Evaluering af "Koncept for dialog med borgerne om byens fysiske planlægning"

Borgerrepræsentationen

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 2. oktober 2003

BR 453/03

Evaluering af "Koncept for dialog med borgerne om byens fysiske planlægning"

Evaluering af "Koncept for dialog med borgerne om byens fysiske planlægning"

Indstilling om, at den i nærværende indstilling beskrevne evaluering af 2 års praksis for lokalplanrelateret dialog med borgerne i henhold til "Koncept for dialog med borgerne om byens fysiske planlægning" godkendes, at praksis vedrørende lokalplanlægning videreføres med hjemmesider, udstillinger og borgermøder, idet der fortsat i forbindelse med hver plansag træffes konkret beslutning om dialogprocessen, samt at de kendte dialogaktiviteter sideløbende søges videreudviklet og suppleret med andre former for aktiviteter ud fra en intention om i højere grad at synliggøre de prioriteringer, der ligger til grund for den fysiske planlægning, samt at fremkalde synspunkter om den enkelte plan i lokalområdet.

(Bygge- og Teknikudvalget)

(Økonomiudvalgets beslutning vedlægges særskilt)

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at godkende den i nærværende indstilling beskrevne evaluering af 2 års praksis for lokalplanrelateret dialog med borgerne i henhold til "Koncept for dialog med borgerne om byens fysiske planlægning",

at praksis vedrørende lokalplanlægning videreføres med hjemmesider, udstillinger og borgermøder, idet der fortsat i forbindelse med hver plansag træffes konkret beslutning om dialogprocessen,

at de kendte dialogaktiviteter sideløbende søges videreudviklet og suppleret med andre former for aktiviteter ud fra en intention om i højere grad at synliggøre de prioriteringer, der ligger til grund for den fysiske planlægning, samt at fremkalde synspunkter om den enkelte plan i lokalområdet.

Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 27. august 2003

Anbefalet

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende indstilling fremmes"

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. september 2003

Anbefalet.

RESUME

Borgerdialogkonceptet

Borgerrepræsentationen vedtog i mødet den 29. marts 2001 "Koncept for dialog med borgerne om byens fysiske planlægning", idet det samtidig blev besluttet, at konceptet skal evalueres efter 2 år.

Borgerdialogkonceptet omhandler kommuneplanlægningen, lokalplanlægningen, byfornyelsesplanlægningen samt ikke-lovbundne fysiske planer, idéoplæg mv., og indebærer, at der i forbindelse med hvert nyt planforløb udarbejdes en dialogstrategi bestående af som minimum, at der oprettes en hjemmeside for planen, hvor borgerne har mulighed for at hente information og inviteres til at deltage i debat, og at planforslaget udstilles i det berørte lokalområde. Dialogstrategien kan efter behov suppleres med yderligere dialog- og informationsaktiviteter, herunder borgermøder.

I forbindelse med vedtagelsen af konceptet blev der bevilget 1,0 mio.kr. til Bygge- og Teknikforvaltningens merudgifter i 2001, samt et rammeløft for de efterfølgende år på Bygge- og Teknikudvalgets driftsramme på 1 mio. kr. I Plan & Arkitekturs budgetrammer er til borgerdialog indregnet 1 mio kr. i 2001, 1,7 mio kr. i 2002 og 959.000 kr i 2003. I Plan & Arkitekturs foreløbige budgetramme for 2004 indgår borgerdialogbevillingen som en del af fremskrivningen af rammen for 2003, d.v.s. med et beløb på knap 1 mio kr.

Status over 2 års borgerdialog i forbindelse med lokalplansager

I den forløbne 2 års periode har indsatsen omkring øget borgerdialog i Plan & Arkitektur været koncentreret på lokalplaner, som er lovbundne med krav om offentlig høring og udgør den overvejende del af de tilvejebragte planforslag. Det er borgerdialog i forbindelse med lokalplanforslag, der behandles i nærværende indstilling.

Bygge- og Teknikudvalget besluttede i mødet den 15. august 2001, at alle partier i Borgerrepræsentationen skal indbydes til at deltage i borgermøder om lokalplanforslag med ét medlem.

Bygge- og Teknikudvalget drøftede i mødet den 8. maj 2002 erfaringerne med de borgermøder, der indtil da var afholdt af henholdsvis Plan & Arkitektur og Vej & Park i henhold til beslutning om borgerdialog.

