Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 2. oktober 2003

 

 

BR 448/03

Øget tilgængelighed for offentligheden af de videostreamede møder

Øget tilgængelighed for offentligheden af de videostreamede møder

 

 

Indstilling om, at videostreamingen tilknyttes de enkelte punkter i beslutningsprotokollen fra Borgerrepræsentationens møder og offentliggøres sammen med protokollen på Internettet, samt at stenografbetjeningen i forbindelse med afskrivning af båndoptagelser fra møderne i Borgerrepræsentationen ophører fra 1. januar 2004, hvorefter de skriftlige referater erstattes med videooptagelserne.

(Overborgmesteren)

 

 

 

 

INDSTILLING

Jeg indstiller til Borgerrepræsentationens godkendelse

at videostreamingen tilknyttes de enkelte punkter i beslutningsprotokollen fra Borgerrepræsentationens møder og offentliggøres sammen med protokollen på Internettet

at stenografbetjeningen i forbindelse med afskrivning af båndoptagelser fra møderne i Borgerrepræsentationen ophører fra 1. januar 2004, hvorefter de skriftlige referater erstattes med videooptagelserne.

 

 

RESUME

Siden 1992 er referatet af Borgerrepræsentationens møder blevet fremstillet af stenografer ved afskrivning af båndoptagelser fra forhandlingerne på de enkelte møder.

Den teknologiske udvikling har gjort det muligt at erstatte disse skriftlige referater med videooptagelser fra Borgerrepræsentationens møder, som gøres elektronisk tilgængelige både under og efter møderne fra 1. januar 2004.

Det vil dog fortsat være muligt i konkrete tilfælde at få skriftlige uddrag af forhandlingerne.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I 1992 besluttede Borgerrepræsentationen at ophøre med stenografernes tilstedeværelse under Borgerrepræsentationens møder. Siden da er referaterne blevet fremstillet ved afskrivning af båndoptagelser af forhandlingerne på de enkelte møder.

Den teknologiske udvikling har imidlertid medført, at forhandlingerne i Borgerrepræsentationen nu optages på video og gøres tilgængelige på Intra- og Internettet.

Disse videooptagelser vil fra 1. januar 2004 blive elektronisk tilgængelige også efter mødets afholdelse. Videooptagelsen vil blive tilknyttet det enkelte punkt i beslutningsprotokollen og være tilgængelige for såvel borgerrepræsentanter, medarbejdere og borgere – dog ikke forhandlinger af de lukkede punkter, hvor forhandlingerne fortsat kun bliver tilgængelige for den personkreds, der er godkendt hertil

Da det imidlertid ikke kan udelukkes, at der efter 1. januar 2004 fortsat vil være behov for et skriftligt referat af en konkret forhandling, bibeholdes båndoptagelserne, således at Sekretariatet ved konkrete henvendelser fra borgerrepræsentanter vil kunne levere et uddrag af forhandlingerne, ligesom fuldstændig afskrivning af en båndoptagelse vil finde sted, såfremt videooptagelsen skulle svigte. 

Jeg skal tilføje, at der ikke er lovkrav om skriftlige referater fra Borgerrepræsentationens møder.

 

Økonomi

I budgetforslaget for 2004 indgår besparelser som følge af digital formidling. Heri indgår såvel besparelser som følgeudgifter til opgraderingen af IT-infrastrukturen. Besparelser ved omlægningen af de skriftlige referater til digital form indgår heri. Nettobesparelsen vil være i størrelsesordenen 300.000 kr.

 

Miljøvurdering

-

 

Høring

-

 

Andre konsekvenser

-

 

 

Jens Kramer Mikkelsen

                                                                 /Flemming Dubgaard Hansen