Ansøgning om internt lån til nyt journaliseringssystem fra Børne- og Ungdomsudvalget
Der er behov for et nyt samlet journaliseringssystem til den tværfaglige support i områderne, visitationen og Center for Specialundervisning for Voksne. Der blev ikke fundet finansiering til systemet i budget 2023, og der skal derfor tages stilling til i stedet at finansiere udgifterne ved at optage et internt lån. Afdragene på lånet finansieres via effektiviseringer i udvalgets budgetforslag 2024.
Indstilling
Indstilling om,
- at der gives et internt lån inkl. servicemåltal til Børne- og Ungdomsudvalget for i alt 11,6 mio. kr. på servicerammen til anskaffelse af et journaliseringssystem,
- at der anvises finansiering til afdragene på lånet i udvalgets budgetforslag for 2024.
Det bemærkes, at optagelsen af det interne lån forudsætter, at der er ledigt servicemåltal i servicebufferpuljen. Servicebufferpuljen for 2023 opgøres aktuelt til 171 mio. kr. forud for overførselssagen.
Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Børne- og Ungdomsudvalgets budgetramme.
(Børne- og Ungdomsudvalget)
Problemstilling
Det er nødvendigt med et nyt samlet journaliseringssystem til den tværfaglige support i områder, Center for Specialundervisning for Voksne og visitationen, så forvaltningen kan foretage den nødvendige sagsbehandling, journalisering og registrering af forløb for kommunens børn. Krav til journalisering og registrering af forløb for kommunens sårbare børn og unge er skærpet med indførelsen af GDPR-lovgivningen og der er derfor også behov for en digital løsning for at sikre compliance ift. lovgivningen.
I budget 2023 blev behovet rejst som en forvaltningsspecifik udfordring, men der blev ikke afsat midler til den. Der skal derfor findes finansiering på i alt 11,6 mio. kr., heraf 4,2 mio. kr. i 2023 og 7,4 mio. kr. i 2024.
Løsning
Den nødvendige finansiering på i alt 11,6 mio. kr. til et nyt journaliseringssystem foreslås finansieret ved at optage et internt lån. Afdrag på lånet finansieres via effektiviseringer i budgetforslaget 2024.
Økonomi
Oversigt over de aktiviteter der kræver midler, fremgår af tabel 1. De bevillingsmæssige konsekvenser som følge af optagelsen af det interne lån er opstillet i tabel 2 og det forventede forløb af lån i afdragsperioden fremgår af tabel 3.
Tabel 1.Oversigt over aktiviteter
|
Aktivitet |
Bevilling |
2023 |
2024 |
I alt |
|
IT-projektledelse og teknisk implementering |
Service |
1.400 |
700 |
2.100 |
|
Arbejdsgangsanalyse og organisatorisk implementering |
Service |
1.400 |
700 |
2.100 |
|
Koncern-IT |
Service |
800 |
600 |
1.400 |
|
Frikøb af medarbejdere og uddannelse af 600 medarbejdere |
Service |
200 |
1.400 |
1.600 |
|
Indkøb og udvikling af system |
Service |
|
4.000 |
4.000 |
|
Drift af systemet i år 1 |
Service |
400 |
|
400 |
|
Udgifter i alt (netto) |
|
4.200 |
7.400 |
11.600 |
Beløb i 1.000 kr. (2023 pl)
Tabel 2. Forventede bevillingsmæssige konsekvenser
* Børne- og Ungdomsudvalget (BUU), Økonomiudvalget (ØU)
Tabel 3. Forventet forløb af lån i afdragsperioden
|
|
2024 |
2025 |
2026 |
2027 |
2028 |
2029 |
2030 |
I alt |
|
Gæld ultimo året: |
3.538 |
9.093 |
7.209 |
5.282 |
3.314 |
1.301 |
0 |
- |
|
Afdrag (inkl. renter) i året: |
739 |
2.040 |
2.040 |
2.040 |
2.040 |
2.040 |
1.301 |
12.240 |
Beløb i 1.000 kr. (2023 pl)
Der er tale om servicemidler, og det kræver derfor 4,2 mio. kr. servicemåltal i 2023. I de efterfølgende år frigives servicemåltal i takt med afdrag på lånene.
Videre proces
Indstillingen skal behandles i ØU og Borgerrepræsentationen.
Tobias Børner Stax Sti Andreas Garde
Oversigt over politisk behandling
Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU), at udvalget overfor Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen (BR) anbefaler,
- at der gives et internt lån inkl. servicemåltal til Børne- og Ungdomsudvalget for i alt 11,6 mio. kr. på servicerammen til anskaffelse af et journaliseringssystem,
- at der anvises finansiering til afdragene på lånet i udvalgets budgetforslag for 2024.
Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 11. januar 2023
Socialistisk Folkeparti stillede ændringsforslag om følgende at-punkt til erstatning af indstillingens 1. og 2. at-punkt:
”1. at finansieringen af nyt journalsystem henvises til forhandlingerne om overførselssagen 2022-23”.
Ændringsforslaget bortfaldt efter afstemning med følgende resultat:
For stemte 2 medlemmer: F.
Imod stemte 9 medlemmer: A, B, C, V og Ø.
Ingen medlemmer undlod at stemme.
Indstillingens 1. at-punkt blev herefter godkendt efter afstemning med følgende resultat:
For stemte 9 medlemmer: A, B, C, V og Ø.
Ingen medlemmer stemte imod.
2 medlemmer undlod at stemme: F.
Indstillingens 2. at-punkt blev herefter godkendt efter afstemning med følgende resultat:
For stemte 9 medlemmer: A, B, C, V og Ø.
Ingen medlemmer stemte imod.
2 medlemmer undlod at stemme: F.
Socialistisk Folkeparti ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen:
”SF ønsker ikke at der skal spares på børnene for at få råd til et journaliseringssystem”.
Det Konservative Folkeparti ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen, hvilket Venstre og Enhedslisten tilsluttede sig:
”Vi skal håndtere en aktuel juridisk udfordring og derfor stemmer vi for indstillingen, men vi ser gerne at lånet søges finansieret i overførselssagen 2022-23”.
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
Økonomiforvaltningen bemærker, at optagelsen af det interne lån forudsætter, at der er ledigt servicemåltal i servicebufferpuljen. Servicebufferpuljen for 2023 opgøres aktuelt til 171 mio. kr. forud for overførselssagen.
Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Børne- og Ungdomsudvalgets budgetramme.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 21. februar 2023
Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Beslutning
Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 2. marts 2023
SF genfremsatte følgende ændringsforslag til erstatning af indstillingens 1. og 2. at-punkt:
”at finansieringen af nyt journalsystem henvises til forhandlingerne om overførselssagen 2022-23”.
Det af SF fremsatte ændringsforslag blev forkastet med 48 stemmer imod 6. Ingen undlod at stemme.
For stemte: F.
Imod stemte: Ø, A, C, B, V, Å, I og O.
Indstillingen blev herefter godkendt uden afstemning.
Enhedslisten, Det Konservative Folkeparti og Venstre videreførte følgende protokolbemærkning:
”Vi skal håndtere en aktuel juridisk udfordring og derfor stemmer vi for indstillingen, men vi ser gerne at lånet søges finansieret i overførselssagen 2022-23.”