I perioden 1. april 2001 – 1. juni 2003 har Plan & Arkitektur udsendt 33 lokalplanforslag i offentlig høring og har i den forbindelse gennemført dialogaktiviteter i form af hjemmesider for 32 forslag, udstillinger om 31 forslag, 27 borgermøder og bemanding af 3 udstillinger. Der er udsendt godt 24.000 planorienteringer og modtaget knap 1.700 henvendelser. P.t. er 7 lokalplanforslag under politisk behandling/i offentlig høring.

Muligheden for at skrive debatindlæg på planens hjemmeside er ikke slået an. For de fleste planforslags vedkommende har der ingen indlæg været, og henholdsvis 18 og 16 indlæg er de højst forekommende.

I forbindelse med 27 lokalplanforslag er der afholdt traditionelle borgermøder, hvoraf 3 var dialogmøder med rent politikerpanel, 2 møder havde panel af både politikere og embedsmænd, og 22 møder blev afholdt som orienteringsmøder. Ved 22 ud af 27 møder var der politikere tilstede. Knap 1.900 borgere deltog i møderne. I 2 møder var der ca. 400 deltagere, i 13 møder var der 35-110 deltagere, i 5 møder 16-34 deltagere og i 7 møder 15 eller færre deltagere. De 700 returnerede evalueringsskemaer giver indtryk af, at mødedeltagerne føler sig bedre oplyst og i højere grad får forståelse for kompleksiteten og mulighederne i planforslagene.

Ved 3 lokalplanforslag er der gennemført bemanding af udstillingen i stedet for borgermøde, og ved 2 forslag har der ikke været nogen form for møde.

Puljerne til borgerdialog i Plan & Arkitektur har for 2001 og 2002 i alt udgjort 2,7 mio. kr. , og der er opgjort et forbrug på godt. 2,4 mio. kr. nogenlunde ligelig fordelt mellem udvikling og gennemførelse af aktiviteter.

Tidsforbruget ved gennemførelse af dialogaktiviteter varierer mellem 50 og 100 timer pr. lokalplansag. Tidsforbrug på udviklingsopgaver, herunder ændring af det hidtidige pjecemateriale samt forberedelse af visuelle fremstillingsværktøjer (3D modeller mv.), er ikke opgjort.

Indarbejdede dialogelementer

Hjemmeside, udstilling og borgermøde er indarbejdet som en naturlig og obligatorisk del af lokalplanarbejdet i Plan & Arkitektur og vurderes generelt at fungere hensigtsmæssigt og være tilpas rationelt opbyggede i forhold til, at der skal produceres ca. 20 af hver i løbet af et år. Erfaringerne viser, at interessen for at blive inddraget i lokalplansager er meget lokalt funderet, og at især borgermødet, hvor der er mulighed for direkte dialog, har borgernes interesse. De traditionelt gennemførte møder med oplæg og efterfølgende spørgsmål og debat har fungeret godt.

Et nyt design fælles for planopgaver i Økonomiforvaltningen, Vej & Park samt Plan & Arkitektur er ved at blive introduceret. Designet er allerede indført for lokalplaner for så vidt angår pjecer, foldere, udstillinger mv. Et design for hjemmesiden forventes færdigt inden for kort tid.

Bygge- og Teknikudvalget godkendte i mødet den 14. august 2002 (BTU 362/2002), at lokalplaner fremover udformes efter princip for "nye lokalplaner", hvorefter redegørelse, lokalplanbestemmelser, forklaringer og illustrationer integreres og udgør et samlet dokument både som forslag og efter endelig vedtagelse. De første lokalplanforslag efter den nye model er udsendt i offentlig høring i forsommeren.

Plan & Arkitektur har siden 1. januar 2002 arbejdet med uddannelse, udvikling og implementering af 3D-computermodeller til visualisering og analyser. Stadskonduktørembedets 3D-bymodel for hele byen er i sommeren 2003 blevet tilgængelig for Plan & Arkitektur, og det er denne model, der nu anvendes som grundlag. Modellen anvendes bl.a. som visualiseringsværktøj af planområder og planforslag og danner derved grundlag for en mere indsigtsfuld dialog med borgere, politikere og bygherrer. Foreløbig råder Plan & Arkitektur kun over få arbejdsstationer, der kan klare de datakrævende tegninger, og det er et fåtal af medarbejderne, der er uddannet i de avancerede programmer.

