Plan for "Åbenhed på Rådhuset"
Plan for "Åbenhed på Rådhuset"
Borgerrepræsentationen
DAGSORDEN
for Ordinært møde torsdag den 1. juni 2006
BR 337/06
Plan for "Åbenhed på Rådhuset"
Plan for "Åbenhed på Rådhuset"
Indstilling om,
at planen for "Åbenhed på Rådhuset" evalueres to gange - medio 2007 og medio 2009,
at der under initiativet med tilbagemeldingsgarantien præciseres, at tilbagemeldingsgarantien gælder alle skriftlige henvendelser - herunder e-mail - og ikke telefoniske eller personlige henvendelser, at tilbagemeldingsgarantien gælder alle henvendelser – uanset om de angår nye sager eller igangværende sager, at tilbagemeldingsgarantien gælder alle skriftlige henvendelser, hvor selve sagsbehandlingstiden overstiger 10 dage, at brevet med tilbagemeldingen skal indeholde oplysninger om lovmæssigt sagsbehandlingstid for den pågældende type sag, hvis en sådan er fastsat, at det tilstræbes, at kommunen altid oplyser navnet på enten en konkret sagsbehandler eller navnene på sagsbehandlerne i det team, der har ansvaret for sagen,
at forvaltningerne hver især udarbejder forslag til et standardbrev til tilbagemeldingsgarantien,
at Borgerrådgiveren får ansvar for at påse, at tilbagemeldingsgarantien overholdes i forbindelse med behandling af konkrete sager,
at de enkelte fagudvalg pålægges at tage stilling til og offentliggøre, hvordan de vil gå i dialog med de enheder, institutioner og brugergrupper, der hører til deres forvaltningsområde. De nuværende udvalg pålægges at gøre dette inden udgangen af 2006 og kommende udvalg pålægges at gøre det i starten af valgperioden,
at Økonomiforvaltningen undersøger de tekniske muligheder for udarbejdelse af åbne postlister i Københavns Kommune, samt undersøge hvilke erfaringer andre større kommuners har med åbne postlister. På baggrund af undersøgelsen udarbejdes en indstilling til ØU. Indstillingen udarbejdes og fremlægges senest i oktober 2006,
at tilbyde, at der oprettes informationssider for Borgerrepræsentanterne på www.kk.dk med det beskrevne indhold,
at tilbyde, at der oprettes informationssider for borgmestrene på www.kk.dk med det beskrevne indhold,
at tilbyde, at Borgerrepræsentanterne kan oprette hjemmesider på www.kk.dk med det beskrevne indhold,
at indarbejde 0,5 mio. årligt i budgetterne for 2007-2009 til afholdelse af 4 årlige "åbent hus" arrangementer på Rådhuset i perioden fra 2006-2009, Udgiften i 2006 på 0,5 mio. kr. afholdes på Økonomiudvalgets budget 2006, Økonomisk drift, 6.51.
at kommunen udsteder en tilbagemeldingsgaranti på maksimalt 10 dage for henvendelser til kommunen,
at bevilge
yderligere 1 mio. fra den pulje på 8 mio. der er afsat til etablering af én telefonisk
indgang til kommunen. Pengene skal bruges til at forcere arbejdet med at udarbejde
kravspecifikation og gennemføre EU-udbud,
at anvise dækning for udgifter på 0,5 mio. på
Økonomiforvaltningens budget 2006 til udvikling af kursusmateriale og
uddannelse af "sprogrøgtere". Udgiften afholdes på bevillingen Økonomisk
forvaltning, drift, funktion 6.51.,
at samtlige forvaltninger inden årets udgang fremkommer med forslag til, hvorledes der kan opstilles kvalitetsstandarder på samtlige kommunale institutioner og tilbud,
at samtlige forvaltninger i forlængelse heraf inden årets udgang fremkommer med forslag til ensartet koncept for kvalitative og kvantitative brugerundersøgelser på samtlige kommunale institutioner og tilbud,
at samtlige forvaltninger halvårligt offentliggør udviklingen i antallet af ansatte i rådhussekretariaterne startende 1. januar 2006,
at samtlige forvaltninger inden årets udgang for Borgerrepræsentationen fremlægger forslag og visioner til samt redegørelse for efterspørgsel efter mere fleksible åbningstid er på kommunens institutioner på hverdage og i weekender, samt at der i forslag og visioner gøres rede for eventuelle økonomiske og sociale konsekvenser af mere fleksible åbningstider, samt.
at Økonomiforvaltningen koordinerer processen og sørger for sammenlignelige resultater.
(Økonomiudvalget)
Økonomiforvaltningen
indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler
følgende at-punkter, hvoraf de seks første er nye punkter, tilføjet efter høringen
af planen:
- at planen for
"Åbenhed på Rådhuset" evalueres to gange - medio 2007 og medio 2009.
- at der under
initiativet med tilbagemeldingsgarantien præciseres, at tilbagemeldingsgarantien
gælder alle skriftlige henvendelser - herunder e-mail - og ikke telefoniske
eller personlige henvendelser, at tilbagemeldingsgarantien gælder alle
henvendelser – uanset om de angår nye sager eller igangværende sager, at
tilbagemeldingsgarantien gælder alle skriftlige henvendelser, hvor selve
sagsbehandlingstiden overstiger 10 dage, at brevet med tilbagemeldingen skal
indeholde oplysninger om lovmæssigt sagsbehandlingstid for den pågældende type
sag, hvis en sådan er fastsat, at det tilstræbes, at kommunen altid
oplyser navnet på enten en konkret sagsbehandler eller navnene på sagsbehandlerne
i det team, der har ansvaret for sagen.
- at forvaltningerne
hver især udarbejder forslag til et standardbrev til tilbagemeldingsgarantien.
- at Borgerrådgiveren
får ansvar for at påse, at tilbagemeldingsgarantien overholdes i forbindelse
med behandling af konkrete sager.
- at de enkelte
fagudvalg pålægges at tage stilling til og offentliggøre, hvordan de vil gå i
dialog med de enheder, institutioner og brugergrupper, der hører til deres
forvaltningsområde. De nuværende udvalg pålægges at gøre dette inden udgangen
af 2006 og kommende udvalg pålægges at gøre det i starten af valgperioden.
- at Økonomiforvaltningen
undersøger de tekniske muligheder for udarbejdelse af åbne postlister i Københavns
Kommune, samt undersøge hvilke erfaringer andre større kommuners har med åbne
postlister. På baggrund af undersøgelsen udarbejdes en indstilling til ØU.
Indstillingen udarbejdes og fremlægges senest i oktober 2006.
Oprindelige at-punkter:
-at tilbyde, at
der oprettes informationssider for Borgerrepræsentanterne på www.kk.dk med det
beskrevne indhold.
-at tilbyde, at
der oprettes informationssider for borgmestrene på www.kk.dk med det beskrevne
indhold.
-at tilbyde, at Borgerrepræsentanterne
kan oprette hjemmesider på www.kk.dk med det beskrevne indhold.
-at indarbejde
0,5 mio. årligt i budgetterne for 2007-2009 til afholdelse af 4 årlige "åbent
hus" arrangementer på Rådhuset i perioden fra 2006-2009. Udgiften i 2006 på 0,5
mio. kr. afholdes på Økonomiudvalgets budget 2006, Økonomisk drift, 6.51.
-at kommunen
udsteder en tilbagemeldingsgaranti på maksimalt 10 dage for henvendelser til kommunen.
-at bevilge
yderligere 1 mio. fra den pulje på 8 mio. der er afsat til etablering af én telefonisk
indgang til kommunen. Pengene skal bruges til at forcere arbejdet med at udarbejde
kravspecifikation og gennemføre EU-udbud.
-at anvise dækning for
udgifter på 0,5 mio. på Økonomiforvaltningens budget 2006 til udvikling af
kursusmateriale og uddannelse af "sprogrøgtere". Udgiften afholdes på bevillingen
Økonomisk forvaltning, drift, funktion 6.51.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 16. maj 2006
1. At samtlige forvaltninger inden årets udgang fremkommer med forslag til, hvorledes der kan opstilles kvalitetsstandarder på samtlige kommunale institutioner og tilbud.
2. At samtlige forvaltninger i forlængelse heraf inden årets udgang fremkommer med forslag til ensartet koncept for kvalitative og kvantitative brugerundersøgelser på samtlige kommunale institutioner og tilbud.
3. At samtlige forvaltninger halvårligt offentliggør udviklingen i antallet af ansatte i rådhussekretariaterne startende 1. januar 2006.
4. At samtlige forvaltninger inden årets udgang for Borgerrepræsentationen fremlægger forslag og visioner til mere fleksible åbningstider på kommunens institutioner på hverdage og i weekender, samt at der i forslag og visioner gøres rede for eventuelle økonomiske konsekvenser af mere fleksible åbningstider."
Camilla Burgwald (F) stillede underændringsforslag til ændringsforslagets 4. at om, at ordene "og sociale" indsættes efter ordet "økonomiske" i 4. linje.
Jacob Hougaard (A) stillede underændringsforslag til ændringsforslagets 4. at om, at ordene "samt efterspørgsel efter" indsættes efter ordene "visioner til" i 2. linje.
Overborgmesteren stillede følgende ændringsforslag:
"at Økonomiforvaltningen koordinerer processen og sørger for sammenlignelige resultater."
Økonomiudvalget godkendte underændringsforslagene og ændringsforslagene, herunder det således ændrede 4. at, uden afstemning.
Den således ændrede indstilling blev herefter anbefalet uden afstemning.
RESUME
I forbindelse med
februars projekt i "18
0 grader rundt på 180 dage" om "Åbenhed på Rådhuset" blev
der fremlagt en plan med en række konkrete initiativer, der kan sikre øget
åbenhed og gennemsigtighed omkring byens styre og forvaltningernes arbejde og styrke dialogen
mellem københavnerne og politikerne.
På ØU-mødet den 28.
februar blev det besluttet, at sende indstillingen om plan for "Åbenhed på
Rådhuset", inklusiv de stillede ændringsforslag, i ekstern høring hos organisationer,
foreninger, ældreråd, lokalråd m.v. Listen over høringsparter blev udarbejdet
ud fra forvaltningernes tilbagemeldinger om, hvilke parter de mente var
relevante for deres forvaltningsområde.
På ØU-mødet den 28.
februar blev det endvidere besluttet, at sende forslagene om tilbagemeldingsgarantien
og informationssider for borgmestrene i høring hos forvaltningerne, samt at der
blev lavet en intern høringsproces, hvor borgerrepræsentanterne høres om informationssider
og hjemmesider for medlemmerne.
Høringsfristen blev
fastsat til 19. april 2006.
Der
indkom 16 høringssvar til den samlede plan og svar fra alle forvaltninger
vedrørende tilbagemeldingsgarantien og oplysningssiderne for borgmestre.
Bilag 1 indeholder en opsummering
af høringssvarene og Økonomiforvaltningens bemærkninger til høringssvarene.
De
første fem at-punkter i indstillingen er tilføjelser til den oprindelige
indstilling, tilføjet på baggrund af de indkomne høringssvar. Mens det sjette
nye at-punkt er tilføjet på baggrund af ændringsforslaget ved behandlingen i
Økonomiudvalget
I
beskrivelsen af de enkelte initiativer nedenfor, fremgår det, om der søges om
godkendelse til initiativet i denne indstilling, om der efterfølgende kommer
indstillinger om initiativet eller om initiativet umiddelbart kan gennemføres
uden politisk behandling. Det fremgår desuden, om høringen har givet anledning
til tilføjelser til initiativet.
Følgende
initiativer indgår i planen:
Under overskriften "rene linjer":
·
Borgerrepræsentanterne
på www.kk.dk
·
Borgmestrene på
www.kk.dk
·
Borgerrepræsentanternes
hjemmesider
·
Direktionerne
på www.kk.dk
Under overskriften "endnu større gennemsigtighed":
·
Forbedrede
indstillinger og ny teknisk platform for mødemateriale
·
Forbedret
overskuelighed omkring sagsforløb og mulighed for indflydelse
·
"Min side"
·
Åbne postlister
Under overskriften "endnu bedre dialog":
·
Café på Rådhuset
·
"åbent hus" på
Rådhuset
·
Byforum
·
Dialog mellem
udvalg og deres ansvarsområde
Under overskriften "endnu bedre service":
·
Tilbagemeldingsgaranti
·
Sammenlignelige
priser på kommunens serviceydelser
·
Ét
telefonnummer / kontaktcenter
·
"Sprogrøgtere"
SAGSBESKRIVELSE
Det er en
grundbetingelse for et åbent, demokratisk bystyre, at der er maksimal gennemsigtighed
i bystyrets virke. At beslutningsprocesserne indbyder til engagement og
medspil, og at beslutninger er velbelyste, velfunderede og veldokumenterede, også
selv om man måtte være uenig i disse beslutninger.
København skal være en
åben by. Det vil sige, at københavnere, virksomheder, organisationer og
foreninger skal have løbende, klar og forståelig information om de personer,
processer og beslutninger, der har betydning for deres hverdag og virke.
København udvikles
bedst i tæt samspil mellem bystyre, københavnere, borgergrupper, brugere, virksomheder
og organisationer. En styrket dialog og et tæt samspil skal sikre, at kommunen
udvikler og tilpasser servicen til københavnernes behov.
Energi og dynamik
hæmmes uden dialog. Engagement og initiativ styrkes af en ligeværdig dialog.
Ikke alle københavnere
er lige engagerede i byens styrelse og de beslutninger, der tages om byens
udvikling. Det er helt legitimt. Andre engagerer sig alene i institutioner og
projekter, som knytter sig til deres livssituation.
Kommunen skal være
tilgængelig - informationer skal være tilgængelige for dem, der har en særlig
interesse eller bliver berørt af beslutninger i byens styre. Og de skal være
til rådighed, hvis der opstår et behov for at vide mere. Det skal være enkelt
at komme i kontakt med kommunen – både politikerne og forvaltningerne skal være
tilgængelige.
Opfølgning på planen
For at følge op på
initiativerne, er der i indstillingen foreslået, at planen for "Åbenhed på
Rådhuset" evalueres to gange - medio 2007 og medio 2009.
Beskrivelser af enkeltinitiativerne
"Rene linjer"
Informationssider for Borgerrepræsentanterne på www.kk.dk.
Siderne opbygges i en fælles skabelon udarbejdet af Økonomiforvaltningen, hvor
følgende emner indgår:
·
stamdata
·
lønnede hverv -
inkl. angivelse af vederlag - hvor Borgerrepræsentanten repræsenterer kommunen
·
ulønnede hverv,
hvor Borgerrepræsentanten repræsenterer kommunen
·
span>udgifter til
hjemmearbejdsplads, mobiltelefon, taxa og gaver for det enkelte medlem
·
oversigt over
de rejser medlemmet har deltaget i og link til oversigt over de samlede
udgifter til mødeforplejning og rejser for hhv. Borgerrepræsentationen og de
enkelte udvalg
·
mulighed for at
udfylde og linke til oplysningsskema om Borgerrepræsentantens personlige,
økonomiske forhold
·
oversigt over
medlemmets mødedeltagelse i Borgerrepræsentationen og i de udvalg de sidder i
·
link til deres
hjemmesider
Godkendelse og ansvar:
Siderne er oprettet og lanceret den 22. februar 2006.
Efter behandlingen i ØU den 28. februar, blev det besluttet, at der skulle
udarbejdes nye tekster til siderne og at disse skulle sendes i høring. De nye
tekster blev sendt i høring via gruppeformændene den 8. marts 2006 med høringsfrist
den 19. april 2006. Der er ikke modtaget kommentarer til siderne og teksterne
er skiftet ud i uge 17.
Ansvar for oprettelse
og opdatering af oplysningerne på siderne:
Oplysninger om hverv og aflønning af disse hentes fra hvervsdatabasen, som opdateres
af BR Sekretariatet.
Alle opgørelser over betalte udgifter for det enkelte medlem opdateres af BR
Sekretariatet. Dog har det enkelte medlem ansvar for at indberette oplysninger
om gaver der er givet eller modtaget til medlemssekretærerne, der sørger for at
disse oplysninger opdateres.
Opgørelser over betalte udgifter for Borgerrepræsentationen og ØU opdateres af
BR Sekretariatet og ØKF's Administrationssekretariat.
Opgørelser over betalte udgifter for fagudvalgene oprettes og opdateres af
sekretariaterne for de pågældende udvalg.
Skema med oplysninger om personlige, økonomiske forhold oprettes og vedligeholdes
af det enkelte medlem.
BR Sekretariatet laver løbende opgørelser over de enkelte medlemmers deltagelse
i møder i Borgerrepræsentationen og udvalg.
Målet med at
offentliggøre disse oplysninger er, at skabe bedre overblik over udgifterne og
lette københavnernes mulighed for at se hvad de betaler til byens styre.
Det skal bemærkes, at
udgifterne til mødeforplejning og rejser afregnes pr. udvalg og ikke pr. medlem
og at tallet er et sumtal for det samlede forbrug. Gaver opgøres af det enkelte
medlem.
Offentliggørelsen af
det samlede repræsentationsforbrug ændrer ikke ved offentlighedens mulighed for
at få indsigt i de enkelte, konkrete repræsentative udgifter. I henhold til
kommunens revision skal der på hvert enkelt udgiftsbilag anføres deltagerkreds
og formålet med mødet. Disse bilag vil være omfattet af adgangen til aktindsigt
(jf. offentlighedslovens kap. 3), medmindre oplysningerne kan undtages f.eks.
under hensyn til udførelsen af kommunens forretningsvirksomhed eller personlige
og offentlige interesser.
Økonomi:
Der er brugt ca. 10 timer på oprettelse af medlemssiderne. Det skønnes, at
forvaltningerne hver skal bruge ca. 2 timer på at oprette siderne for
udvalgene. Borgerrepræsentationens Sekretariat og Administrationssekretariatet
skal bruge ca. 2 timer om måneden på den løbende opdatering af medlemssiderne.
Forvaltningerne skal hver bruge ca. 1 time om måneden på at opdatere siderne
for udvalgene. Herudover kommer den tid medlemmerne selv skal bruge på at
indberette modtagelse af gaver til Borgerrepræsentationens Sekretariat.
Informationssider for borgmestrene på www.kk.dk.
Siderne opbygges i en fælles skabelon udarbejdet af Økonomiforvaltningen, hvor
følgende emner indgår:
·
stamdata
·
lønnede hverv -
inkl. angivelse af vederlag - hvor borgmesteren repræsenterer kommunen
·
ulønnede hverv,
hvor borgmesteren repræsenterer kommunen
·
udgifter til
møder, repræsentation, rejser, gaver, hjemmearbejdsplads, telefon,
borgmesterbil mm. for den enkelte borgmester
·
link til
oversigt over de samlede udgifter til mødeforplejning og rejser for hhv.
Borgerrepræsentationen og de enkelte udvalg
·
oplysningsskema
om borgmestrenes personlige, økonomiske forhold
·
oversigt over
borgmesterens mødedeltagelse i Borgerrepræsentationen og i de udvalg de sidder
i
·
link til deres
hjemmesider
Godkendelse og ansvar:
Siderne er oprettet og lanceret den 22. februar 2006. Efter møde med
forvaltningerne, er beskrivelserne de enkelte poster justeret, de nye
beskrivelser har været i høring i forvaltningerne og de nye beskrivelser er
endelig udmeldt.
Ansvar for oprettelse
og opdatering af oplysningerne på siderne:
Oplysninger om hverv og aflønning af disse hentes fra hvervsdatabasen, som
opdateres af BR Sekretariatet. Udgiften til hjemmearbejdsplads mm. opdateres
ligeledes af BR Sekretariatet.
Alle øvrige udgifter for den enkelte borgmester opdateres af sekretariatet for
den pågældende borgmester.
Opgørelser over betalte udgifter for Borgerrepræsentationen og ØU opdateres af
BR Sekretariatet og ØKF's Administrationssekretariat.
Opgørelser over betalte udgifter for fagudvalgene oprettes og opdateres af
sekretariaterne for de pågældende udvalg.
Skema med oplysninger om personlige, økonomiske forhold oprettes og vedligeholdes
af den enkelte borgmester.
BR Sekretariatet laver løbende opgørelser over de enkelte medlemmers deltagelse
i møder i Borgerrepræsentationen og udvalg.
Målet med at
offentliggøre disse oplysninger er, at skabe bedre overblik over udgifterne og
lette københavnernes mulighed for at se hvad de betaler til byens styre.
Det skal bemærkes, at
udgifterne til mødeforplejning og rejser afregnes pr. udvalg og ikke pr. medlem
og at tallet er et sumtal for det samlede forbrug. Gaver opgøres af det enkelte
medlem.
Offentliggørelsen af
det samlede repræsentationsforbrug ændrer ikke ved offentlighedens mulighed for
at få indsigt i de enkelte, konkrete repræsentative udgifter. I henhold til
kommunens revision skal der på hvert enkelt udgiftsbilag anføres deltagerkreds
og formålet med mødet. Disse bilag vil være omfattet af adgangen til aktindsigt
(jf. offentlighedslovens kap. 3), medmindre oplysningerne kan undtages f.eks.
under hensyn til udførelsen af kommunens forretningsvirksomhed eller personlige
og offentlige interesser.
Hjemmesider for Borgerrepræsentanterne på www.kk.dk
På ØU's møde den 28. februar 2006 var der optaget en særskilt indstilling
(J.nr. ØU 61/2006) vedrørende oprettelse af hjemmesider for
Borgerrepræsentanterne på www.kk.dk. Indstillingen blev
behandlet sammen med nærværende indstilling, og beslutningen om at sende planen
for "Åbenhed på Rådhuset" i høring omfattede også indstillingen om hjemmesider.
Punktet blev desuden sendt i høring via gruppeformændene den 8. marts 2006 med
høringsfrist den 19. april 2006.
En ny indstilling - inklusiv notat om høringssvar -
behandles sammen med nærværende indstilling.
Indstillingen går i
korte træk ud på, at Borgerrepræsentanter,
som ønsker at beholder en allerede eksisterende hjemmeside eller oprette en ny
hjemmeside i eget design og eget web-system, kan tilføje Københavns Kommunes
top-bjælke med kommunens byvåben og teksten "Medlem af Københavns
Borgerrepræsentation/xxx-borgmester i Københavns Kommune" for at indikere deres
tilhørsforhold til kommunen.
Alternativt kan Borgerrepræsentanter, som ikke ønsker at oprette egen
hjemmeside i eget websystem, oprette en hjemmeside via Københavns Kommunes
web-system, som derved også vil indeholde Københavns Kommunes top-bjælke med
kommunens byvåben og teksten "Medlem af Københavns
Borgerrepræsentation/xxx-borgmester i Københavns Kommune".
Oplysningerne på
hjemmesiderne står for politikernes "egen regning" men skal som minimum
indeholde følgende:
·
politisk program,
mærkesager mm.
·
mulighed for
dialog (e-mail, debatmodul), nyhedsbreve, sms-service mm.
Godkendelse og ansvar:
- se særskilt indstilling for dette initiativ.
Økonomi:
Det skønnes, at der skal bruges ca. ½ time på oprettelse af hver hjemmeside til
Borgerrepræsentanterne og 2 timer til uddannelse af Borgerrepræsentanten i
systemet. Det er medlemmets eget ansvar at opdatere hjemmesiden. Derudover skal
der bruges 2 timer på uddannelse af medlemssekretærerne, som får ansvar for den
løbende support på siderne for Borgerrepræsentanterne – omfanget af denne
opdatering kan endnu ikke anslås.
Informationssider for direktørerne i alle forvaltninger på www.kk.dk
Siderne opbygges i en fælles skabelon udarbejdet af Økonomiforvaltningen.
Siderne indeholder oplysninger om direktørernes "professionelle virke" og
følgende emner indgår:
·
navn, billede
og stilling
·
ansvarsområder
·
samlet løn og
ansættelsesforhold
·
opgørelse over
antal af medarbejdere direktionsmedlemmet har områdeansvar for, samt medarbejdernes
kønsfordeling og sygefravær (oplysninger om etnicitet er ikke oplysninger, en
kommune kan ligge inde med for enkelte ansatte).
·
poster i bestyrelser
o.lign., hvor direktørerne repræsenterer kommunen
·
udgifter og
formål med de administrerende direktørers årlige studierejse
·
uddannelse
·
tilbud om
yderligere information som fx baggrund, private tillidshverv mm.
Godkendelse og ansvar:
Siderne er oprettet og lanceret den 22. februar 2006. Efter møde med
forvaltningerne, er enkelte poster justeret. Der er stadig ikke helt
overensstemmelse mellem forvaltningernes måde at vise oplysningerne på.
Sygefraværet er ikke opgjort ensartet, men Økonomiforvaltningen forventer, at
Statistisk Kontor kan lave en opgørelse i august 2006, når der er ½ års datamateriale
at lave den udfra.
Hvert direktionsmedlem
har udfyldt en samtykkeerklæring. Ingen af oplysningerne går ud over det, man i
dag kan få oplyst, hvis man beder om det. Men – fordi oplysningerne lægges
frivilligt ud på hjemmesiden og dermed bliver til et "register" ifølge
persondataloven, kræver det "udtrykkeligt informeret samtykke" fra de involverede.
Ansvar for oprettelse
og opdatering af oplysningerne på siderne:
Oplysningerne på siderne udarbejdes og opdateres af forvaltningen for det
pågældende direktionsmedlem og lægges ind i den fælles skabelon.
Økonomi:
Der er brugt ca. 2 timer i hver forvaltning på oprettelsen og tilretningen af
oplysningssiderne direktørerne og at det skønnes, at der hver måned skal bruges
ca. 1 time til opdatering af oplysningssiderne. Herudover er der brugt tid på
at afholde møder med forvaltningerne og Økonomiforvaltningen har brugt ca. 5
timer på oprettelse af grundsider og på beskrivelserne af de enkelte poster.
Endnu større gennemsigtighed
Forbedret mødemateriale til
Borgerrepræsentationen og udvalgene.
Der udvikles n
ye skabeloner for Borgerrepræsentationens og udvalgenes
mødemateriale, medarbejderne uddannes i brug af skabelonerne og i at formidle
sig klart og enkelt, sagsgangene rationaliseres og der inddrages nye medier i
formidlingen af mødematerialet. Desuden flyttes mødematerialet til en ny
teknisk platform (eDoc), der udvikles en abonnementordning, der gør det muligt
at abonnere på særlige emner i udvalgenes og Borgerrepræsentationens
dagsordener og referater og praksis omkring afskrivning og web-tv af BR-møderne
ændres, således at den opdeles pr. dagsordenpunkt og at afskrivningen
udelukkende laves på bestilling.
Godkendelse og ansvar:
Der udarbejdes en særskilt indstilling til ØU fra Økonomiforvaltningen omkring
dette initiativ. Indstillingen forventes klar medio 2006, test af det
forbedrede mødemateriale gennemføres i efteråret 2006 og er fult implementeret
i 1. halvår af 2007.
Økonomi:
I indstillingen vil indgå en nærmere beskrivelse af økonomien.
"Sagen på dagsordenen" og "Muligheder for indflydelse"
Informationen på www.kk.dk skal struktureres
på en måde, der giver gode muligheder for at overskue og gennemskue sagers vej
gennem systemet og de politiske beslutningsprocesser. Der skal være fokus på hvilke muligheder for
indflydelse man har som borger / bruger undervejs i processen.
Informationerne struktureres under overskrifterne "Sagen på dagsordenen" og
"Muligheder for indflydelse" på www.kk.dk.
Godkendelse og ansvar:
Der laves ikke indstilling omkring dette initiativ.
Information og Kommunikation og Borgerrepræsentationens Sekretariat har
ansvaret for arbejdet.
Økonomi:
Der er ingen udgifter forbundet med dette initiativ.
"Min side"
De eksisterende elektroniske
selvbetjeningsmuligheder skal videreudvikles og der skal laves et system, der
giver alle københavnere mulighed for at gå ind på "Min side" – her skal de kunne finde alt hvad
kommunen ved om dem – eneste begrænsning er undtagelserne i Forvaltningslovens
regler om aktindsigt og i "Lov om offentlighed i forvaltningen". De skal også
have adgang til egne sager, henvendelser, breve mm. "Min side" skal være et
offentligt servicekontor på Internettet. Optimalt bør det udvikles til at
omfatte hvad alle offentlige myndigheder ved.
Initiativets
gennemførelse kræver udvikling af en fælles it-arkitektur og en it-løsning
(integrationsplatform), der muliggør, at mange forskellige systemer (inkl.
fagsystemer og eDoc) "taler sammen" på en standardiseret og entydig måde.
Godkendelse og ansvar:
Der udarbejdes en særskilt indstilling til ØU fra Økonomiforvaltningen.
Indstillingen forventes klar i august 2006.
Økonomi:
I indstillingen vil indgå en nærmere beskrivelse af økonomi og tidsperspektiv
for implementering af "Min Side".
Åbne postlister
Der skal laves en undersøgelse af de tekniske
muligheder for udarbejdelse af åbne postlister i Københavns Kommune. Desuden
skal det undersøges, hvilke erfaringer andre større kommuners har med åbne
postlister. På baggrund af undersøgelsen udarbejdes en indstilling til ØU.
Godkendelse og ansvar:
Der udarbejdes en særskilt indstilling til ØU fra Økonomiforvaltningen.
Indstillingen forventes klar senest i oktober 2006.
Økonomi:
I indstillingen vil indgå en nærmere beskrivelse af økonomi og tidsperspektiv
for implementering af åbne postlister.
Endnu bedre dialog
Café på Rådhuset
Der etableres af en café i et egnet lokale på
Rådhuset, så Rådhuset kan blive et naturligt sted for københavnerne at drikke
en kop kaffe, læse en avis, se en udstilling og udveksle synspunkter om byens
udvikling.
Godkendelse og ansvar:
På Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 30. marts 2006 og på Økonomiudvalgets mødet
den 4. april 2006, blev en indstillingen om, at Kultur- og Fritidsforvaltningen
udarbejder et projektforslag for etablering af café ved Jens Olsens Verdensur,
tiltrådt og det blev anbefalet at sende indstillingen til BR.
Projektforslaget
forventes færdig i slutningen af 2006 hvorefter udførelsen forventes færdig i
løbet af 2007.
Økonomi:
I indstillingen vil indgå en nærmere beskrivelse af økonomien.
"Åbent hus" på Rådhuset
Politikerne er værter ved disse arrangementer
og gæsterne er københavnerne. Inspireret af Kulturnatten arrangeres der 4
"åbent hus" arrangementer på Rådhuset hvert år de næste 4 år, hvor der lægges
op til dialog om aktuelle temaer. Arrangementerne skal have en uformel karakter
og vil bestå af en kombination af inspirerende oplæg, udstillinger og direkte
snak mellem deltagerne.
Godkendelse og ansvar:
Godkendelse af dette initiativ er en del af denne indstilling. Der udarbejdes ikke
særskilt indstilling om "åbent hus" arrangementerne, men politikerne inviteres
årligt til drøftelser af emnerne for arrangementerne.
Økonomiforvaltningen har ansvaret for at arrangere "åbent hus", men afhængigt
af temaerne vil de andre forvaltninger blive inddraget.
Første "åbent hus" arrangement afholdes 13. september 2006 klokken 17-20. Målet
er, at der afholdes 2 arrangementer i 2006.
Økonomi:
I denne indstilling ansøges om, at der indarbejdes 1 mio. i budgettet for 2007
og 0,5 mio. årligt i budgetterne for 2008 og 2009 til afholdelse af i alt 16
"åbent hus" arrangementer på Rådhuset.
Byforum
I forbindelse med initiativerne vedrørende Åbenhed har det været overvejet at
oprette et såkaldt Byforum, hvor overordnede politiske temaer af vigtighed for
hele byens udvikling debatteres.
Målet med et Byforum kan være at styrke den direkte dialog mellem københavnerne
og politikerne i Borgerrepræsentationen – og at gøre det i et professionelt
planlagt og gennemført forum. Byforum er åbne arrangementer, hvor alle
københavnere er inviteret til at deltage. Debatten styres og kvalificeres af en
fast kerne af personer: politikere (BR evt. Folketing), erhvervslivet,
forskere, kulturpersoner og organisationer, samt diverse ad-hoc
ressourcepersoner, der repræsenterer den allermest aktuelle viden om debattens
emne. Sammen skal de bidrage med viden og perspektiv
er. Byforum har ret til at
indstille ideer til drøftelse i BR. Ideen om Byforum stammer fra Berlin's
"Stadtforum". Ligesom i Berlin, skal emnerne for de enkelte arrangementer være
i kategorien "megatemaer", fx "By for viden", "By for ligestilling", "By for
fremkommelighed", "By for livskvalitet". Emnerne for debatterne kan f.eks.
udvælges på baggrund af ideer fra den gruppe af politikere, erhvervsliv,
forskere, kulturpersoner og organisationer, der er den faste kerne omkring
tilrettelæggelsen af debatterne i Byforum.
