Borgerrepræsentationen

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 1. december 2005

 

 

BR 649/05

Indgåelse af kontrakt om journalsystem til Børne- og Ungdomstandplejen

Indgåelse af kontrakt om journalsystem til Børne- og Ungdomstandplejen

 

 

Indstilling om, at der indgås kontrakt med konsortiet repræsenteret ved Systematic Software Engineering A/S, at det godkender at den elektroniske patientjournal tages i brug til registrering og databehandling, samt at  godkender anmeldelse af den elektroniske journal til Datatilsynet, samt at den i indstillingen beskrevne overførsel af 6,0 mio. kr. i ubrugte monteringsmidler fra budget 2005, Sundheds- og Omsorgsudvalget, bevilling Sundhed, funktion 5.83.1, til budget 2006, Børne- og Ungdomsudvalget, bevilling Sundhed, funktion 5.83.1, godkendes.

Udgifterne i 2006 og frem forudsættes afholdt indenfor Børne- og Ungdomsudvalgets budgetramme.

Det bemærkes, at den overførsel af ubrugte monteringsmidler fra budget 2005 til budget 2006, der beskrives i indstillingen, ikke er med i den tidlige overførselssag, da nærværende sag endnu ikke er behandlet i Borgerrepræsentationen.

 (Sundheds- og Omsorgsudvalget)

 

 

 

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningen indstiller,

 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender budgettet til IT-anskaffelse.

 

at Sundheds - og Omsorgsudvalget overfor Økonomudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at der indgås kontrakt med konsortiet repræsenteret ved Systematic Software Engineering A/S.

 

at Sundheds - og Omsorgsudvalget godkender at den elektroniske patientjournal tages i brug til registrering og databehandling.

 

at Sundheds - og Omsorgsudvalget godkender anmeldelse af den elektroniske journal til Datatilsynet.

 

Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning i mødet den 27. oktober 2005

Indstillingen blev godkendt

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

 

"Den overførsel af ubrugte monteringsmidler fra budget 2005 til budget 2006, der beskrives i indstillingen, er ikke med i den tidlige overførselssag, da nærværende sag endnu ikke er behandlet i Borgerrepræsentationen.

 

Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen med behandlingen af nærværende sag godkender,

 

at den i indstillingen beskrevne overførsel af 6,0 mio. kr. i ubrugte monteringsmidler fra budget 2005, Sundheds- og Omsorgsudvalget, bevilling Sundhed, funktion 5.83.1, til budget 2006, Børne- og Ungdomsudvalget, bevilling Sundhed, funktion 5.83.1, godkendes.

 

Udgifterne i 2006 og frem forudsættes afholdt indenfor Børne- og Ungdomsudvalgets budgetramme"

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. november 2005

Anbefalet.

 

 

 

 

 

RESUME

Sundheds- og Omsorgsudvalget behandlede den 17. juni 2004 (SOU 82/2004) tandplejeplan for Københavns Kommune, hvori bl.a. indgik behovet for indførsel af tidssvarende IT-faciliteter. I forlængelse heraf blev arbejdet med at indføre IT til at understøtte arbejdet på klinikkerne igangsat.

 

Udbudsforretningen omkring indkøb af systemet blev igangsat i april måned 2005, og Sundheds- og Omsorgsudvalget blev den 15. juni 2005 orienteret om status på arbejdet (SOU 180/2005).

 

Børne- og Ungdomstandplejen har modtaget et tilbud på elektronisk patientjournal-system (EPJ). Tilbuddet lever op til 97 % af de stillede krav i udbudsmaterialet, hvilket betyder at tilbuddet både funktionelt, teknisk og sikkerhedsmæssigt lever op til Københavns Kommunes krav.

Tilbuddet er afgivet af et konsortium bestående af Systematic Software Engineering A/S, Theilgaard Mortensen A/S og ProCuris A/B. 

 

Finansieringen af IT-investeringen er indeholdt i de årlige monteringsmidler som tilføres Børne- og Ungdomstandplejen (BUT).

Idet midlerne for 2007 ikke er bevilget endnu, er det en forudsætning for at gennemføre IT-projektet at denne bevilling finder sted.

Det er ligeledes en forudsætning for projektets gennemførelse, at der overføres ubrugte klinikmonteringsmidler fra budget 2006 til budget 2007.

 

Det vil være en forudsætning for gennemførelsen af IT-projektet, at  den nye Børne- og Ungdomsforvaltning overtager det økonomiske ansvar for det samlede projekt.

 

Projektet er koordineret med Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

 

SAGSBESKRIVELSE

BUT betjener i 2005 ca. 85.000 børn og unge. Patientgrundlaget er stigende, og forventes i 2010 at udgøre 96.000 børn og unge. Klinikkerne har i dag ikke et EPJ (Elektronisk Patient Journal) system til at understøtte deres arbejdsprocesser. Systemet skal indføres for at bibringe de fordele, dette har overfor såvel BUT, borgerne, Sundhedsforvaltningen samt øvrige forvaltninger i kommunen.

 

IT-projektet i BUT skal ses i sammenhæng med monteringen af tandklinikkerne og med "Langtidsplan for udbygning og nedlæggelse af tandklinikker".

 

Tandplejen vil i perioden 2005-07 indkøbe og implementere et Elektronisk Patientjournal system i samtlige tandklinikker. Finansiering til indkøb af system, undervisning m.v. sker indenfor den ramme, der er afsat til montering.

 

Beskrivelse af IT-projektet

IT-projektet er initieret af den foranalyse der blev udarbejdet af BUT og IT-kontoret primo 2003, hvor konklusionen var, at en samlet IT løsning til BUT ville medføre mærkbare gevinster. Systemet vil skabe et tidssvarende og langt bedre grundlag for at yde service til borgerne samt øge tilgængeligheden for disse.

 

På tandklinikkerne vil besværlige manuelle arbejdsgange, samt det dobbelte papirkartotek over patienterne og papirjournaler kunne erstattes af elektronisk aftalebog og -patientjournaler. Medarbejderne vil endvidere få et bedre arbejdsmiljø som følge af indførslen af digital røntgen.

 

De lovpligtige tandsundhedsindberetninger til Sundhedsstyrelsen kan overgå til elektronisk ekspedition, hvilket vil spare tid og øge validiteten. En fælles journal i hele BUT vil derfor lette og forenkle samarbejde mellem klinikkerne betragteligt.

 

Statistikker og Benchmark vil opnå øget validitet på alle niveauer i organisationen, og vil åbne mulighed for elektronisk måling af produktion og produktivitet.

 

På baggrund af foranalysens konklusioner blev der igangsat et pilotprojekt primo 2004 med henblik på at afdække eventuelle vanskeligheder i forbindelse med overgangen til elektronisk dokumenthåndtering. Erfaringer fra pilotprojektet danner baggrunden for IT anskaffelsen og implementeringsprocessen i hele BUT.

 

Anmeldelse til Datatilsynet

Ved ibrugtagning af den elektroniske patientjournal, vil der blive registreret en række personfølsomme journaldata. Disse data vil skulle bruges i forbindelse med patientbehandling og i anonymiseret form til dannelse af statistikker.

 

Da der er tale om behandling af personfølsomme oplysninger, skal behandlingen anmeldes til Datatilsynet. I den anledning skal Sundheds – og Omsorgsudvalget godkende den elektroniske databehandling.

 

Begrænset EU-udbud

EU Udbudsbekendtgørelsen blev udsendt 8. april 2005 som begrænset udbud. Sidste frist for begæring om prækvalifikation var den 18. maj 2005. Det endelige udbudsmateriale blev fremsendt til de fem prækvalificerede leverandører den 8. juni 2005. BUT modtog på denne baggrund et tilbud fra konsortiet bestående af Systematic Software Engineering A/S, Theilgaard Mortensen A/S og ProCuris A/B.

 

Dette tilbud lever op til 97 % af kravene opstillet i udbudsmaterialet. 

 

Tidsplan

18/5              Prækvalifikationsfase sluttede.

24/8              Tilbudsfristen udløb.

24/8 – 19/9  Gennemgang af tilbud.

26/9              Indstilling til Direktionen om valg af leverandørkonsortium.

Eventuel videre proces for godkendelse:

27/10            Indstilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget om valg af leverandørkonsortium.

22/11            Indstilling til Økonomiudvalget om valg af leverandørkonsortium.

1/12              Indstilling til Borgerrepræsentationen om valg af leverandørkonsortium.

 

Umiddelbart efter politisk godkendelse:

·        Kontrakt underskrives.

·        Kontraktsafklaring med tilbudsgiver.

·        Løsningsbeskrivelse, teknisk klargøring og systemtest.

·        Afhængigt af tidspunktet for endelig kontraktsindgåelse vil implementeringen af systemet på de første klinikker starte maj eller august 2006.

 

Samarbejde med Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen

Børne- og Ungdomstandplejen skal pr. 1. januar 2006 overflyttes fra Sundhedsforvaltningen til den kommende Børne- og Ungdomsforvaltning.

På den baggrund har Børne- og Ungdomstandplejen derfor allerede på nuværende tidspunkt indledt et samarbejde med Uddannelses- og Ungdoms- forvaltningen primært omkring den tekniske afklaring i forhold til IT-projektet.