Nye dialoginitiativer

Plan & Arkitektur har en række nye tiltag på bedding med henblik på at gøre dialogen med borgere og bygherrer endnu mere vedkommende og fremadrettet. Først og fremmest er det tanken at afprøve mere individuelle modeller for borgerinddragelse, jf. idékataloget i "borgerdialogkonceptet", og at udbrede gennemførelse af dialogstrategier til flere ikke-lovbundne planforslag. Det er hensigten i løbet af det næste år at gennemføre en efteruddannelse af medarbejdere i mundtlig kommunikation og skriftlige formidlingsteknikker for, at de kan blive bedre til at håndtere dialogaktiviteter. Informationsvirksomhed over for bygherrer og rådgivere uddybes med en netop afsluttet opdatering af byskabsanalyserne fra 1990'erne, og der er igangsat en detaljering af den i 2001 vedtagne arkitekurpolitik. Et samarbejde med Stadsbyggnadskontoret i Malmø Kommune er indledt bl.a. med henblik på at delagtiggøre hinanden i erfaringer omkring borgerinddragelse og anvendelse af ny teknologi. Det er tanken at gennemføre en spørgeskemaundersøgelse, for at høre borgernes mening om det samlede dialogkoncept. Tidsregistrering er ved at blive indført med henblik på, at der kan foretages en bedre tilrettelæggelse af tidsforbrug og en strammere prioritering af opgaver.

Tidsregistreringen vil desuden give mulighed for mere præcist at få fastlagt, hvor meget dialogaktiviteterne belaster forvaltningens ressourcer, samt at få konstateret om belastningen reduceres på sigt.

Budgettet til gennemførelse af dialogaktiviteter og udviklingsopgaver i Plan & Arkitektur for 2004 og følgende år vurderes at kunne holdes inden for rammeløftet på 1 mio. kr.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Borgerrepræsentationen vedtog i mødet den 29. marts 2001 (BR 111/01) "Koncept for dialog med borgerne om byens fysiske planlægning".

Intentionen med dialogkonceptet er, at udvikling og styrkelse af dialogen om byens fysiske planlægning skal bidrage til: et bedre grundlag for de politiske beslutninger i udvalg og i Borgerrepræsentationen og en synliggørelse af de prioriteringer, der ligger til grund for den fysiske planlægning i København.

Borgerdialogkonceptet omhandler kommuneplanlægningen, herunder bydelsplanlægningen, lokalplanlægningen, byfornyelsesplanlægningen samt ikke- lovbundne fysiske planer, idéoplæg mv., og indebærer, at der i forbindelse med hvert nyt planforløb udarbejdes en dialogstrategi bestående af som minimum, at der er en hjemmeside for planen, hvor borgerne har mulighed for at hente information og inviteres til at deltage i debat, og at der gennemføres udstillingsaktiviteter, der understøtter grundlaget for dialog, i det berørte lokalområde. Dialogstrategien kan efter behov suppleres med yderligere dialog- og informationsaktiviteter, herunder borgermøder.

Dialogkonceptet indeholder et idékatalog med skitser til dialog- og informationsværktøjer til inspiration ved udarbejdelse af de konkrete dialogstrategier. Der er blandt andet forslag til afholdelse af borgermøder som "dogmemøder, fremtidsværksted, kombinationsarrangementer, workshops, temadage, byvandringer, "planning for real", planråd, plangrupper, rundbordssamtaler, byforum".

Som del af implementeringen af dialogkonceptet blev det besluttet at få udviklet et særligt design fælles for alle omfattede plantypers hjemmesider, udstillinger og planmateriale og at gennemføre en uddannelse af planlægnings- og informationsmedarbejdere rettet mod brug af Internettet som dialogværktøj, borgervenlige skrive- og formidlingsteknikker samt forberedelse og afholdelse af dialogaktiviteter.

Udvikling af dialog- og informationsteknikker blev anslået at koste 0,7 mio. kr., mens omkostningerne for gennemførelse af en dialogstrategi gennemsnitligt blev vurderet til 50.000 kr. svarende til en merudgift på årsbasis på ca. 1 mio. kr. Den ekstra personaleindsats vurderedes til 3 årsværk, heraf de 2 i Bygge- og Teknikforvaltningen.

I forbindelse med vedtagelsen af konceptet blev der på baggrund af ovenstående bevilget 1,0 mio.kr. til Bygge- og Teknikforvaltningens merudgifter i 2001, samt et rammeløft for det efterfølgende år på Bygge- og Teknikudvalgets driftsramme på 1,0 mio. kr. Plan & Arkitekturs budget til borgerdialog beløb sig i 2001 til 1 mio. kr., og i 2002 i alt til 1,7 mio. kr. For 2003 er budgettet 959.000 kr., jf. bilag B.

Det blev endvidere i forbindelse med vedtagelsen besluttet, at konceptet skal evalueres efter 2 år, og at evalueringen kan danne grundlag for en eventuel videreudvikling af konceptet.

