Nye takster for valgfrie ydelser på botilbud

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til et nyt takstkatalog for 2023 for borgernes betaling for ophold på botilbud, krisecenter og herberg samt valgfrie ydelser. Socialforvaltningen har foreslået forskellige mulige takstkataloger afhængig af, om borgernes samlede takstbetaling i 2023 skal forblive på samme niveau som i 2021, svarende til et tilskud på 8 mio. kr.

Det nye takstkatalog er baseret på Socialforvaltningens forslag til en ny og forenklet takstmodel for valgfrie ydelser (f.eks. kost, toiletartikler, rengøringsartikler mv.) for borgere på botilbud. Baggrunden er de fejl og mangler i de hidtidige takstberegninger, som Socialudvalget blev orienteret om i juni 2022. Derfor foreslår Socialforvaltningen også, at der sker tilbagebetaling til de borgere, der har betalt for meget og/eller er blevet opkrævet for ydelser, der ikke er hjemmel til. Sagens indhold er gennemgået på Socialudvalgets møde den 12. oktober 2022. 

Indstilling

Indstilling om,

1. at godkende følgende opdaterede takstkatalog for 2023 for borgernes betaling for  ophold på botilbud, krisecenter og herberg samt valgfrie ydelser:
   
   Takstkatalog 1: Socialforvaltningen opkræver betaling for valgfrie ydelser efter den nye takstmodel, men reducerer taksten for den valgfrie ydelse kost med 30 %, jf. bilag 3. Med denne reduktion forventes den samlede takstbetaling fra borgerne i 2023 at forblive på samme niveau som i 2021, svarende til et tilskud på ca. 8 mio. kr. 

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Socialudvalgets budgetramme.

(Socialudvalget)

Problemstilling

Socialforvaltningen fik i maj 2022 en kritisk (rød) bemærkning i Intern Revisions rapport om takster pga. fejl og manglende dokumentation i de eksterne takster, herunder takster på valgfrie ydelser. Valgfrie ydelser er f.eks. kost, toiletartikler, rengøringsartikler mv. for borgere på forvaltningens botilbud, jf. Servicelovens §§ 107 og 108, samt Almenboliglovens § 105. Beregningerne har været baseret på komplekse opgørelser over omkostninger for hvert enkelt botilbud, og kendskabet til reglerne på området har været utilstrækkelig. Det har i praksis ført til mange forskellige takster og opfattelser af, hvad der kan indgå i beregningen af dem.

Socialudvalget godkendte den 8. juni 2022 en handleplan på baggrund af den kritiske revisionsbemærkning. Handleplanen indebærer bl.a., at forvaltningen skal udarbejde en ny takstmodel for valgfrie ydelser, så taksterne fremover beregnes på et korrekt grundlag og er mere enkle og ensartede på tværs af botilbuddene. Derudover indebærer handleplanen, at forvaltningen skal afklare i hvilket omfang, at borgerne har betalt for meget eller for lidt for de valgfrie ydelser – og om der er grundlag for, at forvaltningen betaler midler tilbage til dem.

Løsning

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til et nyt takstkatalog for 2023 for borgernes betaling for ophold på botilbud, krisecenter og herberg samt valgfrie ydelser. Socialforvaltningen foreslår forskellige mulige takstkataloger afhængig af, om borgernes samlede takstbetaling i 2023 skal forblive på samme niveau som i 2021, svarende til et tilskud på 8 mio. kr. Derudover foreslår Socialforvaltningen en ny takstmodel og tilbagebetaling til de borgere, der har betalt for meget og/eller har betalt for ydelser, der ikke er hjemmel til.

Mere enkel takstmodel for valgfrie ydelser på botilbud
Borgere på botilbud kan vælge at købe valgfrie ydelser, som forvaltningen skal opkræve betaling for. I 2021 var der ca. 1.400 borgere, som havde valgt en eller flere valgfrie ydelser som f.eks. kost, vasketøjsordning, toiletartikler mm. Borgerne kan også vælge, at forvaltningen ikke skal levere de valgfrie ydelser, hvis de f.eks. selv vil skaffe dem ved at handle ind eller bruge et vaskeri. Forvaltningen beregner taksterne for de valgfrie ydelser hvert år, så de højst svarer til forvaltningens faktiske omkostninger til dem.

Forvaltningen har fundet frem til en ny takstmodel, hvor der er ens takster på tværs af bo-tilbuddene for hhv. kost, rengøringsartikler, toiletartikler, vask af tøj, vinduespolering samt leje og vask af linned jf. bilag 5. Intern Revision bakker op om den nye takstmodel. Den nye takstmodel skaber større gennemsigtighed for borgerne, så de ved, hvad de får, og hvad de skal betale for de valgfrie ydelser, uanset hvilket botilbud de bor på. Dermed er den nye model også mere retfærdig, da alle betaler det samme for ens ydelser. Samtidig er modellen samlet set lettere at administrere i praksis end de nuværende retningslinjer. Det enkelte botilbud kan dog opleve det anderledes, da området indtil nu ikke har været administreret korrekt.