 

Center for Informatik i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har deltaget i kvalitetssikringen af den tekniske del af udbudsmaterialet og i den efterfølgende afklaring af det indkomne tilbud. Desuden inddrages Center for Informatik i afklaringen af IT-infrastrukturen på klinikkerne.

 

Samtlige Børne- og Ungdomstandplejen´s medarbejdere skal undervises i det nye EPJ – system. Der er derfor indledt et tættere samarbejde med Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens uddannelsesafdeling med henblik på planlægning og strategi i forhold til uddannelse af Tandplejens medarbejdere.

 

Af hensyn til den fortsatte forankring indtræder en ledelsesrepræsentant fra Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen i projektets styregruppe.

 

Af hensyn til den fortsatte kontinuitet i projektet, vil projektlederen gennemføre projektet ved udlån fra Sundhedsforvaltningen til Børne- og Ungdomsforvaltningen i hele projektets forløb.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Sundhedsforvaltningens positivliste over sager der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Økonomi for klinikmontering 2004-07 inkl. IT-montering

Finansieringen af IT-investeringen til tandklinikkerne er indeholdt i de årlige monteringsmidler som tilføres BUT. I nedenstående ta bel er udgifterne til henholdsvis klinik- og IT montering beskrevet. Idet midlerne for 2007 ikke er bevilget endnu, er det en forudsætning for at gennemføre IT-projektet at denne bevilling finder sted.

 

Monteringsbudget i 1000 kr. (04-niveau)

	2004	2005	2006	2007	I alt 2004-2007
Budget	12.306	14.973	14.973	*14.973	57.225
Forbrug i alt	10.300	14.973	12.764	**5.385	43.422

 

Forbrug opdelt i klinik- og IT-montering

Klinikmontering	10.000	7.641	6.399	5.385	29.425
IT-montering	300	7.332	6.365	0	13.997

* Forventet budget eksklusiv pågældende års demografitilskrivning

**Yderligere udgifter må påregnes

 

Udover de beskrevne omkostninger vil der være en række udgifter til driften af IT-systemet. Denne driftsudgift forventes at være ca. 1 mio. kr./år. Det forventes at BUT i løbet af en 5-årig periode, via de effektiviseringsgevinster der er ved indførelsen af systemet selv kan afholde de fulde driftsomkostninger indenfor rammen. I nedenstående tabel er vist hvordan det forventes at Tandplejen gradvist er i stand til at finansiere driftsudgifterne.

 

Gradvis finansiering af IT-driftsudgifter i kr.

2007	2008	2009	2010
100.000	200.000	500.000	1.000.000

 

Som vist i tabellen vil der i den første årrække være brug for, at Tandplejen tilføres ekstra midler til driften af systemet, indtil den fulde effektiviseringsgevinst slår igennem.

 

Implementeringen af EPJ

Implementeringen af EPJ forventes at starte medio 2006, hvilket betyder at tidsplanen er ændret i forhold til den oprindelige således, at indførsel af EPJ i Tandplejen forventes at være afsluttet medio 2007.

 

På grund af den ændrede tidsplan, vil der være behov for en overflytning af ubrugte monteringsmidler fra budget 2005 til budget 2006. Projektet gennemførsel er afhængigt af denne overførsel af midler mellem budgetårene.

 

Systematic Software Engineering A/S ´s tilbud:

Anskaffelse:

(2005-niveau)

Produkt	Pris
EPJ-system	3.911.137
Scannere til røntgen	2.539.591
Uddannelse*	1.000.000
Hardwareindkøb	4.515.000
Konvertering af data fra andre systemer	452.941
Konsulentbistand og projektledelse	2.160.000
Sum	14.578.669

*Prisen er et estimat idet evt. omkostninger til lokaleleje, forplejning, materialer mv. endnu er uafklaret. Beløbet indeholder desuden midler til grundlæggende IT-kurser for medarbejdere der skal opkvalificeres.

 

Udover anskaffelsessummen vil der være udgifter til løbende driftsomkostninger på ca. 1,0 mio. kr. årligt.

 

Opgradering af IT-infrastruktur

Forud for implementering af EPJ-systemet er det nødvendigt med en afklaring af klinikker nes netkapacitet.

 

Hovedparten af tandklinikkerne er lokaliseret på skoler og det skal afklares hvorvidt nogle klinikker vil kunne lægges ind under skolernes netværk. Øvrige klinikker vil skulle opgraderes mht. netværkskapacitet for at EPJ-systemet kan fungere optimalt.

 

Transport af røntgenbilleder over netværket stiller større krav til netkapacitet end tekst.

 

HØRING

Ingen.

 

 

Ib Haurum

/Flemming Engstrøm