2006 og gennnemførelse af 2nd World Outgames 2009

Indstilling om,

at København skal være vært for 2nd World Outgames 2009,

at der anvendes i alt 20,0 mio. kr. på 2nd World Outgames 2009,

at der anvises kassemæssig dækning for de 15 mio. kr. fordelt med 4 mio. kr. i 2007, 5 mio.kr. 2008 og 6 mio. kr. i 2009 på Kultur- og Fritidsudvalgets budget, konto 3.64.1. – Andre Kulturelle Opgaver (Kulturfestivaler) under forudsætning af, at der - som forudsat i budgettet for 2007 - afsættes de fornødne midler på Kultur- og Fritidsudvalgets budget de pågældende år,

at de resterende 5 mio. kr. til Outgames finansieres inden for Kultur- og Fritidsudvalgets ramme fordelt med 1,6 mio. kr. i 2007, 1,7 mio. kr. i 2008 og 1,7 mio. kr. i 2009, samt

at Kultur- og Fritidsudvalget anmoder Wonderful Copenhagen om at etablere et anpartsselskab til at forberede og afvikle 2nd World Outgames i København i 2009.

Det bemærkes, at Kultur- og Fritidsudvalget har besluttet, at merbevillingen på 5 mio. kr. afholdes indenfor Kultur- og Fritidsudvalgets egen budgetramme.

Det bemærkes endvidere, at der til budgettet for Outgames knytter sig en betydelig risiko, jf. notat af den 16. oktober 2006, hvorfor Wonderful Copenhagen bør pålægges at udarbejde en alternativ plan for gennemførelse af Outgames med et kommunalt tilskud på 20 mio. kr., såfremt de øvrige budgetmæssige forudsætninger ændres.

Det forudsættes, at evt. merudgifter til Outgames afholdes indenfor Kultur- og Fritidsudvalgets egen ramme.

Endelig præciseres det, at udgiften anvises på konto 3.64.1 og ikke 3.75.1.

(Kultur- og Fritidsudvalget)

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at evalueringen af 1st World Outgames i Montreal 2006 og budgettet for 2nd World Outgames 2009 i København drøftes med henblik på stillingtagen til om København skal være vært for 2nd World Outgames 2009.

***

Ifølge Wonderful Copenhagen kræver en gennemførelse af 2nd World Outgames 2009 i København et kommunalt tilskud på 23,2 mio. kr.

Hvis Borgerrepræsentationen vedtager, at København skal være vært for 2nd World Outgames 2009, indstiller Kultur- og Fritidsforvaltningen, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at der anvendes i alt 23,2 mio. kr. på 2nd World Outgames 2009.

at der anvises kassemæssig dækning for de 15 mio. kr. fordelt med 4 mio. kr.i 2007, 5 mio.kr. 2008 og 6 mio. kr.i 2009 på Kultur- og Fritidsudvalgets budget, konto 3.75.1 – 2nd World Outgames under forudsætning af, at der - som forudsat i budgetforliget for 2007 - afsættes de fornødne midler på Kultur- og Fritidsudvalgets budget de pågældende år.

at Borgerrepræsentationen finder kassemæssig dækning for de resterende 8,2 mio. kr.

at Kultur- og Fritidsudvalget anmoder Wonderful Copenhagen om at etablere et anpartsselskab til at forberede og afvikle 2nd World Outgames i København i 2009.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning den 28. september 2006

Administrerende direktør Lars Bernhard Jørgensen og Martin Bender, Wonderful Copenhagen, overværede forhandlingerne af punktet.

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede at udsætte sagen til den 12. oktober 2006, dog således at sagen stadig - af hensyn til tilbagemeldingsfristen til GLISA - forelægges Borgerrepræsentationen den 2. november 2006.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 12. oktober 2006

Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

at København skal være vært for 2nd World Outgames 2009,

at der anvendes i alt 20,0 mio. kr. på 2nd World Outgames 2009.

at de resterende 5 mio. kr. til Outgames finansieres inden for Kultur- og Fritidsudvalgets ramme fordelt med 1,6 mio. kr. i 2007, 1,7 mio. kr. i 2008 og 1,7 mio. kr. i 2009.

at Kultur- og Fritidsudvalget anmoder Wonderful Copenhagen om at etablere et anpartsselskab til at forberede og afvikle 2nd World Outgames i København i 2009.

Økonomiforvaltningen indstiller:

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form, idet det bemærkes, at Kultur- og Fritidsudvalget har besluttet, at merbevillingen på 5 mio. kr. afholdes indenfor Kultur- og Fritidsudvalgets egen budgetramme. Det forudsættes derudover, at evt. merudgifter til Outgames ligeledes afholdes indenfor Kultur- og Fritidsudvalgets egen ramme. Endvidere præciseres det, at udgiften anvises på konto 3.64.1 og ikke 3.75.1.

Økonomiudvalget bemærker dog, at der til budgettet for Outgames knytter sig en betydelig risiko, jf. notat af den 16. oktober 2006, hvorfor Wonderful Copenhagen bør pålægges at udarbejde en alternativ plan for gennemførelse af Outgames med et kommunalt tilskud på 20 mio. kr., såfremt de øvrige budgetmæssige forudsætninger ændres."

