Mødeplan 2006

Borgerrådgiverudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde fredag den 30. september 2005

Åbne punkter

2. Mødeplan 2006

BOR 35/2005INDSTILLING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at der af hensyn til planlægningen af næste års udvalgsarbejde vedtages en mødeplan for 2006 med forbehold for efterfølgende godkendelse på førstkommende møde i det nye år, når udvalgsmedlemmerne for den kommende valgperiode er udpeget af og blandt medlemmerne i den nye samling i Borgerrepræsentationen.

RESUME

Borgerrådgiverudvalgets nuværende mødeplan udløber med udgangen af 2005, hvorfor der er behov for vedtagelse af en mødeplan for 2006.

Ved tilrettelæggelse af mødeplan for 2006 skal der tages hensyn til, dels at udvalget i medfør af sit kommissorium løbende skal følge Borgerrådgiverens virksomhed, dels at der allerede nu er sager, som forventes udvalgsbehandlet næste år:

· Tilrettelæggelse og opfølgning på evalueringen i 2006

· Budget 2007 for Borgerrådgiveren

· Regnskabsprognose 2006

· Borgerrådgiverens årsberetning

· Løbende status

Med baggrund i erfaringerne fra udvalgsarbejdet i 2004 og 2005 og henset til de nævnte sager, anbefaler Borgerrådgiveren, at der afholdes i alt 9 udvalgsmøder og 1 uformelt seminar i 2006. Udvalgsmøderne afholdes på fredage med et passende mellemrum henover året i tidsrummet kl. 08.30-10.00, mens seminaret afholdes en onsdag aften i tidsrummet kl. 17.30-21.00.

Vedtagelsen af mødeplan 2006 sker med forbehold for efterfølgende godkendelse i udvalget på det førstkommende møde i 2006, når udvalgsmedlemmerne for den kommende valgperiode er udpeget af og blandt medlemmerne i den nye samling i Borgerrepræsentationen, hvilket forventeligt skulle være på plads medio januar 2006.

SAGSBESKRIVELSE

Borgerrådgiverudvalgets nuværende mødeplan udløber med udgangen af 2005, hvorfor der er behov for vedtagelse af en mødeplan for 2006.

Tilrettelæggelse og opfølgning på evalueringen i 2006

Borgerrådgiverudvalget skal tilrettelægge og følge op på evalueringen i 2006.

På udvalgsmødet den 12. august 2005 redegjorde Borgerrådgiveren mundtligt for prækvalifikationen og der er efterfølgende indkommet tilbud fra 3 evaluatorer.

Udvalget skal på sit møde den 30. september 2005 blandt de 3 tilbudsgivere udvælge den evaluator, som skal forestå evalueringen.

Det er forudsat, at der i den nærmere tidsplan for evalueringen vil være en formel midtvejsstatus, hvor udvalget kan drøfte de foreløbige resultater af evalueringen, men Borgerrådgiveren vil også som led i sin løbende mundtlige status til udvalget sørge for at orientere om evalueringens fremdrift.

Endelig skal udvalget foretage opfølgning på evalueringen, når evalueringsrapporten foreligger. Opfølgning bør ske som afrapportering til Borgerrepræsentationen med en angivelse af, hvorvidt evalueringen efter udvalgets opfattelse eventuelt måtte give anledning til en justering af Borgerrådgiverens virksomhed.

Budget 2007 for Borgerrådgiveren

I januar 2006 udmelder Økonomiudvalget rammerne for budgetforslag 2007.

Herefter konkretiserer Borgerrådgiveren sit budgetforslag indenfor de udmeldte rammer og forelægger sag herom for Borgerrådgiverudvalget i marts 2006.

Derefter behandles udmeldingen – forventeligt i maj 2006 – af Økonomiudvalget som del af det samlede budgetforslag til Borgerrepræsentationen.

Der tages forbehold for ændringer i budgetproceduren.

Regnskabsprognose 2006

Det forventes, at udvalget skal aflægge årsregnskab for 2005 primo februar 2006 samt kvartalsregnskaber med tilhørende prognoser for 2006 primo maj (1. kvartal), primo august (2. kvartal) og primo november (3. kvartal).

Års regnskab for 2006 aflægges primo februar 2007 og berører ikke mødeplan 2006.

Der tages forbehold for ændringer i indkaldelsestidspunkterne.

Borgerrådgiverens årsberetning

Borgerrådgiveren forudsætter, at der i relation til Borgerrådgiverens årsberetning 2005, som dækker perioden 1. april 2005-31. marts 2006 følges samme tidsplan som ved afgivelsen af den første beretning.

Dette indebærer, at beretningen drøftes på et seminar i udvalget, forventeligt primo april 2006 og dernæst behandles af udvalget på et formelt udvalgsmøde, forventeligt primo maj 2006.

Der skal umiddelbart herefter indhentes erklæring fra Økonomiudvalget på et møde ultimo maj 2006 inden endelig forelæggelse for Borgerrepræsentationen medio juni 2006.

Der tages forbehold for Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens mødeplaner.

Løbende status

Som hidtil vil Borgerrådgiveren på hvert møde give udvalget en mundtlig status, herunder løbende kvartalsvis opfølgning på de tidligere vedtagne mål og statistiske oversigter i den forbindelse.

Forslag til mødeplan for 2006

Med baggrund i erfaringerne fra udvalgsarbejdet i 2004 og 2005 og henset til de nævnte sager, anbefaler Borgerrådgiveren, at udvalgsmøderne i 2006 afholdes på fredage med et passende mellemrum henover året i tidsrummet kl. 08.30-10.00 og at det uformelle seminar afvikles en onsdag aften i tidsrummet kl. 17.30-21.00:

Mødedato og – tidspunkt	Kendte sager
Fredag d. 3. februar 2006 kl. 08.30-10.00	· Godkendelse af mødeplan 2006 · Regnskab 2005 · Kvartalsopfølgning på mål (4. kvt. ´05)
Fredag d. 3. marts 2006 kl. 08.30-10.00	· Midtvejsstatus på evaluering · Budget 2007
Onsdag d. 5. april 2006 kl. 17.30-21.00	· Uformelt seminar om beretningen
Fredag d. 5. maj 2006 kl. 08.30-10.00	· Formel behandling af beretningen · Regnskabsprognose efter 1. kvartal ´06 · Kvartalsopfølgning på mål (1. kvt. ´06)
Fredag d. 23. juni 2006 kl. 08.30-10.00	· Kvartalsopfølgning på mål (2. kvt. ´06)
Fredag d. 18. august 2006 kl. 08.30-10.00	· Regnskabsprognose efter 2. kvartal ´06
Fredag d. 22. september 2006 kl. 08.30-10.00	· Mødeplan 2007
Fredag d. 20. oktober 2006 kl. 08.30-10.00	· Opfølgning vedr. evaluering · Kvartalsopfølgning på mål (3. kvt. ´06)
Fredag d. 17. november 2006 kl. 08.30-10.00	· Regnskabsprognose efter 3. kvartal ´06
Fredag d. 15. december 2006 kl. 08.30-10.00	-

Møderne afholdes i Borgerrådgiverens mødelokale, Vester Voldgade 2A.

Der vedlægges kopi af den foreslåede mødeplan, jf. bilag 1.

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

Samtlige udgifter til sekretærbistand, forplejning mv. afholdes indenfor rammerne af Borgerrådgiverens driftsbudget.

HØRING

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

ANDRE KONSEKVENSER

BILAG

Bilag 1: Udkast til mødeplan for 2006 i overensstemmelse med indstillingen.

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker

Til top