Standardiseringen af takster og behovet for at kunne dokumentere ydelserne indebærer, at den nye model også indebærer en standardisering af de produkter og serviceydelser, som borgerne tilbydes i de forskellige valgfrie ydelser. F.eks. er det defineret, hvilket sortiment, der indgår i toiletartikler. Standardiseringen gælder dog ikke kost. Borgerne betaler de samme takster, selvom deres forbrug af de enkelte valgfrie ydelser kan være forskelligt. Der vil f.eks. være nogen borgere, der har et større forbrug af linned end andre. Indhold og taksten for de enkelte valgfrie ydelser er sammenlignelige med taksterne i Sundheds- og Omsorgsforvaltningens valgfrie ydelser.

Den nye takstmodel indebærer, at nogle borgere vil betale mere end de gør i dag for enkelte af de valgfrie ydelser. Det skyldes, at taksterne vil afspejle omkostningerne, og at den nye takstmodel medfører standardisering af ydelserne. Takstmodellen indebærer, at taksten på kost vil lægges på det lovfastsatte maksimale beløb, da kost ikke kan leveres til omkostninger under det maksimalt fastsatte beløb.

En alternativ løsning til den foreslåede takstmodel er at fastholde den nuværende takstmodel, som indebærer individuelle takster på hvert af botilbuddene. Forvaltningen vil stadig være nødt til at beregne nye takster og sikre den korrekte dokumentation for indholdet i, og udgifterne til de valgfrie ydelser. Borgerne vil derfor også i denne model blive opkrævet andre beløb end i dag. Forvaltningen vurderer, at denne model kræver unødigt mange administrative ressourcer til beregning og kvalitetssikring af taksterne for hvert enkelt af forvaltningens mange botilbud. Desuden vil modellen være mindre transparent for borgerne og medføre, at borgerne skal betale forskelligt for ydelserne afhængigt af botilbud.

Borgere på krisecentre og herberger tilbydes kun den valgfrie ydelse kost, og den nye takstmodel omfatter ikke denne ydelse på krisecentre og herberger. Baggrunden er, at ydelsen her leveres under andre forudsætninger end de øvrige botilbud. Der er f.eks. herberger, som modtager donationer af mad. Socialforvaltningen vil senere vende tilbage til udvalget omkring betaling af kost på krisecentre og herberger.  

Tre forslag til et nyt takstkatalog for 2023
Forvaltningens gennemgang af takster for valgfrie ydelser viser, at forvaltningen i 2021 har opkrævet ca. 20 mio. kr. mindre fra borgerne, end forvaltningens udgifter har været. Det skyldes primært, at udgifterne til kost overskrider det maksimale beløb, som forvaltningen må opkræve fra borgerne, jf. lovgivningen på området. Der er dog ca. 8 mio. kr., som skyldes de fejl og uklarheder, der har præget administrationen af området hidtil. Med den nye takstmodel vil det være muligt at opkræve de korrekte og ens takster, som dækker omkostningerne. Taksten for kost, som fastsættes til det lovfastsatte maksimale beløb, vil fortsat ikke kunne dække forvaltningens udgifter til madproduktion.

Socialudvalget kan overfor Borgerrepræsentationen anbefale et takstkatalog, hvor Socialforvaltningen ikke øger indtægtsniveauet sammenlignet med 2021. Dvs. hvor borgerne samlet set ikke skal betale mere for de valgfrie ydelser i 2023 end i 2021. Det indebærer en mindreindtægt for forvaltningen på ca. 8 mio. kr., som fortsat skal finansieres inden for den økonomiske ramme i borgercentrene. Socialudvalget kan i givet fald vælge enten at anbefale, at taksten nedsættes for alle seks valgfrie ydelser, eller at taksten kun nedsættes for enkelte valgfrie ydelser, f.eks. kost. Socialforvaltningen foreslår, at Socialudvalget vælger at anbefale ét af følgende takstkataloger overfor Borgerrepræsentationen:

• Takstkatalog 1: Taksten for den valgfrie ydelse kost reduceres med 30 %
  Socialforvaltningen opkræver de nye takster for valgfrie ydelser, men reducerer taksten for den valgfrie ydelse kost med 30 % (af den lovfastsatte maksimale takst) jf. bilag 3. Dermed opkræver forvaltningen samme samlede betaling fra borgerne som i 2021, hvilket indebærer en mindreindtægt på ca. 8 mio. kr.
• Takstkatalog 2: Takster for alle valgfrie ydelser reduceres med 25 %
  Socialforvaltningen reducerer de nye takster for alle seks valgfrie ydelser med 25 % jf. bilag 4. For den valgfrie ydelse kost sker reduktionen ud fra den lovfastsatte maksimale takst. Dermed  opkræver  forvaltningen samme samlede betaling fra borgerne som i 2021, hvilket indebærer en mindreindtægt på ca. 8 mio kr.
• Takstkatalog 3: Ingen reduktion i takster for valgfrie ydelser
  Socialforvaltningen opkræver de nye takster for valgfrie ydelser baseret på den nye takstmodel jf. bilag 5. For den valgfrie ydelse kost opkræves der dog kun den lovfastsatte maksimale takst. Dermed opkræver Socialforvaltningen ca. 8 mio. kr. mere for valgfrie ydelser i 2023 end i 2021, hvilket  vil dække omkostningerne, bortset fra kost.

Priserne i de tre forskellige takstkataloger fremgår nedenfor. Se også bilagene 3-5.

Det bemærkes, at forvaltningen har vanskeligt ved at estimere de samlede udgifter og indtægter ved brug af de forskellige takstkataloger, da det er vanskeligt at forudsige, hvor mange borgere, der vælger at tilmelde sig de valgfrie ydelser, jf. økonomiafsnittet.

Taksten for kost er klart den største post, og en prissænkning på denne kan øge incitamentet til, at flere borgere vælger at tilkøbe kost. Det vil være positivt, da det i mange tilfælde vil betyde, at borgerne får en sundere og mere varieret kost, end hvis de selv skal handle ind og lave mad.

Tilbagebetaling til borgerne
Socialudvalget skal tage stilling til forvaltningens forslag til håndtering af tilbagebetaling til de borgere, hvor forvaltningen har opkrævet for meget for de valgfrie ydelser. Forvaltningen har udarbejdet principper (se bilag 1) for tilbagebetalingen, som Intern Revision ikke har haft bemærkninger til. Forældelsesfristen er tre år fra, at fejlen er opdaget, så tilbagebetalingen gælder årene 2019-2021. Det er vurderet, at det er lovmedholdeligt at tilbagebetale borgere 3 år tilbage. Fejlopkrævningerne er fortsat i 2022, og forvaltningen anbefaler, at tilbagebetalingen for 2022 følger de samme overordnede principper som de øvrige år.  

Forvaltningen har brugt de nye beregnede takster for 2023 til at opgøre, hvor mange borgere, der skal have penge tilbage, fordi de har betalt for meget for deres valgfrie ydelser i 2019-2022. For 2019-2021 er opgørelsen baseret på regnskabstallene, mens opgørelsen for 2022 er baseret på de realiserede beløb pr. 31. august 2022. Opgørelsen er foretaget på ydelsesniveau, hvilket betyder, at forvaltningen f.eks. har set på ydelsen vask af tøj og undersøgt, om den enkelte borger har betalt for meget for lige netop denne ydelse. Borgerne får penge tilbage, hvis de har betalt for meget for en enkelt ydelse. Det gælder uanset, om de har betalt for lidt for andre ydelser. Forvaltningen opkræver ikke ekstra fra borgerne, hvis de har betalt for lidt for en valgfri ydelse. Den valgfrie ydelse kost indgår ikke i opgørelsen, da der ikke er nogen, der har betalt for meget for denne ydelse.

Samlet set er der ca. 1.300 borgere, hvor forvaltningen har opkrævet for meget for perioden 2019-2022. De skal samlet set have ca. 3-4 mio. kr. tilbage, hvilket svarer til ca. 2-3.000 kr. pr. borger for hele perioden. Det er ikke estimeret, hvor meget borgerne har betalt for lidt på andre ydelser.

Derudover er forvaltningen også blevet opmærksom på, at der på to botilbud er indgået ydelser i opkrævningerne, som forvaltningen ikke har hjemmel til at opkræve. Det drejer sig om ergoterapi og luftrensere. Udgifter til disse ydelser bør være dækket af tilbuddets drift i øvrigt. Borgerne på de to botilbud skal derfor også have tilbagebetaling for disse ydelser. Forældelsesfristen er 10 år, og der skal derfor ske tilbagebetaling for årene 2012-2022. Konkret drejer det sig om ca. 150 borgere, der samlet set skal have 0,9 mio. kr. tilbage, hvilket svarer til ca. 6.000 kr. pr. borger for alle årene i gennemsnit.

Alle tilbagebetalinger til borgerne vil ske inden udgangen af 2022. Forvaltningen skal for hver enkelt borger sikre dokumentation for, at borgerne reelt har betalt for de valgfrie ydelser, før der kan ske tilbagebetaling.