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 31. oktober 2006

Anbefalet

RESUME

1st World Outgames er gennemført i Montreal i 2006. Begivenheden tog 11 dage og omfattede en idræts- og en kulturdel samt en konference om menneskerettigheder. Det var en publikumssucces med i alt 12.500 deltagere fra 111 forskellige lande.

Det samlede offentlige tilskud til begivenheden fra stat, region og by var på i alt 25,6 mio. kr. Hertil kommer ydelser fra byen Montreal for ca. 15,6 mio. kr. Ydelserne omfatter blandt andet lokaler, brug af idrætsanlæg, afspærring og udlån af medarbejdere. Den samlede omsætning for begivenheden var i alt 154,2 mio. kr.

Foreløbige opgørelser viser, at begivenheden endte med et overskud i størrelsesordenen 1 mio. kr.

Budget for 2nd World Outgames i København

Det er Wonderful Copenhagens vurdering, at der vil være behov for et kommunalt tilskud på 23,2 mio. kr. for at kunne gennemføre begivenheden i København i 2009.

Wonderful Copenhagen vurderer, at bevillingen i givet fald skal fordeles med 10 mio. kr. i 2007, 5 mio. kr. i 2008 og 8,2 mio. kr. 2009.

Organiseringen af 2nd World Outgames

Det er tidligere principbesluttet, at der etableres et anpartsselskab til afvikling af 2nd World Outgames 2009. Der er vedlagt forslag til kontrakt mellem Kultur- og Fritidsudvalget og anpartsselskabet. Udgangspunktet for kontrakten er "armslængdeprincippet". Heri indgår, at kommunen gerne vil støtte begivenheden, men ikke have ansvar for den samlede økonomi m.m.

SAGSBESKRIVELSE

1st World Outgames blev gennemført i Montreal i perioden 26. juli til og med 5. august 2006. Der var i alt 12.500 deltagere i idræts- og kulturdelen samt konferencen om menneskerettigheder.

Københavns Kommune har budt på 2nd Wold Outgames i 2009. Det fremgår af budget 2006, at Borgerrepræsentationen skal have forelagt en evaluering af 1st Wold Outgames, før der tages endelig stilling til, om byen skal huse begivenheden i 2009.

Der skal ske en tilbagemelding til GLISA – organisationen bag 1st World Outgames – inden 10. november 2006. Evaluering af 1st World Outgames 2006 er vedlagt (bilag 1).

Hovedkonklusionen i evalueringen

Hovedkonklusionen er, at 1st World Outgames med 12.500 deltagere fra 111 forskellige lande var en publikumsmæssig succes.

Det offentlige tilskud til begivenheden var i alt 25,6 mio. kr. Hertil kommer ydelser fra byen Montreal for ca. 15,6 mio. kr.

Dette skal sammenholdes med, at den samlede omsætning for begivenheden var i alt 154,2 mio. kr.

Som det ser ud på nuværende tidspunkt, kommer 1st World Outgames ud med et overskud 1 mio. kr.

***

Budget for 2nd World Outgames 2009 i København

Københavns Kommune – og heller ingen andre danske byer - har tidligere dannet rammen om en begivenhed på størrelse med Outgames. Arrangementet er langt større end andre idrætsbegivenheder, der tidligere har været i København.

Samtidig har der ikke før været større arrangementer i København med homoseksuelle som primær målgruppe.

Det gør, at der er relativt få kendte parametre at tage udgangspunkt i, når der skal udarbejdes såvel et indtægts- som et udgiftsbudget for 2nd World Outgames.

Det fremgår af budget 2006, at såfremt Københavns Kommune afgiver bud på 2nd World Outgames 2009, afsættes der et kommunalt tilskud på 14 mio. kr., fordelt over årene 2007, 2008 og 2009.

Ifølge budgetforliget for 2007 afsættes der i nævnte periode 10 mio. kr. årligt til oprettelse af en festivalpulje bl.a. til at finansiere Outgames med 15 mio. kr.

Wonderful Copenhagen/Copenhagen Eventures, der har varetaget opgaven med Outgames i 2006, har udarbejdet et budget for 2nd World Outgames.

Wonderful Copenhagen vurderer, at gennemførelsen af Outgames 2009 kræver et kommunalt tilskud på 23,2 mio. kr., heri inkluderet at kommunen stiller service- og tjenesteydelser til rådighed for projektet. af i størrelsesordenen 8,2 mio. kr.

De 8,2 mio. kr. i ydelser fra kommunen er:

1. Københavns Kommune – Kultur- og Fritidsudvalget – Københavns Ejendomme - stiller kontorfaciliteter til rådighed -6,30 mio. kr.

2. Københavns Kommune – Kultur- og Fritidsudvalget – Fritid & Idræt - stiller anlæg til rådighed, herunder brusebade, opstilling af udstyr idrætsrekvisitter og is på en skøjtebane i sommerhalvåret m.m. – 1,05 mio. kr.

