Temadrøftelse af Borgerrådgiverens plan for egen drift-undersøgelser 2020

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget:

at udvalget drøfter fokus, temaer og evt. øvrige ønsker til plan for Borgerrådgiverens egen drift-undersøgelser forud for høringsfase i forvaltningerne og planens endelige fastlæggelse.

Problemstilling

Borgerrådgiveren skal i samråd med Borgerrådgiverudvalget fastlægge en plan for inspektioner og generelle undersøgelser i 2020. Kompetencen følger af vedtægt for Borgerrådgiveren §13:

”§ 13. Borgerrådgiverfunktionen kan på eget initiativ undersøge konkrete sager, såfremt det vurderes, at det vil være i overensstemmelse med formålet for borgerrådgiverfunktionen. Borgerrådgiverfunktionen kan gennemføre generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder efter samråd med Borgerrådgiverudvalget.”

Borgerrådgiverudvalget har i 2020 valgt at have særligt fokus den oplevede borgerservice og automatisering af sagsbehandlingen og anden digitalisering, og Borgerrådgiveren vil forsøge at inddrage dette tema i planen for 2020.

Planen kommer til at bestå af et antal inspektioner og et antal skriftlige undersøgelser. Inspektioner vil almindeligvis ske i en form af et varslet besøg på en given kommunal lokalitet, men kan også fokusere på eksempelvis et byrum eller en virtuel lokalitet som f.eks. kommunens hjemmeside. Skriftlige undersøgelser kan også afvikles på forskellige måder, herunder ved dialog og eventuelle møder, gennemgang af sagsmateriale, skriftlig korrespondance mv. Egen drift-undersøgelser gør det muligt at behandle – og i samarbejde med den enkelte forvaltning også i mange tilfælde at løse – væsentlige udfordringer, der påvirker større grupper af borgere og virksomheder. Inspektioner og generelle undersøgelser af egen drift afsluttes almindeligvis med en skriftlig rapport.

Nogle undersøgelser kan gennemføres i en relativt kortvarig proces, mens andre har en mere langstrakt karakter og eventuelt får karakter af løbende monitorering af udvalgte områder og derved understøtter en langsigtet forandringsproces. Der er eksempler på, at selve fastlæggelsen af en undersøgelse af et muligt problemfelt har haft den effekt, at den relevante forvaltningsenhed aktivt har undersøgt, identificeret og løst et indikeret problem. I sådanne tilfælde savner det mening at undersøge det samme en gang til, og såfremt problemets løsning er holdbar, kan undersøgelsen lukkes uden yderligere.

Planens temaer og angivelse af undersøgelser har således vist sig at være af selvstændig betydning for forbedringer af den oplevede borgerservice og sagsbehandling, og udvælgelsen af et tema til nærmere afklaring, undersøgelse og vurdering kan i sig selv medvirke til, at mulige problemer identificeres og løses.

Løsning

Borgerrådgiverudvalget anmodes om en overordnet drøftelse og eventuel tilkendegivelse vedrørende planen for Borgerrådgiverens inspektioner og generelle undersøgelser i 2020.

Som anført ovenfor er der i 2020 særligt fokus på den oplevede borgerservice og automatisering af sagsbehandling og anden digitalisering.

Økonomi

Forslaget rummes inden for allerede eksisterende bevillinger og budgetter.

Videre proces

Borgerrådgiveren vil i lighed med tidligere år gennemføre en høring af forvaltningerne, hvor forvaltningerne kan komme med deres bidrag til planen. Borgerrådgiveren forventer at foretage denne høring, når udvalgets tilkendegivelse foreligger og kan videreformidles som ramme for forvaltningernes egne bidrag. Når høringssvarene foreligger, vil Borgerrådgiveren med afsæt i udvalgets tilkendegivelse udarbejde en plan, der vil inkludere inspektioner og skriftlige undersøgelser.

Planen udarbejdes på denne baggrund med afsæt i udvalgets tilkendegivelser, og de konkrete temaer tager endvidere afsæt i forvaltningernes høringssvar, indkomne forslag fra faglige netværk over året samt i Borgerrådgiveren erfaringer med felter, der i særlig grad synes at give udfordringer.

Traditionelt er en del af de emner, der når frem til planen, problemfelter, hvor det ikke igennem andre dialogbaserede indsatser er lykkedes for Borgerrådgiveren at tilvejebringe en tilfredsstillende løsning (dvs. hvor Målrettet Indsats igennem konsultativ bistand, undervisning eller blot orientering til forvaltningerne om mulige udfordringer, ikke fører til relevante initiativer eller forandringer).

Når udkastet til egen drift-plan for 2020 er udarbejdet, vil planen blive forelagt udvalget til drøftelse.