Kommunikation til de berørte borgere
Forvaltningen har særlig fokus på at orientere de berørte borgere om ændringerne for de valgfrie ydelser og orientere om, hvem der kan forvente at få tilbagebetalt midler. Derfor har forvaltningen udarbejdet en kommunikationsplan, som skal sikre den fornødne information til borgerne og medarbejderne.

Økonomi

Socialforvaltningen vurderer, at den samlede tilbagebetaling vil udgøre 4-5 mio. kr. Tilbagebetalingen kan finansieres inden for forvaltningens ramme, da forvaltningens prognose viser et samlet mindreforbrug for forvaltningen i 2022. Socialudvalget får forelagt forvaltningens prognose for 2022 på mødet den 16. november 2022.

Beregningerne af de økonomiske konsekvenser af at reducere taksterne i takstkatalog 1 og 2 er under forudsætning af, at det er cirka samme antal borgere, som vælger samme ydelser i 2023 som i 2021. Hvis flere borgere vælger at modtage valgfrie ydelser, vil en nedsættelse af taksten alt andet lige medføre en større mindreindtægt. Det gælder særligt, hvis flere borgere vælger den valgfrie ydelse kost.

Hvis Socialudvalget vælger at anbefale, at Borgerrepræsentationen nedsætter taksten for en eller flere valgfrie ydelser, foreslår Socialforvaltningen, at der følges op på evt. budgetmæssige afvigelser ifm. augustprognosen 2023 for at vurdere, om den procentvise nedsættelse af taksten skal justeres til Budget 2024. Socialforvaltningen vil endvidere gøre opmærksom på, at en reduktion af en eller flere takster vil betyde, at reducerede takster ikke vil være sammenlignelige med Sundheds- og Omsorgsudvalgets takster.

Eventuelle merudgifter som følge af dels tilbagebetaling og dels nedsættelse af taksten finansieres inden for Socialudvalgets ramme.

Videre proces

Hvis Socialudvalget anbefaler det opdaterede takstkatalog, vil det blive sendt videre til behandling i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Derudover vil forvaltningen sikre, at der sker tilbagebetaling til de berørte borgere inden udgangen af 2022.

Mikkel Boje                         / Mika Kobborg Smidt

Socialforvaltningen indstiller, 

1. at Socialudvalget godkender en ny, forenklet takstmodel med færre takster for valgfrie ydelser jf. bilag 1,
2. at Socialudvalget godkender, at forvaltningen tilbagebetaler midler til de borgere, der i perioden 2019-2022 har betalt for meget for valgfrie ydelser jf. principperne i bilag 2,
3. at Socialudvalget godkender, at forvaltningen tilbagebetaler midler til de borgere, der i perioden 2012-2022 er blevet opkrævet for ydelser, der ikke er hjemmel til.

Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

4. at godkende et af følgende opdaterede takstkataloger for 2023 for borgernes betaling for  ophold på botilbud, krisecenter og herberg samt valgfrie ydelser:

Takstkatalog 1: Socialforvaltningen opkræver betaling for valgfrie ydelser efter den nye takstmodel, men reducerer taksten for den valgfrie ydelse kost med 30 %, jf. bilag 3. Med denne reduktion forventes den samlede takstbetaling fra borgerne i 2023 at forblive på samme niveau som i 2021, svarende til et tilskud på ca. 8 mio. kr. 

eller

Takstkatalog 2: Socialforvaltningen opkræverbetaling for valgfrie ydelser efter den nye takstmodel, men reducerer taksten for alle seks valgfrie ydelser, inkl. kost, med 25 %, jf. bilag 4. Med denne reduktion forventes den samlede takstbetaling fra borgerne i 2023 at forblive på samme niveau som i 2021, svarende til et tilskud på ca. 8 mio. kr.

eller

Takstkatalog 3: Socialforvaltningen opkræverbetaling for valgfrie ydelser efter den nye takstmodel uden reduktion af nogen takster, jf. bilag 5. Her forventes den samlede takstbetaling fra borgerne i 2023 at ligge ca. 8 mio. kr. over niveauet i 2021.

Socialudvalgets beslutning i mødet den 12. oktober 2022

1. at-punkt til 3. at-punkt blev godkendt.

Der var afstemning om 4. at-punkt. Et samlet Socialudvalg stemte for at anbefale Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen at godkende takstkatalog 1.

Takstkatalog 1 indebærer, at Socialforvaltningen opkræver betaling for valgfrie ydelser efter den nye takstmodel, men reducerer taksten for den valgfrie ydelse kost med 30 %, jf. bilag 3. Med denne reduktion forventes den samlede takstbetaling fra borgerne i 2023 at forblive på samme niveau som i 2021, svarende til et tilskud på ca. 8 mio. kr.

Kontorchef Mika Kobborg Smidt deltog under punktets behandling.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Socialudvalgets budgetramme.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. november 2022

Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 1. december 2022

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.