3. Københavns Kommune – Teknik- og Miljøudvalget – Vej & Park - afspærrer og fjerner affald – 0,87 mio. kr.

Når den seneste vurdering af behovet for kommunal medfinansiering afviger markant fra det bud, der blev sendt til GLISA ultimo 2005, skyldes det ifølge Wonderful Copenhagen primært et forventet lavere deltagerantal. Med baggrund i deltagerantallet i Montreal har Wonderful Copenhagen vurderet, at man med de nuværende markedsføringsbudgetter alene kan opnå 10.000 deltagere i København mod oprindeligt forudsat 16.000 deltagere.

Dette giver en reduktion i indtægten fra deltagerbetaling på 6.000 x 1.500 kr., svarende til 9 mio. kr. i forhold til det oprindeligt budgetterede.

Hertil kommer, at Montreal har stillet flere gratis ydelser til rådighed for 1st World Outgames end hidtil antaget.

Afsætter Københavns Kommune 23,2 mio. kr. til begivenheden vurderer Wonderful Copenhagen, at bevillingen skal fordeles med 10 mio. kr. i 2007, 5 mio. kr. i 2008 og 8,2 mio. kr. 2009.

Ifølge budgetforliget for 2007 afsættes der i nævnte periode 10 mio. kr. årligt til oprettelse af en festivalpulje bl.a. til at finansiere Outgames med 15 mio. kr.

Borgerrepræsentationen skal derfor finde kassemæssig dækning for de resterende 8,2 mio. kr., såfremt kommunen skal være vært for 2nd World Outgames 2009.

***

Etableringen af et anpartsselskab

Borgerrepræsentationen tiltrådte den 1. juni 2006 en indstilling om den fremtidige organisering af 2nd World Outgames (BR324/06). Det blev principgodkendt, at der etableres et anpartsselskab pr. 1. november 2006 eller snarest derefter til afvikling af Outgames 2009.

Med afsæt heri har Wonderful Copenhagen i samarbejde med et eksternt advokatfirma og Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejdet et forslag til kontrakt mellem et anpartsselskab benævnt "2nd World Outgames 2009" og Kultur- og Fritidsudvalget (bilag 3).

Kontrakten er udformet under indtryk af et politisk ønske om at ville støtte 2nd World Outgames, men ikke at være ansvarlig for den samlede økonomi i projektet.

Kontrakten indeholder rammen for den ydelse, som selskabet skal levere, herunder formål med arrangementet, elementerne i begivenheden, perioden og minimumsdeltagerantal.

Det indgår som et element i kontrakten, at kommunen udbetaler midler til selskabet i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning, men at kommunen ingen direkte indflydelse har på selskabets dispositioner.

Kontrakten indeholder krav om faste afrapporteringer om organisation, økonomi, likviditet, væsentlige aftaler og selskabets handlingsplan.

Kommunen har til enhver tid adgang til en konsultation/drøftelse af status på f.eks. nøgletal, økonomi m.m. Kommunen kan selv afgøre, hvem der deltager i konsultationerne. Det kan være embedsmænd, enkelte politikere eller hele Kultur- og Fritidsudvalget. Det vil være naturligt, at fritidschefen er fast koordinator for kontakten mellem anpartsselskabet og Kultur- og Fritidsudvalget.

Hvis Kultur- og Fritidsudvalget ikke finder, at selskabet lever op til kravene i kontrakten, kan det til enhver tid stoppe udbetalingerne til anpartsselskabet.

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

ØKONOMI

Ifølge budgetforliget for 2007 er forligsparterne enige om at afsætte 10 mio. kr. årligt i årene 2007 – 2009 til oprettelse af en festivalpulje. Puljen forudsættes bl.a. anvendt til at finansiere Outgames med 15 mio. kr.

Det indstilles, at evalueringen af 1st World Outgames i Montreal 2006 og budgettet for 2nd World Outgames 2009 i København drøftes med henblik på stillingtagen til, om København skal være vært for 2nd World Outgames 2009.

Hvis Borgerrepræsentationen vedtager, at København skal være vært for 2nd World Outgames 2009, skal der anvendes i alt 23,2 mio. kr.

Det indstilles, at der af den nævnte pulje anvendes 15 mio. kr. – fordelt med 4 mio. kr. i 2007, 5 mio.kr. 2008 og 6 mio. kr. i 2009 - til gennemførelse af "2nd World Outgames 2009".

Herudover skal Borgerrepræsentationen finde kassemæssig dækning for de resterende 8,2 mio. kr.

BILAG

1. Evaluering af 1st World Outgames i Montreal 2006

2. Budget for 2nd World Outgames – udarbejdet af Wonderful Copenhagen

3. Kontrakt mellem anpartsselskabet "2nd World Outgames 2009" og Kultur- og Fritidsudvalget.

4. Forvaltningens notat af 30. september 2006

5. Brev af 29. september 2006 fra WoCo vedrørende budget.

Carsten Haurum

/Mads Kamp Hansen