Indledende drøftelse af egen driftplan 2014

Som led i processen vedrørende egen driftplanen for 2014 indkaldes hermed Borgerrådgiverudvalgets forslag og ønsker til områder, som ønskes indarbejdet i planen, samt input til rapporternes form.

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

1. at udvalget drøfter, hvilke områder, temaer, myndighedsenheder og problemstillinger, der bør underkastes nærmere eftersyn i kommende egen driftundersøgelser
2. at udvalget overvejer, om den nuværende form bør justeres med henblik på større gennemslagskraft i og uden for forvaltningerne

Med henblik på at Borgerrådgiverens aktiviteter på egen driftområdet har den størst mulige effekt i forhold til at fremme Borgerrådgiverens overordnede målsætninger, anmodes udvalget hermed om at drøfte to grundlæggende temaer til fremme af den videre proces.

Der anmodes for det første om input til hvilke områder, temaer, myndighedsenheder og problemstillinger, der med fordel kan sættes fokus på.
 
For det andet anmodes udvalget om at tage stilling til, hvorvidt den nuværende form er den mest hensigtsmæssige i forhold til at sikre, at de rapporter, der er resultatet af egen driftundersøgelserne og inspektionerne, har den optimale effekt.

BAGGRUND
Borgerrådgiveren gennemfører hvert år et antal inspektioner af udvalgte enheder i kommunen samt et antal større skriftlige undersøgelser af temaer og problemstillinger.
 
I forhold til udvælgelsen af temaer er det tilgangen at se på store centrale sagsbehandlingsområder, hvor der kan være risiko for ”system-fejl” med videre. Borgerrådgiveren prioriterer indsatsen inden for områder, som har væsentlig betydning for borgerne, og udvælgelsen sker i høj grad på baggrund af erfaringer fra borgerhenvendelser.

I forlængelse af Borgerrådgiverudvalgets temadag i januar 2013 og den fortsatte bestræbelse på at inddrage udvalget i Borgerrådgiverens arbejde, ønsker Borgerrådgiveren allerede nu at modtage eventuelle input fra udvalget til egen driftplanen for 2014.

Egen driftundersøgelserne er forholdsvis ressourcetunge, og produktet er større rapporter, der går ganske langt ind i de behandlede emner (for de generelle egen driftundersøgelsers vedkommende) henholdsvis de konkrete forhold i de inspicerede enheder (for inspektionernes ved-kommende).

Den meget veldokumenterede form har skabt respekt om Borgerrådgiverens tilgang, men kan omvendt også fremstå formalistisk og detaljeorienteret.
 
Borgerrådgiveren har derfor overvejet, hvorvidt rapportformatet skal opdateres med henblik på at sikre en større læsbarhed og en mere tilgængelig form i øvrigt med henblik på at opnå større gennemslagskraft. Også på dette punkt anmodes om udvalgets eventuelle tilkendegivelser.

Det billede af kommunen, som skabes via borgernes henvendelser, og som danner hovedgrundlag for udvælgelsen af undersøgelsestemaer, er ikke nødvendigvis fuldt dækkende i den forstand, at der kan være områder, hvor der viser sig at være systematiske sagsbehandlingsfejl, men hvor sagernes karakter betyder, at kun en meget lille del ender hos Borgerrådgiveren. Et eksempel her har været Børne- og Ungdomsforvaltningen, hvor karakteren af et relativt lille antal henvendelser efterlod usikkerhed om, hvorvidt der var grund til at se nærmere på området. En iværksat konkret egen drift-undersøgelse synes at indikere, at sagsbehandlingen her kan gives et løft.

Kommunalpolitikerne har en anden og bredere kontakt til borgerne, og ved udformningen af planen er sådan indsigt yderst værdifuld. Spørgsmålet er således, om der er andre områder, der berettiger særlig opmærksomhed.

Tilsvarende vil Borgerrådgiverudvalgets erfaringer med den nuværende rapportform og eventuelle overvejelser om ændringer i denne kunne styrke undersøgelsernes gennemslagskraft. Den primære adressat for rapporterne er forvaltningerne, men det politiske niveau er også en væsentlig interessent.

Forslaget har ikke økonomiske konsekvenser.

Udvalgets tilkendegivelser søges indarbejdet i udkast til egen driftplan for 2014, som derefter forelægges udvalget til drøftelse på det næstkommende møde. Planen for 2013 er til udvalgets orientering medtaget som bilag til nærværende indstilling.

Johan Busse                                         Paul Christian Vang

Udvalget besluttede at udsætte punktet til drøftelse på det ekstraordinære møde den 23. september 2013.