Bygge- og Teknikudvalget besluttede i mødet den 15. august 2001(BTU 328/2001), at alle partier i Borgerrepræsentationen skal indbydes til at deltage i borgermøder om lokalplanforslag med ét medlem.

Implementering af borgerdialogkonceptet

Sideløbende med udarbejdelsen af dialogkonceptet forberedte Økonomiforvaltningen gennemførelse af offentlighedsfasen omkring forslag til Kommuneplan 2001 og tilrettelagde den i overensstemmelse med dialogkonceptets anbefalinger. Evaluering heraf blev gennemført i forbindelse med den endelige vedtagelse af kommuneplanen.

I Bygge- og Teknikforvaltningen, Vej & Park, var det på forhånd kutyme at inddrage borgerne i idéudviklingen af planer for grønne områder og pladser samt renovering af legepladser. Samtidig med udarbejdelse og vedtagelse af konceptet gennemførte Vej & Park udarbejdelse af den første af en række lokale trafikplaner i tæt samarbejde med repræsentanter for forskellige interessegrupper i lokalområdet. En evaluering af borgerdialogaktiviteter i Vej & Parks regi fremlægges i løbet af efteråret.

I Plan & Arkitektur udvikledes henover sommeren 2001 et foreløbigt design for planens hjemmeside og den lokale udstilling, ligesom et koncept for borgermøder blev tilrettelagt. I sensommeren 2001 gennemførtes således de første 7 dialogstrategier for planforslag vedtaget af Borgerrepræsentationen i de sidste møder før sommerferien. I alt er det indtil nu blevet til dialogstrategier i forbindelse med 32 lokalplanforslag, heraf 18 med kommuneplantillæg. Dialogaktiviteter for denne type tillæg til kommuneplanen behandles integreret med lokalplanforslaget

Det forekommer, at der i et samarbejde på tværs af planafdelingerne udarbejdes eksempelvis bredere funderede tillæg til kommuneplanen, såsom det aktuelle forslag om husbåde, debatoplæg vedrørende ikke-lovbundne planer, såsom det ligeledes aktuelle oplæg vedrørende en Blå plan for havnen, eller sektorplaner som eksempelvis Trafik- og Miljøhandlingsplanen. I Plan & Arkitektur gennemføres dialogstrategier især i forbindelse med lokalplanforslag, der er omfattet af et specifikt krav om offentlig høring, og det er erfaringerne og overvejelserne omkring disse, der behandles i det følgende.

Status over lokalplanforslag med dialogaktiviteter i Plan & Arkitektur i perioden 1. april 2001 – 1. juni 2003

Hidtil har dialogaktiviteter i forbindelse med i alt 33 lokalplanforslag været koncentreret til den 2-3 måneders høringsfase, jf. bilag A. Et planforslag optræder på Plan & Arkitekturs hjemmeside www.planogarkitektur.kk.dk i hele offentlighedsperioden. Det er muligt at læse forslagets enkelte afsnit eller downloade hele planorienteringen, at give sin mening til kende i et særligt debatforum samt at fremsende sin indsigelse pr. e-mail.

Udstillinger opstilles primært på biblioteker og i andre kommunale bygninger, såsom medborgerhuse, der er beliggende i nærheden af lokalplanområdet. Udstillingerne, der hidtil har omfattet 2-5 plancher pr. udstilling opstillet i hele høringsperioden er blevet godt modtaget af borgerne og af personalet de pågældende udstillingssteder. Ifølge personalet er pladsen dog ofte begrænset, hvorfor udstillinger kan blokere for andre initiativer.

Borgermøder er overvejende blevet afholdt som traditionelle orienterings- og dialogmøder, som forekommer hensigtsmæssige og i det væsentligste imødekommer såvel formålet med møderne som de fremførte ønsker fra mødedeltagerne.

Bygge- og Teknikudvalget besluttede i mødet den 9. januar 2002, at Bygge- og Teknikforvaltningen i løbet af året skulle opsamle erfaringer fra de hidtil afholdte borgermøder. Bygge- og Teknikudvalget drøftede i mødet den 8. maj 2002 "Status over borgermøder afholdt af henholdsvis Plan & Arkitektur og Vej & Park i henhold til beslutning om borgerdialog" (BTU 236/2002).

I det første år, 1. april 2001 – 1. marts 2002, var 16 lokalplanforslag udsendt i offentlig høring.

I forbindelse med de 16 lokalplanforslag blev godt 14.000 planorienteringer husstandsomdelt, og der indkom knap 1.300 henvendelser. På det begrænsede erfaringsgrundlag så Plan & Arkitektur en tendens til flere positive indsigelser end tidligere.

Opgørelse af besøg på de enkelte planforslags hjemmesider har kun kunnet lade sig gøre i de 5 tilfælde, hvor hjemmesiden har ligget på "top ti" over besøgte hjemmesider i kommunen, og der er da registeret mellem 600 og 2.000 besøg pr. forslag. Indlæg på debatsiden har kunnet gøres op, og må med en overvægt af forslag uden et eneste indlæg og med henholdsvis 16 og 18 indlæg som topscorere, siges at have haft begrænset interesse.

I forbindelse med 15 af disse planforslag blev der afholdt traditionelle borgermøder, hvoraf 3 var dialogmøder med rent politikerpanel, 2 møder havde panel af både politikere og embedsmænd og 10 møder er afholdt som orienteringsmøder, hvor embedsmænd m.fl. både holdt de indledende oplæg og besvarede spørgsmål. Ved 11 ud af 15 møder var der politikere tilstede. 1730 borgere deltog i møderne. I 3 møder var der tale om 300-400 deltagere, i halvdelen af møderne 35-100 deltagere og i 5 møder 15 eller færre deltagere. Af de knap 500 returnerede evalueringsskemaer udledte Plan & Arkitektur ved statusopgørelsen sidste år, at indtrykket er, at mødedeltagerne føler sig bedre oplyst og i højere grad får forståelse for kompleksiteten og mulighederne i planforslagene.

Ved én lokalplan blev der gennemført en bemanding af den lokale udstilling i stedet for borgermøde.

Lokalplanforslag for Dokøen (Operaen), Østamagerbanen (Metros 3. etape) og Kommunehospitalet pådrog sig borgernes interesse ud over det sædvanlige.

Det andet år, 1. marts 2002 – 1. juni 2003, har 17 lokalplanforslag været udsendt i offentlig høring, heraf et revideret forslag vedrørende Østamagerbanen.

I forbindelse med de 17 lokalplanforslag blev godt 10.000 planorienteringer husstandsomdelt, og der indkom 363 henvendelser, hvoraf nogle var underskriftindsamlinger. Antallet af indsigelser og indholdet i kommentarerne minder om det generelle billede for 2001.

Der er kun opgørelser over besøg på hjemmesiden for 3 af planforslagene med 775 registrerede som det højeste antal. Et nyt registreringssystem betyder, at alle besøg fremover vil blive registeret. Indlæg på debatsiden kan imidlertid gøres op, og har med 8 forslag uden indlæg og for de resterendes vedkommende 1-5 indlæg, fortsat begrænset interesse.

I forbindelse med 12 lokalplanforslag blev der afholdt traditionelle borgermøder, alle som orienteringsmøder, hvor embedsmænd m.fl. både holdt de indledende oplæg og besvarede spørgsmål. Ved 11 møder var der politikere tilstede. 476 borgere deltog i møderne. I 5 af møderne var der 35-100 deltagere og i 3 møder 15 eller færre deltagere. Af de godt 200 returnerede evalueringsskemaer kan igen udledes, at indtrykket er, at mødedeltagerne føler sig bedre oplyst og i højere grad får forståelse for kompleksiteten og mulighederne i planforslagene.

I forbindelse med 2 lokalplanforslag er der gennemført bemanding af den lokale udstilling i stedet for borgermøde og ved 2 lokalplanforslag (tillæg) er der ikke gennemført nogen form for møde, hvilket også gælder for den supplerende høring vedrørende Østamagerbanen.

Erfaringerne viser, at interessen for at blive inddraget i lokalplansager er meget lokalt funderet, og at især borgermødet, hvor der er mulighed for direkte dialog, har borgernes interesse. De traditionelt gennemførte møder med oplæg og efterfølgende spørgsmål og debat forekommer således at dække et behov og være hensigtsmæssige.

Udvikling af fælles designprogram

I efteråret 2001 blev designfirmaet 1508 (femten nul otte) hyret til at forestå udviklingen af et fælles designprogram. Intentionen er, at et moderne og iøjnefaldende, fælles design for alle plantyper skal generere en synergieffekt, således at der bliver større opmærksomhed omkring kommunens fysiske planlægning hos borgere, medievirksomheder og potentielle investorer.

Udviklingen af fællesdesignet forventes afsluttet snarest med designet af hjemmesiden. Design for foldere, omslag til planorienteringer og lignende samt design for udstillinger afprøves p.t. på de første planforslag i Plan & Arkitektur. Det er intentionen, at Vej & Park og Økonomiforvaltningen indfører fællesdesignet, når hjemmesiden er klar, og de 3 planafdelinger skal i den kommende tid tage stilling til, i hvilket omfang og med hvilke fælles, henholdsvis individuelle elementer designet skal implementeres.