Byforum og "åbent hus"
arrangementerne koordineres og kan supplere og understøtte hinanden.
Sideløbende med at
Byforum sætter "megatemaer" på dagsordnen udvikles eksisterende og nye
dialogprojekter som fx dialogen om den fysiske planlægning, lokal dialog gennem
lokaludvalgene og dialogen direkte mellem brugere, brugerbestyrelser, fagudvalg
og politikere.
Det er imidlertid
vurderingen, at et Byforum bør konkretiseres nærmere og (jf. ovenstående)
koordineres med andre initiativer vedrørende debat med borgerne/interessenter
mv., inden der træffes endelig beslutning om oprettelse. Det foreslås derfor,
at der udarbejdes et konkretiseret oplæg, inden der træffes endelig beslutning
herom.
Godkendelse og ansvar:
Der udarbejdes en særskilt indstilling til ØU fra Økonomiforvaltningen.
Indstillingen forventes klar senest i oktober 2006.
Målet er, at Byforum kan påbegyndes i efteråret 2006 og at første temadebat kan
gennemføres i begyndelsen af 2007.
Økonomi:
I indstillingen vil indgå en nærmere beskrivelse af økonomien.
Dialog mellem udvalg og deres ansvarsområde
På baggrund af høringssvarene, er der tilføjet et ekstra initiativ til planen –
et initiativ, der pålægger de enkelte fagudvalg at tage stilling til og
offentliggøre, hvordan de vil gå i dialog med de enheder, institutioner og
brugergrupper, der hører til deres forvaltningsområde. De nuværende udvalg
pålægges at gøre dette inden udgangen af 2006 og kommende udvalg pålægges at
gøre det i starten af valgperioden.
På baggrund af høringssvarene opfordrer Økonomiforvaltningen desuden udvalg
og fagforvaltninger til at lave en kritisk gennemgang af hvordan
brugerundersøgelser, formelle debatfora og de almindelige høringsregler og
brugen af dem fungerer. Desuden opfordrer Økonomiforvaltningen Borgerrådgiveren
til at lave stikprøver af, hvordan de almindelige høringsregler og brugen af
dem fungerer og tage resultaterne med i sit arbejde og beretning.
Godkendelse og ansvar:
Godkendelse af dette initiativ er en del af denne indstilling.
De enkelte fagudvalg
har ansvaret for at gennemføre initiativet.
Endnu bedre service
Tilbagemeldingsgaranti
Der sættes et maksimalt loft over, hvornår kommunen skal have meldt tilbage med
navn på sagsbehandler og en besked om, hvordan sagen håndteres. Det maksimale
loft sættes til maksimalt 10 arbejdsdage, hvilket følger Borgerrådgiveren og
Ombudsmandens anbefalinger. De steder hvor det er muligt at svare hurtigere,
skal dette tilstræbes.
Godkendelse og ansvar:
Godkendelse af dette initiativ er en del af denne indstilling.
De enkelte
forvaltninger har ansvaret for at overholde tilbagemeldingsgarantien og Borgerrådgiveren
får ansvar for at påse, at tilbagemeldingsgarantien overholdes i forbindelse
med behandling af konkrete sager.
Økonomi:
Der er ikke ansøgt om dækning af udgifter i denne ansøgning. Evt. udgifter
dækkes af de enkelte udvalg.
Høringen:
De indkomne høringssvar har givet anledning til følgende tilføjelser til
indstillingen:
- at der under
initiativet med tilbagemeldingsgarantien præciseres, at tilbagemeldingsgarantien
gælder alle skriftlige henvendelser - herunder e-mail - og ikke telefoniske
eller personlige henvendelser, at tilbagemeldingsgarantien gælder alle
henvendelser – uanset om de angår nye sager eller igangværende sager, at
tilbagemeldingsgarantien gælder alle skriftlige henvendelser, hvor selve
sagsbehandlingstiden overstiger 10 dage, at brevet med tilbagemeldingen skal
indeholde oplysninger om lovmæssigt sagsbehandlingstid for den pågældende type
sag, hvis en sådan er fastsat, at det tilstræbes, at kommunen altid
oplyser navnet på enten en konkret sagsbehandler eller navnene på sagsbehandlerne
i det team, der har ansvaret for sagen.
- at forvaltningerne
hver især udarbejder forslag til et standardbrev til tilbagemeldingsgarantien.
- at Borgerrådgiveren
får ansvar for at påse, at tilbagemeldingsgarantien overholdes i forbindelse
med behandling af konkrete sager.
Desuden opfordres fagforvaltningerne til at gennemgå tilbagemeldingsprocedurer
internt imellem forvaltningerne Økonomiforvaltningen opfordrer Borgerrådgiveren
til at vurdere, om tilbagemeldingsprocedurer internt mellem forvaltningerne
giver anledning til bemærkninger og evt. medtage bemærkninger til dette i sin årlige
beretning.
Oversigt over priser på kommunens serviceydelser
Der skal laves en samlet oversigt over prisen på kommunens serviceydelser
indenfor alle forvaltningsområder. Man skal kunne finde alle takster og
nøgletal på www.kk.dk i en form der kan sammenlignes med andre kommuner.
Godkendelse og ansvar:
Godkendelse af dette initiativ er en del af denne indstilling.
De enkelte
forvaltninger har ansvaret for at levere oplysninger til brug på hjemmesiden.
Økonomiforvaltningen har ansvar for at koordinere oversigten.
Økonomi:
Der er ingen udgifter forbundet med oprettelse eller opdatering af
oversigterne.
Ét telefonnummer / ét kontaktcenter til kommunen.
Borgerrepræsentationen vedtog den 15. december 2005 i forbindelse med sagen om
borgernes indgang til Københavns Kommune, at der skal udarbejdes forslag til
koncept for et kontaktcenter, der varetager al telefonisk kontakt til
Københavns Kommune (BR 397/2005). Med denne indstilling foreslås det, at
processen forceres, så det fælles telefonnummer er etableret se
nest i 1.
kvartal af 2007 og at kontaktcentret kan åbne i løbet af 2007.
Målet er at gøre det
nemmere for borgerne at komme i kontakt med kommunen.
Kontaktcentret har til opgave:
·
at informere og
vejlede
·
at sende
blanketter, informationsmateriale m.m.
·
at hjælpe med
den elektroniske selvbetjening
·
at løse lette
ekspeditionssager – også pr. e-mail - som ikke indebærer egentlig
sagsbehandling
·
at stille om
til rette medarbejder i kommunen og booke møder
Det indgår i projektet
at skabe sammenhængen mellem kontaktcentret og de øvrige borgerbetjeningsenheder
i kommunen og udvikle en samlet kanalstrategi for Københavns Kommune.
Godkendelse og ansvar:
Godkendelse af dette initiativ er en del af denne indstilling.
Økonomiudvalget
førstebehandler i august 2006 forslag til forretningskoncept for et
kontaktcenter i Københavns Kommune. Parallelt med at dette forslag sendes i
høring i de stående udvalg med henblik på fornyet behandling i Økonomiudvalget
og endelig vedtagelse i Borgerrepræsentationen primo november 2006, igangsættes
arbejdet med udarbejdelse af kravspecifikation, så det er muligt at sende
kontaktcenteropgaven i EU-udbud umiddelbart efter behandlingen af sagen i
Borgerrepræsentationen.
Økonomiforvaltningen
har ansvaret for at udarbejde kravspecifikation og gennemføre EU-udbud for
kontaktcentret.
Økonomi:
I budget 2006 er der afsat 8 mio. til etablering af én telefonisk indgang til
kommunen. Heraf bevilgede Borgerrepræsentationen den 15. dec. 2005 i
forbindelse med sagen om borgernes indgang til Københavns Kommune (BR 748/05)
1,7 mio. kr. til "ekstern konsulentbistand og projektledelse i forbindelse med
design, konceptudvikling og implementering af kontaktcenter". Med denne
indstilling foreslås det, at der afsættes yderligere 1 mio. kr. af puljen på 8
mio. kr. til udarbejdelse af kravspecifikation og gennemførelse af EU-udbud 2.
halvår 2006. Ved at skaffe yderligere 1 mio. kan processen forceres.
"Sprogrøgtere"
Kommunens image er i høj grad afhængig af den måde vi møder københavnerne på i
både tekst og tale. Derfor skal kommunen sørge for at tale et forståeligt sprog
og vi skal forhindre, at dårligt sprog og manglende formidling fører til
ulykkelige københavnere, frustrerede medarbejdere og klager.
Der skal sættes særligt
fokus på kommunens brevskrivning og brug af standardbreve og paradigmer gennem
en videreudvikling af projektet "Bedre breve til borgerne". Der skal uddannes et korps af "sprogrøgtere", der kan hjælpe københavnerne med at tyde / tolke
de breve kommunen sender – og som kan uddanne / hjælpe deres kolleger med at
blive bedre til at skrive. Som start på uddannelsesforløbet laves en kampagne,
hvor københavnerne og medarbejderne opfordres til at sende uforståelige,
dårlige og grimme breve fra kommunen tilbage til kommunen.
Godkendelse og ansvar:
Godkendelse af dette initiativ er en del af denne indstilling.
Økonomiforvaltningen
har ansvar for at uddanne "sprogrøgterne". Arbejdet vil blive koordineret med
det arbejde, der allerede foregår om at skrive bedre i de øvrige forvaltninger.
Økonomi:
Med denne indstilling anmodes der om, at der kan anvises dækning for udgifter
på 0,5 mio. på Økonomiudvalgets budget i 2006 til udvikling af kursusmateriale
og uddannelse af "sprogrøgtere". Udgiften afholdes på bevillingen Økonomisk
forvaltning, drift, funktion 6.51.
ØKONOMI
Økonomien er beskrevet
under beskrivelsen af de enkelte initiativer.
MILJØVURDERING
Sagstypen er ikke omfattet af Økonomiforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.
ANDRE KONSEKVENSER
Ingen
HØRING
På ØU-mødet den 28. februar
blev det besluttet, at sende indstillingen om plan for "Åbenhed på Rådhuset",
inklusiv de stillede ændringsforslag, i ekster
n høring hos organisationer,
foreninger, ældreråd, lokalråd m.v. Listen over høringsparter blev udarbejdet
ud fra forvaltningernes tilbagemeldinger om, hvilke parter de mente var
relevante for deres forvaltningsområde.
På ØU-mødet den 28.
februar blev det endvidere besluttet, at sende forslagene om tilbagemeldingsgarantien
og informationssider for borgmestrene i høring hos forvaltningerne, samt at der
blev lavet en intern høringsproces, hvor borgerrepræsentanterne høres om informationssider
og hjemmesider for medlemmerne.
Høringsfristen blev
fastsat til 19. april 2006.
Opsummering af
høringssvar samt Økonomiforvaltningens bemærkninger er beskrevet i Bilag 1.
BILAG
Bilag 1 – "Åbenhed på
Rådhuset – høring af planen, opsummering af høringssvar samt
Økonomiforvaltningens bemærkninger.
De originale
høringssvar ligger til gennemsyn i Borgerrepræsentationens Sekretariat.
Claus
Juhl
/Bjarne Winge