Tilbud vedrørende evaluering af Borgerrådgiveren

Borgerrådgiverudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde fredag den 30. september 2005

 

 

Åbne punkter

 

3.      Tilbud vedrørende evaluering af Borgerrådgiveren

 

BOR  34/2005INDSTILLING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at beslutte, hvilket af de 3 modtagne tilbud fra henholdsvis IFKA, Muusmann og COWI, der antages.

at pålægge udvalgsformanden, borgerrådgiveren og dennes souschef at afholde et møde med den vindende tilbudsgiver, hvor det videre forløb kan drøftes.

at tilkendegive eventuelle ønsker til evalueringens nærmere tilrettelæggelse - i det omfang det tilbud, som antages, åbner mulighed for at vælge elementer til og fra ved design af evalueringen - så udvalgsformanden kan lade sådanne ønsker indgå i de videre drøftelser med den vindende tilbudsgiver.

 

 

RESUME

På mødet den 26. maj 2005 behandlede Borgerrådgiverudvalget en indstilling om indhentelse af tilbud på evaluering i 2006 og det blev pålagt Borgerrådgiveren via annoncering at gennemføre en "prækvalifikation" med henblik på at finde frem til 3 evaluatorer, som skulle anmodes om at afgive tilbud.

Der indkom 16 interessetilkendegivelser på baggrund af prækvalifikationen og på baggrund af udvælgelseskriterierne blev Institut for Konjunkturanalyse, Muusmann Research & Consulting samt COWI A/S anmodet om at afgive tilbud på opgaven.

Der vedlægges eksemplarer af de 3 tilbud, idet bemærkes, at disse skal behandles fortroligt.

Borgerrådgiveren har aftalt med tilbudsgiverne, at de hver især står til rådighed for en mundtlig præsentation af tilbuddene samt efterfølgende besvarelse af udvalgets eventuelle spørgsmål på udvalgsmødet den 30. september 2005.

Det foreslås, at udvalget samtidig med beslutningen om valg af tilbud pålægger udvalgsformanden, borgerrådgiveren og dennes souschef at afholde et møde med den vindende tilbudsgiver, hvor det videre forløb kan drøftes.

I det omfang tilbuddene åbner mulighed for at vælge elementer til og fra ved design af evalueringen, jf. herved de enkelte tilbud, anbefales det udvalget så vidt muligt at tilkendegive sine ønsker herom ved sagens behandling, så udvalgsformanden kan lade disse ønsker indgå i de videre drøftelser.

Henstår der uafklarede spørgsmål i den anledning – eller er der behov for at vende andre spørgsmål i øvrigt efter drøftelsen med den vindende tilbudsgiver – vil der blive forelagt særskilt sag herom på det kommende udvalgsmøde den 4. november 2005, ligesom udvalget løbende vil blive holdt orienteret om fremdriften i arbejdet som led i borgerrådgiverens tilbagevendende mundtlige status på udvalgsmøderne.

Dertil kommer, at samtlige tilbudsgivere - som forudsat - har indarbejdet en egentlig midtvejsstatus til udvalget i de respektive tidsplaner.

SAGSBESKRIVELSE

På mødet den 26. maj 2005 behandlede Borgerrådgiverudvalget vedlagte indstilling om "Indhentelse af tilbud på evaluering i 2006" (BOR 22/2005), jf. bilag 1.

Indstillingen blev godkendt med bemærkning om, at pålægge Borgerrådgiveren via annoncering at gennemføre en "prækvalifikation" med henblik på at finde frem til 3 evaluatorer, som skulle anmodes om at afgive tilbud. Fristen for afgivelse af tilbud blev samtidig udskudt til medio september 2005.

Borgerrådgiveren gennemførte prækvalifikationen ved annoncering i Jyllands-Posten, Politiken og Berlingske Tidende samt på udbudsavisen.dk, jf. bilag 2.