Udvikling af 3D-visualisering

Plan & Arkitektur har siden 1. januar 2002 arbejdet med uddannelse, udvikling og implementering af 3D-computermodeller til visualisering og analyser. Stadskonduktørembedets 3D-bymodel for hele byen er i sommeren 2003 blevet tilgængelig for Plan & Arkitektur, og det er denne model, der nu anvendes som grundlag. Modellen anvendes bl.a. som visualiseringsværktøj af planområder og planforslag og derved få et grundlag for en lettere forståelig og mere indsigtsfuld dialog med borgere, politikere og bygherrer. På sigt er det tanken, at borgerne via internettet skal kunne se og bevæge sig rundt i en interaktiv udgave af de aktuelle planforslag med mulighed for at kommentere forslaget i skrift og tegning.

Arbejdet med 3D-modellen er nu så langt, at det har kunnet anvendes til at illustrere bebyggelsesprincipper, bebyggelsestætheder og skyggevirkninger i forbindelse med de seneste lokalplanforslag. Men foreløbig råder Plan & Arkitektur kun over få arbejdsstationer, der kan klare de "tunge" tegninger, og det er et fåtal af medarbejderne, der er uddannet i de avancerede programmer.

"Nye lokalplaner"

Bygge- og Teknikudvalget godkendte i mødet den 14. august 2002 (BTU 362/2002) at lokalplaner fremover udformes efter princip for "nye lokalplaner", hvorefter redegørelse, lokalplanbestemmelser, forklaringer og illustrationer integreres og udgør et samlet dokument både som forslag og efter endelig vedtagelse. Formålet er primært at bidrage til en forbedret borgerdialog, at fremhæve det idémæssige indhold, at styrke de arkitektoniske elementer i lokalplanerne samt at forenkle lokalplanformidlingen og skabe et bedre grundlag for administrationen af lokalplanen i de efterfølgende år.

Plan & Arkitektur har netop udarbejdet de første lokalplanforslag efter den nye model. For at lokalplanerne lever op til intentionerne, skal de tænkes mere visuelt og rumligt end hidtil. Arbejdet har endnu ikke fundet sin endelige form, og der vil fortsat være behov for justeringer og forbedringer.

Forbrug af de særlige dialogpuljer 2001 og 2002

De særligt udmøntede dialogpuljer er tilgået Plan & Arkitektur, som så har udredt betalingen for indkøb af udstillingssystem – plancher og modelmontrer – og for udviklingen af det fælles design, og idet det primært er Plan & Arkitektur, der får forøgede udgifter til afholdelse af borgermøder og produktion af udstillinger i forbindelse med de ca. 20 lokalplanforslag, der hvert år sendes ud i offentlig høring, jf. bilag B.

I 2001 udgjorde Plan & Arkitekturs budget til borgerdialog 1 mio.kr. Heraf blev knap 400.000 kr. anvendt til udviklingsarbejder: Knap 100.000 kr. til indkøb af udstillingssystemet, godt 50.000 kr. til første del af designprogrammet og 250.000 kr. til opstart af 3D-projektet. Hertil skal lægges udgifter til gennemførelse af dialogaktiviteter: 10 borgermøder kostede 260.000 kr., udstillinger løb op i 160.000 kr., og annoncering af borgermøder i lokalpressen og for så vidt møderne om "de store planforslag" i dagspressen beløb sig til 235.000 kr. Alt i alt en mindre overskridelse af budgettet.

I 2002 udgjorde Plan & Arkitekturs budget til borgerdialog 1,7 mio.kr. Heraf blev ca. 835.000 kr. anvendt til udviklingsarbejder: 565.000 kr. blev brugt på 3D-projektet (maskiner, kurser, indkøb af programmer), 210.000 kr. blev anvendt til designprogrammet samt forbedringer af hjemmesiden og 60.000 kr. blev anvendt i forbindelse med udarbejdelse af uddybende retningslinier og evaluering af dialogkonceptet. Gennemførelse af 16 borgermøder kostede ca. 200.000 kr., udstillinger løb op i ca. 160.000 kr., og annoncering beløb sig til ca. 120.000 kr. Plan & Arkitektur har søgt om at få overført de resterende knap 400.000 kr. til dette års budget bl.a. med henblik på at kunne fortsætte implementeringen af 3D.

De 2 års puljer er således anvendt nogenlunde ligeligt til udvikling og gennemførelse af dialogaktiviteter. Gennemførelse af de indarbejdede aktiviteter i forbindelse med lokalplanforslag er i gennemsnit fra 2001 til 2002 reduceret i pris fra ca. 50.000 kr. til 25.000 kr. (eksklusiv annoncering). En del af den store prisforskel skyldes, at dialogaktiviteterne til nogle få planforslag i 2001 var meget dyre – leje af lokaler til udstilling , ekstern ordstyrer og leje af teknisk udstyr til borgermøderne med 400 deltagere. Men generel brug af kommunens lokaler, begrænsning i leje af teknisk udstyr m.v. har også haft betydning for reduktionen.

Tidsforbrug/ressourc er

Dialogaktiviteter bygger selvsagt i betydeligt omfang på det udarbejdede planmateriale, og det er derfor ikke muligt helt entydigt at adskille ressourcer brugt på dialog-aktiviteter fra planarbejdet i øvrigt. Eksempelvis indgår udarbejdelse af 3D model ikke i nedenstående opgørelse.

Tidsforbruget på udviklingsopgaver er ikke opgjort, men tidsforbruget på klare dialogopgaver kan opgøres generelt som følger:

- Produktion af planens hjemmeside, som sagsbehandler, tegner og web-master er inddraget i: 15 - 20 timer

- Produktion af udstilling, som sagsbehandler og tegner er inddraget i : 15 – 50 timer

- Forberedelse af borgermøde, som sagsbehandler og sekretær er inddraget i: ca. 10 timer

- Afholdelse og opfølgning af borgermøde, som sagsbehandler, sekretær, kontorchef og ordstyrer er inddraget i: 10 - 15 timer

I alt et tidsforbrug på 50 - 100 timer pr. lokalplan.

Status pr. juni 2003 samt overvejelser over fremtidige tiltag

I erkendelse af bredden af de lokalplanforslag, der udarbejdes, er det tanken fremover at afprøve forskellige alternativer til den faste dialogstrategi, herunder nye former for borgermøder, jf. idékataloget i "borgerdialogkonceptet", og procesforløb med tidligere/anden form for inddragelse af borgerne.

Oprindeligt var det tanken, at der skulle gennemføres en række kurser af medarbejderne inden dialogkonceptet blev implementeret. Det blev dog hurtigt besluttet at sætte dialogaktiviteterne i gang uden at afvente den forudsatte efteruddannelse, bl.a. fordi Plan & Arkitektur skulle offentliggøre 7 lokalplanforslag kort efter vedtagelsen af konceptet, og idet det blev vurderet mest hensigtsmæssigt for så vidt angik kurser i brug af internettet og om borgervenlige formidlingsteknikker at afvente indførelse af det endelige design. På baggrund af de indhøstede erfaringer vil Plan & Arkitektur afholde kurser i mundtlig og skriftlig kommunikation i 2. halvår af 2003, dels for så vidt angår de implicerede medier – opbygning af en hjemmeside, udformning af pressemeddelelser osv., dels i formidling af arkitektoniske, bybygnings- og planlægningsmæssige intentioner.

Indføring af nyt design og nyt koncept for opbygning af planforslag har - for en tid - gjort planarbejdet lidt mere tidkrævende. Som nævnt forudses der en række justeringer og tilretninger, før design og koncept kommer til at fungere optimalt, men det er vurderingen, at de har den tilsigtede virkning, og at plandokumenter m.v. bliver betragteligt mere brugervenlige. Når design og koncept er behørigt indarbejdet, er det tanken på Plan & Arkitekturs hjemmeside at gennemføre en spørgeskemaundersøgelse for at høre borgernes mening herom.

3D-projektet er som nævnt godt på vej, og har fået væsentligt forbedrede vilkår med færdiggørelsen af Stadskonduktørembedets 3D-bymodel. Projektet er imidlertid berørt af, at det kun er et fåtal af medarbejdere, der kan udføre opgaverne, og et fåtal af arbejdsstationer, der har nødvendig kraft og programmel. I den kommende tid er det derfor hensigten at investere yderligere ressourcer på dette felt.

Dialogkonceptet omfatter også ikke-lovbundne fysiske planer og byfornyelsesplanlægning. Med hensyn til de ikke-lovbundne planer tyder de hidtidige erfaringer på, at det er rigtigt at fastlægge dialogstrategier for den typer planer, men at design og form bør være fri, fordi planerne er meget forskellige og kan adskille sig afgørende fra lokalplanforslag. Eksempler herpå er planen for udvikling af området omkring Nørrebro Station og debatoplægget om Den Blå Plan.

Med hensyn til byfornyelsesplanlægningen indeholder den på forhånd stor borger-inddragelse. En stor del af arbejdet ligger i byfornyelsesselskaberne, som har en interesse i at benytte egne retningslinier vedrørende layout og design. Byfornyelsesplanlægningen har desuden særskilte budgetter. Så det er kun gennem tilknytningen til et lokalplanforslag, at byfornyelsen konkret omfattes af dialogkonceptet.

Dele af Plan & Arkitektur's informationsvirksomhed, der omhandler retningslinier vedrørende bybygning og arkitektur, er primært møntet på bygherrer og deres rådgivere. Pjecer om den overordnede arkitekturpolitik, om retningslinier for facader og skiltning samt om "Miljøorienteret nybyggeri og byfornyelse" blev udsendt i 2001. Aktuelt er en opdatering af de byskabsanalyser, der indgik i arbejdet med bydelsatlas i 1990-erne og indgår i kommuneplanen, netop offentliggjort ("ByskabsAtlas København 2003"), og der er igangsat en detaljering af arkitekurpolitikken i temaer startende med det støttede byggeri. Også på dette felt er det intentionen at udnytte mulighederne i 3D-modellen.

Plan & Arkitektur har indledt et samarbejde med Stadsbyggnadskontoret i Malmø Kommune. Formålet med samarbejdet er bl.a. udveksling af retningslinier og kutymer for procedurer og indhold i planforslag, herunder borgerinddragelse og anvendelse af ny teknologi, og at drage nytte af hinandens erfaringer hermed. Eksempelvis gennemfører man i Sverige to offentlighedsfaser i forbindelse med udarbejdelsen af en detailplan, der svarer til lokalplaner. Resultatet af dette samarbejde forventes at foreligge sidst på året.

Plan & Arkitektur er ved at indføre tidsregistrering for, at der ved en bedre tilrettelæggelse af tiden og en strammere prioritering af opgaverne kan frigives ressourcer. Tidsregistreringen vil give mulighed for mere præcist at få fastlagt, hvor meget dialogaktiviteterne belaster direktoratets ressourcer, samt at få konstateret, hvordan belastningen udvikler sig.

Økonomi

Budgettet for borgerdialogaktiviteter i 2003 udgør i Plan & ; Arkitektur som nævnt 959.000 kr. , jf. bilag B.

Foreløbig forventes omkring 20 lokalplanforslag at blive offentliggjort i indeværende år, og der er afsat 500.000 kr. til gennemførelse af dialogstrategier i forbindelse hermed. Herudover er der afsat i alt 20.000 kr. til dialogaktiviteter i forbindelse med debatoplægget om Den Blå Plan.

De resterende komponenter i fællesdesignet forventes at løbe op i ca. 20.000 kr. Der er afsat 100.000 kr. til efteruddannelse, 200.000 kr. til kurser og licens for 2 medarbejdere i 3D og 185.000 kr. til opgradering af layoutprogrammer.

Det er intentionen, at hovedparten af tegnere og tekniske sagsbehandlere skal kunne producere visualiseringer i 3D. Hidtil er 4 medarbejdere uddannet i dette arbejde og 2 er under oplæring. Det prioriteres højt at få 3D-arbejdet lagt ud i de kontorer, der forestår udarbejdelsen af planforslag og få indarbejdet 3D-arbejdet som en naturlig del af planarbejdet. Hvis dette hovedmål skal forfølges, er det imidlertid af afgørende betydning, at der bevilges tilstrækkelige såvel økonomiske som tidsmæssige ressourcer hertil.

På baggrund af ovenstående anslås budgettet til gennemførelse af dialogaktiviteter og udviklingsopgaver i Plan & Arkitektur for 2004 og følgende år at kunne holdes inden for rammeløftet på 1 mio kr.

BILAG VEDLAGT

Bilag A Skema over 33 gennemførte offentlighedsfaser/dialogaktiviteter i Plan & Arkitektur i perioden 1. april 2001 – 1. juni 2003 i forbindelse med 32 lokalplanforslag

Bilag B Konto for borgerdialog, 2001 - 2004

BILAG VEDLAGT TIL GENNEMSYN I BORGMESTERENS FORKONTOR, RÅDHUSET, 1. SAL VÆRELSE 36

Bilag 1 Koncept for dialog med borgerne om byens fysiske planlægning (BR 111/01)

Bilag 2 Status over borgermøder afholdt af henholdsvis Plan & Arkitektur og Vej & Park i henhold til beslutning om borgerdialog (BTU 236/2002)

Bilag 3 Uddybende oversigt over lokalplanforslag med dialogaktiviteter i Plan & Arkitektur i perioden 1. april 2001 – 1. juni 2003

Jens Ole Nielsen

Til top