Der indkom på denne baggrund 16 interessetilkendegivelser og efter en gennemgang heraf besluttede udvalgsformanden, borgerrådgiveren og dennes souschef i samråd og på baggrund af udvælgelseskriterierne at anmode Institut for Konjunkturanalyse, Muusmann Research & Consulting samt COWI A/S om at afgive tilbud på opgaven.

Udvalget blev mundtligt orienteret om denne beslutning på udvalgsmødet den 12. august 2005, herunder at der umiddelbart efter det pågældende udvalgsmøde skulle afholdes møde med hver af de nævnte tilbudsgivere med henblik på udarbejdelsen af tilbuddene.

Der vedlægges eksemplarer af de 3 tilbud, jf. bilag 3, idet bemærkes, at disse skal behandles fortroli gt.

Borgerrådgiveren har aftalt med tilbudsgiverne, at de hver især står til rådighed for en mundtlig præsentation af tilbuddene samt efterfølgende besvarelse af udvalgets eventuelle spørgsmål på udvalgsmødet den 30. september 2005 med henblik på, at udvalget herefter kan træffe beslutning om, hvilket af tilbuddene, der antages.

Der er efter aftale med udvalgsformanden afsat 20 minutter til hver tilbudsgiver, heraf ca. 10 minutter til præsentation af tilbud og 10 minutter til besvarelse af spørgsmål fra udvalget i nævnte rækkefølge:

Kl. 8.40-9.00: Institut for Konjunkturanalyse

Kl. 9.00-9.20: Muusmann Research & Consulting

Kl. 9.20-9.40: COWI A/S

Det bemærkes, at den nævnte procedure forudsætter, at udvalget ved godkendelse af dagsordenen for mødet formelt beslutter, at repræsentanter for tilbudsgiverne kan tilkaldes med henblik på sagens oplysning.

Den videre proces i forløbet afhænger naturligvis i høj grad af, hvilket af tilbuddene, der vælges, hvorfor det foreslås, at udvalget samtidig med beslutningen om valg af tilbud pålægger udvalgsformanden, borgerrådgiveren og dennes souschef at afholde et møde med den vindende tilbudsgiver, hvor det videre forløb kan drøftes.

I det omfang tilbuddene åbner mulighed for at vælge elementer til og fra ved design af evalueringen, jf. herved de enkelte tilbud, anbefales det udvalget så vidt muligt at tilkendegive sine ønsker herom ved sagens behandling, så udvalgsformanden kan lade disse ønsker indgå i de videre drøftelser.

Henstår der uafklarede spørgsmål i den anledning – eller er der behov for at vende andre spørgsmål i øvrigt efter drøftelsen med den vindende tilbudsgiver – vil der blive forelagt særskilt sag herom på det kommende udvalgsmøde den 4. november 2005, ligesom udvalget løbende vil blive holdt orienteret om fremdriften i arbejdet som led i borgerrådgiverens tilbagevendende mundtlige status på udvalgsmøderne.

Dertil kommer, at samtlige tilbudsgivere - som forudsat - har indarbejdet en egentlig midtvejsstatus til udvalget i de respektive tidsplaner.

 

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

Der er ikke afsat særskilt bevilling til evalueringen, hvorfor udgiften til evalueringen i 2006 afholdes indenfor rammerne af Borgerrådgiverens driftsbudget.

Det er dog i den forbindelse en forudsætning, at Borgerrepræsentationen – som nævnt i de tidligere regnskabsprognoser mv. – godkender overførsel af et forventet mindreforbrug på 500.000,- kr. fra 2005 til 2006, dog eventuelt fraregnet udgiften til annoncering af prækvalifikation som har beløbet sig til 42.000,- kr., som er afholdt over Borgerrådgiverens drift i 2005.

 

HØRING

-

 

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

BILAG

Bilag 1:        Indstillingen "Indhentelse af tilbud på evaluering i 2006" (BOR 22/2005) med tilhørende protokoludskrift.

Bilag 2:        Annoncering vedrørende prækvalifikation.

Bilag 3:        FORTROLIGT: Tilbud fra henholdsvis Institut for Konjunkturanalyse, Muusmann Research & Consulting og COWI A/S.

 

 

 

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker